IT-Umsiedelung Flughafen Wien (LOWW) (Fallstudie)

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1 IT-Umsiedelung Flughafen Wien (LOWW) (Fallstudie) Projekthandbuch Projekt: Projektleiter: Projektmitglieder: Umsiedlung des Serverraums des s Ing. DI Bernhard Weis Matthias Richter, M.A., Marcus Holinka

2 Inhalt 1 Zeitplan und Aufgabenaufteilung Projektbeschreibung Titel Ausgangssituation Ziele Interne Ziele Nicht-Ziele Prioritäten und Konsequenzen Ressourcen Projektname und Logo Projektname Projektlogo Berichtsplan Ein Aspekt aus dem Kick-Off Meeting Projektorganisationsform Organigramm Projektrollen Projektziele Projektumweltanalyse Projektumfeld (details) Projektumfeld (grafisch) Objektstrukturplan (OSP) Beschreibung der OSP-Objekte Projektstrukturplan (PSP) Phasenorientierter PSP Ressourcenorientierter PSP Projektablaufplan Projektfunktionsdiagramm Projektauftrag To Do Liste Projektkostenrechung Personal Material Gesamt Projektkostenplan Personaleinsatzplan Liquiditätsrechnung Vorschläge zur Bevorschussung Arbeitspaketspezifikation Genehmigungen und Ausweise AP Kritische Systeme abbauen AP Projektrisikoanalyse Projektfortschrittsbericht Meilensteintrendanalyse Projekttrendanalyse Qualitätssicherungsmaßnahmen Sitzungsprotokoll Protokoll Projektabschlussbericht Nachkalkulation Schlussbetrachtung und Resümee Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 2 von 45

3 1 Zeitplan und Aufgabenaufteilung Nr. Bezeichnung der Aufgabe Mitarbeiter Zeitbedarf (Mann-Std.) Weis Holinka Richter geschätzt tatsächlich 1 Zeitplan und Aufgabenaufteilung M M V 1,5 2,25 2 Grundlegende Projektbeschreibung V Projektname und logo M V M Berichtsplan V 1 0, Aspekt des Kick-off-Meetings M M V Projektorganisationsform V 0,5 0,75 7 Projektziele V M M 3 4,5 8 Projektumweltanalyse M V M Objektstrukturplan V M M 4, Projektstrukturpläne V M M 4,5 4,5 11 Projektablaufplanung M V M 6 5,5 12 Projektfunktionsdiagramm V Projektauftrag V 0,5 0,75 14 TO DO Liste V Projektkostenberechnung V M 8 9,5 16 Liquiditätsrechnung V M 3 2, Arbeitspaketspezifikationen V 2 1,5 18 Projektrisikoanalyse (min. 8 Risiken) M M V Projektfortschrittsbericht V 0,5 0,5 20 Qualitätssicherungsmaßnahmen V M M 3 3,5 21 Sitzungsprotokoll V 1 0,75 22 Projektabschlussbericht V 1 0,75 23 Nachkalkulation des Projekts M V M 3 2,5 24 Schlussbetrachtungen und Resümee V Inhaltsverzeichnis V 0,5 0,5 26 Präsentationsmaterial M V M ,5 71 Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 3 von 45

4 2 Projektbeschreibung 2.1 Titel IT-Übersiedlung des Flughafens (LOWW) 2.2 Ausgangssituation Im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung im Oberschwellenbereich wurde der Zuschlag für dieses Projekt im Bestbieterverfahren an unsere Firma vergeben. Die bisherigen Leistungen umfassten eine grobe Projektplanung und relativ genaue Kostenrechnung zur Erstellung des Angebotspreises. Der Zuschlagspreis beträgt EUR ,-. Preiserhöhungen, die nicht aufgrund $-Schwankungen oder neuer gesetzlicher Abgaben erfolgen, sind nicht zulässig. Der Angebotspreis wurde mit 18% Marge kalkuliert. 2.3 Ziele Im Rahmen der Ausschreibung wird gefordert, den alten Serverraum vom alten Gebäude in den neuen Serverraum des neuen Gebäudes zu übersiedeln. Die Übersiedlung hat an einem Wochenende zu bestimmten Zeiten zu erfolgen. Anlagenteile die kritische Systeme steuern (Sicherheitssysteme, Vorfeldsteuerungen, Kommunikationssysteme, usw.) dürfen nur zu bestimmten Zeiten während des Nachtflugverbotes übersiedelt werden. Ebenfalls ist die IT der Gepäckssteuerung- und Sortieranlage zu bestimmten Nachtstunden in denen kein Check-In stattfindet zu übersiedeln. Zu übersiedeln sind 200 unkritische Systeme, 60 Systeme der Gepäcksförder- & sortieranlage und 26 Systeme im kritischen Bereich. Vor der Übersiedlung soll ein Notfall-/Temporärrechenzentrum mit 50 virtuellen Systemen aufgebaut werden um den Notfallbetrieb sicherzustellen sowie eine Failback-Möglichkeit offenzuhalten. 2.4 Interne Ziele Auf Grund der Größenordnung und des Imagefaktores des s soll dieses Projekt gleichzeitig als Image-Projekt und Case-Studie durchgeführt werden. 2.5 Nicht-Ziele Aufgaben, die nicht in der Ausschreibung beschrieben sind, sowie Zusatzleistungen sind innerhalb der Übersiedlungsphase auf Grund des engen Terminplanes nicht möglich und daher nicht gestattet. Dazu zählen z. B. Installationsarbeiten, Updates, Upgrades, Neustrukturierung, o. ä. der Kunden-IT. 2.6 Prioritäten und Konsequenzen Für die Umsiedlung sind die Termine unbedingt exakt einzuhalten. Die Kosten für die Übersiedlung sind ebenfalls nicht zu überschreiten. Pro Tag Terminverzug sind Pönale in der Höhe von EUR ,- zu zahlen. Es sind dabei unbedingt ein Plan B vorzubereiten und Risikominimierungsstrategien anzuwenden. 2.7 Ressourcen Als Top-Projekt hat diese Umsiedlung die höchste Priorität der Geschäftsleitung. Als Mitarbeiter werden vor allem IT und Netzwerktechniker sowie Logistiker benötigt. Mit Ressourcenknappheit ist nicht zu rechnen, im Gegenteil, es stehen sogar ausreichend Personen für den Notfallplan zur Verfügung. Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 4 von 45

5 3 Projektname und Projektlogo 3.1 Projektname Als kurzer Projektname wurde der Wortlaut it-move gewählt. Dieser kennzeichnet kurz und klar, dass es sich um ein IT-Projekt (it) handelt sowie um einen Umzug (move) einer IT-Infrastruktur. Der Projektname steht also als auch als Synonym für das Vorhaben und den langen Ausschreibungsnamen IT-Umsiedlung Flughafen (LOWW). 3.2 Projektlogo Als Projektlogo wurde eine Weltkugel mit einem Flugzeug gewählt. Das Logo sowie der Projektname zeigen die Dynamik des Projektteams. Das Flugzeug und die Erde stehen als Symbole für das Projektumfeld und die internationale Geschäftsausrichtung unseres Kunden. Die Dynamik der Schrift kennzeichnet aber auch die heißen Phasen im Projekt, die bedeuten dass im laufenden Betrieb ein IT-Umzug durchgeführt werden muss. Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 5 von 45

6 4 Berichtsplan Projektberichte finden in unregelmäßigen Abständen zur laufenden Kontrolle aber auch vor und nach wichtigen Ereignissen statt. Datum Informationsziel Zielgruppe Thema Berichterstatter (Verantwortlicher) Kenntnisnahme Geschäftsführer Kick-Off Meeting Projektleiter (B Weis) 10:00 Uhr :00 Uhr Bearbeitung Projektleiter Projektteam Status Personal Abteilungsleiter IT & Log. (A. Mayer) :00 Uhr Bearbeitung Projektleiter Projektteam Status Personal Abteilungsleiter IT & Log. (A. Mayer) :00 Uhr Kenntnisnahme Projektleiter Projektteam Status Organisation (KFZ, BUS, Catering, Abteilungsleiter IT & Log. (A. Mayer) Arbeitsmittel) :00 Uhr Kenntnisnahme Projektleiter Statusbericht Abteilungsleiter IT & Log. (A. Mayer) :00 Uhr Kenntnisnahme Projektleiter Statusbericht Abteilungsleiter IT & Log. (A. Mayer) :00 Uhr :00 Uhr :00 Uhr :00 Uhr :00 Uhr :00 Uhr :00 Uhr :00 Uhr :00 Uhr :00 Uhr :00 Uhr :00 Uhr :00 Uhr Kenntnisnahme Projektleiter Statusbericht zu Meilenstein Berechtigungszugänge eingeholt Bearbeitung Projektleiter genauer Terminplan, Flughafen (extern) Personalplan Kenntnisnahme Projektleiter Vor-Ort-Arbeiten Start Status Geschäftsführer Kenntnisnahme Projektleiter Statusbericht Notfall- /Temporärsysteme Installation Kenntnisnahme Projektleiter Erfolgsbericht Notfall- /Temporärsysteme Installation Entscheidung Projektleiter Flughafen (extern) Abnahmestatus Notfall- /Temporärsysteme Installation Kenntnisnahme Geschäftsführer Abnahmestatus Notfall- /Temporärsysteme Installation Kenntnisnahme Projektleiter Status Übersiedlung Flughafen Gepäckssteuerung- & (extern) Sortieranlage Kenntnisnahme Entscheidung Projektleiter Flughafen (extern) Projektleiter Flughafen (extern) Status Übersiedlung kritische Systeme Übersiedlungsstatus und Resüme Übersiedlung Abteilungsleiter IT & Log. (A. Mayer) Projektleiter (B. Weis) Abteilungsleiter IT & Log. (A. Mayer) Abteilungsleiter IT & Log. (A. Mayer) Abteilungsleiter IT & Log. (A. Mayer) Projektleiter (B. Weis) Projektleiter (B. Weis) Projektleiter (B. Weis) Projektleiter (B. Weis) Projektleiter (B. Weis) Kenntnisnahme Projektleiter Dokumentationsinformation Marketingleiter (C. Müller) Kenntnisnahme Projektleiter Status Rücknahme und Abbau Abteilungsleiter IT & der Systeme Log. (A. Mayer) Kenntnisnahme Geschäftsführer Projektabschlussbericht Projektleiter (B. Weis) Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 6 von 45

7 5 Ein Aspekt aus dem Kick-Off Meeting Methode: Brainstorming Mindmap Aspekt: Gebot 0 in der Umzugsphase Was wissen wir bereits aus vergleichbaren Projekten? Was haben wir schon einmal gemacht? Was können wir bei diesem Projekt nochmals verwenden bzw. was können wir verbessern? Problem bei den letzen ähnlichen Projekten: Verbesserungen für die Zukunft: Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 7 von 45

8 6 Projektorganisationsform Die Projektorganisation im Unternehmen entspricht einer Auftragsprojektorganisation. Das Projektteam besteht aus dem Projektleiter sowie in diesem Projekt aus zwei weiteren Personen, die dem Projektleiter in Linie und Funktion dauerhaft unterstellt sind. Das gesamte Projektteam bearbeitet regelmäßig in der Angebotsphase Ausschreibungen und unterstützt den Vertriebsleiter in technischen und ressourcenmäßigen Belangen. Das Projektteam ist auch für die organisatorischen Phasen des Projektes zuständig und unterstützt den Projektleiter im Projektmanagement. 6.1 Organigramm Anm.: [ ] stellen Abteilungen symbolisch dar, die für das Projekt keine direkte Relevanz haben. Es wird ausschließlich die Organisation, die mit dem Projekt beschäftigt ist dargestellt! 6.2 Projektrollen Internes (projektrelevantes) Personal Ext. Pers. Projektleiter Projektteam Abteilungsleiter IT & Logistik Marketingleiter IT & Netzwerkspezialisten Logistiker inkl. LKW-Fahrer (Shuttlebus inkl.) Bus-Fahrer Projektmanagement, Risikomanagement, Ansprechpartner für den Kunden, Gesamtverantwortung für das Projekt, Führung & Motivation des Teams, Controlling Unterstützung des Projektleiters, organisatorische Aufgaben, Unterstützung des Personals Vor-Ort, teilweise. Qualitätssicherung Alle Tätigkeiten die die Zu- und Einteilung des Personals für IT & Netzwerk sowie Logistik betreffen. Organisatorische Tätigkeiten die Kommunikation und Logistik betreffen. Alleinverantwortung für Marketingaktivitäten, Dokumentation des Projektes (Ablauf, Wissen, Erfahrung) Mitarbeiter (in ausreichender Anzahl vorhanden) Mitarbeiter (in ausreichender Anzahl vorhanden) tageweise gemietete Ressource Externe (Flughafen) Projektleiter Flughafen Projektteam Flughafen Betriebsführender Leiter des Flughafen IT-Personal Flughafen Direkter Ansprechpartner für den Projektleiter. Der Projektleiter koordiniert den Ablauf mit den flughafenbedingten Gegebenheiten ggf. zur Koordination notwendig Person die im Schichtbetrieb den Flughafen leitet und in letzter Instanz die Freigaben der Systeme gibt, Kooperation mit den IT & Netzwerkspezialisten, verantwortlich für die Installation und Test der Systeme Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 8 von 45

9 7 Projektziele PROJEKTZIELE Zielart Projektziele Adaptierte Projektziele per (im Kickoff Meeting) Ziele: Hauptziele Sachziel: Errichtung eines Notfall- / Temporärsystemrechenzentrums Übersiedlung der allgemeinen IT-Systeme von Gebäude ALT nach NEU Übersiedlung der kritischen IT-Systeme von Gebäude ALT nach NEU Übersiedlung der Gepäcksteuerung- und sortieranlage von Gebäude ALT nach NEU Patchen und Testen der Netzwerkverbindungen im Netzwerkraum Eskalationsmanagment/ Diskontinuitätenmanagement durchgeführt vom Projektteam Terminziel: unbedingte und genaue Einhaltung des Terminplanes (Top Priorität) zwischen 24. Mai und 14. Juni 2010 gemäß genauem Zeitplan. Kostenziel: Die Kosten des Angebotspreises EUR ,- dürfen nicht überschritten werden. Zusatzziele Sachziel: marketinggerechte Aufbereitung der Projektdokumentation Case Studie und Pressemittelungen Referenz als Image-Kunde Zusatzgeschäft und Kundenbindung aufbauen regelmäßige Versorgung mit Getränken und Essen der Mitarbeiter zum Einsatzort Kostenziel: Mietdauer der virtuellen Geräte verringern (minus EUR 1.750,- pro Tag) Der Notfallplan (Plan B ) soll nicht zum Einsatz kommen (Pönale + Kosten: EUR ,- pro Tag) Nicht-Ziele Vertraglich nicht vereinbarte Zusatzaufgeben (auch gegen Entgelt) im terminlich strengen Umzug zu erfüllen. Installationen und Testreihen die nicht Bestandteil des Umzuges sind. Übersiedlung anderer Systeme Umbau und Neugestaltung des neuen Serverraumes Veränderung der IT-Landschaft nur teilweise Übersiedlung der Systeme Backup der Geräte und Kundendaten Wartung der Systeme Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 9 von 45

10 8 Projektumweltanalyse 8.1 Projektumfeld (details) Umfeldanalyse Umfeldgruppe Geschäftsführer Klima + / = / - Bedeutung Erwartungen (+)/ Befürchtungen (-) (+) Termintreue, (+) Ergebnisse, (+) Musterprojekt für die Firma, (-) hohe Pönale Strategie Genaue Dokumentation, überdurchschnittliche Anstrengungen aller MA Projektteam + 4 (+) Terminplan, (-) Verzug klare Terminübersichten Projektleiter (PL) + 5 (+) positiver Abschluss, (-) gute Kommunikation mit PL-F - intern Abteilungsleiter IT & Log. + 4 (-) Ressourcenknappheit, (-) zeitgleiche andere Projekte keine zeitgleichen Projekte einteilen Netzwerktechniker (IT, Netzwerk) = 3 (-) Kommunikation mit Kunden, (-) Einhalten der Vorschriften Instruktionen über Kommunikation und Rechten und Pflichten Logistiker & LKW-Fahrer = 3 (-) Kommunikation mit Kunden, (-) Einhalten der Vorschriften Instruktionen über Kommunikation und Rechten und Pflichten Marketingleiter + 2 (+) Musterprojekt, (+) Referenzkunde, (+) Imagematerial In das Team integrieren, Zugang zu Informationen Projektleiter Flughafen (PL-F) + 5 (+) positiver Abschluss, (-) neuer Auftragnehmer Informationen, genaue Terminpläne, Übersicht über die Mitarbeiter und Know-How Projektteam Flughafen = 3 (-) Kommunikation, (-) externe nicht-insider Vorstellung des Teams und Know-Hows IT-Personal Flughafen = 3 (-) Machtverlust, (-) Weisungen von externen Mitarbeitern Vorstellung des Teams und Know-Hows, Instruktion über nicht Ziele und Kompetenzen extern Lieferanten Medien = 5 = 1 (+) Geschäft und (+) Folgeaufträge (+) Sensations-Ereignis (Flughafenbetrieb steht) Mehrmalige Rückfrage wegen Lieferstatus vorbeugend Überlegungen zum Worst-Case und Verantortlichkeiten abgrenzen. Lösungsstrategien überlegen. Marketingleiter instruieren. Auftraggeber (Flughafen) = 5 (+) durchgehender Betrieb, (+) keiner Einschränkungen laufende und gute Kommunikation betriebsführender Flughafenleiter (BFL) - 5 (-) Ausfall, (-) Stillstand, (-) Einschränkung des Betriebes, (-) Zeitverzug gemeinsamer Durchgang der Terminpläne mit PL und Aufklärung über Notfallpläne Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 10 von 45

11 8.2 Projektumfeld (grafisch) Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 11 von 45

12 9 Objektstrukturplan (OSP) 9.1 Beschreibung der OSP-Objekte Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 12 von 45

13 1 IT-Umzug Flughafen (LOWW) 1.1 Organisatorisches Terminplan mit PL-F Der Terminplan beinhaltet ein genaue Zeitabstimmung von der Aufstellung der Temp.- /Notfallsysteme bis zum Ende der Abnahme der Übersiedlung. Der Plan stellt stündlich genau die Arbeitsschritte mit Ressourcen der zu übersiedelnden Systeme dar. Der Plan ist mit dem Projektleiter des Flughafens (PL-F) im Vorfeld abzustimmen. Der Plan soll dem betriebsführenden Flughafenleiter dazu dienen, über alle Ereignisse, Abschaltungen und nicht Verfügbarkeit von Systemen Bescheid zu wissen Einteilungsplan Personal Verbindlicher Plan mit den Mitarbeitern um im Schichtbetrieb und am Wochenende Arbeitskräfte für den Umzug bereit zu haben. Weiters dient er als Vorlage um die Zutrittsgenehmigungen und Ausweise am Flughafen zu beantragen Einteilungsplan Notfallmannschaft (Standby) In diesem Plan ist die Notfallmannschaft gelistet mit Kontaktdaten. Diese Mannschaft ist verbindlich während der Umsiedlung in 24h-Bereitschaft und jederzeit abrufbereit (Innerhalb einer Stunde vor Ort) sollte ein Notfall eintreten und Plan B notwendig werden oder Personal ausfallen. Weiters dient er als Vorlage um die Zutrittsgenehmigungen und Ausweise am Flughafen zu beantragen Dokumente Zutrittsberechtigungen Zutrittsgenehmigungen werden am Flughafen für jede Person der Firma, Photographen und Catering beantragt Vorfeldbefahrgenehmigung Genehmigung für eingesetzte Fahrzeuge am Flughafen, die auf das Vorfeld fahren dürfen. Wird für den LKW benötigt Lichtbildausweise Lichtbildausweise sind von den Mitarbeitern immer zu tragen und ermöglichen gleichzeitig den Zutritt zu den beantragten Gebäuden Kommunikation Kontaktlisten Die Kontaktlisten sind sowohl für den Projektleiter des Flughafens bestimmt (direkte Verfügbarkeit der wichtigsten Ansprechpartner) als auch für den internen Gebrauch, um jeden Mitarbeiter und die Notfallmannschaft über die Kommunikationsgeräte wie auch privat erreichen zu können Kommunikationssysteme Einfache Sprechfunkgeräte mit genehmigten Frequenzen, um in der Umsiedlungsphase schnell zwischen den Logistikern, IT-Personal und Projektteam zu kommunizieren Vertrag für 24h Shuttlebus Ein 24h-Einsatz Vertrag mit einer Bus-Mietfirma, die sowohl einen Fahrer als auch Klein-Bus 24h für die Umsiedlung bereit hält und Mitarbeiter im Großraum Wien zum Flughafen bringt und auch wieder retour (Mietdauer nach Terminplan). Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 13 von 45

14 1.1.7 Vertrag mit Catering Ein Vertrag mit einer Cateringfirma die in der Übersiedlungsphase ein schnelles Catering rund um die Uhr für alle Mitarbeiter zur Verfügung stellt. Catering in Form von Snacks, Getränken, Süßigkeiten, kleine warme Mahlzeiten Begehungsplan Der Begehungsplan wird bei einer vor-ort-besichtigung der Gegebenheiten erstellt, um gegen Überraschungen gewappnet zu sein, das richtige Material beim Umzug zur Verfügung zu haben und einen genauen Terminplan auszuarbeiten. Im Begehungsplan werden Türen, Aufzüge, Wegstrecken, usw. beschrieben Kommandozentrale Mit Kommandozentrale ist der ausgebaute Zustand eines kleineren Raums bezeichnet, von dem aus der Umzug vor Ort koordiniert wird, in dem das Catering bereit gestellt wird, sowie Materialien gelagert werden können. Der Raum wird vom Flughafen zur Verfügung gestellt. 1.2 Temp.-/Notfallsysteme Vertrag für Mietsysteme Vertrag über die Mietung von 50 hochwertigen virtuellen Computersystemen (vmware) über ca. 3 Monate und deren Anlieferung an eine zentrale Sammelstelle in der Firma. Die Anforderungen an die Hardware sind: o CPU / Quand Core (Intel 64 Bit) o 64 GB Speicher o 4x300GB Raid 10 o 2x Gbit Ethernet Netzwerkanschluss o Redundante Lüfter o Redundante Netzteile o Write Cache enabler (Batteriegepuffert) o Fibre Channel Storage Hostbus Adapter Software Anforderungen: o o o Hostsystem ESX Server 4+ (VM-ware) VM Ware infrastructure Managing Suite VM Ware Rapid Migration Manager Freigabegenehmigung Temp.-/Notfallsysteme 1.3 Material Unterzeichnetes Abnahmeprotokoll, das notwendig ist, um die Umzugsphase der tatsächlichen Systeme zu starten Werkzeuge Überbegriff für die firmeneigenen Transportkisten, in denen Werkzeuge für sämtliche Tätigkeiten der Mitarbeiter gelagert werden, die bei einem Umzug oder bei einer Errichtung eines Serverraumes benötigt werden. (Schraubendreher, Hammer, Zangen, Crimpwerkzeug, usw.) Netzwerkmaterial Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 14 von 45

15 Überbegriff für eine firmeneigene Transportkiste, in der alle möglichen Materialien für die Errichtung eines Netzwerkes gelagert werden (Kabel, Testwerkzeuge, Stecker, Isolierungen, usw.) Pool von Notfallgeräten Pool von Geräten, aus dem im Schadensfall kostenlos oder kostenpflichtig (je nach Verursacher) Geräte temporär entnommen werden können, um Stillstandzeiten zu minimieren. Der Pool ist der firmeneigene Pool, der aus üblichen Server-Systemen und Netzwerkgeräten besteht Kleinmaterial Kiste mit allen üblichen Materialien, die bei Rackmontagen benötigt werden (Schrauben, Blindplatten, Kabelführungen, usw.) Je nach Wunsch des Kunden jederzeit griffbereit und kostenpflichtig (sofern nicht Kleinmaterial) 1.4 Transport Verpackungen Verpackungsmaterial Gurte Rollen von Stretchfolie, Styroporecken, und Polsterfolien, die ein Gerät bei einem Umzug schützen Pool von Spanngurten, mit denen man Geräte auf Europaletten festschnallen kann, um ein Verrutschen zu verhindern Klebebänder Großer Vorrat an Universalbändern, um das Verpackungsmaterial sicher zuzukleben; dienen auch zur Sicherung von Geräten (Einschübe, usw.) gegen Herausfallen Regenschutz Plastikhauben zum Schutz der Geräte im Freien vor Nässe Das Material muss bereit gestellt werden, kommt jedoch bei Schönwetter nicht zum Einsatz Europaletten 80 x 120 cm Holzpaletten, mind. 15 Stück Mietvertrag Klein-LKW mit Hebebühne Mietvertrag über einen Klein-LKW 3,5t mit Hebebühne (für die Dauer der Umsiedlung sowie den Auf- und Abbau der Temp.-/Notfallsysteme sowie der Kommandozentral (Mietdauer nach Terminplan) Transporthilfen (Ameise) mind. 4 Ameisen für den Transport der auf den Euro-Paletten gelagerten Systeme vom Serverraum zum LKW und retour Unterleghölzer Summe an Holzmaterial, das für den Transport benötigt wird (Stopp-Hölzer, Unterlegkeile für Türen, Holzbretter für den Transport über Stiegen usw.) Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 15 von 45

16 1.4.6 Beschriftungssysteme Gesamtheit an Geräten und Schreibmaterial/Sprays bzw. beschriftbaren Bändern, um Geräte genau zu kennzeichnen, deren elektrische Anschlüsse vor dem Abstecken zu vermerken und Kabel beim Einbau zu beschriften 1.5 Marketing Auftrag für Profi-Photographen Vertrag mit einem Photographen, der professionelle Fotos in digitaler Ausführung erstellt, um das Projekt für Marketing- und Imagezwecke zu dokumentieren Pressemitteilung Vorbereitete kurze, interessante Pressemitteilung, die das Projekt beschreibt und im Erfolgsfall sofort an die Verteiler geschickt werden kann. Ebenfalls eine zweite Pressemitteilung, die im Schadensfall zur Risikominimierung verschickt werden kann Dokumentation als Referenz Marketingtechnische Dokumentation des gesamten Projektes, über alle Tätigkeiten, Schwierigkeiten und professionelle Lösungen Imageprospekt 4-seitige Case-Studie, die als Referenz und weiterführendes Marketingmaterial sowie als Vorzeigeprojekte verwendet werden kann Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 16 von 45

17 10 Projektstrukturplan (PSP) 10.1 Phasenorientierter PSP Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 17 von 45

18 10.2 Ressourcenorientierter PSP Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 18 von 45

19 11 Projektablaufplan Nr. PSP-CodeVorgangsname 1 1 IT-Umsiedlung Flughafen (LOWW) Projektmanagement Detailplanung erstellen Projektkontrolling Projektdokumentation Projektabschluss durchführen Organisatorisches 8 Projektzuschlag erhalten Kick-Off-Meeting durchführen Begehungsplan erstellen 11 Vor-Ort Besichtigung erfolgt detailierte Projektplanung durchführen 13 Projekt-/Terminplanabstimmung durchgeführt Personaleinteilung fixieren Notfall-/Temporärsysteme mieten Genehmigungen & Ausweise anfordern 17 Berechtigungszugänge eingeholt Kontaktlisten erstellen Kommunikationsgeräte besorgen Fahrzeuge organisieren Catering bestellen Arbeitsmittel besorgen Instruktion der Mitarbeiter durchführen Umzugsphase Kommandozentrale errichten Material & Werkzeuge anliefern Notfall-/Temporärsysteme aufbauen Notfall-/Temporärsysteme installieren 29 Abnahme Notfall-/Temporärsysteme allg. Systeme abbauen allg. Systeme aufbauen Gepäcksortieranlage abbauen Gepäcksortieranlage aufbauen kritische Systeme abbauen kritische Systene aufbauen 36 kritische Systeme übersiedelt Patchen im Netzwerkraum 38 Endabnahme Serverraum durchgeführt Kommandozentrale abbauen Material, Werkzeuge & Müll abholen begleitende Marketing-Doku erstellen Abschlussphase interne Projektfeier durchführen PR & Marketing durchführen Notfall-/Temporärsysteme abholen 46 allgemeines Projektende März 2010 April 2010 Mai 2010 Juni 2010 Juli PL PL;PR;ITNT;AL AL;PTM PTM AL AL PTM PTM AL PL;PTM PL;PTM AL;PTM AL;ITNT;LOG;LKWF;PR;PL;PTM PL;PTM;LOG;LKW;LKWF LOG;LKW;LKWF PTM;LOG;ITNT;LKW;LKWF ITNT PL PL PL;PTM;LOG;ITNT;LKW;LKWF PL;PTM;LOG;ITNT;LKW;LKWF PL;PTM;LOG;ITNT PL;PTM;LOG;ITNT PL;PTM;LOG;ITNT PL;PTM;LOG;ITNT IT & NT Techniker LOG;LKW;LKWF LOG;LKW;LKWF PR PL;PTM PL PR LOG;ITNT;LKWF;LKW Projektmanagement Vorgänge Sonstige Vorgänge Kritischer Pfad Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 19 von 45

20 12 Projektfunktionsdiagramm intern extern Rollen und Umwelten AP-Bezeichnung Projektleiter Hr. Weis Projektteam Mitglied 1 Hr. Richter Projektteam Mitglied 2 Hr. Holinka Abteilungsleiter (Log & IT) Mayer Marketingleiter Müller Logistiker IT & NT Techniker LKW Fahrer (Person nach Schichtdienst) Shuttlebusfahrer (Person nach Schichtdienst) Projektleiter Flughafen Hr. Funden Betriebsf. Flughafenleiter (Person nach Schichtdienst) PSP-Code 1.0 Projektmanagement Detailplanung erstellen V Projectcontrolling V Projektdokumentation erstellen V Projektabschluss durchführen V 1.1 Organisationsphase Kick-Off-Meeting V M M M M M Begehungsplan erstellen V M M M detailierte Terminplanung abstimmen V M M M M Personaleinteilung fixieren M D M Notfall-/Temporärsysteme mieten V M Q Genehmigungen & Ausweise eingeholt V Kontaktlisten erstellen M D V Kommunikationsgeräte besorgen V Fahrzeuge organisieren V Catering bestellen M V Arbeitsmittel besorgen M V Instruktion der Mitarbeiter durchführen V M D M M M M M 1.2 Umzugsphase Kommandozentrale errichten V M M M Material & Werkzeuge anliefern V M M Notfall-/Temporärsysteme aufbauen V M Q M M M M M M Notfall-/Temporärsysteme installieren V M Q T M M M allg. Systeme abbauen Q V M M M M M M allg. Systeme aufbauen Q V M T M M M M Gepäcksortieranlage abbauen Q V M M M M M M Gepäcksortieranlage aufbauen Q V M T M M M M kritische Systeme abbauen V M Q M M M M M M kritische Systeme aufbauen V M Q M T M M M M Patchen im Netzwerkraum Q V T M M M Kommandozentrale abbauen V M M M Material, Werkzeuge & Müll abholen V M M begleitende Marketing-Doku erstellen M V 1.3 Abschlussphase interne Projektfeier durchführen V M M M M M M M PR & Marketing Q V Notfall-/Temporärsysteme abbauen V M M M Anzahl an Funktionen IT-Techniker Flughafen Checkspalte Zeichenerklärung Mitarbeiter AP Verantwortlicher Dokumentation Tester QS Beauftragter M V D T Q --- (inkludiert auch M sowie Q wenn nicht andersspezifiziert) (inkludiert auch M) (inkludiert auch M) (inkludiert auch M) Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 20 von 45

21 13 Projektauftrag PROJEKTAUFTRAG IT-Umzug Flughafen (LOWW) Projektstartereignis: Projektzuschlag im Rahmen der öffentlichen Ausschreibung IT-Übersiedlung Flughafen (LOWW) Projektendereignis: Erfolgter Abbau der Notfall-/Temporärsysteme Formal / Inhaltlich: Rücknahme und Bestätigung der Miet-Systeme im unbeschädigten Zustand Projektziele: (gemäß Lastenheft) Errichtung und Installation eines Notfall & Temporär- Rechenzentrums Übersiedlung des kompletten alten Serverraumes in das neue Flughafengebäude allgemeine Systeme (200 Stück) kritische Systeme (36 Stück) Gepäckssortieranlage (60 Stück) Patchen der Leitungen im Netzwerkraum Hauptaufgaben (Projektphasen): PM-Phase Organisationsphase Umzugsphase Marketingphase Projektstarttermin: (Zuschlagsdatum nach Einspruchsfrist) Projektendtermin: (voraussichtlich) Nicht-Projektziele: (gemäß Lastenheft) Installationen auf Kundensystemen Austausch von Geräten Umprogrammierung, Veränderungen, Neuinstallation der der IT-Systeme Veränderung der IT-Landschaft Unterstützung des parallelen unabhängigen Projektteams das den neuen Skylink in Betrieb nimmt. Projektressourcen und kosten: Ressourcen-/Kostenart Mietkosten Systeme Personalkosten Finanzkosten (Risiko, Zinsen, ) Materialkosten Fremdleistungen Gemeinkosten Mengeneinheit Kosten (in Euro) EUR EUR EUR EUR EUR EUR ProjektauftraggeberIn: G. Führer, GF (intern) ProjektleiterIn: Bernhard Weis (PL) Projektteam: Bernhard Weis (Projektleitung) Marcus Holinka Matthias Richter Günter Führer (Projektauftraggeber intern) Bernhard Weis (Projektleiter) Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 21 von 45

22 14 To Do Liste Systeme mit Europaletten vom Serverraum zum LKW transportieren. Verladen von 3-4 Systeme pro LKW-Fuhre. Transport zu neuem Serverraum und abladen. Danach Rückfahrt. Qualitätssicherung und Koordination, Statusberichte Systeme vom LKW zum Serverraum transportieren. Systeme in die neuen Racks einbauen, anschließen und Kurztest. Statusbeschriftung (Ampel) Qualitätssicherung und Koordination, Statusberichte Abnahme der Gesamtübersiedlung Nur Systeme der Gepäcksförder- & Sortieranlage aus den Racks ausbauen beschriften und transportsicher verpacken Systeme der Gepäcksförder- & Sortieranlage mit Europaletten vom Serverraum zum LKW transportieren. Verladen von 6-8 Systeme der Gepäcksförder- & Sortieranlage pro LKW-Fuhre. Transport zu neuem Serverraum und abladen. Danach Rückfahrt. Qualitätssicherung und Koordination, Statusberichte ToDo Liste für den Zeitraum: 11. Juni 14. Juni (Übersiedlungsvorgänge) Mayer Logistiker 11. Juni 22:00 Uhr Mayer Richter PSP- Aktivität Code System aus den Racks ausbauen beschriften und transportsicher verpacken Verantw. Mayer Mitarbeiter IT & NT Techniker LKW- Fahrer PT, Holinka, Richter Beginn Ende Prior. *) 11. Juni 14. Juni 2 22:00 04:00 Uhr Uhr 11. Juni 22:00 Uhr 11. Juni 22:00 Uhr Mayer Logistiker 11. Juni 22:00 Uhr Mayer Richter Holinka Mayer IT & NT Techniker PT, Holinka, Richter PT Holinka, Richter, IT & NT Techniker IT & NT Techniker 11. Juni 22:00 Uhr 11. Juni 22:00 Uhr 14. Juni 00:00 Uhr 12. Juni 00:00 Uhr Mayer Logistiker 12. Juni 00:00 Uhr Mayer Richter LKW- Fahrer PT, Holinka, Richter 12. Juni 00:00 Uhr 12. Juni 00:00 Uhr 13. Juni 24:00 Uhr 13. Juni 24:00 Uhr 14. Juni 04:00 Uhr 13. Juni 24:00 Uhr 14. Juni 04:00 Uhr 14. Juni 04:00 Uhr 14. Juni 04:00 Uhr 12. Juni 04:00 Uhr 12. Juni 04:00 Uhr 12. Juni 04:00 Uhr 12. Juni 04:00 Uhr % Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 22 von 45

23 15 Projektkostenrechung 15.1 Personal Kostenkalkulation Kosten der Ressourcen (Personen) 1.) Ressourcenkosten: Person Standard Überstunden Projektleiter 54,25 54,25 Projektteam 30,63 30,63 Abteilungsleiter 39,38 39,38 Marketingleiter 43,75 43,75 Logistiker 13,13 19,69 ITNT Techniker 21,88 32,81 LKW-Fahrer 17,50 26,25 2.) Ermittlung der Übersiedlungskosten PSP Zeiten der AP für Ab- und Aufbau Standard Überstunden PL PT AL MA Log ITNT LKW & Fr allg. Sys. 769, & Sa (Gepäcksortieranlage) 3.480, & Sa (20h) allg. Sys , , & So (kritische Systeme) 2.378, & So (19h) allg. Sys , , & Mo allg. Sys. / Abnahme 1.538, Summe (getrennt- Std./Üb.) 6.153, ,31 Summe: ,31 3.) Errichtung des Temp.-/Notfallrechenzentrums sowie der Kommandozentrale PSP Zeiten Standard Dauer [h] PL PT AL MA Log ITNT LKW Kommandoz. errichten 672, , Material & Werkzeuge anliefen 210, , Notfall-/Temporärsysteme aufbauen 3.456, Notfall-/Temporärsysteme installieren 4.462, Kommandoz. abbauen 420, , Material, Werkzeuge & Müll abholen 420, , Notfall-/Temporärsysteme abholen 2.205, Summe ,75 4.) Restliche Planungskosten PSP Zeiten für Arbeit Standard Dauer [h] PL PT AL MA Log ITNT LKW - Erstellung der Angebotsunterlagen 500,00 1 Wo Vorplanung für Angebotslegung 4.620,00 1 Wo 1 2 ab hier Projektstart (Zuschlag) Detailplanung erstellen 2.170, Projectcontrolling 2.582, , Projektdokumentation erstellen 2.387, Projektabschluß durchführen 367, Kick-Off-Meeting durchführen 704, Begehungsplan erstellen 2.772, detail. Terminplanung abstimmen 924, Personaleinteilung fixieren 304, ,2 0, Notfall-/Temporärsysteme mieten 1.225, Genehmigungen & Ausweise einholen 459, , Kontaktlisten erstellen 507, ,2 0, Kommunikationsgeräte besorgen 65, Fahrzeuge organisieren 65, Catering bestellen 245, Arbeitsmittel besorgen 1.470, Instruktion der Mitarbeiter 2.672, interne Projektfeier 577, begleitende Marketing-Doku erstellen 3.105, ,15 0, PR & Marketing 1.732, Summe ,80 GESAMTKOSTEN PERSONEN ,86 Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 23 von 45

24 15.2 Material Kostenberechnung Material Ressourcen 1.) Mietkosten der Server Server Mietkosten Bemerkung Kosten 35,00 / Tag vmware tauglich, starke Leistung Anzahl 50 Systeme Lieferkosten 15,00 / Stk. Transportkosten Lieferant Mietdauer 49 Tage ( bis ) Summe ,00 2.) Mietkosten der Fahrzeuge Fahrzeuge Bemerkung LKW 150,00 EUR / Tag Sprit LKW 220,00 Diesel ~200 Liter Dauer LKW 7 2 Tag Notf. + 4 Tage Umzug + 1 Tag Notf. Abbau Shuttlebus 350,00 EUR inkl. Fahrer Großraum Wien Dauer Sh. 4 nur für Dauer Umzug Fr-Mo Summe 2.670,00 3.) Gemeinkosten und Arbeitsmittel Sonstige Kosten Bemerkung Anteilig Büromiete 1.300,00 Wert ermittelt aus der Vergangenheit der Firma Anteilig Strom & Wasser 150,00 Wert ermittelt aus der Vergangenheit der Firma Anteilig Telefonkosten 500,00 Wert ermittelt aus der Vergangenheit der Firma Anteilig Internet 320,00 Wert ermittelt aus der Vergangenheit der Firma Anteilig Druckkosten 350,00 Wert ermittelt aus der Vergangenheit der Firma Verpackungsmaterial 800,00 Klebeband, Bänder, Regenschutz Zugtickets Rest. Zeit 528,00 4 EUR, 11 Tage, 6 Leute Hin & Retour Beschriftungssysteme 100,00 Verbrauchsmat. Arbeitsmittel 1.000,00 Neuanschaffung Werkzeuge & Hilfen Europaletten 700,00 10 x 70 EUR Kommunikationsgeräte 2.100,00 15 Stk., je 140 EUR Projektabschlussfeier 300,00 Brötchen, Sekt, Getränke Catering Umzug 3 Tage 1.260,00 12 EUR pro Tag pro Mann (~35 Leute) Catering Notfall 10 Tage 720,00 12 EUR pro Tag pro Mann (~6 Leute) Summe ,00 GESAMTKOSTEN MATERIAL ,00 Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 24 von 45

25 15.3 Gesamt Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 25 von 45

26 15.4 Projektkostenplan PROJEKT- KOSTENPLAN PSP-Code, AP- Bezeichnung Detailplanung erstellen Projectcontrolling Projektdokumentati on erstellen Projektabschluß durchführen Kick-Off- Meeting durchführen Begehungsplan erstellen Kostenart Plankosten Adaptierte Plankosten per 4. Juni 2010 Istkosten per 12. Juli 2010 Personal 2.170, Gesamt 2.170, , ,- 0 Kostenabweichung Personal 2.582, , , ,- Gesamt 2.582, , , ,- Personal 2.387, Gesamt 2.387, , ,- 0 Personal 368, Gesamt 368,- 368,- 368,- 0 Personal 704, Gesamt 704,- 704,- 704,- 0 Personal 2.772, Gesamt 2.772, , ,- 0 Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 26 von 45

27 1.1.3 detail. Terminplanung abstimmen Personaleinteilung fixiere Notfall- /Temporärsystem e mieten Genehmigungen & Ausweiseeinholen Kontaktlisten erstellen Kommunikationsg eräte besorgen Fahrzeuge organisieren Catering bestellen Personal 924, Gesamt 924,- 924,- 924,- 0 Personal 304, Gesamt 304,- 304,- 304,- 0 Personal 1.225, , , ,- Material Fremdleistungen Sonstige / Miete , , ,- Gesamt , , , ,- Personal 459, Gesamt 459,- 459,- 459,- 0 Personal 507, Gesamt 507,- 507,- 507,- 0 Personal 66, Material 2.100, Gesamt 2.166, , ,- 0 Personal 66,- - - Material Fremdleistungen 1.400,- - - Sonstige / Miete 1.270, , ,- Gesamt 2.736, , , ,- Personal 245, Fremdleistungen 1.980, Gesamt 2.225, , ,- 0 Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 27 von 45

28 Arbeitsmittel besorgen Instruktion der Mitarbeiter Kommandoz. errichten Material & Werkzeuge anliefen Notfall- /Temporärsyst eme aufbauen Notfall- /Temporärsyst eme installieren allgemeine Systeme abbauen allgemeine Systeme aufbauen Personal 1.470, , ,- Material 3.128, Gesamt 4.598, , , ,- Personal 2.672, Gesamt 2.672, , ,- 0 Personal 672, Gesamt 672,- 672,- 672,- 0 Personal 3.456, Gesamt 3.456, , ,- 0 Personal 3.456, Gesamt 3.456, , ,- 0 Personal 4.462, , , ,- Gesamt 4.462, , , ,- Personal 7.914, , ,- Gesamt 7.914, , , ,- Personal 7.914, , ,- Gesamt 7.914, , , ,- Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 28 von 45

29 1.2.7 Gepäcksortier anlage abbauen Gepäcksortier anlage aufbauen kritische Systeme abbauen kristische Systeme aufbauen Patchen im Netzwerkraum Kommandozen trale abbauen Material, Werkzeuge & Müll abholen beleitende Marketing- Doku. erstellen Personal 1.675, Gesamt 1.675, , ,- 0 Personal 1.675, Gesamt 1.675, , ,- 0 Personal 1.124, Gesamt 1.124, , ,- 0 Personal 1.124, Gesamt 1.124, , ,- 0 Personal 4.289, Gesamt 4.289, , ,- 0 Personal 420, Gesamt 420,- 420,- 420,- 0 Personal 420, Gesamt 420,- 420,- 420,- 0 Personal 3.105, Gesamt 3.105, , ,- 0 Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 29 von 45

30 1.3.1 interne Projektfeier durchführen PR & Marketing durchführen Notfall- /Temporärsyst eme abholen Sonstige nicht direkte zuordenbare Kosten Personal 577, Material 300, , ,- Gesamt 677,- 677, , ,- Personal 1.732, , , ,- Gesamt 1.732, , , ,- Personal 2.205, Gesamt 2.205, , ,- 0 Gemeinkosten 2.620, , ,- Risikokosten , Zinsen 603, Gesamt , , , ,- Projektkosten , , , ,- Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 30 von 45

31 15.5 Personaleinsatzplan Personaleinsatzplan in Stunden pro Arbeitspaket Rollen und Umwelten AP-Bezeichnung Projektleiter Weis Projektteam Mitglieder Holinka, Richter Abteilungsleiter (Log & IT) Mayer Marketingleiter Müller PSP-Code 1.0 Projektmanagement Detailplanung erstellen 40 h Projectcontrolling 48 h Projektdokumentation erstellen 44 h Projektabschluss durchführen 12 h 1.1 Organisationsphase Kick-Off-Meeting 4 h 8 h 4 h 4 h 8 h Begehungsplan erstellen 24 h 48 h detailierte Terminplanung abstimmen 8 h 16 h Personaleinteilung fixieren 5 h 5 h Notfall-/Temporärsysteme mieten 40 h Genehmigungen & Ausweise eingeholt 14 h Kontaktlisten erstellen 8 h 8 h Kommunikationsgeräte besorgen 2 h Fahrzeuge organisieren 2 h Catering bestellen 8 h Arbeitsmittel besorgen 48 h Instruktion der Mitarbeiter durchführen 4 h 8 h 4 h 4 h 64 h 72 h 8 h 1.2 Umzugsphase Kommandozentrale errichten 4 h 8 h 8 h 2 h Material & Werkzeuge anliefern 8 h 2 h Notfall-/Temporärsysteme aufbauen 40 h 20 h 40 h 20 h Notfall-/Temporärsysteme installieren 136 h allg. Systeme abbauen 23 h 90 h 90 h 23 h allg. Systeme aufbauen 23 h 90 h 90 h 23 h Gepäcksortieranlage abbauen 2 h 4 h 24 h 28 h 2 h Gepäcksortieranlage aufbauen 2 h 4 h 24 h 28 h 2 h kritische Systeme abbauen 3 h 5 h 20 h 40 h 3 h kritische Systeme aufbauen 3 h 5 h 20 h 40 h 3 h Patchen im Netzwerkraum 50 h Kommandozentral abbauen 16 h 4 h Material, Werkzeuge & Müll abholen 16 h 4 h begleitende Marketing-Doku erstellen 42 h 42 h 1.3 Abschlussphase interne Projektfeier durchführen 5 h 10 h PR & Marketing 88 h Notfall-/Temporärsysteme abbauen 48 h 32 h 8 h Summe an Projektstunden Summe an Projekttagen bei 40h / Woche Logistiker IT & NT Techniker LKW Fahrer Checkspalte 277 h 277 h 39 h 138 h 448 h 654 h 102 h 1934 h 35 PT 35 PT 5 PT 17 PT 56 PT 82 PT 13 PT 242 PT Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 31 von 45

32 16 Liquiditätsrechnung Finanzierungsplan Gemeinkosten/KW 361, Jan 28.Feb 31.Mär 30.Apr 31.Mai 10.Jun 15.Jun 30.Jun 31.Jul 31.Aug Ressourcen / Personen 5.120, , ,63 0, ,63 0, , , ,00 0,00 Ressourcen / Material 0,00 0, ,00 0, ,00 0, , ,00 0,00 0,00 Gemeinkosten 0,00 723, , , ,36 651,01 108, ,36 868,01 0,00 Risiko(minimierungs)kosten 0, ,62 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Server Miete (Monat voraus) 0,00 0,00 0,00 0, ,14 0,00 0, , ,67 0,00 Kosten / Monat 5.120, , , , ,13 651, , , ,69 0,00 Gesamtkosten summiert 5.120, , , , , , , , , ,48 Ausgaben summiert , , , , , , , , , ,48 Einnahmen / Monat 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0, , , ,00 Einnahme summiert 0,00 0, , , , , , , , ,00 Cash Flow , , , , , , , , , ,52 Vorfinanzierung 5.120, , , ,86 Zinsen 7% (30/360) 59,73 145,14 314,61 83,39 Zinsen summiert 59,73 204,87 204,87 204,87 519,48 519,48 519,48 602,87 602,87 602, , , , , , , , , , ,00 0, ,00 Ausgaben summiert Einnahme summiert Cash Flow , , , ,00 Kosten / Monat Einnahmen / Monat , , ,00 0, , , Vorschläge zur Bevorschussung Da es sich bei dem Projekt um eine Ausschreibung mit relativ wenig Spielraum bei den Zahlungskonditionen handelt und diese im Vertrag verankert sind, gibt es kaum Möglichkeiten Bevorschussungen zu vermeiden, um den Cash Flow stets positiv zu halten. Der Cash Flow könnte bei diesem Projekt auf unterschiedliche Weise optimiert werden. Möglichkeiten: 1. Zahlungsziel der Mietgeräte mit dem Lieferanten neu verhandeln. Statt Miete im Voraus auf z.b. 30 Tage nach Monatsende. 2. Einkauf der benötigten Material -Ressourcen zum spätestmöglichen Zeitpunkt, also unmittelbar vor dem Umzug. 3. Risikominimierungskosten reduzieren Analyse der 3 Möglichkeiten: Das Zahlungsziel wirkt sich unmittelbar auf den Zinssatz. Die Zinsen sind jedoch im Verhältnis zur Projektgröße sehr gering. Eine unmittelbare Auswirkung auf den Cash Flow ist daher in diesem Fall nicht gegeben (Zinsanfall verschiebt sich nur um ein Monat). Der Einkauf von benötigten Ressourcen zum spätesten Zeitpunkt bewirkt jedoch wiederum eine unnötige Erhöhung des Risikos, falls Lieferschwierigkeiten auftreten. Ein Verzug im Projekt kommt wesentlich teurer zu stehen als die Optimierung des Cash Flows dies rechtfertigen könnte. Eine Möglichkeit mit hohem Einfluss auf den Cash Flow ist die Optimierung der Risikokosten. Hier sollten die Möglichkeiten neu überdacht werden, z.b. im Rahmen eines Brainstormings für den Punkt Risikominimierung: o Kann man diese Risiken anders bewerten, umgehen oder eine andere Form von Minimierung wählen? o Kann man das Risiko im Vorfeld besser einschätzen und dadurch minimieren? Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 32 von 45

33 o Müssen die Risikokosten am Projektanfang anfallen? Kann man z.b. später einkaufen und auch andere Zahlungsziele für Risikomaßnahmen vereinbaren? In dieser Grafik sieht man den Cash Flow deutlich positiver nur weil man die Risikokosten entfernt hat. Dies ist zwar nicht realistsich, man erkennt jedoch, dass Optimierungsmaßnahmen in diesem Bereich am effektivsten wären. Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 33 von 45

34 17 Arbeitspaketspezifikation 17.1 Genehmigungen und Ausweise AP PSP-Code: Arbeitspaket Spezifikation Projekt: IT-Umzug Flughafen (LOWW) AP-Inhalt: AP-Bezeichnung: Notfall-/ Temporärsysteme installieren Installation aller 50 gemieteten Systeme gemeinsam mit dem IT-Team des Flughafens. Hierzu werden die Systeme mittels vmware (Lizenz im Mietvertrag enthalten) virtualisiert. Die Flughafen-IT stellt ein ISO-Image pro zu virtualisierendem Systems (insgesamt ca. 300) bereit. Diese werden auf das Mietsystem überspielt und in einem Probebetrieb mit dem Kunden gestartet und getestet. Die Installation der Systeme erfolgt mit dem Aufbau des ersten Systems. Nach erfolgter Test-Installation erfolgt eine Abnahme der Systeme vom Kunden. Internes Ziel: Am Freitag den 04. Juni sollen keine virtualisierten Systeme und virtuellen Server mehr installiert werden, sondern nur mehr die Abnahme erfolgen und Korrekturen vorgenommen werden. Nicht-AP-Inhalt: Andere Installationsarten als Virtualisierung, eigenmächtige Installationen, Erstellen der Images sowie händische Installationen der Systeme. Installationen anderer oder umzugsfremder Systeme. Aufbau der Systeme (dies macht ein anderes Team: AP 1.2.3) AP-Ergebnisse / Ziele: Fertige getestete und auf Virtualisierungsebene bereite virtuelle Server (mind. 6 pro Tag fertig installieren (inkl. Test)) Test aller am Flughafen befindlichen Systeme (~300 Stück) in der virtualisierten Umgebung. Leistungsfortschrittmessung: erhöhe Fertigstellungsgrad (virtuelle Server) um 2% pro installiertes Mietsystem Fertigstellungsgrad (virtualisierte Systeme): 0% vor Endabnahme, 100% nach Endabnahme aller Systeme Verantwortung: PL Team / Ressourcen: ITNT [200%] Anfang: Ende: Dauer: 25. Mai 2010, 08:00 Uhr 04. Juni 2010, 16:00 Uhr 2 Wo Budget: EUR QS: Einhaltung des Zeitplanes via Leistungsfortschrittsmessung (virtuelle Server) Deutliche Kennzeichnung (d.h. Beschriftung) aller Systeme mit Status ( Virtualisierung OK, Test OK virtualisiertes System (Kürzel), Endabnahme erfolgt ) Prüfung der Status: PL Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 34 von 45

35 17.2 Kritische Systeme abbauen AP PSP-Code: Arbeitspaket Spezifikation Projekt: IT-Umzug Flughafen (LOWW) AP-Inhalt: AP- Bezeichnung: Kritische Systeme Abbauen Abbau der kritischen Systeme. Die Systeme werden laut Plan Flughafen- IT und nach Freigabe der PL-Flughafen abgebaut. Bis zum Zeitpunkt 00:00 Uhr sind bereits alle benötigten Arbeitsmittel und Personen vor Ort, sodass das erste System unmittelbar nach eingereichtem Plan-Start abgebaut werden kann. Jedes System wird einzeln, durch eine Europalette geschützt, transportiert. Der Transport erfolgt von alt nach neu über die Lastenaufzüge. Der Klein-LKW mit Hebebühne fährt direkt zum Aus-/Eingang zu. Es werden zwischen 6-8 Systeme pro Fahrt befördert (nicht mehr, aber auch nicht weniger). Nicht-AP-Inhalt: Abbau nicht-kritischer Systeme, andere Tätigkeiten. AP-Ergebnisse / Ziele: Alle 36 Systeme müssen innerhalb von 4 Stunden übersiedelt sein. Die restliche Stunde wird für Tests seitens des Kunden benötigt. Leistungsfortschrittmessung: Anzahl übersiedelter Systeme pro Stunde (mindestens 9!) Verantwortung: PL Team / Ressourcen: PL, Projektteam [200%], ITNT [900%], Logistiker [800%], LKW-Fahrer [50%], LKW [50%] Anfang: Ende: Dauer: 13. Juni 2010, 00:00 Uhr 13. Juni 2010, 05:00 Uhr 5h Budget: EUR QS: Check der Beschriftung: Systeme? Kabel? Check der Verpackung (Systeme): vollständig? Kantenschutz? transportsicher? regensicher? Check der Verpackung (Kabel): ordentlich? Stecker extra geschützt? Durchführung: Projektteam. Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 35 von 45

36 Holinka,Richter,Weis 16. Februar 2010 Seite 36 von 45 Priorität PSP-Code Arbeispaketbezeichnung Risikobeschreibung Risiko- Eintritts- Risiko- Ver- Präventive und Risikooder Risikoart bzw. Art des Risikos (1=hoch kosten wahrscheinlichkeit budget zögerung korrektive Maßnahmen minimierungs- Ursache 5=nieder) kosten (Code) (Text) (Text) (Auswahl) (Euro) (Prozent) (Euro) (Wochen) (Text) (Euro) sonstiges Fahrzeuge, Transportmittel, Bus 0,00 Risiko sonstiges Risiko allgmeines Risiko allgmeines Risiko Arbeitsmittel vorhanden Notfall-/Temporärsysteme (Mietung, Anlieferung, Funktion) Endabnahme Serverraum* Notfall-/Temporärsysteme installieren Bus (inkl. Fahrer) kommt nicht Bus kommt verspätet LKW ohne Hebebühne LKW nicht frei Fehlende Arbeitsmittel defekte Arbeitsmittel (Ameise) Einzelen Geräte defekt, Gerät defekt Nicht geliefert wie vorgeschrieben Lieferzeit zu lange Abnahme nicht erfolgreich Ponäle+Fahrzeuge+Mieten der Geräte +Durchschnittliche Personalkosten des Umzuges pro Tag Funktioniert nicht wie geplant Abnahme nicht erfolgreich allgemeine Systeme aufbauen Transportschaden Gerät lässt sich nicht mehr starten Gebäcksortieranlage aufbauen Transportschaden Gerät lässt sich nicht mehr starten kritische Systeme aufbauen Transportschaden Gerät lässt sich nicht mehr straten Patchen im Netzwerkraum Kabel falsch beschriftet Nicht vorhandene Kabel Summe Projekt PROJEKT-RISIKOANALYSE ,00 5,00% 50,00 0,07 2ter Lieferant Notfall Taxi / eigen PKW / LKW: Sixt, Buchbinder usw. LKW 150 EUR/Tag, Bus 350 EUR/Tag (inkl. Fahrer) max. 3 Tage ,00 25,00% 250,00 0,04 Zusätzliches Matrial, Ameise (~400 EUR) ,00 5,00% 5.000,00 1,00 2 te Lieferquelle suchen, 2 Zusatz-/Ersatzgeräte mieten, Vorzeitige Anlieferung in Fa. rechtzeitig leasen Vor-Ort Service mitkaufen ,00 5,00% 1.800,00 0,29 Notfallmannschaft (10 MA) 200 EUR Boni zus. p. P. (Rest zeitausgleich) ,00 10,00% 2.000,00 0,29 Genau Dokumentation und vertragliche Abgrenzung der Verantwortung ,00 8,00% 400,00 0,14 Transportversicherung Serviceteile aus Pool, Poolgerät ,00 4,00% 200,00 0,14 Transportversicherung Serviceteile aus Pool, Poolgerät ,00 3,00% 150,00 0,14 Transportversicherung Serviceteile aus Pool, Poolgerät 2 500,00 20,00% 100,00 0,04 Netzwerkmaterial, Kabeltester 600, , ,00 0,00 50,00 50,00 50,00 250, , , ,00 *) Im Risiko wurde ein Tag Verzug berücksichtigt. Jeder weitere Tag Verzug kostet EUR Pönale & ca EUR interne Kosten (Personal + Material). Ab dem 2ten Tag Verzug ist das Projekt unwirtschaftlich und führt zu katastrophalen Auswirkungen für die Firma. 18 Projektrisikoanalyse Projekt: