Stellenausschreibung

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1 Stellenausschreibung Neukölln ist einer der spannendsten und buntesten Bezirke Berlins. Die Vielfalt Neuköllns spiegelt sich in seinen Einwohnern aus mehr als 180 Nationen wider. Die Beschäftigten des Bezirksamtes stellen sich tagtäglich anspruchsvollen Herausforderungen mit einer in Berlin einzigartigen Bandbreite an interessanten und abwechslungsreichen Tätigkeitsfeldern. Ein Job im Bezirksamt Neukölln ist ein wertvoller und unverzichtbarer Dienst für die Gemeinschaft aller Neuköllner Bürgerinnen und Bürger. Für diese Herausforderung suchen wir engagierte und leistungsfähige Kolleginnen und Kollegen, die sich den Aufgaben des Bezirkes Neukölln stellen möchten. Als innovativer und zukunftsorientierter Arbeitgeber bieten wir Ihnen eine individuelle Förderung und berufliche und persönliche Entwicklungschancen und Perspektiven. Als erfolgreicher Arbeitgeber wurde das Bezirksamt Neukölln bereits mehrfach ausgezeichnet: mit dem Ausbildungspreis für sein umfangreiches Engagement und Angebot im Bereich der Ausbildung sowie mit dem Health Award und dem Deutschen Unternehmenspreis Gesundheit für die enge und innovative Verzahnung von Gesundheitsmanagement, Personalentwicklung und Arbeitsschutz. Abteilung: Bezeichnung: Eingruppierung: Jugend und Gesundheit Jugendamt Tarifbeschäftigte/-r als Marketingassistenz in der fachlichen Steuerung des Jugendamtes E8 Teil I der EGO zum TV-L Besetzbar: ab Kennzahl: Arbeitsgebiet: 166_17_4010-FS-Gs 1. Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement - Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, wie Fortbildungen - Gremiensitzungen, Turniere, Projekttreffen, große Leitungsrunden und Arbeitsgemeinschaften - Grafikbearbeitung/Layouting von Drucksachen (Einladungen und Begleitmaterial zu Veranstaltungen, Plakate, Flyer), Onlineangeboten (Präsentationen, Web-Publikationen) - Angebotseinholung, Beauftragung von Druckerzeugnissen - Webseitenpflege mit CMS inklusive Aufbereitung von Texten 2. Projektassistenz von dritt- u. sondermittelfinanzierten Projekten - Erstellung von tabellarischen Übersichten/Auswertungen

2 - Erstellen von Kostenplänen inkl. Kofinanzierungen, - Erstellung und Weiterentwicklung von Antragsformularen, Blankoverträgen für Honorarkräfte, Ehrenamtliche und sog. Peerhelper sowie von Kooperationsvereinbarungen, Mitarbeit bei der Entwicklung von Verfahrensabläufe - Verwaltung des elektronisches Dokumentenmanagements, klassische Aktenführung - Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Projektmitarbeiter/innen und Praktikanten/innen sowie von Honorarkräften, Ehrenamtlichen und Peerhelpern bei der Abrechnung von Honoraren und Aufwandsentschädigungen, Fertigung von Kompetenznachweisen für Jugendliche im Rahmen der Peerhelper-Programme - Vorbereitende Buchhaltung: Abrechnung von Honoraren und Aufwandsentschädigungen, Belegverwaltung, Budget- und Fristüberwachung, Zuarbeit zur KLR - Verwaltung der Hardware, techn. Equipment sowie von Büromaterial, ggf. Einholung von Kostenvoranschlägen - Unterstützung bei der Verteilung von Sprachlerntagebüchern an Kindertagesstätten - Koordination von Anfragen der Projektbeteiligten, Fristenüberwachung, - Postbearbeitung Hinweise: Vollzeit Anforderungen: Formale Voraussetzungen Ausbildung zum/zur: - Verwaltungsfachangestellten oder Verwaltungslehrgang I - Kaufmann/Kauffrau für Marketingkommunikation - Kaufmann/Kauffrau für Dialogmarketing - Gestalter/Gestalterin für visuelles Marketing oder - Veranstaltungskaufmann/-kauffrau Fachliche Kompetenzen Unabdingbar: - Methodenkenntnisse: Erfahrung im Layouting unter Beachtung der CI, Fähigkeit schwierige Sachverhalte adressatengerecht aufzubereiten und diese in geeignete, ansprechende Formate umzusetzen Sehr wichtig: - Fundierte Rechtskenntnisse im UrhG und im Vertragsrecht, sowie Grundkenntnisse im SGB VIII, Datenschutzbestimmungen und VOL/A - anwendungssichere IT-Kenntnisse in MS Office (insb. Word, Excel, Access, PowerPoint), , Grafikbearbeitungsprogrammen (Photoshop und In-Design), Content- Management-System (CMS), Web 2.0, gängige Redaktionssysteme und html Wichtig: - Kenntnisse zu Strukturen der bezirklichen Gemeinwesenarbeit, regionalen Versorgungsund Netzwerkstrukturen sowie Aufgaben und Schnittstellen innerhalb des Jugendamtes (z.b. Fachsteuerung, Fachcontrolling, Regionen und Einrichtungen) - Kenntnisse der Aufbau- und Ablauforganisation der Berliner Verwaltung und Zuständigkeiten im Land Berlin - Kenntnisse im Projektmanagement: Projektphasen, Beteiligte und Instrumente

3 Außerfachliche Kompetenzen Unabdingbar: - Organisationsfähigkeit - Dienstleistungsorientierung Sehr wichtig: - Belastbarkeit - Leistungsfähigkeit - Selbstständigkeit - Gute Ausdrucksweise - Kommunikationsfähigkeit - Konfliktfähigkeit - Teamverhalten - Informationsverhalten/Unterrichtung Wichtig: - Entscheidungsfähigkeit - Veränderungsbereitschaft/Flexibilität Bewerbungsfrist: Ansprechpartnerinnen: Rund ums Aufgabengebiet: Frau Buschkowsky Telefon: 030/ Rund ums Bewerbungsverfahren: Frau Genseburg Telefon: 030/ Das Anforderungsprofil ist Bestandteil der Stellenausschreibung und als Anlage beigefügt. Das Anforderungsprofil gibt detailliert wieder, welche fachlichen und außerfachlichen Kompetenzen die Stelle erfordert. Es ist die Grundlage für die Auswahlentscheidung. Bewerbungsanschrift: Fühlen Sie sich angesprochen? Bei Interesse bewerben Sie sich bitte innerhalb der angegebenen Bewerbungsfrist unter Angabe der Kennzahl online unter über das Karriereportal, der zentralen Bewerbungsplattform der Berliner Verwaltung. Bewerbungen per Post oder Mail werden ebenfalls berücksichtigt. Bei Fragen oder Problemen stehen wir Ihnen im Zentralen Bewerbungsbüro gern zur Seite! Im Zusammenhang mit der Durchführung des Auswahlverfahrens und ggf. der Einstellung werden die Daten der Bewerberinnen und Bewerber elektronisch gespeichert und verarbeitet [gem. 6 BlnDSG]. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Der Bewerbung ist beizufügen: Ein Bewerbungsschreiben mit einem ausführlichen Lebenslauf, sowie bis zu drei Arbeitszeugnisse (das neueste nicht älter als 1 Jahr). Bewerberinnen und Bewerber aus dem öffentlichen Dienst fügen zudem bitte eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte bei. Qualifikationen, Bildungsabschlüsse oder Berufserfahrungen können nur dann Berücksichtigung finden, soweit diese auch mit Nachweisen belegt werden; unabhängig von der Abforderung einer Personalakte durch die ausschreibende Dienststelle. Die vollständigen Bewerbungsunterlagen sind in deutscher Sprache einzureichen.

4 Hinweise: Das Bezirksamt Neukölln von Berlin ist bestrebt, bestehende Unterrepräsentanzen von sowohl Frauen als auch Männern abzubauen und wird dies bei der Personalauswahl berücksichtigen. Bewerbungen von Männern sind ausdrücklich erwünscht. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Anerkannt schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Aus Kostengründen können Bewerbungsunterlagen nur per Fachpost oder Freiumschlag zurückgesandt werden. Kosten, die den Bewerberinnen und Bewerbern im Zusammenhang mit ihrer Bewerbung entstehen (Fahrtkosten o. Ä.), können nicht erstattet werden.

5 Anforderungsprofil Ersteller/in Frau Thurley Dienststelle Bezirksamt Neukölln von Berlin Abteilung Jugend und Gesundheit Jugendamt Fachliche Steuerung Jug FS L Stand 07/ Beschreibung des Arbeitsgebietes: (ggf. Aufgabenanalyse und Text GVPL) 1. Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, wie Fortbildungen, Gremiensitzungen, Turniere, Projekttreffen, große Leitungsrunden und Arbeitsgemeinschaften Grafikbearbeitung/Layouting von Drucksachen (Einladungen und Begleitmaterial zu Veranstaltungen, Plakate, Flyer), Onlineangeboten (Präsentationen, Web- Publikationen) Angebotseinholung, Beauftragung von Druckerzeugnissen Webseitenpflege mit CMS inklusive Aufbereitung von Texten 2. Projektassistenz von dritt- und sondermittelfinanzierten Projekten im Jugendamt Erstellung von tabellarischen Übersichten/Auswertungen Erstellen von Kostenplänen inkl. Kofinanzierungen, Erstellung und Weiterentwicklung von Antragsformularen, Blankoverträgen für Honorarkräften, Ehrenamtliche und sog. Peerhelpern sowie von Kooperationsvereinbarungen, Mitarbeit bei der Entwicklung von Verfahrensabläufen Verwaltung des elektronisches Dokumentenmanagements, klassische Aktenführung Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Projektmitarbeiter/innen und Praktikanten/innen sowie von Honorarkräften, Ehrenamtlichen und Peerhelpern bei der Abrechnung von Honoraren und Aufwandsentschädigungen, Fertigung von Kompetenznachweise für Jugendliche im Rahmen der Peerhelper-Programme Vorbereitenden Buchhaltung: Abrechnung von Honoraren und Aufwandsentschädigungen, Belegverwaltung, Budget- und Fristüberwachung, Zuarbeit zur KLR Verwaltung der Hardware, techn. Equipment sowie von Büromaterial, ggf. Einholung von Kostenvoranschlägen Unterstützung bei der Verteilung von Sprachlerntagebüchern an Kindertagesstätten Koordination von Anfragen der Projektbeteiligten, Fristenüberwachung, Postbearbeitung

6 2. Formale Anforderungen Ausbildung zum/zur: Verwaltungsfachangestellten oder Verwaltungslehrgang I Kaufmann/Kauffrau für Marketingkommunikation Kaufmann/Kauffrau für Dialogmarketing Gestalter/Gestalterin für visuelles Marketing oder Veranstaltungskaufmann/-kauffrau Gewichtungen entfallen hier Entgeltgruppe: E8, Teil I der EGO zum TV-L 3. Leistungsmerkmale Gewichtungen * 3.1. Fachkompetenzen Recht: Verfügt über fundierte Kenntnisse im UrhG und im Vertragsrecht, sowie Grundkenntnisse im SGB VIII, Datenschutzbestimmungen, VOL/A Methoden: Verfügt über Erfahrung im Layouting unter Beachtung der CI und kann schwierige Sachverhalte adressatengerecht aufbereiten und diese in geeignete, ansprechende Formate umsetzen Struktur: Kennt Strukturen der bezirklichen Gemeinwesenarbeit, regionalen Versorgungs- und Netzwerkstrukturen sowie Aufgaben und Schnittstellen innerhalb des Jugendamtes (z.b. Fachsteuerung, Fachcontrolling, Regionen und Einrichtungen) Kennt Aufbau- und Ablauforganisation der Berliner Verwaltung und Zuständigkeiten im Land Berlin Projektmanagement: Kennt die Projektphasen, Beteiligte und Instrumente IT Anforderungen: Hat anwendungssichere Kenntnisse in MS Office (insb. Word, Excel, Access, PowerPoint), , Grafikbearbeitungsprogrammen (Photoshop und In-Design), Content-Management-System (CMS), Web 2.0, gängige Redaktionssysteme und html 3.2 Leistungsverhalten Belastbarkeit Fähigkeit, auch unter schwierigen Bedingungen überlegt zu agieren. Bleibt auch bei wechselnden Arbeitsinhalten belastbar Hält Leistungsniveau auch unter Druck über eine längere Zeit aufrecht Übernimmt auch Zusatzaufgaben Leistungsfähigkeit Fähigkeit, engagiert zu arbeiten und aktiv Wissen und Erfahrungen einzubringen sowie sich auf neue Aufgaben einzustellen.

7 Akzeptiert kurzfristige Veränderungen Bewältigt große Arbeitsmengen bei gleichbleibend guter Qualität Identifiziert sich mit der Arbeit Erkennt eigenen Fortbildungsbedarf und nimmt aktiv an Fortbildungen teil Organisationsfähigkeit Fähigkeit, vorausschauend zu planen und zu strukturieren und entsprechend zu agieren. Geht bei der Analyse von Problemen/Ursachen systematisch und strukturiert vor Nutzt vorhandene Kontakte Denkt ganzheitlich und zeigt Aufgeschlossenheit gegenüber innovativen Lösungen Selbstständigkeit Fähigkeit, den zur Verfügung stehenden Handlungsrahmen aktiv auszufüllen. Arbeitet selbständig mit wenig Anleitungsaufwand Interessiert sich für eigene und andere Aufgabenfelder Weiß, wann Vorgesetzte einzuschalten sind Beschafft sich selbständig alle notwendigen und verfügbaren Informationen für Entscheidungen Entscheidungsfähigkeit Fähigkeit, zeitnahe und nachvollziehbare Entscheidungen zu treffen und dafür Verantwortung zu übernehmen. Bezieht diejenigen, die von der Entscheidung betroffen sind, soweit wie möglich in den Entscheidungsprozess ein Berücksichtigt bei Entscheidungen auch künftige Entwicklungen Nutzt eigenen Entscheidungsspielraum sinnvoll aus Verwendet bei Entscheidungen alle verfügbaren Informationen, fordert und bewertet zuvor Alternativen Begründet Entscheidungen mit Fakten, schafft Transparenz Entscheidet rechtzeitig Veränderungsbereitschaft/Flexibilität Fähigkeit, sich auf neue Sachverhalte einzustellen und offen mit veränderten Situationen umzugehen. Stellt sich schnell auf neue/veränderte Aufgaben, Situationen und Probleme ein Akzeptiert Ideen und Ansichten anderer und bezieht sie in die Arbeit ein Entwickelt neue, unkonventionelle Wege und Lösungen Ausdrucksweise Fähigkeit, sich schriftlich und mündlich differenziert verständlich zu machen. Stellt Gedanken mündlich präzise und flüssig dar Formuliert schriftliche Sachverhalte übersichtlich und eindeutig Drückt sich verständlich aus (Satzbau) Gewichtungen *

8 3.3 Sozialverhalten Kommunikationsfähigkeit Fähigkeit, sich personen- und situationsbezogen auszutauschen. Hält Blickkontakt Ist in Mimik und Gestik authentisch Hört aktiv zu Konfliktfähigkeit Fähigkeit, Probleme und Konflikte zu erkennen und tragfähige Lösungen anzustreben und respektvoll mit anderen umzugehen Erkennt, wo und wodurch Konflikte entstehen und strebt Lösungen an Entwickelt sachliche Kriterien zur Konfliktlösung Akzeptiert Kritik anderer und setzt sich damit auseinander Achtet das Selbstwertgefühl des anderen Teamverhalten Fähigkeit, mit anderen an gemeinsamen Zielsetzungen zu arbeiten. Fördert die fachliche und persönliche Zusammenarbeit im Team Greift andere Ideen und Vorschläge auf und führt sie weiter Gibt eigene Erfahrungen gern an andere weiter Hält Vereinbarungen ein Informationsverhalten/Unterrichtung Fähigkeit, Informationen zielgruppen- und aufgabengerecht weiterzugeben. Vermittelt die Informationen verständlich und ausgewogen Verschafft anderen eine gute Informations- und Entscheidungsgrundlage Vergewissert sich, ob die gegebenen Informationen verstanden werden Steuert und sichert Arbeitsabläufe durch gezielte Informationsweitergabe 3.4 Kunden- und adressaten- (anwender-) orientiertes Handeln Dienstleistungsorientierung Fähigkeit, die Arbeit als Dienstleistung für den externen und internen Kunden zu begreifen. Zeigt Einfühlungsvermögen für Bürgeranliegen Denkt und handelt fach- und ressortübergreifend Begreift die Arbeit als Dienstleistung/Service für den Bürger Gibt den Bürgern Auskünfte und Informationen und findet dabei den richtigen Ton *) 4 unabdingbar 3 sehr wichtig 3 wichtig 1 erforderlich