Grundlagen der VBA und Makro-Programmierung (Visual Basic for Applications)

Transkript

1 Grundlagen der VBA und Makro-Programmierung (Visual Basic for Applications) am Beispiel der Deckungsbeitragsrechnung im Mehrproduktunternehmen

2 Schritt 1: Entwicklertools in Hauptregisterkarte anzeigen lassen Datei rechte Maustaste Menüband anpassen Entwicklertools aktivieren BBS Wirtschaft Bad Kreuznach Seite 2

3 Schritt 2: Excel-Datei erstellen (Berechnungen durchführen Grafiken einfügen Formatierungen vornehmen) Laden Sie die Datei VBADBR.xlsx (ganz unten: Grundlagen der VBA- und Makroprogrammierung) Um die logische Reihenfolge der einzelnen Programmierschritte nicht ständig zu verändern, ist es immer ratsam, zunächst die Endversion der Excel-Datei ohne Programmierung zu erstellen. (Es ist jederzeit möglich, Ergänzungen der Excel-Datei vorzunehmen. Wenn dann jedoch eine benutzerfreundliche Reihenfolge von Eingaben in den zu erstellenden Eingabemasken eingehalten werden soll ( Klickminimierung ), muss dann auch die Eingabefolge in der VBA-Programmierung verändert werden.) Wechseln Sie zwischen den Tabellen Kontrolle und Berechnungen und versuchen Sie die Anwendung zu verstehen. BBS Wirtschaft Bad Kreuznach Seite 3

4 Schritt 3: Visual Basic vorbereiten (VBA-Editor einrichten) Entwicklertools in Registerkarte Visual Basic Einfügen UserForm (oder über die Symbolleiste) BBS Wirtschaft Bad Kreuznach Seite 4

5 Ansicht - Eigenschaftenfenster Über die Registerkarte Ansicht können auch der Projekt-Explorer und die Werkzeugsammlung ein- und ausgeblendet werden. Diese müssen beim Arbeiten mit UserForms sichtbar sein. UserForms sind die Rohentwürfe der gewünschten Eingabemasken, die nun mit Objekten gestalten werden. BBS Wirtschaft Bad Kreuznach Seite 5

6 Schritt 4: Eingabefenster (UserForm) mit Objekten gestalten Alle Objekte haben einen Name und eine Caption. Die Caption ist die Bezeichnung mit der das Objekt in der Anwendung erscheint. Die Names sind Elemente der Programmierung. (Hinweis Sdt: Names Excel-Vorgaben verwenden, Captions eigene Bezeichnungen verwenden. Beim Kopieren von Codes und Objekten ist der Tippaufwand für Änderungen der Names geringer und hinter der Zahlenfolge von UserForms steht eine gewisse Logik. Das ist aber Ansichtssache.) Ändern Sie die Caption von UserForm1 in Verkaufspreise und Mengen Speichern Sie häufig. Sie müssen die Anwendung immer als Excel-Arbeitsmappe mit Makros (*.xlsm) speichern. BBS Wirtschaft Bad Kreuznach Seite 6

7 Ziehen Sie eine Multiseite aus der Werkzeugsammlung in UserForm1 Fügen Sie dann mit rechter Maustaste eine Neue Seite ein. Klicken Sie die einzelnen Registerkarten an und ändern Sie jeweils die Caption. (Sie wissen schon, wie Sie die Caption ändern können. Es geht auch mit der rechten Maustaste über Umbenennen. Sie müssen allerdings noch häufig mit dem Eigenschaftsfenster arbeiten. Gewöhnen Sie sich also daran.) Page1 Gehäuse I Page2 Gehäuse II Page3 Gehäuse III Sie können jede beliebige Bezeichnung verwenden. (z.b.: Puppe 1, Puppe 2, Puppe 3) Die Captions spielen für die Programmierung keine Rolle Entwerfen Sie nun ein Konzept für Ihre Eingabemaske. (Gerne auch händisch; im Kopf geht auch.) BBS Wirtschaft Bad Kreuznach Seite 7

8 Ziehen Sie nun ein Beschriftungsfeld in die 1. Registerkarte des UserForm und ändern Sie die Caption mit der von Ihnen gewünschten Bezeichnung. (Es geht auch mit Linksklick in das Beschriftungsfeld markieren überschreiben.) Kopieren Sie nun das Beschriftungsfeld in der erforderlichen Anzahl in die einzelnen Registerkarten des UserForms und ändern Sie jeweils die Beschriftung. (rechte Maustaste Kopieren Einfügen; oder über die Symbolleiste) Richten Sie die Beschriftungsfelder an den Rasterpunkten des UserForms aus. BBS Wirtschaft Bad Kreuznach Seite 8

9 BESCHRIFTUNGSFELDER (Konstanten) Eingabe von Bezeichnungen TEXTFELD dient zur Verknüpfung mit der Excel-Anwendung; in Textfeldern werden in den Eingabemasken die Variablen verändert. Ziehen Sie nun das erste Textfeld in die 1. Registerkarte des UserForm an die richtige Stelle. Kopieren Sie nun das Textfeld in der erforderlichen Anzahl in logischer Reihenfolge in die einzelnen Registerkarten des UserForms und ändern Sie jeweils die Beschriftung. Wenn Sie hier die logische Reihenfolge der vorzunehmenden Eingaben einhalten, wird die spätere Eingabe im Eingabemenü benutzerfreundlicher. Es wird so ermöglicht, die Eingabefelder mit der TAB-Taste in einer logischen Reihenfolge anzusteuern ohne Eingabefelder zu überspringen. BBS Wirtschaft Bad Kreuznach Seite 9

10 Achten Sie auf eine fortlaufende Ziffernfolge der Textfelder im TapIndex des Eingabefensters, so, wie Sie die Eingabereihenfolge gerne hätten. Wenn Sie die Textfelder nicht in der gewünschten Reihenfolge kopieren, müssen Sie den TapIndex später ändern oder die Eingabefelder jeweils mit der Maus ansteuern. Bei TapStop sollte True (voreingestellt) eingestellt sein. Schritt 5: UserForm (Eingabemenü) mit Excel- Anwendung verknüpfen Die Verknüpfung von UserForm (Eingabemenü) und Excel- Anwendungen wird über ControlSource im Eingabefenster vorgenommen. Klicken Sie auf das erste Textfeld in die 1. Registerkarte des UserForm. Geben Sie unter ControlSource die Tabelle der Excel- Anwendungen an, die Sie ansteuern wollen und die Zelle in die Variable eingegeben werden. Dabei folgt auf die Eingabe der Tabelle immer ein Ausrufungszeichen! z.b.: Berechnungen!B4 (siehe Seite. 11) (Groß- und Kleinschreibung ist bei Tabellen- und Zellenangaben egal.) BBS Wirtschaft Bad Kreuznach Seite 10

11 Kopieren Sie den ControlSource des ersten Textfeldes in die ControlSources der weiteren Textfelder und ändern Sie jeweils die Zelladressierung. Schritt 6: UserForm (Eingabemenü) öffnen und schließen Eingabemenüs werden durch Klick auf Befehlsschaltflächen geöffnet und geschlossen. Ziehen Sie eine Befehlsschaltfläche in das UserForm. Ziehen sie ggf. das UserForm in eine geeignete Größe, um Platz zwischen der von Ihnen angelegten Multiseite und dem Rand des UserForms zu haben. Wenn Sie die Befehlsschaltfläche auf der Multiseite ablegen, sehen Sie diese nur auf der gerade aktivierten Registerkarte. (siehe Seite 12) BBS Wirtschaft Bad Kreuznach Seite 11

12 Ändern Sie die Caption der Befehlsschaltfläche mit der von Ihnen gewünschten Bezeichnung. (Es geht auch mit Linksklick in die Befehlsschaltfläche markieren überschreiben.) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Befehlsschaltfläche und dann auf Code anzeigen Damit wird die Voraussetzung zur Codeeingabe mit der Programmiersprache Visual Basic geschaffen. Keine Angst, es sind nur wenige Befehle nötig! BBS Wirtschaft Bad Kreuznach Seite 12

13 Ein Befehl beginnt bei VB immer mit Private Sub und endet mit End Sub Nach Private Sub seht eine Adresse, die durch den Klick mit der rechten Maustaste auf ein Objekt voreingestellt wird. Zwischen Private Sub und End Sub beginnt die Programmierung durch Einrückung mit der Tab-Taste. (Es geht auch ohne Tab-Einrückung, aber man soll.) Der Befehl zum Schließen des Eingabemenüs (UserForm1) lautet: UserForm1.Hide (Wichtiger Befehl!) Nach Eingabe des Punktes gibt Excel Befehlsvorschläge, die nach Eingabe von Buchstaben immer weiter eingrenzt und schließlich nur noch angeklickt werden müssen. (Die Texteingabe geht häufig schneller.) Bedeutung: Name unseres Objektes ist CommandButton1 Nach der Aktion Click soll das Eingabemenü UserForm1 verschwinden. Hinweis: Befehle können kopiert werden. Ohne Änderung der Names muss dann nur noch die entsprechende Objektziffer geändert werden. Mit Änderung der Names muss der veränderte Name neu eingetippt werden. BBS Wirtschaft Bad Kreuznach Seite 13

14 Sie können nun das Eingabemenü schließen aber noch nicht öffnen. Wechseln Sie in die Excel-Anwendung und danach in die Tabelle Kontrolle. Aktivieren Sie die Registerkarte Entwicklertools und klappen Sie das Symbol Einfügen auf. Sie können diesen Schritt an jeder beliebigen Stelle der Excel- Anwendung durchführen. Insbesondere bei umfangreichen Projekten empfiehlt es sich jedoch, die Anwendung auf verschiedene Tabellen zu verteilen. Klicken Sie auf das ActiveX-Steuerelement Befehlsschaltfläche und danach in der Excel-Anwendung an die Stelle, an der Sie eine Befehlsschaltfläche zum Öffnen des Eingabemenüs einfügen möchten. BBS Wirtschaft Bad Kreuznach Seite 14

15 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das ActiveX- Steuerelement Befehlsschaltfläche und aktivieren Sie das Eigenschaftenfenster. Ändern Sie die Caption mit der von Ihnen gewünschten Bezeichnung. Passen Sie ggf. mit den Anfassern die Größe der Befehlsschaltfläche an. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das ActiveX- Steuerelement Befehlsschaltfläche und auf Code anzeigen. BBS Wirtschaft Bad Kreuznach Seite 15

16 Geben Sie den Code zum Öffnen des Eingabemenüs ein. Der Befehl zum Öffnen des Eingabemenüs (UserForm1) lautet: UserForm1.Show (Wichtiger Befehl!) Wechseln Sie in die Excel-Anwendung und deaktivieren Sie in der Registerkarte Entwicklertools den Entwurfsmodus. Der Entwurfsmodus wird von Excel automatisch aktiviert, wenn Sie eine Befehlsschaltfläche in eine Excel-Anwendung einfügen. Sie müssen ihn deaktivieren, damit Sie jetzt das Eingabemenü öffnen und schließen können. Durch Klick auf die Befehlsschaltfläche können Sie jetzt das Eingabemenü öffnen und schließen und Änderungen der von Ihnen definierten Variablen vornehmen. Herzlichen Glückwunsch! BBS Wirtschaft Bad Kreuznach Seite 16

17 Schritt 7: Makros aufzeichnen Makros sind Programme, die von Excel selbst geschrieben werden, nachdem der entsprechende Befehl dazu gegeben wurde. Auf Befehl wird dann die Programmaufzeichnung von Excel wieder beendet. Excel bindet dann jeden Klick, jede Berechnung, jede Einfügung von Objekten, Grafiken und Bildern ein, die der User während der Aufzeichnungsphase vornimmt. Makros können dann Befehlsschaltflächen zugewiesen werden um z.b. mit Klick Berechnungen durchzuführen oder Objekte einzubinden. In der vorliegenden Anwendung soll auf umfangreiche Rechenoperationen verzichtet werden. Die Vorgehensweise ist jedoch immer gleich, egal ob das von Excel geschriebene Programm klein oder groß ist. In der Anwendung sollen makrogesteuerte Seitenwechsel durchgeführt werden. Das mag im vorliegenden Fall etwas übertrieben sein, ist aber bei umfangreichen Anwendungen aus organisatorischen Gründen sehr hilfreich. Wechseln Sie in die Excel-Anwendung und klicken Sie in der Registerkarte Entwicklertools auf Makros aufzchn.. BBS Wirtschaft Bad Kreuznach Seite 17

18 Klicken Sie noch nicht auf OK, sondern vergeben Sie nur einen Makronamen mit dem Sie zum Ausdruck bringen wollen, dass Sie in eine andere Tabelle (Berechnungen) wechseln wollen. Wenn Sie jetzt auf OK klicken, zeichnet Excel alle Ihre Aktionen als Programm auf. Die Aufzeichnung wird in der Registerkarte Entwicklertools durch Klick auf Aufzeichnung beenden beendet. Gehen Sie nun in der folgenden Reihenfolge vor: 1. Klicken Sie auf OK 2. Wechseln Sie in die Tabelle Berechnungen 3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Aufzeichnung beenden Damit haben Sie ein kleines Programm generiert, das von Excel als Modul im Visual-Basic-Editor automatisch gespeichert wird. BBS Wirtschaft Bad Kreuznach Seite 18

19 Schritt 8: Einer Befehlsschaltflächen ein Makro zuweisen Klicken Sie auf die Registerkarte Entwicklertools und dann auf die Symbole Entwurfsmodus und Einfügen Klicken Sie auf das Formularsteuerelement Schaltfläche und weisen Sie das von Ihnen programmierte und bezeichnete Makro zu. (z.b. Berechnungen) Klicken Sie dann auf OK Klicken Sie in die Schaltfläche und benennen Sie die Schaltfläche sinnvoll um. Passen Sie dann die Größe der Schaltfläche mit den Anfassern nach Ihren Vorstellungen an. BBS Wirtschaft Bad Kreuznach Seite 19

20 Bleiben Sie zunächst im Entwurfsmodus und wechseln Sie auf die Tabelle Berechnungen Zeichnen Sie nun das Makro Kontrolle auf und weisen Sie es als Formularsteuerelement der Schaltfläche Kontrolle zu. Wenn Sie die Aufzeichnung beendet und das Makro zugewiesen haben, können Sie über die entsprechenden Schaltflächen zwischen den Tabellen der Excel-Anwendung wechseln. Herzlichen Glückwunsch! Schritt 9: Fertigstellung (Hausaufgabe) Entwerfen Sie ein Konzept um die Kosten über ein Eingabemenü erfassen zu können. (variable Stückkosten, erzeugnisfixe Kosten, erzeugnisgruppenfixe Kosten, unternehmensfixe Kosten) Erstellen Sie nach Ihrem Konzept ein UserForm (UserForm2) und eine Schaltfläche zur menügesteuerten Eingabe der Kosten. Ändern Sie in den Eingabemenüs die Variablen und beobachten Sie die Auswirkungen auf die Deckungsbeiträge und das Betriebsergebnis. Machen Sie sich über das Eingabefenster des VBA-Editors mit den Formatierungsmöglichkeiten von UserForms vertraut, und ändern Sie ggf. die Formatierungen, wenn Sie mit den Voreinstellungen von Excel nicht zufrieden sind. Erstellen Sie ein Makro zur Durchführung der Rechenoperationen und weisen Sie es einem Steuerelement Schaltfläche zu BBS Wirtschaft Bad Kreuznach Seite 20

21 Ihre Excel-Anwendung besteht nun aus den folgenden Elementen: Tabelle mit der Kontrollseite Tabelle mit Berechnungen BBS Wirtschaft Bad Kreuznach Seite 21

22 Menü zur Eingabe der Variablen Verkaufspreis und Absatzmenge Menü zur Eingabe der Kosten BBS Wirtschaft Bad Kreuznach Seite 22

23 Weitere Arbeitsaufträge und Lösungsvorschläge mit Excel- Anwendungen zu vielen betriebswirtschaftlichen Themen können Sie downloaden. Folgen Sie im Frame dem Pfad Schule Lernmaterial. Wählen Sie dann im Frame die gewünschten betriebswirtschaftlichen Themenbereiche aus. Die Lösungsvorschläge sind weitgehend passwortgeschützt. Die Passwörter stellt Ihnen der Autor gerne zur Verfügung, falls sie diese nicht selbst an den Icons erkennen können. oder BBS Wirtschaft Bad Kreuznach Seite 23

24 BBS Wirtschaft Bad Kreuznach Seite 24