Quick guide Login und Administration Supplier Management Portal

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1 Quick guide Login und Administration Supplier Management Portal Version: 1.1 Stand: Status: fertiggestellt Geheimhaltungsvermerk: keiner Impressum Herausgeber Deutsche Telekom AG Dreizehnmorgenweg Bonn

2 1. Vorwort Um Ihnen den Einstieg in das Supplier Management Portal (SMP) so einfach wie möglich zu gestalten, erhalten Sie in diesem Dokument grundsätzliche Informationen, mit denen Sie sich einen Überblick über die Arbeits- und Funktionsweisen (Login und Administration) des Supplier Management Portals verschaffen können. 2. Login in das Portal Öffnen Sie den Internetbrowser, welcher auf Ihrem PC-System vorhanden ist (Internet Explorer, Mozilla Firefox etc.). Geben Sie in der Adressleiste die Adresse ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Enter. Es öffnet sich das Supplier Management Portal: Abbildung 1: Startseite des Supplier Management Portals. Geben Sie anschließend auf der linken Seite im Bereich Anmeldung Ihre Benutzerkennung sowie Ihr Initialpasswort ein. Dieses wurde Ihnen nach der Registrierung oder Einladung bereits per zugesendet. Bei der Erstanmeldung werden Sie aufgefordert, Ihr Kennwort zu ändern. Im nächsten Schritt müssen Sie sich mit der zustimmungspflichtigen Datenschutzerkärung und gegebenenfalls auch mit den Nutzungsbedingungen (NB) des e-commerce vertraut machen. Falls Sie die allgemeinen Nutzungsbedingungen der Deutschen Telekom Gruppe für von ihr bereitgestellte elektronische Kommunikationsverfahren ablehnen, müssen Sie dafür eine Begründung eingeben. 1

3 Abbildung 2: Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen für das Supplier Management Portal. Nach diesem Schritt stehen Ihnen die Ihrer Rolle zugeordneten Funktionen zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass die Zustimmung zum Datenschutz zwingend notwendig für jeden Benutzer des Supplier Management Portal ist. Haben Sie Ihr Kennwort vergessen oder die mit dem Initialpasswort nicht erhalten, klicken Sie bitte auf den Button Anmeldedaten vergessen?. Dort können Sie unter Angabe Ihrer Benutzerkennung das Kennwort zurücksetzen. Sie erhalten ein neues Kennwort per zugeschickt. 3. Benutzeradministration In der Registerkarte Administration stehen Ihnen, abhängig der Ihrem zugeordneten Rolle, verschiedene Funktionen zur Verfügung: Anwenderdaten Benutzer anlegen Benutzer suchen Fragebogen Stammdaten Informationen 2

4 Abbildung 3: Registerkarte Administration Anwenderdaten Jeder des Supplier Management Portals hat die Möglichkeit, seine nutzerspezifischen Daten im Menü Anwenderdaten einzusehen und zu aktualisieren. Insbesondere können Sie hier im Bereich Generelle Benutzerinformationen Ihre Benutzerkennung ändern. Abbildung 4: Registerkarte Administration, Menü Anwenderdaten. Die folgende Tabelle zeigt Ihnen, welche Bedeutung die einzelnen Felder haben. Feld Beschreibung Änderbar Änderungsberechtigung Benutzer ID Die Benutzer ID wird beim Anlegen Nein - eines s durch das System vergeben. Benutzerkennung Der kann sich eine einfach zu merkende Benutzerkennung vergeben. Mit der Benutzerkennung und dem richtigen Passwort kann sich ein User am System anmelden. Kennwort Hier besteht die Möglichkeit, das Kennwort zu ändern. 3

5 Kennwort bestätigen Bestätigung des unter Kennwort angegebenen Passwortes. Anrede Angabe Ihrer Anrede. Vorname Angabe Ihres Vornamens. Nachname Angabe Ihres Nachnamens. Adresse Angabe Ihrer Adresse. Land Angabe des Landes, in dem sich Ihr Unternehmenssitz befindet. Sprache Lieferantennummer Rollen Kontaktinformationen Einstellungen Auswahl der Sprache, in der Ihnen das System angezeigt werden soll. Bei Auswahl einer Sprache, die nicht Deutsch entspricht, wird standardmäßig Englisch eingestellt. Die Lieferantenummer wird vom System vergeben und ist nicht änderbar. Ausschließlich der kann einem neue Rollen hinzufügen oder bestehende Rollen entfernen. Der User kann an dieser Stelle einsehen, welche Rollen ihm zugeordnet sind. Hier können die Kontaktinformationen des s angegeben werden. Diese Angaben sind vom System vorbelegt und können nicht geändert werden. Tabelle 1: Übersicht der im Menü Anwenderdaten auszufüllenden Felder Rollenerläuterung Nein - Im folgenden werden Ihnen alle verfügbaren Rollen aufgelistet und erläutert. Nein - Feld Z_FMW_SUS_ADMIN_SUPPLIER Z_FMW_SUS_BASICDATA_SUPPL_EDIT Z_FMW_SUS_BASICDATA_SUPPLIER Z_FMW_SUS_BIDDER Beschreibung Mit dieser Rolle bekommen Sie die Möglichkeit, neue Benutzer anzulegen, Benutzer zu suchen, Rollen zu vergeben, etc.. Mit dieser Rolle bekommen Sie die Möglichkeit, Lieferantenstammdaten zu bearbeiten. Mit dieser Rolle bekommen Sie die Möglichkeit, Lieferantenstammdaten anzuzeigen. Mit dieser Rolle bekommen Sie die Möglichkeit, auf Ausschreibungen und Live-Auktionen via Bidding Engine zuzugreifen. 4

6 Z_FMW_SUS_CONTRACT_OPERATOR Z_FMW_SUS_INVITED_SUPPLIER Z_FMW_SUS_INVITED_SUPPLIER_NO_LSA Z_FMW_SUS_INVOICE_COCKPIT Z_FMW_SUS_INVOICER Z_FMW_SUS_INVOICER_EXTERNAL Z_FMW_SUS_INVOICER_INTERNAL Z_FMW_SUS_LSA_SUPPLIER einen Klick auf die Registerkarte Bestellbelege die Kontrakte einzusehen. Mit dieser Rolle bekommen Sie die Möglichkeit, die Registrierung auf dem Supplier Management Portal durchzuführen. Dabei sollen Sie via Registrierkarte Unternehmensdaten den Fragebogen beantworten und freigeben sowie die Stammdaten ausfüllen. Mit dieser Rolle bekommen Sie die Möglichkeit, die Registrierung auf dem Supplier Management Portal durchzuführen. Es handelt sich in dem Fall um einen verkürzten Registrierungsprozess, in dem Sie nur Stammdaten ausfüllen und an die Deutschen Telekom über den Button Registrierung abschließen versenden sollen. einen Klick auf die Registerkarte Finanzbelege beim Punkt Zahlungsstatus alle Finanzbelege einzusehen. einen Klick auf die Registerkarte Finanzbelege Zugriff auf die Belege aus Gutschriftsverfahren zu bekommen. einen Klick auf die Registrierkarte Finanzbelege Zugriff auf die Funktion einvoicing zu bekommen. Nun haben Sie die Möglichkeit selbst Rechnungen zu generieren und an die Deutschen Telekom zu versenden, jedoch als abweichender Rechnungssteller bei einem anderen Lieferanten. einen Klick auf die Registrierkarte Finanzbelege, Zugriff auf die Funktion einvoicing zu bekommen. Nun haben Sie die Möglichkeit selbst Rechnungen zu generieren und an die Deutschen Telekom zu versenden. einen Klick auf die Registrierkarte Administration bzw. Unternehmensdaten, die LSA anzuzeigen bzw. zu bearbeiten. Z_FMW_SUS_ORDER_PROCESSOR einen Klick auf die Registerkarte Bestellbelege zum sogenannten Bestellcockpit zu gelangen. Z_FMW_SUS_SERVICE_AGENT Mit dieser Rolle bekommen Sie die Möglichkeit, 5

7 Z_FMW_SUS_ORDER_PROCESSOR_TPM Z_FMW_SUS_SERVICE_MANAGER Z_FMW_SUS_SERVICE_TPM Z_FMW_SUS_SERVICE_TPM_NO_SEND Z_SUS_EV_ADMINISTRATOR_AN Z_SUS_EV_ASSISTANT_AN Z_SUS_EV_CALCULATION_AN Z_SUS_EV_CLERK_AN Z_SUS_EV_DECIDER_AN Z_SUS_EV_SERVICE_AGENT_AN Z_SUS_EV_SUPERUSER Z_SUS_ONE_SOURCE Tabelle 2: Rollenerläuterung. Leistungen zu erfassen, zu bearbeiten und an die Deutschen Telekom zu versenden. Wenn Sie ein Third-Party-Management (TPM) Dienstleister sind, bekommen Sie mit dieser Rolle die Möglichkeit, über einen Klick auf die Registerkarte Bestellbelege zum sogenannten Bestellcockpit zu gelangen. Mit dieser Rolle bekommen Sie die Möglichkeit als TPM Dienstleister, über einen Klick auf die Registerkarte Bestellbelege Bestellungen zu disponieren. Mit dieser Rolle bekommen Sie die Möglichkeit als TPM Dienstleister, für alle zugeordneten Bestellungen die Leistungen zu erfassen und an die Deutschen Telekom abzusenden. Mit dieser Rolle bekommen Sie als TPM Dienstleister die Möglichkeit, die Leistungen zu erfassen und zu bearbeiten. Mit diesen Rollen bekommen Sie die Möglichkeit, speziell auf die Ausschreibungs- und Vergabeplattform der Deutschen Telekom evergabe zuzugreifen. Fragen bezüglich der Rollen werden von uns nicht unterstützt, sondern ausschließlich im hauseigenen Support der evergabe. Mit dieser Rolle bekommen Sie die Möglichkeit, auf die Web-basierte Anwendung der strategischen Online- Beschaffungsplattform OneSource zuzugreifen Benutzer anlegen Besitzen Sie die Rolle des s für Ihr Unternehmen, so können Sie weitere für das Portal anlegen. Dafür klicken Sie bitte auf das Menü Benutzer anlegen. 6

8 Abbildung 5: Registerkarte Administration, Menü Benutzer anlegen. Bitte füllen Sie alle Felder aus. Die Bedeutung der einzelnen Felder können Sie der Tabelle 1 entnehmen. Die mit einem * gekennzeichneten Felder stellen Pflichtfelder dar. In der Übersicht der Rollen werden Ihnen ausschließlich die Rollen angezeigt, die Ihnen durch die Deutsche Telekom AG zur Verfügung gestellt worden sind. Die Zuweisung von Rollen hat Einfluss auf den Zugang zu Drittsystemen wie beispielsweise evergabe oder OneSource. Sobald Sie beispielsweise einen neuen OneSource Benutzer anlegen, füllen Sie bitte, wie in der Abbildung 6: Anlegen eines neuen OneSource Benutzers. dargestellt wird, alle Pflichtfelder aus und markieren Sie die Rolle Z_SUS_ONE_SOURCE. 7

9 Abbildung 6: Anlegen eines neuen OneSource Benutzers. Um die Anlage des neuen s abzuschließen, klicken Sie bitte im unteren Bereich des Fensters auf die Schaltfläche Speichern. Mit dem Speichern der Userdaten erhält der neu angelegte unmittelbar eine E- Mail mit seiner Benutzerkennung und dem Initialpasswort. Das Initialpasswort ist durch den neuen User bei der ersten Anmeldung durch ein neues Passwort zu ändern Benutzer suchen Besitzen Sie die Rolle des s für Ihr Unternehmen, so können Sie die für Ihr Unternehmen angelegten des Portals suchen. Dafür klicken Sie bitte auf das Menü Benutzer suchen. Abbildung 7: Registerkarte Administration, Menü Benutzer suchen. Der schnellste Weg, einen existierenden zu finden, ist die Suche über die Benutzer-ID, die Benutzerkennung oder die Adresse. Um nach dem zu suchen, klicken Sie bitte auf den Button Suchen. Es werden Ihnen die vom System entsprechend Ihrer Angaben ermittelten User angezeigt. 8

10 3.5. Fragebogen Sofern Sie die Lieferantenselbstauskunft bereits ausgefüllt haben, können Sie diese hier einsehen. Eine Änderung der Daten ist nur dann möglich, falls Fragebögen Ihnen zur Überarbeitung wieder freigegeben werden oder ein oder mehrere Fragebögen abgelaufen sind und aktualisiert werden sollen. Sie erhalten eine entsprechende und werden angefordert, Ihre Angaben zu prüfen und ggf. Korrekturen daran vorzunehmen. Falls ein oder mehrere Ihrer Fragebögen abgelaufen sind, bekommen Sie bei der Anmeldung eine entsprechende Benachrichtigung. Bei der Betätigung der Schaltfläche Fragebogen jetzt aktualisieren werden Sie sofort zum Fragebogen weitergeleitet und können diesen aktualisieren. Wenn Sie den Fragebogen später aktualisieren möchten, klicken Sie bitte auf den Button Später erinnern. In diesem Fall können Sie im Supplier Management Portal weiter arbeiten. Abbildung 8: Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen für das Supplier Management Portal. Um die Korrektur der Fragebogendaten abzuschließen, geben Sie die aktualisierten Fragebögen über die Schaltfläche Fragebogenname freigeben frei Stammdaten Sofern Sie die Stammdaten zu Ihrem Unternehmen bereits ausgefüllt haben, können Sie diese hier einsehen bzw. bearbeiten. Eine Änderung der Stammdaten ist nur während der Präqualifikation möglich Informationen In diesem Bereich finden Sie Handlungsanweisungen zu den in der Registerkarte Administration durchzuführende Funktionen. 4. Fragen Für weitere Fragen im Umgang mit dem Supplier Management Portal steht Ihnen die Kundenbetreuung des Einkaufs gern zur Verfügung. Zum Einsehen der Kontaktdaten klicken Sie bitte auf 9