Arbeitskreis EDV Städtetag Rheinland-Pfalz Speyer, 18. Juni Prof. Dr.-Ing. Joachim W. Hohmann, CFM Technische Universität Kaiserslautern

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1 Konzeptentwicklung, Ausschreibung, Vergabe und Einführung von Software für das kommunale Gebäudemanagement nach einem standardisierten Verfahren unter Berücksichtigung von Doppik und Wirtschaftlichkeit Arbeitskreis EDV Städtetag Rheinland-Pfalz Speyer, 18. Juni 2008 Prof. Dr.-Ing. Joachim W. Hohmann, CFM Technische Universität Kaiserslautern

2 Inhalt CAFM-Markt Ausschreibungsverfahren Prozessunterstützung im CAFM Lasten- und Pflichtenheft Leistungs- und Preisabfrage Präsentationen, Referenzbesuche, Vergabegespräche Bewertungsverfahren CAFM Ausschreibungs-Toolbox Besonderheiten bei kommunalen Verwaltungen 18.Juni 2008 CAFM Städtetag Rheinland-Pfalz 2

3 CAFM (Computer Aided Facility Management) Markt Deutschland CAFM-Markt unübersichtlich und fragmentiert Produkte für Laien schwer unterscheidbar Hohe Erwartungshaltung, kleine Budgets Problem Datenaufnahme/ -pflege/ -qualitätssicherung Lange Projektlaufzeiten Abgrenzung/Integration ERP/HKR und Doppik Neue Technologien wenig etabliert Einhaltung von Standards (z.b. GEFMA Richtlinien) schafft Sicherheit und Vertrauen im Markt 18.Juni 2008 CAFM Städtetag Rheinland-Pfalz 3

4 Konzeptentwicklung Anforderungen der Verwaltung Vorhandene IT Umgebung Organisation Mengengerüst Haushaltsmittel Daten- und Dokumentationsstandards Datenbestände 18.Juni 2008 CAFM Städtetag Rheinland-Pfalz 4

5 Ausschreibungsverfahren Art des Verfahrens abhängig von gesetzlichen Vorgaben Zulassung von Bietergemeinschaften Bieterwettbewerb Form der Abgabe Dateien und Formblättern zum Ausfüllen durch den Bieter Vorgaben zu Form, Terminen, Fristen und Angabe des Adressaten bei Nachfragen Hinweis zum Vorbehalt der Einladung zu einer kostenlosen Präsentation beim Nutzer mit ausgewählten Beispieldaten Information zur Zuschlagsfrist Abforderung einer Zusage für eine befristete Preisgarantie Hinweis zur vertraulichen Behandlung der Ausschreibungsunterlagen inklusive Copyright sowie der eventuell übergebenen Beispieldaten 18.Juni 2008 CAFM Städtetag Rheinland-Pfalz 5

6 Prozessunterstützung im CAFM Welche Daten werden (momentan) benötigt? Welche Verantwortlichkeiten bestehen innerhalb der Prozesse? Welche Software wird eingesetzt? (Teil-)Prozess Welche Sicherheitsvorschriften sind zu beachten? Welche Optimierungen sind möglich? Welche IT-Schnittstellen existieren zu anderen Prozessen? Wie sind die Anforderungen zu bewerten? 18.Juni 2008 CAFM Städtetag Rheinland-Pfalz 6

7 Lastenheft Anforderungsprofil, Prioritäten und Basisdaten Objekt- und Nutzerstruktur sowie Flächenverteilung vorhandene IT-Ressourcen betreffend Hard- und Software (z.b. verfügbare Office- und HKR-Software) sowie Netzwerkstruktur Verfügbarkeit und Zustand von Bestandsdaten Anforderungen an die Visualisierung der Daten Beschreibung der nutzerspezifischen Prozesse mit ihren organisatorischen Abhängigkeiten Beschreibung der zu erbringenden Dienstleistungen des Bieters (fachbezogen, softwarebezogen) Stufenplan zur Umsetzung 18.Juni 2008 CAFM Städtetag Rheinland-Pfalz 7

8 Pflichtenheft Schnittstellen zu vorhandener Software Datenübernahmekonzept Erforderliche nutzerspezifische Funktionalitäten Im Einführungsprojekt für alle CAFM-Standardmodule zu erstellen (gemeinsam mit Hersteller/ Implementierer) Umfang: Datenmodell, Masken, Formulare, atomare Funktionen, Modulabhängigkeiten bzw. -schnittstellen Beschreibung aller funktionalen Anpassungen, Systemeinstellungen und umgesetzten Erweiterungen Ausreichende (Nutzer-)Dokumentation und Tutorials zu abweichenden bzw. erweiternden Funktionalitäten 18.Juni 2008 CAFM Städtetag Rheinland-Pfalz 8

9 Leistungsabfrage 18.Juni 2008 CAFM Städtetag Rheinland-Pfalz 9

10 Preisabfrage 18.Juni 2008 CAFM Städtetag Rheinland-Pfalz 10

11 Präsentationen, Referenzbesuche, Vergabegespräche Präsentation mit kundenspezifischen Beispieldaten und Szenarien Prüfung der Bieterangaben zu Funktionalitäten und Zusammenspiel von Modulen bzw. Schnittstellen Klärung von mehrdeutigen Aussagen im Angebot Referenzkundenbesuche zur Überprüfung der Anforderungsabdeckung und Ergonomie der Software Vergabegespräche über Details zum Liefer- und Leistungsumfang, Fristen, Vertragsunterlagen Verhandlungen dürfen nicht zur Behinderung des Wettbewerbs führen 18.Juni 2008 CAFM Städtetag Rheinland-Pfalz 11

12 Bewertungsverfahren (1) Stufe 1 (Alle Bieter) Selbstdarstellung des Bieters sowie seine IT-/FM- Kompetenz Konformität von Ausschreibung und Angebot Transparenz des Angebotes (Preis-/ Leistungsverhältnis) Stufe 2 (Bestbieter, Shortlist) Preis-/ Leistungsverhältnis Präsentation und Referenzkundenbesuche Qualität der Software Projektverantwortliche des Bieters 18.Juni 2008 CAFM Städtetag Rheinland-Pfalz 12

13 Bewertungsverfahren (2) 18.Juni 2008 CAFM Städtetag Rheinland-Pfalz 13

14 CAFM Ausschreibungs-Toolbox (1) Standardausschreibungstext Lasten-/Pflichtenheft Bewertungsmatrix für Angebote Standard-Leistungsverzeichnis Preisabfrage-Modell Standard-Szenarien für Systempräsentationen Leitfaden für Vergabegespräche Checkliste/Leistungsblätter zur Systemabnahme Muster für eine Wirtschaftlichkeitsberechnung und Auswertungssoftware für einen Business Case Muster Dokumentationsrichtlinie 18.Juni 2008 CAFM Städtetag Rheinland-Pfalz 14

15 CAFM Ausschreibungs-Toolbox (2) 18.Juni 2008 CAFM Städtetag Rheinland-Pfalz 15

16 CAFM Ausschreibungs-Toolbox (2) Year Amount Annual Cash Flow (not discounted) Amount Cumulative Cash Flow (discounted) Year Year 18.Juni 2008 CAFM Städtetag Rheinland-Pfalz 16

17 Besonderheiten bei Kommunalverwaltungen Zuständigkeiten für Immobilien oft auf mehrere Ämter verteilt -> wenig Orientierung am Lebenszyklus Umstellung auf Doppik -> besondere Verfahren der Gebäudebewertung Schwerpunkt bei Schul- und Verwaltungsgebäuden Eigenbetriebe? Energiemanagement? Gebäudewirtschaft häufig zweitgrößter Haushaltsposten -> Instandhaltungsstau PPP Überlegungen 18.Juni 2008 CAFM Städtetag Rheinland-Pfalz 17

18 Wirtschaftlichkeit Monetär quantifizierbarer und qualitativer Nutzen Kennzahlen zu aktuellen Kosten verfügbar Aufstellung eines Business Case Häufig eingesetzte Verfahren wenig wirtschaftlich Prozeß-Verbesserungen und erhöhte Transparenz Datenaufnahme, -übernahme, -pflege größter Posten Schneller amortisierbar als viele andere Verfahren 18.Juni 2008 CAFM Städtetag Rheinland-Pfalz 18

19 GEFMA 400: Basis und Säulen eines CAFM-Systems CAFM-System Konzept Software Daten Vorstudie Lastenheft Pflichtenheft (Definition Ziel, Weg, Etappen, Aufwand, Nutzen,...) CAFM- Software ergänzende Einzelkomponenten Schnittstellen (ERP, GLT,...) Bestandsdaten Prozessdaten sonstige Daten: Leist.- kataloge kaufm. Daten FM - Organisationsstruktur (Unternehmens- /Ablauforganisations- /Betreiberkonzept /IT-Strukturen) 18.Juni 2008 CAFM Städtetag Rheinland-Pfalz 19

20 Anforderungen an CAFM-Software CAFM-Software muss: den Anwender in geeigneter Form bei der Abwicklung von FM-Prozessen unterstützen (Basis- oder Kernfunktionalitäten) an individuelle Besonderheiten des Anwenders, wie Betreiberkonzept, Organisationsstruktur und IT-Infrastruktur, anpassbar sein Facilities über ihren gesamten Lebenszyklus, also von der Planung und Errichtung über Umbau, Sanierung/ Modernisierung bis hin zum Abriss, begleiten 18.Juni 2008 CAFM Städtetag Rheinland-Pfalz 20

21 Autor/Kontakt Prof. Dr.-Ing. Joachim W. Hohmann Certified Facility Manager (CFM) Technische Universität Kaiserslautern Fachbereich A/RU/BI Lehrgebiet Facility Management Paul-Ehrlich-Straße Kaiserslautern Tel.: Mobil: Juni 2008 CAFM Städtetag Rheinland-Pfalz 21