IT gestützte Vorgangsbearbeitung in der Krankenversorgung der Bundesbahnbeamten (KVB) Prozessgestaltung für verteilten Posteingang

Transkript

1 IT gestützte Vorgangsbearbeitung in der Krankenversorgung der Bundesbahnbeamten (KVB) Prozessgestaltung für verteilten Posteingang KVB-HV Folie Nr. 1

2 Agenda 1. Allgemeines 2. Ausgangssituation 3. Ziele 4. Zukünftiges Verfahren KVB-HV Folie Nr. 2

3 Agenda 1. Allgemeines 2. Ausgangssituation 3. Ziele 4. Zukünftiges Verfahren KVB-HV Folie Nr. 3

4 1. Allgemeines Rechtsform Die Krankenversorgung der Bundesbahnbeamten (KVB) ist eine rechtsfähige bundesunmittelbare Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Selbstverwaltung, betriebliche Sozialeinrichtung des Bundeseisenbahnvermögens (BEV) KVB-HV Folie Nr. 4

5 1. Allgemeines Aufsicht Die Fachaufsicht obliegt dem Präsidenten des Bundeseisenbahnvermögens (BEV). Die allgemeine Aufsicht obliegt dem Bundesministerium für Verkehr, Bau- und Stadtentwicklung. Aufgaben Im Auftrage des BEV erfüllt die KVB gegenüber den Beamten des BEV, sowie den Versorgungsberechtigten aus diesem Personenkreis KVB-HV Folie Nr. 5

6 1. Allgemeines Fürsorgepflichten, die dem BEV nach 79 Bundesbeamtengesetz (BBG) oder aus anderen Rechtsgründen obliegen, und zwar in Krankheitsfällen Pflegefällen Geburtsfällen und bei Maßnahmen zur Früherkennung von Krankheiten sowie bei Schutzimpfungen. Zusätzlich erbringt die KVB für ihre Mitglieder und mitversicherten Angehörigen Leistungen aufgrund der Versicherungsbeiträge. Art und Höhe ergeben sich aus Satzung und Tarif KVB-HV Folie Nr. 6

7 1. Allgemeines Die KVB ist vergleichbar mit einer privaten Krankenversicherung. Sie betreut zur Zeit Mitglieder, zusammen mit den mitversicherten Angehörigen haben annähernd Versicherte Anspruch auf Leistungen. Geschäftsführung Die laufenden Verwaltungsgeschäfte werden von der Hauptverwaltung der KVB und fünf en geführt KVB-HV Folie Nr. 7

8 KVB-HV Folie Nr. 8

9 1. Allgemeines Verwaltungsaufbau Vertreterversammlung Vorstand Hauptverwaltung in Frankfurt am Main Karlsruhe Mitglieder Kassel Mitglieder Münster Mitglieder Rosenheim Mitglieder Wuppertal Mitglieder KVB-HV Folie Nr. 9

10 1. Allgemeines Örtliche Zuständigkeit Karlsruhe Kassel Münster Rosenheim Wuppertal zuständig für das Bundesland / die Bundesländer Baden- Württemberg Hessen, Rheinland-Pfalz Saarland Schleswig- Holstein, Hamburg, Bremen, Niedersachsen, Berlin Bayern Nordrhein- Westfalen KVB-HV Folie Nr. 10

11 Agenda 1. Allgemeines 2. Ausgangssituation 3. Ziele 4. Zukünftiges Verfahren KVB-HV Folie Nr. 11

12 2. Ausgangssituation Posteingänge bei den Bzl (Statistik Jahr 2005) Karlsruhe Kassel Münster Rosenheim Wuppertal Erstattungsanträge, Belege und ca. 265 Schreiben täglich Erstattungsanträge, Belege und ca. 300 Schreiben täglich Erstattungsanträge, Belege und ca. 300 Schreiben täglich Erstattungsanträge, Belege und ca. 300 Schreiben täglich Erstattungsanträge, Belege und 375 Schreiben täglich KVB-HV Folie Nr. 12

13 2. Ausgangssituation dezentrale Posteingangsbehandlung Vorsortierung der Post durch Deutsche Post AG in Groß- und Kleinbriefe Maschinelle Öffnung der Briefe Sortierung nach KVB-Erstattungsanträgen (Krankenund Pflegeversicherung) und allgemeinem Schriftverkehr KVB-Erstattungsanträge und zugehörige Belege werden zusammengeheftet KVB-HV Folie Nr. 13

14 2. Ausgangssituation dezentrale Posteingangsbehandlung KVB-Erstattungsanträge werden mit Eingangsstempel versehen, in Mappen von ca. 50 Anträgen gebündelt und zwischengelagert Leistungsbearbeiter holen sich arbeitstäglich eine Mappe zur Bearbeitung KVB-HV Folie Nr. 14

15 2. Ausgangssituation dezentrale Postausgangsbehandlung Nach Erstattungsbearbeitung und Prüfung werden Mappen zur Poststelle zurückgebracht Belege werden perforiert und damit gekennzeichnet, dass sie schon bearbeitet worden sind KVB-Erstattungsanträge werden geordnet archiviert Belege werden der Erstattungsmitteilung zugeordnet und an das Mitglied zurückgesandt KVB-HV Folie Nr. 15

16 2. Ausgangssituation Nachteile Mangelnde Flexibilität bezüglich einer bezirksleitungsübergreifenden Bearbeitung der KVB- Erstattungsanträge Spezialisten für bestimmte Sachgebiete, z.b. Mitgliedsangelegenheiten, Hilfsmittel, müssen für alle en ausgebildet und eingesetzt werden KVB-HV Folie Nr. 16

17 Agenda 1. Allgemeines 2. Ausgangssituation 3. Ziele 4. Zukünftiges Verfahren KVB-HV Folie Nr. 17

18 3. Ziele der Einführung E-KVB-Erstattung Steigerung der Kundenfreundlichkeit Effiziente Bearbeitung der eingehenden KVB- Erstattungsanträge Sachbearbeitung soll von Papierdokumenten befreit werden durch Einführung eines Dokumentenmanagementsystems Steigerung der Flexibilität bei der Organisation der Aufgabenerfüllung Beschleunigte Bereitstellung der Akten KVB-HV Folie Nr. 18

19 3. Ziele der Einführung E-KVB-Erstattung Schnellere Beteiligung der verschiedenen Mitarbeiter Reduzierung von Medienbrüchen Zugriff auf alle Informationen Minimierung der Suchzeiten Auf künftige Entwicklungen im Gesundheitswesen, z.b. Einführung der Gesundheitskarte, elektronisches Rezept, Datenaustausch mit Krankenhäusern, kann zeitnah reagiert werden KVB-HV Folie Nr. 19

20 Agenda 1. Allgemeines 2. Ausgangssituation 3. Ziele 4. Zukünftiges Verfahren KVB-HV Folie Nr. 20

21 4. Zukünftiges Verfahren Posteingänge bei der KVB (Statistik Jahr 2005) Zentrale Posteingangsstelle bei der Wuppertal Erstattungsanträge, Belege und ca Schreiben täglich, insgesamt ca Seiten KVB-HV Folie Nr. 21

22 4. Zukünftiges Verfahren zentrale Posteingangsbehandlung Vorsortierung der Post durch Deutsche Post AG in Groß- und Kleinbriefe Maschinelle Öffnung der Briefe Sortierung nach KVB-Erstattungsanträgen (Krankenund Pflegeversicherung) und allgemeinem Schriftverkehr KVB-Erstattungsanträge und zugehörige Belege werden zusammengelegt KVB-HV Folie Nr. 22

23 4. Zukünftiges Verfahren zentrale Posteingangsbehandlung KVB-Erstattungsanträge werden mit Eingangsstempel versehen Sämtliche bearbeitungsrelevanten Papiereingänge werden eingescannt Die in den Dokumenten enthaltenen für die Antragsbearbeitung wichtigen Daten, wie Mitgliedsnummer, Antragsdatum, Antragsart, werden ausgelesen und an das Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) übergeben KVB-HV Folie Nr. 23

24 4. Zukünftiges Verfahren zentrale Posteingangsbehandlung Dokumente, die nicht vollständig bzw. nicht sicher erkannt wurden, werden manuell nachbearbeitet Nachbearbeitung wird dezentral bei den en durchgeführt Elektronische Dokumente werden an die Bearbeiter verteilt KVB-HV Folie Nr. 24

25 4. Zukünftiges Verfahren zentrale Postausgangsbehandlung Erstattungsmitteilungen werden bei einer auf einer zentralen Druckerstraße oder bei einem externen Dienstleister ausgedruckt und versandt Einsparung bei Erstellungs- und Versandkosten Mitarbeiter benötigen keine Arbeitsplatzdrucker mehr Belege werden nicht mehr an das Mitglied zurückgesandt KVB-HV Folie Nr. 25

26 4. Zukünftiges Verfahren Zeitrahmen 4. Quartal 2006 fachliches Feinkonzept 1. und 2. Quartal 2007 Programmierung der Fachanwendung 3. Quartal 2007 Durchführung eines Pilotprojekts bei der Kassel 4. Quartal 2007 Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 1. Quartal 2008 Start des Verfahrens E-KVB- Erstattung bei der Wuppertal Danach im monatlichen Abstand Einführung bei den übrigen en KVB-HV Folie Nr. 26

27 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit KVB-HV Folie Nr. 27