UVS-Programmsystem. Hinweise zur elektronischen Bereitstellung von Erhebungsformularen. - Programmversion

Transkript

1 Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt Referat 508 UVS-Programmsystem Hinweise zur elektronischen Bereitstellung von Erhebungsformularen - Programmversion Einführende Hinweise und technische Voraussetzungen Die in dieser Anleitung gegebenen Hinweise sind bewusst etwas ausführlicher gehalten, damit auch Nutzer mit geringeren PC- und Internet-Kenntnissen möglichst leicht den Umgang mit den online bereitgestellten Erhebungen und Diensten erlernen können. Die elektronische Bereitstellung der Erhebungsformulare und Stundenzuweisungen erfolgt über das UVS-Datenbanksystem des Landes Sachsen-Anhalt. Es handelt sich hierbei um keine grundsätzlich neue Funktionalität, sondern nur um eine weitere Komponente innerhalb des seit 2005 für die webbasierte Datenerfassung genutzten Systems. Der Aufruf und der Ausdruck der Formulare sind an keinen bestimmten Ort oder PC gebunden. Spezielle Software wird nicht benötigt. Ein beliebiger PC mit Windows oder Linux Betriebssystem, ein funktionsfähiger Internetzugang und ein Drucker sind ausreichend. Für die Darstellung und den Ausdruck der Formulare muss auf dem PC eine aktuelle Version des kostenlos im Internet erhältlichen Programms Adobe Reader installiert sein. Die Erhebungsformulare werden zu den jeweiligen Stichtagserhebungen auf der Informationsseite des Landesverwaltungsamtes, Referat 508 bereitgestellt. Für jede Schule existiert eine eigene Informationsseite. Die Formulare können auf diese Weise schulbezogen erzeugt werden und enthalten, soweit für die jeweilige Erhebung erforderlich, weitere schulkonkrete Angaben. Um diese Dokumente vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch zu schützen, sind diese kennwortgeschützt. Die online bereitgestellten Dokumente können nicht geändert oder online bearbeitet werden. Für die Bearbeitung müssen die Erhebungsformulare ausgedruckt werden. Die Eintragung der Meldedaten auf diesen Formblättern wird wie bisher handschriftlich vorgenommen. Die Rücksendung an das Landesverwaltungsamt erfolgt weiterhin mit der Briefpost oder per Telefax. Eine elektronische Rücksendung per ist auch möglich. Hierzu muss jedoch aus den vollständig ausgefüllten und mit Datum und Unterschrift versehenen Formblättern über einen Scanner in ein PDF- Dokument erzeugt werden. In anderen Scannformaten erzeugte Dokumente können im Landesverwaltungsamt leider nicht gelesen werden.

2 2. Anmeldung am Bildungsportal und Aufruf der Informationsseite Für die Anmeldung sind die Zugangsdaten für das Bildungsportal beim Landesbildungsserver und das Zugangskennwort für die Datenerhebungen des Landesverwaltungsamtes, Referat 508 erforderlich. Die Zugangsdaten liegen der Schule bereits vor und werden z.b. für die monatliche Meldung des nicht planmäßig erteilten Unterrichts verwendet. Die Einwahl zu den Datenerhebungen erfolgt über eine spezielle Anmeldung am Bildungsportal Dieses Bildungsportal wird vom Landesbildungsserver verwaltet und betreut. Für den erfolgreichen Aufbau der gesicherten Verbindung zum Bildungsportal müssen auf dem PC spezielle Sicherheitszertifikate vorhanden sein. Wird beim Aufruf des Bildungsportals vom System festgestellt, dass auf dem PC kein gültiges Sicherheitszertifikat für den Zugriff auf das Bildungsportal vorhanden ist erscheint eine Warnmeldung. Für den Formblattdruck kann diese Warnmeldung ignoriert werden. Ein Klick auf den Link Laden dieser Webseite fortsetzen (nicht empfohlen) öffnet die Portalanmeldung. Hinweis: Wird der PC regelmäßig für Datenerhebungen verwendet, sollte das notwendige Sicherheitszertifikat des Bildungsportals installiert werden. Sollten hierzu Fragen bestehen, richten Sie bitte an den Bereich Technik des LISA. Es erscheint folgende Anmeldemaske Für die Portal-Anmeldung benötigen Sie den Schulleitungs-Account. Diese Zugangsdaten werden durch das LISA verwaltet. Bei Verlust dieser Zugangsdaten oder Problemen beim Zugang zum Bildungsportal wenden Sie sich bitte an den Bereich Technik des LISA (Tel.: 0345/ , Fax: 0345/ , Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint die Willkommen - Maske. Klicken Sie hier auf Weiter. Nun gelangen Sie auf die speziell für jede Schule eingerichtete Seite auf dem Bildungsportal. Von hier aus können Sie die für Ihre Schule angebotenen Dienste des Bildungsservers nutzen und verwalten. Im linken Auswahlmenü betätigen Sie jetzt den Schaltknopf Erfassungen und es erscheint folgendes Bild

3 - Datenerhebungen aller Art - führt zur schulbezogenen Informationsseite des Referates 508 und zu den Datenerhebungen (siehe hierzu Pkt. 3) - Kurzdokumentationen der Datenerhebungen führt zu den Kurzdokumentationen und weiteren Informationen des Referates 508 (siehe hierzu Pkt. 4) 3. Ausdruck von Erhebungsformularen und Stundenzuweisungen Rufen Sie auf dem Bildungsportal im Bereich Erfassungen den Link Datenerhebungen aller Art auf und es erscheint die folgende Seite. Auf dieser Seite werden Nachrichten und Dokumente des LVwA, Referat 508 und Links zu den Datenerhebungen speziell für Ihre Schule angezeigt

4 Für den Ausdruck der Erhebungsformulare gehen Sie auf der Informationsseite bitte in den Bereich Dokumente - bereit gestellt vom Landesverwaltungsamt, Ref Hier finden Sie die aktuell für Ihre Schule verfügbaren Dokumente (Erhebungsformulare, Stundenzuweisungen) in Form eines Links. Nach einem Mausklick auf den gewählten Link erscheint ein Auswahlmenü für den Dateidownload. Über dieses Menü können Sie das Dokument öffnen oder auch auf Ihrem PC abspeichern. Wenn Sie den Schaltknopf Öffnen auswählen, wird das Programm und Sie werden zur Kennworteingabe aufgefordert. gestartet Hier geben Sie bitte das vom Landesverwaltungsamt, Referat 508 bereit gestellte Kennwort ein. Dieses Kennwort nutzen Sie auch für den Aufruf von Datenerhebungen, wie z.b. die Meldung des Unterrichtsausfalls. Wichtig, die Eingabe des 10-stelligen Kennwortes bitte ohne Bindestrich vornehmen. Nach erfolgreicher Kennworteingabe wird das Dokument geöffnet. Den Ausdruck können Sie dann über die Druckfunktion des Adobe Reader vornehmen. Sollten Sie für den Dateidownload die Funktion Speichern nutzen, folgen Sie der dann angezeigten Menüführung. Damit Sie die Datei auf Ihrem PC wiederfinden, achten Sie beim Speichern Datei bitte auf die Vergabe eines verständlichen Dateinamens und den ausgewählten Speicherordner. Web-Schulen beachten bitte, dass im Zuge der webbasierten Datenbearbeitung von Ihnen selbst angeforderte Formblätter, vorläufige Stundenzuweisungen und Access-Masterdatenbanken im Bereich Dokumente - über das UVS-Programm selbst angefordert bereitgestellt werden

5 4. Aufruf der Kurzdokumentationen Rufen Sie auf dem Bildungsportal im Bereich Erfassungen den Link Kurzdokumentationen der Datenerhebungen auf. Es erscheint nun eine Auswahlliste der online verfügbaren Kurzdokumentationen. Die hier abrufbaren Dokumentationen, Listen, usw. sind für alle Schulen des Landes verfügbar. Bitte wählen Sie das für die jeweilige Erhebung und für Ihre Schulform vorgesehene Dokument aus. Web-Schulen können diese Kurzdokumentationen auch während der webbasierten Datenbearbeitung mit dem UVS-Komplett-Client über den programminternen Menüpunkt Hilfe aufrufen