Automatisieren von Aufgaben mit Visual Basic-Makros

Transkript

1 Automatisieren von Aufgaben mit Visual Basic-Makros Lassen Sie sich nicht abschrecken, w enn Sie im Umgang mit Makros keine Übung haben. Ein Makro ist schlicht eine aufgezeichnete Folge von Tastenkombinationen und Anw eisungen, mit deren Hilfe Sie eine Aufgabe automatisieren können, die Sie nicht jedes Mal von Anfang an neu ausführen möchten. So können Sie beispielsw eise ein Makro aufzeichnen, mit dem bestimmte Seitenränder angew endet, eine angepasste Aufzählung oder eine komplexe Tabelle eingefügt w ird. Die Vorgehensw eisen hierzu erfahren Sie in diesem Lernprogramm. Vorbereitung Anzeigen der Registerkarte "Entw icklertools" Zuw eisen einer Tastenkombination zu einem Makro Aufzeichnen eines Makros Ausführen des Makros Bearbeiten des Makros Kurzübersicht Vorbereitung Lerninhalte Nach Abschluss dieses Lernprogramms können Sie folgende Aufgaben ausführen: Anzeigen der Registerkarte "Entw icklertools" im Menüband Aufzeichnen eines Makros zum Einfügen einer stilisierten Tabelle Zuw eisen einer Tastenkombination zu einem Makro Ausführen eines aufgezeichneten Makros Bearbeiten eines Makros Vorausset zungen Word für Mac 2011 Grundlegende Fähigkeiten im Umgang mit Word, einschließlich dem Öffnen von Dokumenten, dem Ausschneiden und Einfügen sow ie dem Formatieren von Text. Geschät zt e Dauer: 25 Minuten Microsoft Office für Mac 2011: Automatisieren von Aufgaben mit Visual Basic-Makros 1

2 1. Anzeigen der Registerkarte "Entwicklertools" Die Registerkarte "Entw icklertools" ist eine spezialisierte Registerkarte des Menübands, die Befehle für die Arbeit mit Makros enthält. Standardmäßig w ird die Registerkarte "Entw icklertools" im Menüband nicht angezeigt. Zeigen Sie nun die Registerkarte "Entw icklertools" im Menüband von Word an. Wicht ig In diesem Lernprogramm w ird Word verw endet, um zu demonstrieren, w ie mit Makros gearbeitet w ird. Die Prinzipien sind in Excel aber ähnlich. Klicken Sie in Word auf Dat ei und dann auf Neues leeres Dokument. Klicken Sie im Menüband auf Menübandoptionen und dann auf Menübandeinstellungen. Microsoft Office für Mac 2011: Automatisieren von Aufgaben mit Visual Basic-Makros 2

3 Aktivieren Sie im Feld Tit el der Registerkarte oder Gruppe das Kontrollkästchen Entwicklertools, und klicken Sie auf OK. Beachten Sie, dass die Registerkarte Ent wicklertools nun im Menüband angezeigt w ird. Hinweise Klicken Sie zum Neuanordnen oder Entfernen von Menüband-Registerkarten auf Menübandoptionen und dann auf Akt ivierreihenfolge im Menüband anpassen. Vor den nächst en Schrit t en Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können: Anzeigen der Registerkarte "Entw icklertools" im Menüband Microsoft Office für Mac 2011: Automatisieren von Aufgaben mit Visual Basic-Makros 3

4 2. Zuweisen einer Tastenkombination zu einem Makro Bevor Sie mit der Aufzeichnung eines Makros beginnen, haben Sie die Möglichkeit, ihm eine Tastenkombination zuzuw eisen. Durch das Zuw eisen einer Tastenkombination zu einem Makro sind Sie in der Lage, das Makro jederzeit durch Drücken der Tastenkombination auszuführen. Weisen Sie nun dem Makro, das in der nächsten Lektion aufgezeichnet w ird, eine Tastenkombination zu. Klicken Sie auf der Registerkarte Ent wicklertools unter Visual Basic auf Aufzeichnen. Geben Sie in das Feld Makroname den Namen MeineSpezialTabelle ein, und klicken Sie dann auf Tast atur. Hinweis Makronamen dürfen keine Leer- oder Sonderzeichen w oder! enthalten. Stellen Sie sicher, dass sich der Cursor im Feld Neue Tast enkombination drücken befindet, und drücken Sie dann BEFEHLSTASTE+WAHLTASTE+T. Hinweis Wenn die Tastenkombination bereits einem anderen Befehl zugew iesen ist, w ird dieser neben Derzeit zugeordnet zu angezeigt. Wenn Sie eine andere Tastenkombination zuw eisen, sollten Sie sich diese notieren, w eil Sie sie in einer späteren Lektion verw enden w erden. Microsoft Office für Mac 2011: Automatisieren von Aufgaben mit Visual Basic-Makros 4

5 Klicken Sie auf Zuordnen. Die Tastenkombination w ird im Feld Akt uelle Tasten angezeigt. Klicken Sie dann auf OK. Beachten Sie, dass die Schaltfläche Aufzeichnen auf der Registerkarte Ent wicklertools nun als Beenden angezeigt w ird. Word befindet sich jetzt im Makroaufzeichnungsmodus. Hinweise Standardmäßig w ird ein Makro so gespeichert, dass es in allen Dokumenten verw endet werden kann, die auf der Standardvorlage ("Normal.dotx") basieren. Zum Einschränken eines Makros auf das aktuelle Dokument klicken Sie im Dialogfeld Makro aufzeichnen (dargestellt in Schritt 2) im Popupmenü Makro speichern in auf Dokument1 (Dokument), w obei "Dokument1" der Name des aktuellen Dokuments ist. Vor den nächst en Schrit t en Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können: Zuw eisen einer Tastenkombination zu einem Makro Microsoft Office für Mac 2011: Automatisieren von Aufgaben mit Visual Basic-Makros 5

6 3. Aufzeichnen eines Makros Zum Aufzeichnen eines Makros führen Sie die Aufgabe einfach schrittw eise aus, w ie Sie es normalerw eise auch tun w ürden. Während der Ausführung der Aufgabe w ird von Word jeder Mausklick, jeder Tastendruck sow ie jeder eingegebene Text als VBA-Code aufgezeichnet, der später bearbeitet w erden kann. Zeichnen Sie nun ein Makro auf, das eine stilisierte, zw eispaltige Tabelle "Frage und Antw ort" einfügt. Wicht ig Vor Durchführung dieser Lektion müssen Sie die Schritte in Lektion 2 ausgeführt haben. Klicken Sie auf der Registerkarte Tabellen unter Tabellenoptionen auf Neu, und erstellen Sie dann durch Ziehen eine Tabelle mit 2 Spalten und 6 Zeilen. Drücken Sie bei gedrückter UMSCHALT- und WAHLTASTE die NACH-RECHTS-TASTE auf der Tastatur, bis die Tabelle w ie unten dargestellt ausgew ählt ist. Hinweis Beim Aufzeichnen eines Makros können Sie die Maus nicht zum Ausw ählen, Kopieren oder Ziehen von Inhalt innerhalb des Dokuments verw enden. Zum Aufzeichnen dieser Aktionen müssen Sie die Tastatur verw enden. Microsoft Office für Mac 2011: Automatisieren von Aufgaben mit Visual Basic-Makros 6

7 Klicken Sie unter Tabellenformatvorlagen auf Helle Schattierung Akzent 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Tabellen unter Rahmenlinien zeichnen auf Rahmen, und klicken Sie dann auf Alle. Geben Sie Frage ein, drücken Sie die TAB-TASTE, und geben Sie Ant wort ein. Microsoft Office für Mac 2011: Automatisieren von Aufgaben mit Visual Basic-Makros 7

8 Klicken Sie auf der Registerkarte Ent wicklertools auf Beenden. Das Makro ist jetzt aufgezeichnet und w ird nun gespeichert. Hinweise Wenn Sie eigene Makros aufzeichnen, ist es w ichtig, sorgfältig zu planen, w as genau aufgezeichnet w erden soll. Die Makroaufzeichnung zeichnet jeden Tastendruck und Mausklick auf, w as zu ineffizienten Makros führen kann, w enn viele unnötige Tastenkombinationen aufgezeichnet w erden. Klicken Sie zum Anhalten der Aufzeichnung eines Makros auf der Registerkarte Ent wicklertools auf Anhalt en. Vor den nächst en Schrit t en Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können: Aufzeichnen eines Makros zum Einfügen einer zw eispaltigen Tabelle 4. Ausführen des Makros Wenn Sie ein Makro ausführen, w ird die aufgezeichnete Abfolge von Aufgaben von Word ausgeführt. Führen Sie nun das Makro aus, indem Sie die zugew iesene Tastenkombination und einen Befehl auf der Registerkarte "Entw icklertools" verw enden. Klicken Sie unter Dat ei auf Neues leeres Dokument. Drücken Sie BEFEHLSTASTE+WAHLTASTE+T. Hinweis Wenn Sie in der früheren Lektion eine andere Tastenkombination zugew iesen haben, drücken Sie stattdessen diese Tastenkombination. Microsoft Office für Mac 2011: Automatisieren von Aufgaben mit Visual Basic-Makros 8

9 Klicken Sie unterhalb der eingefügten Tabelle, und drücken Sie die EINGABETASTE, um eine Leerzeile einzufügen. Klicken Sie auf der Registerkarte Ent wicklertools unter Visual Basic unter Visual Basic auf Makros. Klicken Sie auf MeineSpezialTabelle und dann auf Ausführen. Hinweis Wenn Ihr Makro nicht in der Liste aufgeführt w ird, klicken Sie im Popupmenü Makros in auf Alle akt iven Vorlagen und Dokumente. Microsoft Office für Mac 2011: Automatisieren von Aufgaben mit Visual Basic-Makros 9

10 Beachten Sie, dass bei jeder Ausführung des Makros von Word eine Tabelle eingefügt w ird. Hinweise Klicken Sie zum Ändern der einem Makro zugew iesenen Tastenkombination zuerst auf Ansicht, dann auf Symbolleisten und schließlich auf Symbolleisten und Menüs anpassen. Klicken Sie anschließend auf der Registerkarte Befehle unter Kat egorienauf Makros. Klicken Sie auf das Makro, dessen Tastenkombination geändert w erden soll, und klicken Sie dann auf Tast atur. Klicken Sie zum Ändern der Makrosicherheitsw arnungen auf Word und dann auf Einst ellungen. Klicken Sie dann unter Persönliche Einstellungen auf Sicherheit. Die entsprechende Option ist unter Makrosicherheit aufgeführt. Vor den nächst en Schrit t en Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können: Ausführen eines Makro unter Verw endung der zugew iesenen Tastenkombination und mithilfe des Befehls "Makros" auf der Registerkarte "Entw icklertools" Microsoft Office für Mac 2011: Automatisieren von Aufgaben mit Visual Basic-Makros 10

11 5. Bearbeiten des Makros Bei der Aufzeichnung eines Makros w ird jeder Tastendruck und Mausklick von Word automatisch in VBA - Code übersetzt. Für das gerade aufgezeichnete Makro gibt der Code an, dass das Makro eine Tabelle mit 2 Zeilen und 6 Spalten einfügt, sow ie sämtlichen Platzhaltertext, den Sie eingegeben haben. Sie können den Code und somit die Aktionen ändern, die von dem Makro ausgeführt w erden, indem Sie den integrierten Visual Basic-Editor verw enden. Bearbeiten Sie nun das Makro so, dass die eingefügte Tabelle drei Spalten anstelle der ursprünglichen zw ei umfasst. Hinweis Fortgeschrittenes Bearbeiten von Makros sprengt den Rahmen dieses Lernprogramms. Zusätzliche Informationen zum Bearbeiten von Makros sow ie zum Visual Basic -Editor finden Sie unter Visual Basic-Dokumentation. Klicken Sie auf der Registerkarte Ent wicklertools unter Visual Basic auf Edit or. Beachten Sie, dass das Fenster Code für die von Ihnen erstellte Tabelle enthält. Hinweis Wenn der Code nicht im Fenster Projekt unter Module angezeigt wird, doppelklicken Sie auf NewMacros. Microsoft Office für Mac 2011: Automatisieren von Aufgaben mit Visual Basic-Makros 11

12 Ersetzen Sie im Code hinter NumColumns:=_ den Wert 2 durch eine 3. Wählen Sie am unteren Rand des Fensters die unten angezeigten Codezeilen aus, und klicken Sie auf Bearbeiten und dann auf Kopieren. Klicken Sie im Code hinter das auf Antwort folgende Anführungszeichen, drücken Sie die EINGABETASTE, und klicken Sie schließlich auf Bearbeiten und auf Einfügen. Microsoft Office für Mac 2011: Automatisieren von Aufgaben mit Visual Basic-Makros 12

13 Ersetzen Sie das zw eite Vorkommen von Antwort durch Kommentare. Klicken Sie auf Word und dann auf Schließen und zurück zu Microsoft Word. Drücken Sie unterhalb der vorhandenen Tabelle zuerst die EINGABETASTE und dann BEFEHLSTASTE+WAHLTASTE+T (oder die in der früheren Lektion zugew iesene Tastenkombination). Beachten Sie, dass das Makro jetzt eine dreispaltige Tabelle einfügt, die auf dem bearbeiteten Code basiert. Microsoft Office für Mac 2011: Automatisieren von Aufgaben mit Visual Basic-Makros 13

14 Hinweise Klicken Sie zum Bearbeiten eines anderen Makros als dem gerade aufgezeichneten auf der Registerkarte Ent wicklertools unter Visual Basic auf Makros. Wählen Sie das zu bearbeitende Makro aus, und klicken Sie auf Bearbeiten. Klicken Sie zum Löschen eines Makros auf der Registerkarte Ent wicklertools unter Visual Basic auf Makros. Wählen Sie das zu löschende Makro aus, und klicken Sie auf Löschen. Vor den nächst en Schrit t en Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können: Bearbeiten eines Makros mithilfe des integrierten Visual Basic-Editors Kurzübersicht Zweck Anzeigen der Registerkarte "Entw icklertools" im Menüband Beginnen mit der Aufzeichnung eines Makros Zuw eisen einer Tastenkombination zu einem Makro Einschränken eines Makros auf das Dokument, in dem es aufgezeichnet w urde Anhalten der Aufzeichnung eines Makros Ausführen eines Makros Bearbeiten eines Makros Löschen eines Makros Ändern der Tastenkombination für ein Makro Verfahren Klicken Sie zuerst auf das Zahnrad für Menübandeinstellungen und dann auf Menübandeinstellungen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ent wicklertools. Planen Sie die Abfolge von Schritten für die Aufgabe, die ausgeführt w erden soll (z. B. Einfügen einer stilisierten Tabelle). Klicken Sie dann auf der Registerkarte Ent wicklertools unter Visual Basic auf Aufzeichnen. Beginnen Sie mit der Aufzeichnung eines Makros. Klicken Sie dann unter Makro zuweisen auf Tast atur, und drücken Sie die gew ünschte Tastenkombination (z. B. BEFEHLSTASTE+WAHLTASTE+T). Beginnen Sie mit der Aufzeichnung eines Makros. Klicken Sie danach im Popupmenü Makro speichern in auf Dokument1 (Dokument), w obei "Dokument1 (Dokument)" das Dokument ist, in dem das Makro aufgezeichnet w ird. Klicken Sie auf der Registerkarte Ent wicklertools unter Visual Basic auf Anhalt en. Drücken Sie die Tastenkombination, die dem Makro zugew iesen w urde. Alternativ können Sie auf der Registerkarte Ent wicklertools unter Visual Basic zuerst auf Makros, dann auf das Makro und schließlich auf Ausführen klicken. Klicken Sie auf der Registerkarte Ent wicklertools unter Visual Basic auf Makros. Klicken Sie auf ein Makro in der Liste und dann auf Bearbeiten. Klicken Sie auf der Registerkarte Ent wicklertools unter Visual Basic auf Makros. Klicken Sie auf ein Makro in der Liste und dann auf Löschen. Klicken Sie unter Ansicht auf Symbolleisten und anschließend auf Symbolleisten und Menüs anpassen. Klicken Sie anschließend auf der Registerkarte Befehle unter Kat egorienauf Makros. Klicken Sie auf das Makro, dessen Tastenkombination geändert w erden soll, und klicken Sie dann auf Tast atur. Microsoft Office für Mac 2011: Automatisieren von Aufgaben mit Visual Basic-Makros 14

15 Weit ere Tipps Die Registerkarte "Entw icklertools" ist eine spezialisierte Registerkarte des Menübands, die Befehle für die Arbeit mit Makros enthält. Standardmäßig w ird die Registerkarte "Entw icklertools" im Menüband nicht angezeigt. Makros können mithilfe der Befehle auf der Registerkarte "Entw icklertools" in Word, Excel und Pow erpoint aufgezeichnet und bearbeitet w erden. Wenn Sie eigene Makros aufzeichnen, ist es w ichtig, sorgfältig zu planen, w as genau aufgezeichnet w erden soll. Die Makroaufzeichnung zeichnet jeden Tastendruck und Mausklick auf, w as zu ineffizienten Makros führen kann, w enn viele unnötige Tastenkombinationen aufgezeichnet w erden. Makronamen dürfen keine Leer- oder Sonderzeichen w oder! enthalten. Standardmäßig w ird ein Makro so gespeichert, dass es in allen Dokumenten verw endet werden kann. Sie können das Makro aber auch auf das Dokument einschränken, in dem es aufgezeichnet w urde. Bei der Aufzeichnung eines Makros w ird jeder Tastendruck und Mausklick von Word automatisch in VBA-Code übersetzt. Sie können den Code und somit die Aktionen ändern, die von dem Makro ausgeführt w erden, indem Sie den integrierten Visual Basic -Editor verw enden. Microsoft Office für Mac 2011: Automatisieren von Aufgaben mit Visual Basic-Makros 15