Ihr Zeichen vom Unser Zeichen vom - - A9-183/

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1 LANDESSCHULRAT FÜR OBERÖSTERREICH A LINZ, SONNENSTEINSTRASSE 20 Direktionen der allgemein bildenden Pflichtschulen über die Bezirksschulräte in Oberösterreich Bearbeiter : Hr. Mattle Tel: 0732 / Fax: 0732 / lsr@lsr-ooe.gv.at _ Ihr Zeichen vom Unser Zeichen vom - - A9-183/ e*sa - Datenmeldungen Sehr geehrte Damen und Herren! Die BildokG-Datenmeldungen (= e*sa-abbildung zum Stichtag des Schuljahres) werden vom bm:ukk in Bezug auf Klassen- u. Schülerzahlen ausgewertet. Diese Daten dienen dem Ministerium auch als verbindliche Grundlage für die zugewiesenen Dienstposten und zweckgebundenen Zuschläge für alle Pflichtschulen in OÖ. Aus diesem Grunde ist es notwendig, dass die Abbildung Ihrer Schule in e*sa den genauen Gegebenheiten Ihres Schulstandortes entspricht (Anzahl der geführten Klassen/Gruppen so wie Schülerzahl in den einzelnen Klassen/Gruppen, SPF- Schüler/innen, ao. bzw. ord. Schüler/innen mit nicht deutscher Muttersprache). Es ist unbedingt darauf zu achten, dass die Rückmeldung der Statistik-Austria nach erfolgreicher BildokG-Lieferung mit den in e*sa abgebildeten Klassen- u. Schülerzahlen per des Schuljahres übereinstimmt. Beachten Sie, dass die jährlich an die Statistik-Austria gem. BildokG übermittelten Daten mittlerweile seitens des bm:ukk für Controllingmaßnahmen herangezogen werden. Diese Daten dienen dem Ministerium als Grundlage für die endgültige Beurteilung der zulässigen Dienstposten und zweckgebundenen Zuschlägen. Folgende Punkte sind daher ab dem Schuljahr 2008/09 zwingend zu berücksichtigen: 1. Das Anlegen der Schulstruktur und deren Klassen und Gruppen incl. der zugewiesenen Schüler/innen hat sich nach den dzt. geltenden gesetzlichen Grundlagen bei den Klassenschülerhöchstzahlen bzw. Teilungszahlen lt. jeweils gültiger Stellenplanrichtlinie des bm:ukk zu orientieren. Genau aus diesen, zum Stichtag des Schuljahres gemeldeten Daten, erfolgt vom bm:ukk die Dienstpostenzuweisung an das Land OÖ. Die Richtigkeit dieser Daten ist vom BSR zu kontrollieren und wird in der Folge auch für die Erstellung des effektiven Stellenplanes des LSR herangezogen. DVR Parteienverkehr Montag - Freitag

2 Seite Folgende Daten werden durch das bm:ukk ausgewertet und sind daher von allen Schulen genauestens zu kontrollieren und zu pflegen: - Außerordentliche Schüler (max. 1 Jahr bzw. 2 Jahre) - Ordentliche Schüler/innen mit nicht deutscher Muttersprache (im Anschluss auf den Status ao bis zu insgesamt max. 6 Jahren) - SPF-Schüler/innen (Eingabe/Aktualisierung der Bescheide) durch den BSR - Die tatsächlichen Klassen- u. Schüleranzahlen zum Stichtag eines jeden Schuljahres. Diese Daten werden vom bm:ukk als Basis für die Bewilligung der beantragten Dienstposten für das Land OÖ herangezogen. 3. Die bei den Bezirkspräsentationen vorgegebenen e*sa-standards sind daher von allen APS unbedingt einzuhalten. Sollten Unklarheiten in der Auslegung bestehen, ist Hr. Erich J. Federsel (erich.federsel@eduhi.at) zu kontaktieren, der den Schulen bei der Lösung der Probleme behilflich sein wird. 4. Um zukünftige unnötige Arbeiten in der Datenhaltung der Schulen bzw. der Erhebungen von Daten durch BSR und LSR, zu vermeiden, sind diese Arbeiten im Interesse von Schule, BSR und LSR nach diesen Vorgaben zu erledigen. 5. Termine: Schulebene: Die Schulstruktur für das kommende Schuljahr und die Schülermanipulation in die Folgeklassen muss, soweit es möglich ist, mit Schuljahresende abgeschlossen sein. Notwendige Änderungen bei Klassen und Klassenzusammensetzungen sind daher jeweils bis des laufenden Jahres zu tätigen. Polytechnische Schulen: Da die endgültige Klassenzusammensetzung erst nach einer Berufsorientierungsphase stattfindet, ist bei Polytechnischen Schulen zu gewährleisten, dass die notwendige Anzahl von Klassen aufscheint, und die zugewiesenen SchülerInnen in diese Klassen aufgeteilt werden. Die effektive Zusammensetzung der Klassen ist nach der Berufsorientierungsphase vorzunehmen. BSR: Die Endkontrolle der Daten durch den BSR hat jedenfalls bis zum des laufenden Jahres zu erfolgen. Mit freundlichen Grüßen Für den Amtsführenden Präsidenten RR Mattle eh. Anlage: e*sa Standards

3 1. Ausbildungsprogramm - Schulstruktur 1.1. Bezeichnung der Lehrgänge: Lehrgang 2008/ Bezeichnung der Schuljahre: 2008/09, 2009/10, 2010/11, 2011/ Klassenbezeichnungen: Ohne Punkte, Leer- bzw. Sonderzeichen. Die erste Stelle muss eine Ziffer sein! - Vorschulklasse: 0 VS - Volksschulkassen: 1-klassig: 1 2-klassig: 1, 2 3-klassig: 1, 2, 3 4-klassig: 1, 2, 3, 4 sonstige: 1a, 1b,... - Hauptschulklassen: 1, 2, 3, 4, 1a, 1b,..., 2a,... - PTS-Klassen: 1Pa, 1Pb,... (PTS-Klassennamen müssen mit "1" beginnen!) - Sonderschulklassen: 1ASO, 2ASO,..., 8ASO 1s, 2s,..., 8s 1BVJ,... (BVJ-Klassennamen müssen mit "1" beginnen!) 1.4. Gruppenbezeichnungen (allgemein): (Zuordnung mit Status Gruppenzuordnung ) G Chor = die Gruppe Chor (= klassenübergreifende Gruppe mit einem Fach) G BESF G SPRFÖ... G 1ab = die Gruppe mit Schülern der 1a und 1b (= klassenübergreifende Gruppe mit einem oder mehreren Fächern) G GTS 1ab = die GTS-Gruppe mit Schülern der 1a und 1b (= klassenübergreifende Gruppe mit den Fächern BINL und BFL) G GTS 1cd = die GTS-Gruppe mit Schülern der 1c und 1d (= klassenübergreifende Gruppe mit den Fächern BINL und BFL) 1.5. Vorschulgruppen: (Zuordnung mit Status Gruppenzuordnung ) G 0VS = die integrierte Vorschulstufe (= klasseninterne oder -übergreifende Gruppe mit allen Vorschulfächern) 1.6. Integrationsgruppen: (Zuordnung mit Status Gruppenzuordnung ) 1a SPF = Gruppe der SPF-Schüler der 1a (=klasseninterne oder -übergreifende Gruppe mit D, M, UÜE, UÜGZ) Version vom Seite 1 von 7

4 1.7. Leistungsgruppen: (Zuordnung mit Status Einstufung/Umstufung/LG-Zuordnung ) 2 E2 (2 für Klasse, E2 für Fach und Qualität der Leistungsgruppe, Kurzzeichen des/der Lehrers/in) 3a D1 (3a für Klassenraum, D1 für Fach und Qualität, Kurzzeichen des/der Lehrers/in) 4z M23 (4z für Klassenraum, M23 für Fach und Qualität, Kurzzeichen des/der Lehrers/in) Leistungsgruppen bei innerer Differenzierung: 1a D (Lehrer/in unterrichtet in der 1a alle 3 Leistungsgruppen in Deutsch) 2. Ausbildungsprogramm - Fachbezeichnungen 1. Schritt: "Aus Vorjahr übernehmen" Die Struktur der Klassen und Gruppen wird vom Vorjahr übernommen! 2. Schritt: "Vorlage zuweisen" - Der Kalender und die aktuell gültigen Fachvorlagen werden zugewiesen! Es müssen unbedingt beide Schritte in dieser Reihenfolge durchgeführt werden. 3. Schülerverwaltung 3.1. Schülerdatenpflege bei Überstellung eines/einer Schülers/Schülerin an eine e*sa-bildungseinrichtung: Schüler/in wechselt die Schule während des Unterrichtsjahres: Nach dem Verschicken des Schülers (= Zuweisung an andere Bildungseinrichtung) sind sofort im Register Schullaufbahn - der Ausbildungsstand auf "Abmeldung vom Schulbesuch während des Schuljahres wegen Schulwechsel " - und der Jahreserfolg auf "keine Beurteilung" einzustellen Schüler/in wechselt die Schule mit Ende des Unterrichtsjahres: (nicht von VS nach HS bzw. von HS nach PTS) Nach dem Verschicken des Schülers (= Zuweisung an andere Bildungseinrichtung) ist sofort im Register Schullaufbahn der Ausbildungsstand auf "Abmeldung vom Schulbesuch während des Schuljahres wegen Schulwechsel " einzustellen. Der Jahreserfolg ist bei Verwendung der Zeugnisautomatik bereits eingestellt Schülerdatenpflege bei Überstellung eines/einer Schülers/Schülerin Version vom Seite 2 von 7

5 an eine Nicht-e*SA-Bildungseinrichtung: Schüler/in wechselt die Schule während des Unterrichtsjahres: Nach dem Verschicken des Schülers (= Beenden der Schullaufbahn) sind sofort im Register Schullaufbahn der Ausbildungsstand auf "Abmeldung vom Schulbesuch während des Schuljahres wegen Schulwechsel " und der Jahreserfolg auf "keine Beurteilung" einzustellen Schüler/in wechselt die Schule mit Ende des Unterrichtsjahres: (nicht von VS nach HS bzw. von HS nach PTS) Nach dem Verschicken des Schülers (= Beenden der Schullaufbahn) ist sofort im Register Schullaufbahn der Ausbildungsstand auf "Abmeldung vom Schulbesuch während des Schuljahres wegen Schulwechsel " einzustellen. Der Jahreserfolg ist bei Verwendung der Zeugnisautomatik bereits eingestellt Schüler/in neu anlegen - Siehe Online-Hilfe! 3.4. Klassenzuordnung und Klassenänderung - Siehe Online-Hilfe! 3.5. Gruppenzuordnung und Gruppenänderung - Siehe Online-Hilfe! 3.6. Einstufung und Umstufung - Siehe Online-Hilfe! Es ist unbedingt auf die Verwendung der richtigen Statuseinträge zu achten. Nur dann funktionieren die Ein- und Umstufungsbescheide im Reportmodul und nur dann ist gewährleistet, dass vollständige richtige Statistiken erzeugt werden können Der Status "Gruppenzuordnung" darf grundsätzlich nur bei den "Nicht-Leistungsgruppen" verwendet werden. (Einzige Ausnahme bei Kindern, die keine "AHS-Reife" haben siehe ) Der Status "Einstufung" bzw. "Umstufung" wird nur bei tatsächlichen Ein- und Umstufungen verwendet Der Status "LG-Zuordnung" wird verwendet, wenn die Kinder mit "AHS-Reife" aus der Volksschule kommen und somit einer 1. Leistungsgruppe zugeordnet werden. Kinder, die keine "AHS-Reife" haben, werden zur Beobachtung einer anderen Leistungsgruppe mit der Qualität Null und dem Status "Gruppenzuordnung" zugewiesen. Weiters wird der Status "LG-Zuordnung" bei jedem Jahreswechsel verwendet, wenn der/die Schüler/in die Leistungsgruppe des Vorjahres beibehält. 4. Notenverwaltung Version vom Seite 3 von 7

6 Unbedingt auf die Auswahl des richtigen Zeugnistyps und des richtigen Zeugnisdatums achten! 5. Schülerverwaltung - Bescheide/Entscheidungen Bescheide werden vom Bezirksschulrat, Entscheidungen werden von der Schulleitung in e*sa eingetragen. Entscheidungen, die von der Schulleitung einzugeben sind: ab von-bis Außerordentlicher Schüler Abmeldung nach vorzeitiger Aufnahme Befreiung von Pflichtgegenständen/verbindlichen Übungen Beurlaubung/Fernbleiben vom Schulbesuch: (bei 2 bis 5 Tagen, darüber hinaus vom BSR) tatsächlicher Schuleintritt freiwillige Wiederholung Einstufung/Vorschulstufe vorzeitige Aufnahme Wechsel/Überspringen von Schulstufen Widerruf der vorzeitigen Aufnahme Erstmaliger Eintritt in die VS, HS, PTS, SS Genehmigung zum weiteren Schulbesuch 11., 12. Schuljahr Teilnahme am Unterricht in der nächst höheren, niedrigeren Schulstufe... Ordentlicher Schüler mit anderen Erstsprachen als Deutsch (maximal 6 Jahre, davon maximal 2 Jahre außerordentlich) Die folgenden Schlüsselwerte wurden entfernt: - Abmeldung vom Schulbesuch - Besuch eines Kindergartens - Löschung aus der Matrik - Schulpflicht beendet am - Schulwechsel 6. Auslandsschulbesuch Beim Auslandsschulbesuch sind zwei Eintragungsarten in e*sa möglich: Version vom Seite 4 von 7

7 (1) Der BSR stellt einen Bescheid (Bewilligung) aus, weil der Schüler im Grenzgebiet wohnt, eine Schule im Ausland besucht und seinen Hauptwohnsitz in Österreich hat. Einträge in e*sa: Der Schüler wird in der Schülerverwaltung dem Knoten Auslandsschulbesuch zugewiesen. Die im Ausland erworbenen Zeugnisse werden in e*sa nicht eingetragen. (2) Der Schüler übersiedelt ins Ausland und behält einen Nebenwohnsitz in Österreich. Ein Bescheid des BSR ist nicht erforderlich. Einträge in e*sa: Beendigung der Schullaufbahn des Schülers mit dem Datum der Übersiedlung. Ausbildungsstand: Sonstige nicht erfolgreiche Beendigung der Schullaufbahn Jahreserfolg: Keine Beurteilung. 6. Schulformen Grundsätzlich übernehmen die Schüler/innen die Schulform ihres Ausbildungszweiges. Die PTS-Schulform ist fachbereichsabhängig. Eine Schulformänderung ist nur bei der Reintegration von Volksschüler/innen in ASO-Klassen sowie bei Schüler/innen im Berufsvorbereitungsjahr, sofern sie eine ASO-Klasse besuchen, durch Ändern der Schulform bei den betroffenen Schüler/innen notwendig. 7. Zeugnisse Zu Semester bekommen alle Schüler/innen mit Ausnahme der Vorschüler/innen Schulnachrichten. Schultyp Status Semester Jahresende Vorschüler/in a.o. --- JZ Vorschüler/in o. --- JZ Volksschüler/in a.o. SN SB Volksschüler/in o. SN JZ Schüler/in der allgemeinen Sonderschule a.o. SN SB Schüler/in der allgemeinen Sonderschule o. SN JZ oder JAZ Hauptschüler/in a.o. SN SB Hauptschüler/in o. SN JZ oder JAZ Schultyp Status Semester Jahresende Schüler/in der polytechnischen Schule a.o. SN SB Version vom Seite 5 von 7

8 Schüler/in der polytechnischen Schule o. SN JZ oder JAZ a.o. = außerordentlich, o. = ordentlich SB = Schulbesuchsbestätigung, SN = Schulnachricht, JZ = Jahreszeugnis, JAZ = Jahres- und Abschlusszeugnis Anmerkung: In der Notenverwaltung dürfen die Semesternoten keinesfalls mit den Noten des Jahreszeugnisses überschrieben werden. 8. Berechtigungen Neuanlegen eines Benutzers: Nur Benutzer anlegen, die die Berechtigung haben in e*sa zu arbeiten. Bis-Datum auf einstellen. Nach Ablauf der Berechtigung wird die Gültigkeit des Benutzers durch Änderung des Bis-Datums beendet. Bezeichnungen: Rolle Direktorstellvertreter: s4xxxxxdirst (4xxxxxx = Schulkennzahl, = Lehrerkurzname) Rolle Klassenvorstand: s4xxxxxkv Rolle Fachkoordinator: s4xxxxxfk Schreibweise: keine Sonderzeichen, Umlaute und Leerzeichen Speicherung von Zertifikaten nur an einem Ort zb. im Ordner "Zertifikate". Achtung: Zu den Einstellungen bei den Zertifikaten bitte die Anleitung auf der BSR-Homepage beachten! 9. Datenpflege und Datenkontrolle: Die Schülerdaten bei Nachname, Adresse und Religionsbekenntnis müssen historisch geführt werden! Es dürfen keine Datensätze überschrieben werden. Eingabe der Adressänderungen unbedingt bei den Schülergrunddaten beginnen und bei den Kontakten aktualisieren! Das Besuchsjahr darf nie kleiner als die Schulstufe sein! Daher ist beim "Vorzeitigen Schuleintritt" bzw. beim "Überspringen einer Schulstufe" das Datum beim Schuleintritt des/der Schülers/Schülerin dem entsprechend zu korrigieren. Die Daten von Schüler/innen sind ständig von den zuständigen Klassenlehrer/innen bzw. Klassenvorständen auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu kontrollieren und ggf. zu ergänzen bzw. zu aktualisieren. 10. Änderungsdienst Bei folgenden Ereignissen sind im Änderungsdienst Kommentare einzutragen: Version vom Seite 6 von 7

9 - Abwesenheit aus sonstigen Gründen - Dienst(reise)auftrag - stundenweise Absenz - Supplierung aus sonstigen Gründen - Sonderurlaub 11. Lehrerverwaltung Bei den zugeteilten Fächern ist anzugeben, ob der Lehrer/die Lehrerin im zugewiesenen Fach "geprüft" ist. Begründung: Statistische Auswertungen durch den LSR für OÖ. 12. Sonderschulen Siehe BSR-Homepage e*sa/archiv Anleitungen Richtlinien fürsonderschulen in e*sa Version vom Seite 7 von 7