Einleitung Grundkonzepte des Content Managements Vorstellung der implementierten REx-Größen (Metrik) Weiterentwicklungen und Ausblick Zusammenfassung

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2 Einleitung Grundkonzepte des Content Managements Vorstellung der implementierten REx-Größen (Metrik) Weiterentwicklungen und Ausblick Zusammenfassung

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4 Claudia Oberle o B. A. Translation Studies for Information Technologies, Univ. Heidelberg u. HS Mannheim o M. Sc. Technische Redaktion, HS Karlsruhe o Mitarbeiterin icms GmbH, Lindau o Lehrbeauftragte HS Karlsruhe o Doktorandin, Inst. f. Buchwissenschaften, Univ. Mainz o Mitarbeitern Institut für Informations- u. Content-Management Prof. Dr. Wolfgang Ziegler o HS Karlsruhe, Stg. Komm. und Medienmanagement o Leiter Institut für Informations- u. Content-Management, Steinbeis GmbH an der Hochschule Karlsruhe (STZ)

5 Wer nutzt CMS? Welches? Wie lange? Schreiben Sie selbst in der Technischen Redaktion? Welche (zwei) Hauptkennzahlen/Auswertungen würden Sie gerne regelmäßig von Ihrem CMS erhalten?

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7 Modularisierung Klassifikation Aggregation Variantenmanagement Prozessmanagement / Content Lifecycle Management o Änderungsmanagement o Translation Management o Publishing, Delivery

8 1. Analyse des IST-Zustandes 2. Darstellung des Optimierungspotenzials 3. Definition der SOLL-Zustandes 4. Evaluierung der Systeme und Auswahl 5. Erstellung eines Pflichtenheftes 6. Interne Vorbereitung 7. Systemanpassung 8. Installation des Systems 9. Schulungsmaßnahmen 10. Systemnutzung tekom CMS-Studie 2005/2008

9 Modulmatrix: Analyse und Modulplanung Dok. 1 Dok. 2 Dok. 3 Dok. 4 Mod. 1 Mod. 1 Mod. 1 Mod. 1 Mod. 2 Mod. 2 Mod. 2 Mod. 3 Var. a Mod. 3 Var. b Mod. 3 Var. c

10 Interaktion von CMS/TMS: Memory für Module/Segmente Prozesstreue und Änderungskontrolle der Single Source Dok. 1 Dok. 2 Dok. 3 Dok. 4 Mod. 1 Mod. 1 Mod. 1 Mod. 1 Mod. 2 Mod. 2 Mod. 2 Mod. 3 Var. a Mod. 3 Var. b Mod. 3 Var. c

11 1. Analyse des IST-Zustandes 2. Darstellung des Optimierungspotenzials 3. Definition der SOLL-Zustandes 4. Evaluierung der Systeme und Auswahl 5. Erstellung eines Pflichtenheftes 6. Interne Vorbereitung 7. Systemanpassung 8. Installation des Systems 9. Schulungsmaßnahmen 10. Systemnutzung tekom CMS-Studie 2005/2008

12 Modulmatrix: Metadatenplanung für CMS-Einsatz, z. B. Mod. 1 Mod. 1 Mod. 1 Mod. 1 Mod. 2 Mod. 2 Mod. 2 Mod. 3 Var. a Mod. 3 Var. b Mod. 3 Var. c

13 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% DOG 2000 tekom 2005 tekom 2008 o tekom CMS-Studie 2005/2008; o W. Ziegler: Die richtige Größe finden, Produkt Global 2007

14 Im CMS sind Module (i. d. R.) in hierarchischen Strukturen über Referenzen aggregiert. Die Technologie, Tiefe und Logik der Hierarchiebildung ist sehr unterschiedlich. 1 2 Frag. I Media I 3 Dok. 4 5 Frag. II 6 Media II

15 von (Master-)Dokumenten (Variantensammlungen) Dok. (Master) (Var. a) 2 (Var. b) 2 (Var. c) 3 5 (Var. a) 5 (Var. b) 5 (Var. c) F: a F: b F: c Dok. 1 2 (Var.a) (Var.a) 2 (Var.1b) 1 3 Dok (Var.b) 2 (Var.c) 1 3 Dok (Var.c)

16 Drewer/Ziegler (2011)

17 1. Analyse des IST-Zustandes 2. Darstellung des Optimierungspotenzials 3. Definition der SOLL-Zustandes 4. Evaluierung der Systeme und Auswahl 5. Erstellung eines Pflichtenheftes 6. Interne Vorbereitung 7. Systemanpassung 8. Installation des Systems 9. Schulungsmaßnahmen 10. Systemnutzung tekom CMS-Studie 2005/2008

18 basierend auf PDCA-Zyklus nach Deming Pre-Documentation Documentation Process Plan Do (Re-)Act Check Optimization Post-Documentation

19 RExport-Datei

20 CMS exportiert Informationen über Objekte und hierarchische Aggregation (Verwendungsnachweis) 1 2 Frag. I Media I 3 Dok. 4 5 Frag. II 6 Media II

21 Beispiel

22 Beispiel

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24 Wiederverwendungsrate r von Dokumenten (oder Modulen): Redundanz Wiederverwendungszahl Z von Modulen (oder Fragmenten/Medien): Abundanz Z=4 Z=2 r=0,29 r=0,57 r=0,43

25 Dokumentzahlen Modulzahlen (genutzt/nicht genutzt) Mittlere Dokumentgröße Modulgrößen Mittlere Wv.rate (Mittlerer Redundanzgrad) Mittlere Wv.häufigkeit (Abundanz) Versionierungen D N N i W r c Z V Statistische Verteilungen und Korrelationen für Analyse

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28 niedrige Wiederverwendungsrate hohe Wiederverwendungsrate

29 Clustering (REx 1.2) kleine Dokumente umfangreiche Dokumente

30 kleine Module große Module

31 selten verwendete Module häufig verwendete Module

32 Kleine Module, häufig verwendet Kleine Module, selten verwendet Große Module, selten verwendet

33 teure Dokumente/ wenig Aufwandsteilung günstige Dokumente/ hohe Aufwandsteilung

34 Viele kleine Module Hoher Redundanzgrad Geringe Abundanz (Reichweite) Software stark unterschiedlich zu Maschinenbau Clusterbildung von Interesse Modulare Nachverfolgung von Interesse Modulleichen und Individualmodule auffindbar Metadatenanalyse notwendig Aufwandsbetrachtung hilfreich

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36 REx 1.2 o Metadaten vollständig exportierbar und analysierbar ( Clustering als Filter) o Weitere Objekttypen (Gruppen, Master) Dynamische Kennzahlen (Zeitreihen) (Projekt-)Verlaufskennzahlen o Änderungshäufigkeiten und Versionierung o Übersetzungsverläufe o CSV-Ausgabe o

37 Unterschiedliche Systemlogiken Anpassung der CMS in Kundenprojekten Unternehmensspezifische Prozessgestaltung und Systemnutzung Technische Auswertung und Interpretation des Variantenmanagements

38 Filterung von (Master-)Dokumenten Dok. (Master) (Var. a) 2 (Var. b) 2 (Var. c) 3 5 (Var. a) 5 (Var. b) 5 (Var. c) F: a F: b F: c Dok. 1 2 (Var.a) (Var.a) 2 (Var.1b) 1 3 Dok (Var.b) 2 (Var.c) 1 3 Dok (Var.c)

39 Adapter/Filter

40 Derzeit anonymisierter RExport extern/manuell ausgewertet und Kooperationspartnern zur Verfügung gestellt Zukünftige Möglichkeiten könnten sein o Web-Dienst/Upload-Server o (lizenzierte) CMS-Komponente o

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42 Pre-Documentation Documentation Process Plan Do (Re-)Act Check Optimization Post-Documentation

43 Methoden und Technologien zur Messung, Darstellung und Optimierung der CM-Prozesse Methoden: statistisch und linguistisch Prozesse: Erstellung, Änderung, Verarbeitung und Nutzung von Content auf Basis der modularen Wiederverwendung

44 Monitoring und Optimierung der unternehmensinternen CM-Prozesse auf Basis einheitlicher Metrik Wissenschaftliche Studien zur Nutzung von CM- Implementierungen Unternehmens-/branchenübergreifende Benchmarks und Best Practices zur CMS-Nutzung und der CM-Methoden Einführung von Content Intelligence -Methoden o KPI-Monitoring und (REx-)Reports o Dashboards o Controlled Reuse o Reuse Memory (Autorenunterstützung)

45 Erstimplementierung durch CMS Anbieter + Kunden DOCUFY GmbH Expert Communication Systems GmbH Fischer Computertechnik GmbH gds AG global document solutions KGU-Consulting GmbH Ovidius GmbH SCHEMA GmbH Siemens AG (HyBrix)

46 P. Drewer, W. Ziegler Technische Dokumentation, Vogel Verlag (2011) C. Oberle, W. Ziegler Content Intelligence für Redaktionssysteme, technische kommunikation 6/12

47 Prof. Dr. Wolfgang Ziegler Hochschule Karlsruhe Studiengang Kommunikation u. Medienmanagement Fak. Informationsmanagement u. Medien Umsetzung: Institut für Informations- und Content-Management (I4ICM) Steinbeis GmbH an der HS Karlsruhe