Arbeitsstand Prozessgruppe Ausschreibungs- und Einstellungsverfahren

Transkript

1 Arbeitsstand Prozessgruppe Ausschreibungs- und Einstellungsverfahren Treffen Resonanzgruppe 19. Juni 2017

2 Seite 2 Ziele Prozessgruppe Personal Stärkung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit Prozess Ausschreibungs- und Einstellungsprozess Ausschreibung Auswahl Einstellung Arbeitsbeginn Ausgenommen: Berufungsverfahren, Beamte und Hilfskräfte Ist-Prozess (Ausgangssituation) erheben und analysieren Optimierungspotenziale ableiten und auf Umsetzbarkeit prüfen Soll-Prozess für die Zukunft gestalten und Maßnahmen ableiten

3 Seite 3 Bisheriges Vorgehen Inhaltliche Arbeit Bildung der Prozessgruppe am Kick-Off- Veranstaltung - Fachbereichsvertreter/-innen: Herr Prof. Dr. von Wangenheim (FB 07), Frau Dr. Pletl (FB 05), Frau Hammann (FB 15), Frau Kasper (FB 10) - Zentrale Einrichtungen: Frau Haase-Horn (Bibliothek) - Frauenbeauftragte: Frau Dr. Ernst - Personalratsvertretung: Frau Dr. Janssen - Personalabteilung: Frau Kastler, Herr Schneider (Prozessgruppenleitung) - Personal- und Organisationkultur: Frau Dr. Kaiser-Belz - Prozessbegleitung u. Moderation: Herr Dornseiff (myconsult) Regelmäßiges Treffen der Prozessgruppe (6 Treffen á 2-4 h) Bisheriger Fokus Teilprozess Ausschreibung

4 Seite 4 Sichtweisen auf den Prozess (Ist-Situation) Fachgebiete und zentrale Einrichtungen Personalabteilung Fehlende Prozesstransparenz für den Gesamtprozess Mangelnde Bekanntheit/ Nutzung/ Aktualität der Formulare Informations- /Kommunikationsdefizite Verbesserungswürdiger Prozess zum Arbeitsbeginn Mangelnde Prozessdisziplin hinsichtlich der Formularnutzung Mangelnde Vollständigkeit der Unterlagen Informations- /Kommunikationsdefizite Zeitlicher Aspekt

5 Impressionen der bisherigen Arbeit Seite 5

6 Seite 6 Zentrale Ergebnisse (Überblick) Verbesserte Informationen im konkreten Verfahren Verbesserte Formulare Bereitstellung von Formulierungsbeispielen Verbesserte Auffindbarkeit der Formulare im Intranet

7 Seite 7 Zentrale Ergebnisse Verbesserte Informationen im konkreten Verfahren Einstellender Bereich liefert vollständigen Antrag auf Ausschreibung (Entwurf, Arbeitsplatzbeschreibung, Finanzierung) Mitteilung über Änderungen an den einstellenden Bereich direkt nach der Prüfung durch die Sachbearbeiter (mit Hinweis auf Möglichkeit weiterer Änderungen im weiteren Verfahren) Abschließende Abstimmung mit einstellendem Bereich vor Veröffentlichung, wenn sich im Prozess Änderungen ergeben haben Ziel für durchschnittliche Durchlaufzeit in der zentralen Universitätsverwaltung: zwei Wochen ab Posteingang der vollständigen Unterlagen

8 Seite 8 Zentrale Ergebnisse Muster-Stellenausschreibung überarbeitet Einheitliche Vorlage für alle Bereiche Direkte Pflege der Rahmendaten für die Stellenausschreibung in die Mustervorlage Notwendige Basisdaten stehen in der Vorlage bereits zur Verfügung Wegfall formloser Antrag mit Anhang Ergänzender Leitfaden (nächste Folien)

9 Seite 9 Zentrale Ergebnisse Muster- Arbeitsplatzbeschreibungen werden bereitgestellt Hilfestellung für die Fachgebiete und zentralen Einrichtungen als Anhang zur Stellenausschreibung Ziel: Arbeitsplatzbeschreibungen liegen zum Zeitpunkt der Ausschreibung vor (insbesondere bei wissenschaftlichen Stellen besteht Möglichkeit der späteren Überarbeitung im Rahmen der Eingruppierung)

10 Seite 10 Zentrale Ergebnisse Muster-Anforderungsprofile werden bereitgestellt Hilfestellung für die Fachgebiete und zentralen Einrichtungen bei der Stellenausschreibung Als Zusatz zu den Basisdaten stehen zentral Formulierungsbeispiele zur Verfügung Lediglich die individuelle Anpassung ist nötig

11 Seite 11 Zentrale Ergebnisse Zentrale und übersichtliche Bereitstellung der Informationen und Formulare zur Ausschreibung über das Intranet der Universität Kassel Dokumente inkl. Stand der Erstellung Information über Änderungen Optimierung des gesamten Personalprozesses Link zur neuen Webseite

12 Seite 12 Zentrale Ergebnisse Veränderung in der Beantragung des Uni Accounts Im Vorgriff auf den weiteren Teilprozess Arbeitsbeginn: Zeitersparnis Ressourcenersparnis Verbesserung der Arbeitsökonomie

13 Seite 13 Bitten an die Resonanzgruppe möglichst bald (bis ): kritischer Blick auf überarbeitete Ausschreibungsformulare Rückmeldung zu Verbesserungen an Frau Kastler und Herrn Schneider mit Hinweis darauf, ob die Verbesserungen unbedingt vor Weitergabe der Ergebnisse behoben werden sollte ab : Weitergabe der Informationen an die Fachbereiche, die zentralen Einrichtungen und die Hochschulverwaltung per Rundschreiben

14 Seite 14 Nächste Schritte Informationsweitergabe Kommunikation von Neuerungen Resonanzgruppenmitglieder als Multiplikatoren Kommunikation an und durch die Personalsachbearbeiter Umsetzung der verbesserten Informationspolitik im Ausschreibungsverfahren Umsetzung weiterer kleinerer Verbesserungen im Ausschreibungsverfahren Ausschreibung Auswahl Arbeitsfähigkeit Einstellungsverfahren

15 Seite 15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen? Anregungen? Kontakt: Michael Schneider, Personalabteilung, Tel Aline Kastler, Personalabteilung, Tel