Office 365 Deutschland

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1 Gesamtmarktbetrachtung Office 365 Deutschland Office 365 aus der Microsoft Cloud Deutschland

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3 Inhaltsverzeichnis Vorwort... 4 Anforderungen der Unternehmen an Produktivitätssoftware... 5 Office 365 Deutschland... 7 Chancen... 7 Richtungslenker Cloud... 9 Wie Anwender von Office 365 profitieren Nutzen Vorteile Fazit Studiendesign und Stichprobe Weitere Informationen und Kontakt techconsult GmbH 3

4 Vorwort Mobile Technologien und digitale Prozesse eröffnen jedem Unternehmen große wirtschaftliche Potenziale. Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse führt verschiedene technologische IT-Errungenschaften zusammen und ist derzeit eine zentrale Aufgabe, mit der sich viele Unternehmen und Organisationen beschäftigen, um wettbewerbsfähig zu bleiben oder Vorsprünge im Wettbewerb zu erzielen. Seitens der IT-Anbieter stehen neue Technologien bereit, Prozesse flexibler, effektiver und sicherer zu gestalten. Nicht nur die private Wirtschaft, auch der öffentliche Sektor steht zunehmend unter enormem Kosten- und Innovationsdruck und muss seine Prozesse überdenken und optimieren. Im Kontext der Digitalisierung spielen Cloudlösungen eine zentrale Rolle. Was Produktivitätssoftware betrifft, so haben Unternehmen bereits seit einigen Jahren die Möglichkeit, diese Software als Services zu beziehen. 17 Prozent der deutschen Unternehmen sowie Einrichtungen aus dem Public Sector arbeiten derzeit mit Office 365 von Microsoft. Zu den größten Barrieren gehörten bisher Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit und des Datenschutzes, vor allem herrscht Unsicherheit in Bezug auf die Datenspeicherung und -verarbeitung außerhalb Deutschlands. Ab dem ersten Quartal 2017 werden Unternehmen die Wahl zwischen einem Office 365 aus der europäischen Cloud oder einem Office 365 aus der deutschen Cloud haben. Damit bedient Microsoft den Wunsch vieler nach einem Rechenzentrumsangebot mit Sitz in Deutschland. Office 365 Deutschland richtet sich an alle Größenklassen, vom kleinen Unternehmen bis zum Enterprise-Segment. Seitens der Branchen stehen vor allem Unternehmen und Organisationen im Fokus, deren Daten besonders sensibel sind und einem strengen Schutz unterliegen wie dem öffentlichen Sektor, der Finanzwirtschaft und dem Gesundheitswesen. Ziel dieser Studie ist es herauszufinden, welchen Stellenwert Office 365 Deutschland am Markt haben wird und welchen Einfluss es auf das Entscheidungsverhalten der Unternehmen und Einrichtungen hat. Werden auch Unternehmen sowie Einrichtungen aus dem öffentlichen Bereich erreicht, die bisher gegen die Cloud- Nutzung waren? Die Studie liefert Kernaussagen zum aktuellen Einsatz von Produktivitäts-Cloud-Services, zeigt das künftige Potenzial für Office 365 Deutschland und identifiziert die Hinderungsgründe, die trotz deutscher Cloud immer noch gegen eine Nutzung von Cloud-Services sprechen techconsult GmbH 4

5 Der vorliegende Studienbericht bezieht sich auf den Gesamtmarkt Deutschland. In vier separaten Einzelstudien werden der öffentliche Sektor, das Gesundheitswesen, die Finanzwirtschaft sowie der Bereich Erziehung und Bildung gesondert betrachtet. Anforderungen der Unternehmen an Produktivitätssoftware Die heutige Büro-Arbeitswelt befindet sich in einem grundlegenden Wandel. Informationen und die Fähigkeit, sie zu verarbeiten, haben sich zum zentralen Faktor der Wertschöpfung entwickelt. Büroarbeit ist Wissensarbeit geworden, bei der Informationen erstellt, bewertet und weiterverarbeitet werden. Dies erfordert flexibles Denken und Handeln sowie schnelle und intelligente Abläufe und Automatismen. Voraussetzungen für die neuen Arbeitsabläufe sind Vernetzung, Digitalisierung der Prozesse und Mobilität, die durch Informationstechnologie ermöglicht werden. Immer mehr Unternehmen und Einrichtungen gehen zu einer dezentralen Arbeitsweise über, die sich nicht an der Präsenz eines Mitarbeiters, sondern am Arbeitsergebnis orientiert. Starre Grenzen von Arbeitszeiten und Arbeitsorten lösen sich im Büroalltag immer mehr auf. Büro-Arbeitsplätze wandern aus dem Unternehmensstandort heraus. Produktivitätslösungen aus der Cloud machen es möglich, dass Angestellte von unterwegs, an anderen Standorten, auf Reisen in öffentlichen Verkehrsmitteln oder im Homeoffice genauso gut arbeiten können wie an ihrem unternehmensinternen Arbeitsplatz. Sowohl Relevanz als auch die geschäftliche Notwendigkeit von Mobilität werden von den Unternehmen gesehen. Für 65 Prozent der Unternehmen ist eine mobile Nutzung von Büroanwendungen wichtig techconsult GmbH 5

6 Prozent der Unternehmen müssen mobil auf Daten und Informationen zugreifen können. Moderne Informations- und Kommunikationstechnologien vernetzen Teams rund um die Uhr. Drei Viertel der Unternehmen benötigen Teamfunktionen für gemeinsame Aktivitäten und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten. Weiteren 62 Prozent sind Funktionen für die Planung, Koordinierung und Durchführung von Konferenzen oder Meetings wichtig. Unumgänglich ist das Thema Sicherheit, das vor allen Funktionen steht: Nahezu jedes Unternehmen sieht den Schutz der Daten und Dokumente vor unbefugtem Zugriff, unbeabsichtigter Bearbeitung oder Löschung (95 Prozent) sowie vor unbefugter oder versehentlicher Weitergabe (93 Prozent) als essentiell an. Die Bedeutung von Chatfunktionen und sozialen Netzwerken im Unternehmen für den Austausch von Informationen nimmt mit der Größe des Unternehmens zu. Je mehr Mitarbeiter im Unternehmen arbeiten, umso wichtiger werden diese Funktionen techconsult GmbH 6

7 Office 365 Deutschland Chancen Trotz vieler Vorteile zögerte bisher ein Großteil der Unternehmen und Organisationen aufgrund von Sicherheitsbedenken, Daten in der Cloud zu speichern. Unsicherheit darüber, wo in Europa die Daten letztendlich vorgehalten werden und damit verbundene Datenschutzbedenken veranlassten Unternehmen bisher, ihre Daten selbst im eigenen Rechenzentrum zu halten. Seit Januar 2017 unterstützt Microsoft Unternehmen und Einrichtungen dabei die Anforderungen der Kunden nach Datenschutzes und Compliance mit Office 365 Deutschland zu erfüllen. Kundendaten werden bei diesem Angebot ausschließlich in Deutschland gespeichert. Die Kontrolle und Entscheidungsgewalt über die Daten obliegt ausschließlich den Kunden selbst. T-Systems als Datentreuhänder der Rechenzentren agiert dabei unter deutschem Recht. Die Ergebnisse der Studie zeigen, dass Office 365 Deutschland bei Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen auf Interesse stößt und eine interessante Alternative zur bisherigen Nutzung von in Unternehmen installierten Lösungen sein kann. Es ist davon auszugehen, dass dieses Angebot das Vertrauen in die Datensicherheit und in die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen stärkt und Unternehmen und Organisationen von den Vorteilen von Produktivitätssoftware aus der Cloud überzeugen kann. Zwei Drittel der Befragten haben sich bereits über das neue Microsoft Angebot informiert bzw. haben davon gehört: 14 Prozent haben sich schon sehr intensiv mit diesem Angebot befasst. Überdurchschnittlich hoch ist der Anteil im öffentlichen Sektor (20 Prozent) und in der Industrie (17 Prozent). 24 Prozent aller Unternehmen fühlen sich umfassend informiert und 28 Prozent haben sich damit auseinandergesetzt, was es bedeutet, wenn die Daten unter deutscher Datentreuhänderschaft liegen. Dabei zeigt sich, dass Führungskräfte und IT-Verantwortliche größerer Unternehmen informierter sind als in kleinen Unternehmen und Organisationen, die sich 2017 techconsult GmbH 7

8 vergleichsweise weniger damit befasst haben oder noch gar nichts davon gehört haben (53 Prozent) techconsult GmbH 8

9 Richtungslenker Cloud Der Sitz des Rechenzentrums in Deutschland unter deutscher Datentreuhänderschaft stärkt das Vertrauen der Unternehmen in Clouddienste. Sie erwarten, dass eine deutsche Organisation verantwortungsvoll mit dem Datenschutz umgehen wird. Dies belegen unter anderem auch folgende Aussagen der Befragten: Nach Unternehmensgrößen differenziert sind es vor allem die Unternehmen des Mittelstandes mit 25 bis 499 PC-Arbeitsplätzen, die sehr interessiert an Office 365 Deutschland sind. Mit Blick auf die Branchen heben sich das Gesundheitswesen und die Industrie stark vom Durchschnitt ab: Knapp die Hälfte dieser Unternehmen und Einrichtungen ist der Meinung, dieses Angebot könnte die Entscheidung treiben, eine Bürosoftware aus der Cloud einzusetzen. 11 Prozent der Unternehmen haben sich bereits konkret mit dem Einsatz von Office 365 Deutschland befasst. Ein Großteil derjenigen, will die Entscheidung nicht auf die lange Bank schieben. Für sie wäre eine Bereitstellung im Jahr 2017 denkbar. Weitere 33 Prozent können sich die Nutzung dieses Service vorstellen, haben aber noch keine konkreten Vorstellungen und Planungen, wann das genau sein wird techconsult GmbH 9

10 Natürlich gibt es für einige Unternehmen noch immer Barrieren. Zum einen halten sich bei diesen nach wie vor hartnäckig Zweifel an der Datensicherheit. Aufgrund der aktuellen Gesetzeslage ziehen diese Unternehmen es vor, ihre Daten ausschließlich im eigenen Haus oder eigenen Rechenzentrum vorzuhalten. Zum anderen scheint auch das Abonnementmodell mit einer monatlichen Miete für sie unattraktiv. Wie Anwender von Office 365 profitieren Nutzen Derzeit nutzen 17 Prozent der befragten Unternehmen Office 365. Nach Unternehmensgrößen differenziert, sind es vor allem mittelständische Unternehmen und Organisationen, die bereits mit Produktivitätssoftware aus der Cloud arbeiten. Was die Branchen betrifft, so weist Office 365 vor allem im Handel und der Industrie überdurchschnittliche Einsatzgrade auf. Das Schlusslicht bilden die öffentlichen Verwaltungen, bei denen bisher nur vergleichsweise selten Office 365 eingesetzt wird (8 Prozent). Unternehmen und Einrichtungen, die die Services und Funktionen ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen, gaben an, dass sie zum einen 2017 techconsult GmbH 10

11 den Administrationsaufwand gegenüber einer herkömmlichen im Unternehmen installierten Lösung um 27 Prozent reduzieren konnten. Zum anderen konnten sie durchschnittlich 24 Prozent an Kosten einsparen. Gleichzeitig ließen sich Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter aufgrund neuer Funktionen und Dienste um ca. 25 Prozent steigern. Office 365 bietet eine Vielzahl von Funktionen, die das Arbeiten im Büro qualitativ verbessern und effizienter machen, wie die Ergebnisse im Abschnitt zuvor zeigen. Die Bekanntheit der Funktionen geht in Unternehmen und Einrichtungen, deren Mitarbeiter mit Office 365 arbeiten weit über die üblichen und meist genutzten Anwendungen, wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook, hinaus. Wer Office 365 nutzt, hat sich häufig auch über das gesamte Spektrum an Anwendungen und Möglichkeiten informiert. Natürlich wird der Nutzen in Abhängigkeit der jeweiligen Arbeitsaufgaben bewertet, doch die Ergebnisse zeigen, dass es viele Funktionen gibt, die als hilfreich und nützlich angesehen werden techconsult GmbH 11

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13 Vorteile Unternehmen agieren heute in einem globalen, wettbewerbsintensiven Wirtschaftsumfeld und müssen in der Lage sein, ihre Geschäftsprozesse jederzeit dynamisch und flexibel anzupassen. Cloud-Lösungen ermöglichen flexible Geschäftsabläufe durch kurzfristige Implementierungen und skalierbare Lösungen. Ebenso spielen Mobilität und die sich daraus ergebende Flexibilität eine große Rolle und werden von den Unternehmen geschätzt. Ein Drittel der befragten Unternehmen und Organisationen sieht im Microsoft Angebot eine Möglichkeit, Daten sicher (35 Prozent) unter Einhaltung von Datenschutzbestimmungen (30 Prozent) in der Cloud zu lagern. Weitere Vorzüge werden im geringen Administrationsaufwand und in der immer aktuell zur Verfügung stehenden Version gesehen. Für 25 Prozent ist eine Mehrfachinstallation mit nur einer Office-Lizenz vorteilhaft. Fazit Die Studienergebnisse zeigen, dass Office 365 Deutschland bei Unternehmen die Türen für Cloud-Angebote öffnen kann. Mit dem neuen Angebot von Microsoft steigt die Wahrscheinlichkeit für die Entscheidung, Produktivitätssoftware aus der 2017 techconsult GmbH 13

14 Cloud zu beziehen. Das derzeitige Potenzial dafür liegt bei ungefähr einem Drittel der Unternehmen. Noch sind nicht alle Fragen geklärt und es gibt Informationsbedarf unter potentiellen Anwendern: Dies betrifft den Service ganz allgemein, konkrete Fragen zum Mehrwert ebenso Informationsdefizite bezüglich bestimmter Funktionen, die noch verhältnismäßig wenig genutzt werden. Andererseits halten sich bei einem Teil der Befragten noch massive Sicherheitsbedenken gegenüber der Cloud, die es zu entkräften gilt. Hier ist es Aufgabe von Microsoft und der Partner, ganz gezielt Entscheider abzuholen und konkret Marketing und Öffentlichkeitsarbeit zu betreiben, um den Informationsbedarf zu decken, die bestehenden Bedenken und Zweifel auszuräumen und Vertrauen kontinuierlich weiter aufzubauen. Eine entscheidende Rolle spielt der Beschaffungsprozess: Wer entscheidet im Unternehmen und wer kann die Entscheidung beeinflussen und Treiber sein? Es ist daher wichtig, die Ansprache innerhalb der Unternehmen an die richtigen Personen zu richten: 53 Prozent der Befragten gaben an, dass die Geschäftsführung zu überzeugen sei, 45 Prozent sind der Meinung, die Impulsgeber seien die Fachabteilungen und diese müssten überzeugt werden. Es ist davon auszugehen, dass die Schere zwischen Vorreitern und Skeptikern kleiner werden wird, sobald Office 365 Deutschland zum Einsatz gekommen ist und sich erste Erfolge manifestiert haben. Studiendesign und Stichprobe Die Studie zu Office 365 Deutschland wurde von der techconsult GmbH im Auftrag von Microsoft Deutschland konzipiert und durchgeführt. Im Dezember 2016 wurden 601 Unternehmen zum Einsatz von Produktivitätssoftware und dem Einfluss der Microsoft Cloud Deutschland befragt. Die Befragung erfolgte über einen Online-Fragebogen. Die Stichprobe umfasste alle Branchen und Größenklassen. Ansprechpartner waren in erster Linie Führungskräfte aus dem Management und der Verwaltung sowie IT-Leiter und IT-Verantwortliche. Die Studienteilnehmer beantworteten Fragen unter anderem zu den Themen Einsatz von Produktivitätssoftware, Bekanntheit und Nutzung verschiedener Office-Dienste/-Funktionen, Einfluss des Rechenzentrumstandorts Deutschland, Vorteile von und Bedenken gegenüber der Nutzung von Cloud Services techconsult GmbH 14

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16 Weitere Informationen und Kontakt Über die techconsult GmbH Als Research und Analystenhaus ist techconsult seit 25 Jahren der Partner für Anbieter und Nachfrager digitaler Technologien und Services. Analysen auf der Anwenderseite erlauben einen Einblick in die Problemfelder und Zukunftsvisionen der Unternehmen. Für ein realitätsnahes Bild sorgen dafür über Interviews pro Jahr mit Business- und IT-Entscheidern. In Verbindung mit dem permanenten Screening von Produkten und Serviceleistungen der Anbieter erfolgt die erfolgsorientierte Strategie- und Umsetzungsberatung. Auf digitalen Plattformen stellt techconsult Business- und IT-Entscheidern seit vielen Jahren themenspezifische Assessment-Tools zur Problemfeld- und Positionierungsanalyse zur Verfügung. Die techconsult GmbH wird vom geschäftsführenden Gesellschafter und Gründer Peter Burghardt am Standort Kassel mit einer Niederlassung in München geleitet und ist Teil der Heise Gruppe. Verena Bunk Senior Analyst techconsult GmbH The IT Market Analysts Baunsbergstr. 37 D Kassel Tel: Fax: Internet: Weitere Informationen für Journalisten und PR: Nancy Weddig Public Relations Tel.: Fax: techconsult GmbH 16