Anforderungen an Projektziele über SMART hinaus Ziele in Changeprojekten. Prof. Dr. Andreas Aulinger Ziele und Zielformulierungen 1

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1 Steinbeis-Hochschule Berlin Institut für Organisations-Management Handout zu den Videos Anforderungen an Projektziele über SMART hinaus Ziele in Changeprojekten Prof. Dr. Andreas Aulinger Prof. Dr. Andreas Aulinger Ziele und Zielformulierungen 1 Was ist ein Ziel? Ein Ziel ist die Beschreibung eines Zustands in der Zukunft, der als erstrebenswert gilt! Prof. Dr. Andreas Aulinger Ziele und Zielformulierungen 2

2 Was sagt SMART (alles)? S pezifisch oder Strukturiert, Schriftlich? M essbar A nspruchsvoll oder Aktiv beeinflussbar, Attraktiv, Achievable? R ealistisch oder Relevant? T erminiert Prof. Dr. Andreas Aulinger Ziele und Zielformulierungen 3 Wie sollen Ziele (über SMART hinaus) formuliert sein? Positiv Was soll konkret in der Zukunft sein? Nicht: Was soll in der Zukunft nicht mehr sein? Output orientiert Noch einmal: Was soll konkret in der Zukunft sein? Nicht: Was stecke ich rein? (das sind Rahmenbedingungen, aber keine eigenen Ziele) Lösungsfrei Der Weg zum Ziel gehört daher nicht in der eigentlichen Zielformulierung Und vor allem: Ziele sollten als ganze Sätze formuliert sein, die die Zukunft gewissermaßen vorwegnehmen. Zum Beispiel: Am xx verfügen wir über ein EDV-System, das es uns erlaubt, von jedem Büroarbeitsplatz innerhalb von 3 Sekunden auf alle Daten aller Bestandskunden zuzugreifen. Prof. Dr. Andreas Aulinger Ziele und Zielformulierungen 4

3 Projektziele In Projekten gibt es neben dem Leistungs-Ziel (das nicht immer leicht messbar zu machen ist) und dem Zeit-Ziel immer auch ein drittes Ziel, nämlich das Ressourcenziel. 1. Leistungs-Ziel: Welcher Zustand soll mit dem Projekt erreicht werden? 2. Zeit-Ziel: Wann soll dieser Zustand erreicht sein 3. Ressourcen-Ziel: Was darf es kosten, diesen Zustand zu erreichen? In der Zielformulierung muss das nicht alles in einem Satz stehen. Oft werden separate Sätze formuliert für - Zeit-Ziel und Leistungsziel: Am xx haben wir - Messkriterien für das Leistungs-Ziel : Das Ziel gilt als erreicht, wenn - Ressourcen-Ziel: Insgesamt steht dem Projekt ein Budget von für die Zielerreichung zur Verfügung Prof. Dr. Andreas Aulinger Ziele und Zielformulierungen 5 Ziel-Hierarchie in Changeprojekten Wo auf der Zielhierarchie platziert man sein Projektziel in einem Changeprojekt? Was entspricht am besten der Projektauslöser und der Projektidee? Gesamtziel Bereichsziel Werkzeugziel (pauschal) Werkzeugziel (spezifisch für ein bestimmtes Produkt) Gesamtziele des Unternehmens? => Am sind wir Marktführer in Deutschland für die Vermietung von Baukränen! => Am liegt unsere Gesamtkapitalrendite bei über 9%! Abgeleitete Bereichsziele? => Am liegt die Fehlerquote in unserer Auftragsbearbeitung bei unter 0,03% und die durchschnittliche Durchlaufzeit für eine Auftragsbearbeitung bei 1 Tag! => Am werden alle Prozesse in der Auftragsbearbeitung mit vollständiger Unterstützung des Dokumentenmanagementsystems abgewickelt! Abgeleitete pauschale Werkzeugziele? => Am haben wir ein Dokumentenmanagementsystem in der Auftragsbearbeitung eingeführt, das es uns erlaubt, von jedem Arbeitsplatz der Auftragsbearbeitung innerhalb von 15 Sekunden auf alle Verträge aller Bestandskunden zuzugreifen! Abgeleitete spezifische Werkzeugziele (für ein vorbestimmtes Produkt)? => Am haben wir SAP in der Auftragsbearbeitung eingeführt. Prof. Dr. Andreas Aulinger Ziele und Zielformulierungen 6

4 Zeitbedarf für Werkzeugziele oft geringer als für Bereichsziele Mit der Zielhierarchie eng verbunden ist die Frage: Wo soll das Projektziel zeitlich liegen? Start Werkzeug-Leistungsziel Bereichs-Leistungsziel => Am haben wir ein Dokumentenmanagementsystem in der Auftragsbearbeitung eingeführt,! => Am liegt die Fehlerquote in unserer Auftragsbearbeitung bei unter 0,03%! Prof. Dr. Andreas Aulinger Ziele und Zielformulierungen 7 Messkriterien für Ziele in Changeprojekten Zu guter Letzt ist zu klären: Welche Messkriterien eignen sich für Projektziele, in denen es um organisatorischen Wandel geht (neue Kompetenzen, veränderte Kulturen etc.)? Ideal: gemessene Output-Kriterien => Gemessene Führungskompetenz => Gemessene Qualität => Gemessene Anwenderzahlen => Gemessene Produktivität => Nur Notlösung (falls Output-Kriterien zu unsinnigem Messaufwand führen würden): Gemessene Input-Kriterien => Gemessene Zahl der Teilnehmern an einem Qualifizierungsprogramm (wenn das Ziel eine bessere Qualifizierung ist) => Gemessene Anzahl durchgeführter Koordinationsmeetings (wenn das Ziel eine bessere Koordination ist) Prof. Dr. Andreas Aulinger Ziele und Zielformulierungen 8

5 Beispiel Bereichsziel Übergeordnetes Ziel oder Vision: Bis 2015 hat die Firma X den Fahrzeugabsatz auf Fahrzeuge gesteigert. Hierfür braucht die Firma X die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort. An diesem HR-Bereichs-Leistungsziel wird das Werkzeug-Ziel für dieses Projekt abgeleitet: Leistungs- und Zeit-Ziel Am existiert eine neue HR-Bereichsstruktur, welche es der Firma X erlaubt, bewährte operative Prozesse auch über 2011 hinaus effizient durchzuführen. Messkriterium: Das Ziel gilt als erreicht, wenn klare Aufgabenprofile für die neuen Teams erstellt sind und Stellenbeschreibungen für alle Mitarbeiter generiert sind. Für jedes Aufgabenfeld sind verantwortliche Ansprechpartner und Stellvertretungen benannt. Außerdem sind die Struktur und Verantwortlichkeiten im Organigramm, Intranet und im HR-Flyer veröffentlicht. Ressourcen-Ziel: Für das Projekt steht ein Budget in Höhe von Euro zur Verfügung. Prof. Dr. Andreas Aulinger Ziele und Zielformulierungen 9 Beispiel Werkzeugziel pauschal Leistungs- und Zeit-Ziel: Zum Start des Jahres 2014 haben wir unser altes Verwaltungssystem durch ein webbasiertes System ersetzt. Das neue System wird von allen Mitarbeitern der kaufmännischen Abteilungen erfolgreich eingesetzt. Messkriterium: Die Akzeptanz des neuen Systems liegt bei über 90% des fest angestellten Mitarbeiter. Die Akzeptanz wird durch eine Umfrage im März 2014 ermittelt. Alle fest angestellten Mitarbeiter werden dazu gebeten, zu folgender Aussage eine Antwort auf einer 4-teiligen Likert-Skala anzugeben: Ich empfinde das neue System als hilfreich! 1 Stimme gar nicht zu -2 Stimme eher nicht zu 3 Stimme eher zu - 4 Stimme voll und ganz zu Ich wende das neue Systeme wie vorgesehen an! 1 Stimme gar nicht zu -2 Stimme eher nicht zu 3 Stimme eher zu - 4 Stimme voll und ganz zu 90% Akzeptanz gelten als erreicht - wenn mindestens 80% aller fest angestellten Mitarbeiter an der Befragung teilgenommen haben und - wenn 90% aller Antworten im in der Antwortoption 3 oder 4 erfolgt sind. Ressourcen-Ziel: Insgesamt können Euro für die Einführung des neuen Systems ausgegeben werden. Prof. Dr. Andreas Aulinger Ziele und Zielformulierungen 10

6 Beispiel Werkzeugziel für ein vorab festgelegtes Produkt Leistungs- und Zeitziel: Zum haben wir unser bisheriges Warenflusssystem durch das System XXX ersetzt. Messkriterium: Dieses Ziel gilt als erreicht, wenn das neue System nach dem Rollout von allen relevanten Abteilungen erfolgreich eingesetzt wird. Gemessen wird der Erfolg zum einen in der Bestandsqualität, dargestellt in der Inventursumme von GJ 2013, wenn diese um 20% zum Vorjahr verringert wurde. Zudem wird die Kundenzufriedenheit in der Frage Products are seldom out of stock in unserer Marktforschungsstudie geprüft. Der Prozentwert der zustimmenden Antworten muss in 2013 um 8% höher sein als in 2012, wenn das Projekt als erfolgreich gelten soll. Ressourcen-Ziel: Dem Projekt ist mit 2,4 Mio. Euro für Investitionen, andere Sachaufwendungen und bewerteten Projekt-Zeitaufwand der Mitarbeiter budgetiert. Prof. Dr. Andreas Aulinger Ziele und Zielformulierungen 11 Prof. Dr. Andreas Aulinger Direktor Steinbeis-Hochschule Berlin Institut für Organisations-Management Franklinstraße Berlin Tel: 030 / aulinger@steinbeis-iom.de Prof. Dr. Andreas Aulinger Ziele und Zielformulierungen 12