Vorlesung Konzepte und Instrumente des Controllings. Traditionell der Informationsversorgung zugeordnete Instrumente IV WS 2012/2013

Transkript

1 Vorlesung Konzepte und Instrumente des Controllings Traditionell der Informationsversorgung zugeordnete Instrumente IV WS 2012/2013

2 Verrechnungspreise Instrumenten-Profil Verrechnungspreise EK-Geberorientierung unterstützte Entscheidungsphasen Berücksichtigung kognitiver Phänomene Rationalitätsannahme Entscheider Eigennutzannahme Entscheider Controllinginstrument Controllinginstrument im engeren Sinne im weiteren Sinne X / allgemeines explizit kontingent Wirtschaftlichkeitsinstrument judgment decision making / choice evaluation Wahrnehmung Zielbil- Zustands- Problemsuchbewertunüberprüfung Repräsentation Alternativen- Alternativen- Lösungsdunkonstruktion (X) analyse vollständige Rationalität X ja Constrained Rationality Biased Rationality nein Ecological Rationality (irrational) vollständig opportunistisch begrenzt opportunistisch vollständig loyal (X) X (X) 10.2

3 Berichtswesen Gliederung: Berichtswesen als Aufgabe des Controllers Berichtswesen zur Informationsübermittlung Information Overload und Berichtswesen Gestaltungsdimensionen des Berichtswesens Gestaltungsempfehlungen 10.3

4 Berichtswesen als Aufgabe des Controllers Informationsentstehung Informationsübermittlung Informationsverwendung Berichtswesen Budetierung Operative Planung Strategische Planung Internes Berichtswesen Investitionsrechnung Internes Rechungswesen Externes Rechnungswesen Liquiditätssteuerung Externes Berichtswesen Steuerplanung / -verwaltung Debitorenbuchhaltung Versicherungen Interne Revision EDV 0% 20% 40% 60% 80% 100% Deutschland Frankreich USA Vgl. Stoffel, K. (1995), S

5 Berichtswesen zur Informationsübermittlung Weite Definition: Unter der Bezeichnung betriebliches Berichtswesen werden die Einrichtungen, Mittel und Maßnahmen eines Unternehmens zur Erarbeitung, Weiterleitung und Verarbeitung von Informationen über den Betrieb und seine Umwelt zusammengefaßt. [Blohm, H. (1982), S. 866.] Enge Definition: In einer engen Definition [ ] beschränkt sich das Berichtswesen auf einen Teil der Informationsversorgung, der sich mit der systematischen Übermittlung von Informationen beschäftigt. Der Fokus liegt hierbei in der Praxis eindeutig auf der Übermittlung unternehmensinterner Informationen. [Weber, J. / Schäffer, U. (2011), S. 225.] 10.5

6 Berichtswesen zur Informationsübermittlung Controllingunterstützung bei der Problemlösung durch sekundäres Wissen Dynamik fallweise Informationsversorgung dyadisches Problemlösen Kein Controlling nötig standardisierte Informationsversorgung organisatorische Programmierung Vernetztheit 10.6

7 Berichtswesen zur Informationsübermittlung Arten pragmatischer Störungen: Pragmatische Störungen Aus Verhaltensorientierung: pragmatisch-motivationale Störungen Aus Zweckorientierung: pragmatischfunktionale Störungen Störung der Akzeptanz von Berichten durch den Empfänger Störung der Akzeptanz von Informationen durch den Empfänger Übermittlung keine bzw. zu nicht zweckorientiertemittlung zweck- späte Über- Informationen orientierter durch den Informationen Sender durch den Sender oder den Kanal falsche Beurteilung der Zweckorientierung der übermittelten Informationen durch den Empfänger 10.7 Vgl. Koch, R. (1994), S. 98.

8 Berichtswesen zur Informationsübermittlung Nutzungsarten von Controllinginformationen: Nutzungsart Beschreibung Lernen Willensbildung Kontrolle Mittelbares Lernen Nutzung direkt zur Unterstützung einer spezifischen Entscheidung bzw. zur Lösung eines spezifischen Problems Ermittlung von Abweichungen zwischen gebildetem Willen und Ausführung Nutzung zur Verbesserung der Wissensbasis ohne unmittelbaren Bezug zu konkreten Zweck-Mittel-Beziehungen Durchsetzen Durchsetzung ex ante Durchsetzung ex post Mittelbare Durchsetzung Durchsetzung im Rahmen des Willensbildungsprozesses Durchsetzung eines bereits gebildeten Wissens Nutzung von Informationen zur Steigerung der Durchsetzungsfähigkeit 10.8 Vgl. Schäffer, U. / Steiners, D. (2004), S

9 Berichtswesen zur Informationsübermittlung Gestaltung des Informationsangebots im Spannungsfeld zwischen Nachfrage und Bedarf: Informationsangebot (instrumentendominiert) Informationsnachfrage (verhaltensdominiert) Informationsbedarf (problemdominiert) 10.9 Vgl. Brockhoff, K. (1983), S. 56; Weber, J. / Schäffer, U. (2011), S. 87.

10 Information Overload und Berichtswesen Der angebornen Farbe der Entschließung Wird des Gedankens Blässe angekränkelt; Und Unternehmungen voll Mark und Nachdruck, Durch diese Rücksicht aus der Bahn gelenkt, Verlieren so der Handlung Namen. [Shakespeare: Hamlet, 3. Akt, 1. Szene] 10.10

11 Information Overload und Berichtswesen: Menschliche Informationsverarbeitungskapazität etwa 98 % der Informationen, mit denen der Informationsempfänger konfrontiert wird, werden von diesem nicht aufgenommen menschliche Informationsaufnahme- und Verarbeitungskapazität grundsätzlich begrenzt (Ergebnis zahlreicher Untersuchungen: Aufnahmekapazität beträgt 7 Informationseinheiten) Aufnahmekapazität schwankt zwischen Individuen und je nach Situation durch unterschiedliche Aufbereitung von Information sind Experten in der Lage, mehr Informationen auf einmal zu verarbeiten als Novizen überschreiten der Aufnahmekapazität: Information Overload 10.11

12 Information Overload und Berichtswesen: Begriff Definition: Als Information Overload wird jener Anteil des auf den Entscheider einwirkenden Informationsvolumens verstanden, der die kognitiv restringierte Informationsverarbeitungskapazität im menschlichen Entscheidungsfindungsprozess übersteigt. [Volnhals, M. (2010), S. 62] Zusammenhang zwischen Informationsbelastung und Entscheidungsqualität: Entscheidungsqualität Information-Overload- Schwelle Information Overload Information Load Vgl. Eppler, M. J. / Mengis, J. (2004), S. 326.

13 Information Overload und Berichtswesen: Ursachen Dynamik problemspezifisch Intransparenz Vernetztheit problemlöserspezifisch Polytelie Dimensionen komplexer Probleme 10.13

14 Information Overload und Berichtswesen: Ursachen Konstrukte Persönliche Faktoren Informationscharakteristika Beispiele für Einflüsse Begrenzungen der menschlichen Informationsverarbeitungskapazität, Motivation, persönliche Situation Quantität, Häufigkeit, Intensität und Qualität der der Information(en) Anforderungen an die Informationsverarbeitung Informationsverarbeitungskapazität Organisationales Design Aufgaben- und Prozessparameter Informationstechnologie Komplexität der Aufgaben, Zeitdruck, Unterbrechungen bei komplexen Aufgaben, interdisziplinäre Aufgaben Informationssuche des Endnutzers vs. des Experten, Gruppenheterogenität, Informationssammlung zur Machtdemonstration Verschiedene Verteilungskanäle für den gleichen Inhalt, große Speicherkapazitäten, geringe Vervielfältigungskosten Vgl. Eppler, M. J. / Mengis, J. (2004), S. 326; Volnhals, M. (2010), S

15 Information Overload und Berichtswesen: Konsequenzen Informationsüberlastung kann kontextabhängig mehr oder minder schwerwiegende Fehlentscheidungen implizieren Fehlentscheidungen, negative Auswirkungen auf die psychische und auch physische Gesundheit, Stressgefühl, Verwirrung, Druck, Sorge oder niedrige Motivation bei den von Information Overload betroffenen Entscheidern: 43 % der befragten Manager empfanden ihre Entscheidungsfähigkeit durch ein Überangebot von Informationen beeinträchtigt sowie wichtige Entscheidungen dadurch verzögert 33 % bis 43 % der Manager leiden unter Krankheit als direkte Konsequenz des Stresses infolge von Information Overload beinahe zwei Drittel der Befragten bestätigen negative Auswirkungen auf persönliche Beziehungen Vgl. Waddington, P. (1996); Eppler, M. J. / Mengis, J. (2004), S. 328.

16 Gestaltungsdimensionen des Berichtswesens Die Merkmale des Informationsbedarfs lassen sich somit als Anforderungen an die Merkmale von Berichten interpretieren. [Koch, R. (1994), S. 58f.] WAS? Inhalt WANN? Termin Empfänger WIE? Form Zweck Träger WER? Typ Vgl. Weber, J. / Schäffer, U. (2011), S ; Küpper, H.-U. (2008), S

17 Gestaltungsdimensionen des Berichtswesens Berichtszweck Dokumentation, Planung, Kontrolle, Kontrolle(, Verhaltensbeeinflussung) 10.17

18 Gestaltungsdimensionen des Berichtswesens: Berichtstyp / Berichtsart Standardberichte Informationsbedarf einmalig ermittelt wesentliche Elemente (z.b. Inhalt, Form, Erscheinungstermin) sind standardisiert meist umfassende Darstellung der Einzelposten keine Befriedigung aktueller oder detaillierter Informationsbedürfnisse Abweichungsberichte Aufmerksamkeit auf Sachverhalte, die individuelle Entscheidung erfordern Auslöser z.b. Überschreitung bestimmter Schwellenwertes Schlüsselfaktor: Festlegung des Schwellenwertes von hoher Bedeutung für die Akzeptanz und Nutzung des Berichtes durch den Empfänger Bedarfsberichte fallweise Anforderung zur ergänzenden Analyse von Sachverhalten entscheidend ist der temporäre Informationsbedarf Aufwand und Kostenfaktor 10.18

19 Gestaltungsdimensionen des Berichtswesens Berichtszweck Berichtstyp / Berichtsart Berichtsinhalt Dokumentation, Planung, Kontrolle(, Verhaltensbeeinflussung) Standardberichte, Abweichungsberichte, Bedarfsberichte Informationsstruktur, Informationsgegenstand, Informationsart, Informationsbezug 10.19

20 Gestaltungsdimensionen des Berichtswesens: Berichtsform (Visualisierung) Problematik: Menschen handeln auf der Grundlage dessen, was und wie sie etwas wahrnehmen und nicht auf der Grundlage dessen, was ist. [Staehle et al. 1999, S. 197.] Ein spezielles Problem der Berichtsgestaltung stellt die grafische und tabellarische Präsentation von quantitativen Informationen dar. Aussagekraft und Verständlichkeit und damit die Akzeptanz der Berichte durch den Empfänger lassen sich damit in starkem Maße positiv oder negativ beeinflussen. [Horváth 2009, S. 549.] Defintion: Unter Visualisierung wird die Umwandlung von Daten in eine visuelle Darstellung sowie deren Präsentation mit dem Ziel einer leichteren Erfassung und eines besseren Verständnisses verstanden. [Bassler, A. (2010), S. 34.] 10.20

21 Gestaltungsdimensionen des Berichtswesens: Berichtsform (Visualisierung) Ziele der Visualisierung im Controlling: Oberziel: Erhöhung von Entscheidungseffizienz und -qualität Ziele der Analyse Durch den Controller: - Besseres Verständnis großer Datenmengen durch Aggregation - Erkenntnisgewinn durch Aufdecken von Unregelmäßigkeiten und Zielabweichungen in den Geschäftsdaten - Qualitätskontrolle der Daten Ziele der Präsentation Im Management: - Erhöhung der aufgenommenen und verarbeiteten Informationsmenge - Erhöhung der Akzeptanz der Information - Erhöhung des Ansehens der Controllerarbeit Vgl. Bassler, A. (2010), S. 95.

22 Gestaltungsdimensionen des Berichtswesens: Berichtsform (Visualisierung) In der Praxis zeigt sich für die Visualisierung im Berichtswesen ein deutliches Verbesserungspotential: - 50 % der Controller gaben in einer Studie an, die Inhalte eines Monatsberichts an den Empfänger anzupassen, doch nur 21 % bezogen bei diesen Anpassungen auch das Berichtsformat mit ein. - Einer Umfrage zufolge wollten 70 % der befragten Unternehmen das Berichtswesen in naher Zukunft überarbeiten, nur in 11 % der Fälle betraf dieser Änderungswunsch jedoch auch das Berichtsformat Vgl. Weber 2008, S

23 Gestaltungsdimensionen des Berichtswesens Berichtszweck Berichtstyp / Berichtsart Berichtsinhalt Berichtsform Berichtstermin Berichtsempfänger Berichtsträger / -ersteller Dokumentation, Planung, Kontrolle Standardberichte, Abweichungsberichte, Bedarfsberichte Informationsstruktur, Informationsgegenstand, Informationsart, Informationsbezug Umfang, grundsätzliche Aufmachung, Darstellungsform Berichtszyklus, Erscheinungsdatum Management Controlling (durch die Kapitalmarktorientiertung auch externes Rechnungswesen, Finanzen, Investor Relations) 10.23

24 Gestaltungsdimensionen des Berichtswesens Übersicht über Einflüsse auf die Wirkung von Berichten: Inhaltliche Einflüsse Formale Einflüsse Personengebundene Einflüsse - Redundanz Sach-rationale Einflussgrößen - Übersichtlichkeit - Eindeutigkeit der Begriffe - Darstellungsform - Übermittlungsmedium - Fachliches Können des Empfängers Sozio-emotionale Einflussgrößen - Diskrepanz - Einseitigkeit - Übersichtlichkeit - Eindeutigkeit der Begriffe - Darstellungsform - Übermittlungsmedium - Partizipation bei der Berichtserstellung - Persönlichkeitsmerkmale des Senders - Persönlichkeitsmerkmale des Empfängers Vgl. Küpper, H.-U. (2008), S. 207.

25 Allgemeine Gestaltungsempfehlungen Was ist der Zweck der bereitgestellten Informationen und wie werden die Informationen genutzt? Welcher Berichtstyp und welcher Berichtstermin bieten sich ausgehend von dem definierten Zweck und der Nutzungsart an? Wie kann der Bericht adressatengerecht in Inhalt und Form gestaltet werden d.h. wie können persönliche Charakteristika und hierarchische Position des Berichtsempfängers in der Berichtsgestaltung berücksichtigt werden? Was ist der relevante Inhalt, der dem Manager im Gedächtnis haften bleiben soll? Vgl. Weber, J. / Schäffer, U. (2011),

26 Spezielle Gestaltungsempfehlungen: Information Overload Reduzierung des Berichtsumfangs auf ein objektiv kognitiv bewältigbares Maß (optimaler Load von ca. zehn Kennzahlen) Aufbereitung der Informationen (z.b. Tabellenform, Grafik) Sensibilisierung der Manager für die Konsequenzen der Informationsüberlastung (z.b. Schulungen, Workshops, Merkblatt, Kommunikation) Empfängerorientierung der Berichte Berichte zeitnah zur Verfügung stellen Wahrnehmung: Beachtung, den Manager bei der Präsentation von Informationen nicht zu überfordern Verarbeitung und Entscheidung: adäquate Gestaltung zur besseren Verständlichkeit der Informationen Vgl. Volnhals, M. (2010), S

27 Spezielle Gestaltungsempfehlungen: Visualisierung Analyse der Entscheidungsaufgabe bzw. der Gesamtheit der Entscheidungsaufgaben, die mit dem Bericht gelöst werden soll Visualisierung nur um des Visualisieren Willen verspricht keinen Vorteil im Monatsbericht Berücksichtigung der Hygienefaktoren der Visualisierung: Die absolute Größe der grafischen Verarbeitung sollte proportional zur numerischen Veränderung der Daten sein. Grafiken sollten klar und detailliert beschriftet sein. Fokus sollte auf der Veränderung der Daten und nicht des Designs liegen, d.h. keine Ablenkung von den Daten durch grafische Effekte. Für Geldwerte sollten bei der Darstellung von Zeitreihen reale oder standardisierte Währungseinheiten verwendet werden. Die Anzahl der Dimensionen in der Grafik sollte die Anzahl der Dimensionen in den Daten nicht übersteigen. Eine Grafik sollte Daten nicht ohne den Kontext darstellen. Vgl. Bassler, A. (2010), S. 55 und S

28 Spezielle Gestaltungsempfehlungen: Beispiele Visualisierung Sonstiges Steuerwesen Kostenrechnung/Kalkulation Buchhaltung Bilanzierung/Konzernbilanzierung Projektkoordination/Sonderuntersuchungen EDV-Organisation Steuerung/Führungsaufgaben Mitgestaltung der Unternehmenspolitik und-ziele Finanzplanung, Beobachtung der Liquidität Soll-Ist-Vergleiche/Abweichungsanalysen Budgetierung und Budgetkontrolle Investitions-/Wirtschaftlichkeitsrechnung Betriebswirtschaftliche Planung und Betreuung Strategische Planung Operative Planung Berichtswesen 0,00 12,1 11,2 12,9 0,9 2 4,8 6,4 9,5 14,5 2,5 3,4 4,8 4,2 2,7 3,2 5,1 3,4 3,3 8 8,1 1,6 2,2 3,1 0,8 1,5 3,4 6,3 8,1 6,8 8,1 7,9 8,8 2,9 6,5 3,2 3,7 4,7 4,8 3,6 7,1 6,5 6,5 8, ,7 12,9 11, ,2 5,00 10,00 15,

29 10.29 Spezielle Gestaltungsempfehlungen: Beispiele Visualisierung

30 Spezielle Gestaltungsempfehlungen: Layout und Sprachgestaltung Ein effizienter, benutzerfreundlicher Bericht liefert seinen Lesern Informationen, die leicht zu lesen, leicht zu verstehen, leicht zu merken, leicht zu analysieren und leicht für Entscheidungen auszuwerten sind. Wirth, T. (2000), S. 80 Lesen 100 % der Informationen werden wahrgenommen und beachtet. Geschwindigkeit: 150 Wörter/Minute Scannen 50% der Informationen werden wahrgenommen... Je Absatz wird ein Argument oder Gedanken aufgenommen. Geschwindigkeit: bis 500 Wörter/Minute Wirth, T. (2000), S Scannen dominiert bei: Lesen am Computer, Zeitdruck, Motivationsdefiziten, Ermüdung

31 Spezielle Gestaltungsempfehlungen: Layout und Sprachgestaltung Bevorzugte Wahrnehmung von: Hervorgehobenem Text Listen Grafiken Tabellen Anfängen von Sätzen Optimierung des Layouts durch: Unterteilung in kurze Abschnitte Möglichst nur ein Kernargument pro Absatz Orientierungshilfen durch Fettdruck Wichtiges an den Anfang des Absatzes stellen Wichtiges zusätzlich in anderer Form darstellen Wirth, T. (2000), S

32 Spezielle Gestaltungsempfehlungen: Layout und Sprachgestaltung Berichte müssen nicht nur gelesen, sondern auch verstanden werden! Behalten wird nur die Kernbedeutung einer Aussage, nicht die sprachliche Formulierung Komplexe Formulierungen (z. B. Verneinung, Konjunktiv, Passiv, Substantivierung) erhöhen den kognitiven Aufwand, um die Kernaussage zu extrahieren und vergrößern die Gefahr von Missverständnissen Häufige Wortwiederholungen führen zu semantischer Sättigung 10.32

33 Spezielle Gestaltungsempfehlungen: Layout und Sprachgestaltung Optimierung des Stils durch: Streichen überflüssiger Wörter und Formulierungen Auflösen langer (> 30 Wörter) Sätze Vermeiden von Verneinungen Vereinfachen verklausulierter Formulierungen Reduzieren von Wortwiederholungen Wirth, T. (2000), S

34 Spezielle Gestaltungsempfehlungen: Layout und Sprachgestaltung Table 1. Mean scores for five major measures. (Standard deviations appear in parentheses.) Time measures are in seconds, Task Errors and Memory are percentage scores, and Subjective Satisfaction is on a scale from 1 to p <.10 * p <.05 ** p <.01 *** p <.001 (test for significant difference from control condition) Condition Task Time Task Errors Memory Sitemap Time Subjective Satisfaction Promotional (control) Concise Scannable Objective Combined Fazit: (194) (0.60) (0.14) (43) (1.5) 209* ** 130*** 7.1* (88) (0.70) (0.21) (41) (1.9) 229* 0.30* 0.55* * (86) (0.48) (0.19) (93) (1.8) * (163) (0.53) (0.13) (69) (1.7) 149** 0.10** 0.67*** 130** 7.0* (57) (0.32) (0.10) (25) (1.6) Morkes, J. / Nielsen, J. (1997) Strukturiertes, scanbares Layout und stilistische Klarheit können die Benutzerfreundlichkeit eines Textes um mehr als 100 % verbessern! 10.34

35 Berichtswesen Instrumenten-Profil Berichtswesen EK-Geberorientierung Berücksichtigung kognitiver Phänomene Rationalitätsannahme Entscheider Eigennutzannahme Entscheider vollständige Rationalität ja unterstützte Entscheidungsphasen Wahrnehmung Controllinginstrument im engeren Sinne Controllinginstrument im weiteren Sinne / allgemeines explizit kontingent Wirtschaftlichkeitsinstrument judgment decision making / choice evaluation Repräsentation Alternativensuchbewertung Alternativen- Lösungsüberprüfung Zielbildung Zustandskonstruktion Problemanalyse Constrained Rationality Biased Rationality nein Ecological Rationality (irrational) vollständig opportunistisch begrenzt opportunistisch vollständig loyal 10.35

36 Konzepte und Instrumente des Controllings Traditionell der Informationsversorgung zugeordnete Instrumente IV WS 2012/2013