Office 365 Deutschland

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1 Branchenbericht: Public Sektor Office 365 Deutschland Office 365 aus der Microsoft Cloud Deutschland

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3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 3 Vorwort... 4 Anforderungen im Public Sektor... 5 Verwaltungsmodernisierung durch effektive Bürosoftware... 6 Office 365 Deutschland... 8 Richtungslenker Cloud... 9 Vorteile von Office Fazit Studiendesign und Stichprobe Weitere Informationen und Kontakt techconsult GmbH 3

4 Vorwort Mobile Technologien und digitale Prozesse sind auch für Bund, Länder und Kommunen eine wichtige Voraussetzung für effektive und produktive Prozesse in Zeiten immer knapper werdender Kassen. Öffentliche Verwaltungen sehen sich zunehmend mit Herausforderungen konfrontiert, die über den herkömmlichen Behördenalltag hinausgehen: jüngste Beispiele sind die Bewältigung der Flüchtlingsproblematik und die zunehmende Terrorgefahr. Weitere Faktoren sind Kostendruck, Effizienzforderungen, der demographische Wandel, die Veränderung von rechtlichen und politischen Rahmenbedingungen, sowie die Forderung nach Nachhaltigkeit. Technologien und Ansätze wie Cloud Services, Open Government und Open Data können die Kommunikations-, Informations- und Betriebsabläufe hin zu vernetzten interaktiven Verwaltungen wandeln. Hinzu kommt, dass sich auch öffentliche Verwaltungen in ihrer Arbeitswelt attraktiver zeigen müssen. Möglichkeiten wie mobile Endgeräte, flexibles Arbeiten und Business Apps sind wichtige Kriterien, die für die Generation Y bei der Arbeitgeber-Wahl von großer Bedeutung sind. Im Kontext der Digitalisierung spielen Cloudlösungen eine zentrale Rolle. Von techconsult bisher durchgeführte Studien haben gezeigt, dass sich öffentliche Verwaltungen schwertun, einen Zugang zu Cloudlösungen zu finden. Sicherheitsbedenken und strenge Datenschutzbedingungen sind wesentliche Barrieren. Derzeit arbeiten nur 8 Prozent der öffentlichen Verwaltungen und Einrichtungen mit Office 365 von Microsoft. Im Branchenvergleich stehen sie damit ganz hinten an, der durchschnittliche Einsatzgrad liegt bei 17 Prozent. Seit Januar 2017 steht Office 365 Deutschland sprich Office 365 aus der Microsoft Cloud Deutschland zur Verfügung. Der hier zu diesem Thema vorliegende Branchenbericht analysiert die Bedeutung von Produktivitätssoftware aus der deutschen Cloud im Public Sektor. Die Studie zeigt das künftige Potential für Office 365 Deutschland und identifiziert Gründe, die trotz Cloud Deutschland immer noch gegen eine Nutzung der Cloud sprechen techconsult GmbH 4

5 Anforderungen im Public Sektor Teamarbeit Der Arbeitsalltag von Verwaltungsangestellten ist maßgeblich durch das Erarbeiten von Dokumenten und Bearbeiten von Dateien und Formularen geprägt. Dies hat zur Folge, dass Dokumente häufig von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden und auch weitergereicht werden müssen. Nicht nur in projektgeprägten Unternehmen ist Teamarbeit ein Schlüssel zum Erfolg, auch in öffentlichen Verwaltungen ist teamorientiertes Arbeiten eine feste Größe geworden, die Arbeitseffizienz, Leistungsorientierung, Bürgernähe und Serviceorientierung nachhaltig im Rahmen von kontinuierlicher Qualitätssteigerung optimiert. Für 86 Prozent der befragten Verwaltungen spielt Teamarbeit eine große Rolle. Vier von fünf Befragten gaben an, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten und häufig weiterzureichen. Sicherheit Was den Umgang mit den Daten betrifft, so gehört der öffentliche Sektor mit zu den Branchen, deren Daten höchste Sicherheitsstandards erfordern (96 Prozent) und wo sensible und personenbezogene Daten anfallen, die strengsten Richtlinien unterliegen, was die Daten-Aufbewahrungspflicht und den Datenschutz betreffen (83 Prozent) techconsult GmbH 5

6 Häufig werden Dateien mit hochsensiblen Daten versendet (79 Prozent), daher müssen -Versand und Datenübermittlung verschlüsselt erfolgen (83 Prozent). Verwaltungsmodernisierung durch effektive Bürosoftware Neue IT-Technologien bieten Chancen für effiziente und effektive Geschäftsprozesse in der Verwaltungslandschaft. Die umfassende IT-Unterstützung der Verwaltungsangestellten erfolgt durch die Ausstattung der Mitarbeiter mit mobilen und modernen multimedialen Geräten und effektiver Büroanwendungen. Sie schaffen neue Möglichkeiten der Kooperation und Teamarbeit sowie der verwaltungsinternen und verwaltungsübergreifenden Kommunikation. Für 84 Prozent der befragten Verwaltungen sind Teamfunktionen für gemeinsame Aktivitäten und Arbeiten an Dokumenten wichtig. Durch die verwaltungsübergreifende Vernetzung entstehen neue Strukturen und Kommunikationsformen, die Abläufe vereinfachen techconsult GmbH 6

7 Die Zunahme von Online-Diensten führt zu einer exponentiell wachsenden Generierung, Speicherung und Verarbeitung von vertraulichen Daten. Zugleich steigen mit der Nutzung mobiler und moderner Technologien auch die Bedrohungen und das Risiko von Cyberangriffen. Daher steht an erster Stelle die Sicherheit. Lücken in der Umsetzung des Datenschutzes bei öffentlichen Verwaltung sind undenkbar. Nahezu jede Verwaltung fordert den Schutz der Daten und Dokumente vor unbefugtem Zugriff oder unbeabsichtigter Bearbeitung oder Löschung (96 Prozent) und ebenso viele vor unbefugter oder versehentlicher Weitergabe. Bürgerinnen und Bürger erwarten gerade hier einen sorgsamen Umgang mit sensiblen und personenbezogenen Daten und ein Höchstmaß an Datenschutz. Die Nutzung von neuen Tools für Zusammenarbeit und Kommunikation und vor allem auch der Ausbau der Online-Behördendienste zeigen, wie sich der öffentliche Sektor, vor allem Kommunal- und Landesverwaltungen, verändern. Für Bürger und Unternehmen geht es dabei um einen schnellen und problemlosen Zugang zu öffentlichen Diensten. 43 Prozent der Befragten würden eine stärkere Einbindung 2017 techconsult GmbH 7

8 von Chatfunktionen begrüßen. Die Nutzung neuer Plattformen wie sozialer Netzwerke zum Informationsaustausch sind ebenfalls ein wichtiger Aspekt und für 55 Prozent der Verwaltungen sehr wichtig. Office 365 Deutschland Mit Office 365 Deutschland möchte Microsoft die Anforderungen der öffentlichen Verwaltungen bedienen, die ein Höchstmaß an Datensicherheit unter Einhaltung des Datenschutzes fordern. Durch die Speicherung der Daten in einem deutschen Rechenzentrum unter der Datentreuhänderschaft von T-Systems wird dies gewährleistet. Ein Großteil der öffentlichen Verwaltungen zeigt sich interessiert: 20 Prozent der öffentlichen Verwaltungen haben sich bereits intensiv mit Office 365 Deutschland beschäftigt. Im Branchenvergleich liegt dieser Anteil sechs Prozentpunkte über dem Durchschnitt aller Befragten. 24 Prozent der Verwaltungen fühlen sich über das Angebot umfassend informiert und 28 Prozent wissen, was es bedeutet, wenn die Daten unter deutscher Datentreuhänderschaft liegen. 16 Prozent der öffentlichen Verwaltungen haben aktuell Informationsbedarf und noch offene Fragen. Diese beziehen sich vor allem auf den Datenschutz, die Datensicherheit und die anfallenden Kosten techconsult GmbH 8

9 Richtungslenker Cloud Ein knappes Drittel der öffentlichen Verwaltungen ist der Meinung, dass Office 365 Deutschland Einfluss auf die Entscheidung hat, in die Cloud zu gehen und dass das Microsoft Angebot als Treiber fungiert. Damit liegen die öffentlichen Verwaltungen im Vergleich zu anderen Branchen etwas unter dem Durchschnitt techconsult GmbH 9

10 Dennoch vertrauen deutlich mehr Verwaltungen und Organisationen der Gewährleistung der Datensicherheit und der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen als noch vor vielen Monaten zuvor. Hinzu kommen Chancen, wie die Verbesserung der Effektivität und Produktivität. Ein Auszug aus dem Meinungsbild unterstreicht dies: Jede 10. Verwaltung hat sich bereits konkret mit Planungen für die Nutzung des von Office 365 Deutschland befasst. Beabsichtigt wird der Bezug des Service überwiegend im zweiten Halbjahr Weitere 35 Prozent der befragten öffentlichen Verwaltungen können sich die Nutzung dieses Angebotes vorstellen, haben aber noch keinen konkreten Vorstellungen und Planungen techconsult GmbH 10

11 Vorteile von Office 365 Auch öffentliche Verwaltungen müssen heute in der Lage sein, ihre Geschäftsprozesse jederzeit dynamisch und flexibel anzupassen. Cloud-Lösungen ermöglichen flexible Geschäftsabläufe durch kurzfristige Implementierungen und skalierbare Lösungen. Ebenso spielen Mobilität und die sich daraus ergebende Flexibilität eine große Rolle und werden von den Unternehmen geschätzt. Jede vierte öffentliche Verwaltung hat erkannt, dass die Daten in der Cloud, gegenüber einer selbst verwalteten Lösung, sicherer aufbewahrt werden. Öffentliche Verwaltungen schätzen außerdem an Office 365 gegenüber einer selbst verwalteten Lösung vor allem die Verfügbarkeit der immer aktuellsten Version (31 Prozent), die Möglichkeit mobiler Zugriffe (29 Prozent) und den geringen Administrationsaufwand (28 Prozent) techconsult GmbH 11

12 Fazit Digitalisierungsmaßnahmen erhöhen die Wettbewerbsfähigkeit und sind Voraussetzung für ein effizientes und wirtschaftliches Arbeiten. Auch öffentliche Verwaltungen verlangen nach mobilen und flexiblen Arbeitsplätzen. Das derzeitige Potential für Office 365 Deutschland liegt bei 45 Prozent der öffentlichen Verwaltungen. Nach der bisherigen Zurückhaltung im öffentlichen Sektor gegenüber Cloudlösungen ist das ein sehr positives Ergebnis und zeigt das Interesse an innovativen und flexiblen Lösungen. Jede vierte Verwaltung ist von der Datensicherheit und dem Datenschutz überzeugt. Andere haben jedoch noch massive Sicherheitsbedenken gegenüber der Cloud. Hier sind die öffentlichen Verwaltungen selbst gefordert, Transparenz zu schaffen und Widersprüche aufzulösen. Wichtig ist ein intensiver Austausch zwischen interessierten Verwaltungen und dem Anbieter. Dabei sollte insbesondere die Auseinandersetzung mit den Punkten im Fokus stehen, die den Nutzen einer Produktivitätssoftware aus der Cloud derzeit noch hemmen. Eine Besonderheit des öffentlichen Sektors sind die infrastrukturellen Voraussetzungen für Office 365 Deutschland, die bei einem überdurchschnittlich hohen Anteil (30 Prozent) noch nicht gegeben sind. Sobald die infrastrukturellen Voraussetzungen innerhalb der Verwaltungen und Organisationen gegeben sind und sich erste Erfolge zum Einsatz von Office 365 Deutschland manifestiert haben, wird die Zahl der Skeptiker innerhalb der öffentlichen Verwaltungen noch deutlich schrumpfen. Studiendesign und Stichprobe Die Studie Office 365 Deutschland wurde von der techconsult GmbH im Auftrag von Microsoft Deutschland konzipiert und durchgeführt. Im Dezember 2016 wurden insgesamt 601 Unternehmen, davon 80 Verwaltungen und Einrichtungen aus dem öffentlichen Sektor, zum Einsatz von Produktivitätssoftware und der Rolle von Office 365 Deutschland befragt techconsult GmbH 12

13 Die Stichprobe verteilt sich über alle Branchen und Größenklassen. Ansprechpartner waren in erster Linie Führungskräfte aus dem Management und der Verwaltung sowie IT-Leiter und IT-Verantwortliche. Die Befragung erfolgte über einen Online-Fragebogen. Die Studienteilnehmer beantworteten Fragen unter anderem zu den Themen Kriterien beim Einsatz von Produktivitätssoftware, Bekanntheit und Nutzung verschiedener Office Dienste, Einfluss von Office 365 Deutschland, Vorteile und Hinderungsgründe für die Nutzung von Cloud Services techconsult GmbH 13

14 Weitere Informationen und Kontakt Über die techconsult GmbH Als Research und Analystenhaus ist techconsult seit 25 Jahren der Partner für Anbieter und Nachfrager digitaler Technologien und Services. Analysen auf der Anwenderseite erlauben einen Einblick in die Problemfelder und Zukunftsvisionen der Unternehmen. Für ein realitätsnahes Bild sorgen dafür über Interviews/Jahr mit Business- und IT-Entscheidern. In Verbindung mit dem permanenten Screening von Produkten und Serviceleistungen der Anbieter erfolgt die erfolgsorientierte Strategie- und Umsetzungsberatung. Auf digitalen Plattformen stellt techconsult Business- und IT-Entscheidern seit vielen Jahren themenspezifische Assessment-Tools zur Problemfeld- und Positionierungsanalyse zur Verfügung. Die techconsult GmbH wird vom geschäftsführenden Gesellschafter und Gründer Peter Burghardt am Standort Kassel mit einer Niederlassung in München geleitet und ist Teil der Heise Gruppe. Verena Bunk Senior Analyst techconsult GmbH The IT Market Analysts Baunsbergstr. 37 D Kassel Tel: Fax: Internet: Weitere Informationen für Journalisten und PR: Nancy Weddig Public Relations Tel.: Fax: techconsult GmbH 14