Adobe. Acrobat X. Birgit Szuba 1. Ausgabe, April PDF-Dokumente erstellen und publizieren ACROX

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1 Adobe Acrobat X Birgit Szuba 1. Ausgabe, April 2011 PDF-Dokumente erstellen und publizieren ACROX

2 I Acrobat X - PDF-Dokumente erstellen und publizieren 1 Was Sie wissen sollten Voraussetzungen und Ziele Aufbau und Konventionen Adobe Acrobat kennenlernen Was ist Adobe Acrobat? Die PDF-Technologie Die Adobe-Acrobat-Familie Die Installation und das Einspielen von Programm-Updates Die Komponenten von Acrobat X Pro und Standard Einsatzmöglichkeiten der PDF-Technologie Die Arbeitsoberfläche von Adobe Acrobat PDF-Dateien anzeigen und drucken Adobe Reader - Überblick Dokumente betrachten und darin navigieren PDF-Dokumente ausdrucken Die Suchfunktion Inhalte aus PDF-Dateien entnehmen PDF-Dateien exportieren (nur in Acrobat verfügbar) Zwei PDF-Dokumente miteinander vergleichen (nur in Acrobat verfügbar) Schnellübersicht Übung PDF-Dateien erstellen und zusammenführen Ein PDF-Dokument aus einer Datei erstellen PDF-Dateien aus mehreren Dateien erstellen Dateien in einem PDF-Portfolio zusammenstellen (nur in Acrobat X Pro) PDF-Dateien durch Scannen erstellen PDF/A-Dateien erstellen für die Langzeitarchivierung Arbeiten mit dem Aktionsassistenten (nur Acrobat-X-Pro-Version) Schnellübersicht Übung PDF-Dateien aus anderen Programmen erstellen Der Adobe-PDF-Drucker PDF-Dateien über andere Anwendungen erzeugen PDF-Dateien aus Microsoft Office 2010 erstellen PDF-Dateien aus Microsoft Office 2010 mit dem Acrobat X erstellen PDF-Dateien mit Anlagen Schnellübersicht Übung Acrobat Distiller Grundlagen Acrobat Distiller konfigurieren Die Standards für die PDF-Umwandlung Schriften über Distillereinstellung integrieren Überwachte Ordner (nur Acrobat-X- Pro-Version) PDF-Dateien mit Acrobat Distiller erzeugen Schnellübersicht Übung PDF-Dateien bearbeiten Werkzeuge einrichten Seiten von PDF-Dokumenten bearbeiten Lesezeichen erstellen und bearbeiten Verknüpfungen in PDF-Dateien Text und Grafiken bearbeiten Mit Messwerkzeugen arbeiten Eine PDF-Datei optimieren Schnellübersicht Übung Weiterführende Bearbeitungsfunktionen Mit Artikeln arbeiten Film- und Audiodaten einfügen (nur in Acrobat X Pro) Seitenvorgänge festlegen Präsentationen mit PDF-Dateien durchführen Schnellübersicht Übung HERDT-Verlag

3 Inhalt I 9 PDF-Dokumente schützen Sicheres Arbeiten mit Adobe Acrobat und Reader PDF-Dateien schützen PDF-Dateien mit Kennwortschutz versehen Dokumentanlagen schützen mit einem Sicherheitsumschlag PDF-Dokument durch Zertifikat schützen Eine eigene digitale ID mit Acrobat erstellen Bestimmte Inhalte im Dokument schwärzen und verborgene Informationen entfernen Schnellübersicht Übung PDF-Kommentare und Dokumentüberprüfungen Grundlagen der Kommentierungsfunktion Kommentare erstellen Kommentare verwalten Adobe Reader - Anwender am Kommentierungsprozess beteiligen (nur in Acrobat X Pro) Überprüfung von PDF-Dokumenten Online zusammenarbeiten über Acrobat.com Schnellübersicht Übung PDF-Formulare Allgemeines zur Arbeit mit elektronischen Formularen in Acrobat Formulare mit Acrobat X Pro erstellen Formulare im Internet einsetzen Ein Formular erstellen mit LiveCycle Designer ES Formulardaten eingeben Formulare verteilen und zurückverfolgen Schnellübersicht Übung PDF in Zusammenarbeit mit HTML Internetseiten mit Acrobat in PDF-Seiten konvertieren Internetseiten über Internet Explorer in PDF-Seiten konvertieren RSS-Feeds mit Tracker abonnieren PDF-Dateien als HTML- oder XML-Dateien exportieren Barrierefreiheit Schnellübersicht Übung Einen Index erzeugen mit Catalog Index erstellen mit Acrobat X Pro Index ändern oder aktualisieren Indexinhalte löschen Index in eine PDF-Datei einbetten Über einen Index suchen Schnellübersicht Druckproduktion Grundlagen Preflight-Prüfung durchführen PDF-Standard von Dateien überprüfen und zuweisen In der Ausgabevorschau Farbseparation und Farbwarnungen anzeigen Farben konvertieren Farbmanagement Erweiterte Einstellungen im Drucken-Dialogfenster Schnellübersicht Übung Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 3 Acrobat X - PDF-Dokumente erstellen und publizieren 3 PDF-Dateien anzeigen und drucken In diesem Kapitel erfahren Sie was die Anwendung Adobe Reader ist wie Sie PDF-Dateien anzeigen und darin navigieren wie Sie PDF-Dateien ausdrucken wie Sie PDF-Dateien durchsuchen können wie Sie Inhalte aus PDF-Dateien exportieren Voraussetzungen Allgemeine Kenntnisse im Umgang mit Windows-Anwendungen 3.1 Adobe Reader - Überblick Im folgenden Kapitel werden diejenigen Grundfunktionen von Adobe Acrobat erklärt, die unter dem Namen Adobe Reader auch als eigenständige Anwendung erhältlich sind. Navigationsfenster, minimiert Aufgabenfenster Dokumentfenster Das Adobe-Reader-Arbeitsfenster mit geladener Datei und eingeblendetem Aufgabenfenster Alle Abbildungen in diesem Abschnitt zeigen den Adobe-Reader-Arbeitsbereich, der optisch der Arbeitsoberfläche von Acrobat angeglichen ist. Allerdings fällt die Standard-Werkzeugleiste im Reader entsprechend dem Funktionsumfang reduzierter aus und ist nur einzeilig (vgl. Abb. Abschnitt 2.7). 16 HERDT-Verlag

5 PDF-Dateien anzeigen und drucken 3 Wenn Sie den Reader ohne PDF-Datei gestartet haben, werden in der Grundeinstellung über dem Dokumentfenster Menü- und Werkzeugleiste angezeigt und es erscheint wie beim Acrobat zunächst ein Begrüßungsbildschirm mit Schnellzugrifffunktionen zum Öffnen von Dokumenten oder zur Direktverbindung zu einem der Acrobat-Onlinedienste (vgl. Abschnitt 10.6). Sobald ein Dokument geladen wird, erscheint am linken Rand des Arbeitsbereichs das minimierte Navigationsfenster mit entsprechenden Steuerschaltflächen. Je nach Voreinstellung durch den Autor der PDF- Datei wird dieses Teilfenster minimiert oder geöffnet angezeigt und ist mit unterschiedlich vielen aktiven Schaltflächen versehen. Durch einfaches Klicken auf die Symbolschaltflächen bewegen Sie sich durch die verschiedenen Teilebenen des Navigationsfensters. Per Klick auf die Schaltfläche KOMMENTAR wird rechts neben dem Dokument das Aufgabenfenster angeordnet, in dem aufgeführt wird, welche Anmerkungen und Kommentare im Dokument enthalten sind. Hat der Verfasser der Datei dem Reader-Anwender erweiterte Rechte eingeräumt oder mehr als die Standard-Werkzeuge freigegeben, so ist dies ebenfalls in diesem Fensterbereich sichtbar. Das Aufgabenfenster FREIGEBEN bietet die Möglichkeit, Dokumente direkt per zu verschicken sowie sich mit den Online-Diensten zu verbinden. Wie bereits im vorherigen Kapitel erwähnt, kann Adobe Reader PDF-Dokumente auch innerhalb eines Web- Browsers laden. Neu ist in Version X, dass in der Grundeinstellung das ganze Browserfenster als Lesefläche dient. Die wichtigsten Steuerelemente zur Navigation werden in einer schwebenden Werkzeugleiste durch Cursorbewegung ein- und ausgeblendet. Erst ein Klick auf das Schleifensymbol ordnet die Werkzeugleiste sowie die Steuerschaltflächen des Navigationsfensters wie gewohnt um das Dokumentfenster an (vgl. Abschnitt 2.4). Schwebende Werkzeugleiste im Browserfenster Das Arbeitsfenster anpassen Sie möchten die Haupt-Werkzeugleiste aus- oder einblenden das Navigationsfenster aus- oder einblenden das Aufgabenfenster ein- oder ausblenden die Breite des Navigationsfensters ändern Betätigen Sie die Taste F8, oder wählen Sie den Menüpunkt ANZEIGE - EIN-/AUSBLENDEN - WERKZEUGLEISTENELEMENTE - WERKZEUGLEISTEN AUSBLENDEN/EINBLENDEN. Betätigen Sie die Taste F4, oder klicken Sie direkt auf eine der Steuerschaltflächen, oder wählen Sie den Menüpunkt ANZEIGE - EIN-/AUSBLENDEN - NAVIGATIONSFENSTER - NAVIGATIONS- FENSTER AUSBLENDEN/EINBLENDEN. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf eine der rechts angeordneten Schaltflächen oder auf, die bei erweiterten Rechten für Werkzeuge zusätzlich eingeblendet werden. Zeigen Sie mit der Maus auf den Trennbalken. Sobald der Mauszeiger einen Doppelpfeil darstellt, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie den Trennbalken. die Seitenminiaturen ein- oder ausblenden Klicken Sie auf die Schaltfläche SEITEN am linken Fensterrand. die Lesezeichen einoder ausblenden Klicken Sie auf die Schaltfläche LESEZEICHEN am linken Fensterrand. das Teilfenster ANLAGEN ein- oder ausblenden Klicken Sie auf die Schaltfläche ANLAGEN am linken Fensterrand. HERDT-Verlag 17

6 3 Acrobat X - PDF-Dokumente erstellen und publizieren In der Standardeinstellung werden im Navigationsfenster von Adobe Reader zumindest die Schaltflächen zu den Teilfenstern SEITEN und ANLAGEN bei jeder geladenen Datei eingeblendet, unabhängig davon, ob der Datei auch eine Anlage angehängt wurde. Je nach Ursprungsanwendung kann der Autor einer PDF-Datei festlegen, was im Navigationsfenster seiner Datei zusätzlich zu sehen ist. Seit Acrobat Version 7.0 ist es außerdem möglich, Anwendern von Adobe Reader diverse Kommentierungsund Überprüfungsmöglichkeiten einzuräumen (vgl. dazu Kapitel 10). Wenn Sie anstatt mit der Maus lieber mit der Tastatur arbeiten möchten: Wählen Sie im Menü BEARBEITEN - VOREINSTELLUNGEN. Markieren Sie in der Liste KATEGORIEN den Punkt ALLGEMEIN. Aktivieren Sie im dazugehörigen Dialogfenster unter BASISWERKZEUGE das Kontrollfeld ZUGRIFFSTASTEN ZUM ZUGREIFEN AUF WERKZEUGE VERWENDEN. Damit können Sie auf Werkzeuge einfach über Tastaturzeichen zugreifen. Diese Funktion ist sowohl im Adobe Reader als auch in den Adobe-Acrobat-Versionen verfügbar. Werkzeugsymbole nach Bedarf aktivieren und einblenden In der Standardeinstellung der Anwendung ist nur eine vergleichsweise kleine Auswahl aller verfügbaren Werkzeuge auf den ersten Blick sichtbar eingerichtet; das gilt sowohl für Adobe Reader als auch für Acrobat. Sie können aber auf eine Vielzahl nützlicher Werkzeuge zurückgreifen und sich die Arbeitsoberfläche ganz nach Bedarf individuell einrichten. Im Menü ANZEIGE sind die gebräuchlichsten Funktionen zur Steuerung der Dokumentanzeige versammelt für den schnellen, einmaligen Zugriff. Brauchen Sie bestimmte Werkzeuge aber immer wieder, empfiehlt es sich, die Werkzeugleiste nach Ihren Wünschen anzupassen, um entsprechende Schaltflächen dauerhaft zur Verfügung zu haben. Nach Themen, immer zu kleinen Gruppen zusammengefasst oder auch einzeln, können alle Symbolschaltflächen in der Werkzeugleiste zusätzlich ein- oder ausgeblendet werden. So fügen Sie die Werkzeug-Schaltflächen, die Sie brauchen, dauerhaft hinzu: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Werkzeugleiste. Es öffnet sich das Kontextmenü mit nach Themen geordneten Untermenüs. Kontextmenü mit Untermenü SEITENNAVIGATION oder Markieren Sie entweder einzelne Werkzeuge eines Bereichs mit einem Häkchen oder aktivieren Sie die gesamte Werkzeug-Gruppe, beispielsweise die zur Seitennavigation über ALLE SEITENNAVIGATION-WERKZEUGE EINBLENDEN. Die gewünschten Schaltflächen werden sofort der Werkzeugleiste angefügt. Um zur Standardeinstellung zurückzukehren, wählen Sie im Kontextmenü WERKZEUG- LEISTEN ZURÜCKSETZEN. Bestätigen Sie die Abfrage mit OK. Betätigen Sie die Tastenkombination ALT F8 und bestätigen Sie mit OK. 18 HERDT-Verlag

7 PDF-Dateien anzeigen und drucken 3 Durch Aktivierung des Kontrollfelds WORTSTAMM wird nicht nur das Wort, sondern es werden auch Varianten davon gefunden. Beispielsweise wird bei Eingabe von reader auch das Verb read als Fundstelle erkannt. Die Option UMGEBUNG durchsucht mehrere Dokumente nach mindestens zwei oder mehr angegebenen Suchwörtern unter Berücksichtigung eines bestimmten Abstands dieser Wörter zueinander innerhalb des Textes. Sie können diese Abstandsweite festlegen unter BEARBEITEN - VOR- EINSTELLUNGEN - SUCHEN. Der Bereich FOLGENDE ZUSATZKRITERIEN VERWENDEN bietet die Möglichkeit, die Suche anhand von Dokumenteigenschaften zu verfeinern. Die darin aufgeführten Optionen sind nur bei der Suche in mehreren PDF-Dokumenten oder in PDF-Indizes verfügbar. Sie können diese Filter zusammen mit einer Suche nach einem bestimmtem Text benutzen oder auch, wenn Sie nur nach Dokumenteigenschaften suchen. Seit der Version 6.0 von Adobe Acrobat gibt es die Möglichkeit, ohne die Erstellung einer separaten Index-Datei komplette Ordner oder Laufwerke durchsuchen zu lassen. Dabei werden alle PDF-Dateien nach dem gewünschten Eintrag durchsucht und es werden die Dateien aufgelistet, in denen sich der gesuchte Begriff oder Ausdruck befindet. Durch das Anklicken eines Eintrags der Liste wird die dazugehörige Datei geöffnet und die Fundstelle farbig unterlegt. Erweiterte Suchfilter Damit ersparen Sie sich zwar das Erstellen einer Index-Datei, müssen dafür aber eine unter Umständen lange Suche in Kauf nehmen, weil jede PDF-Datei nach dem Suchbegriff überprüft werden muss. Haben Sie hingegen einen Index generiert, muss nur dieser gelesen werden, was deutlich schneller vonstatten geht. Ein Index kann nur mit Acrobat X Pro unter Verwendung der Programmkomponente Catalog erstellt werden. Sie können damit eine Vielzahl von PDF-Dokumenten mit einem Index versehen. Die Suche im Index kann sich dann auch über mehrere PDF-Dokumente erstrecken (zu dieser Suchmethode vgl. Kapitel 13). Laufwerke nach PDF-Dateien durchsuchen 3.5 Inhalte aus PDF-Dateien entnehmen Sie haben die folgenden Möglichkeiten, Inhalte eines PDF-Dokuments in andere Anwendungen zu übernehmen: Als Anwender von Adobe Reader können Sie Textabschnitte oder Bilder kopieren und über die Zwischenablage in anderen Programmen einfügen. Arbeiten Sie mit Acrobat, so können Sie zusätzlich zur Kopierfunktion auch die gesamte PDF-Datei in ein anderes Dateiformat exportieren. Beide Arten der Datenübernahme werden im Folgenden in Zusammenarbeit mit Microsoft Word demonstriert. Dokumenteinschränkungen vor jeder Datenentnahme einsehen Beachten Sie: Der Autor einer PDF-Datei kann, z. B. aus Sicherheitsgründen, Programmfunktionen einschränken. Es kann also vorkommen, dass Sie ein PDF-Dokument erhalten, das Sie lediglich öffnen und lesen können, bei dem aber alle Schalt- und Menüfelder zum Drucken oder Kopieren von Inhalten deaktiviert wurden. So erfahren Sie, welchen Funktionseinschränkungen eine PDF-Datei unterliegt: HERDT-Verlag 27

8 3 Acrobat X - PDF-Dokumente erstellen und publizieren Öffnen Sie die PDF-Datei. Wählen Sie den Menüpunkt DATEI - EIGENSCHAFTEN oder betätigen Sie die Tastenkombination STRG D. Klicken Sie im Dialogfenster DOKU- MENTEIGENSCHAFTEN auf das Register SICHERHEIT. In der Auflistung sehen Sie nun, welche Aktionen zulässig und somit ausführbar und welche deaktiviert sind. Funktionseinschränkungen und Sicherheitseinstellungen können nur mit Adobe Acrobat eingerichtet und gegebenenfalls geändert werden (vgl. dazu Kapitel 9). Sicherheitsinformationen und Einschränkungen einer PDF- Datei Kopieren und Entnehmen von Inhalten Ist im Dokument das Kopieren und Entnehmen von Inhalt zulässig, übernehmen Sie Texte wie folgt: oder Sollten Sie mit dem Hand-Werkzeug arbeiten, wechseln Sie über die rechte Maustaste und das Kontextmenü zum Auswahl-Werkzeug Markieren Sie mit gedrückter Maustaste eine zusammenhängende Textpassage im PDF-Dokument. Beim Loslassen der Maustaste bleibt der markierte Text farbig hinterlegt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die markierte Passage und wählen Sie im Kontextmenü KOPIEREN. Kopieren Sie die Markierung über den Menüpunkt BEARBEI- TEN - KOPIEREN oder die Tastenkombination STRG C in die Zwischenablage. In Acrobat können Sie eine markierte Textpassage über das Kontextmenü nicht nur formatiert kopieren, sondern ohne weitere Umwege kommentieren sowie mit Lesezeichen oder Verknüpfungen versehen. Starten Sie die Anwendung, in die der Text eingefügt werden soll, z. B. Microsoft Word. Fügen Sie nun den Text aus der Zwischenablage über den Menüpunkt BEARBEITEN - EINFÜGEN oder die Tastenkombination STRG V in ein Word-Dokument ein. Kontextmenü markierter Textabschnitte in Adobe Reader Kontextmenü markierter Textpassagen in Acrobat Die kopierte Textpassage wird unter Beibehaltung der Formatierung in ein Word-Dokument eingefügt und ist wie gewohnt weiter bearbeitbar. Beachten Sie allerdings, dass Grafiken innerhalb markierter Textblöcke mit dem Auswahl-Werkzeug nicht gleichzeitig mit übernommen werden können. 28 HERDT-Verlag

9 PDF-Dateien anzeigen und drucken 3 Um rechteckige Bereiche, z. B. nur eine Spalte einer Tabelle, zu markieren, halten Sie die ALT -Taste gedrückt, während Sie mit dem Auswahl-Werkzeug die Markierung vornehmen. Sie können damit ein Rechteck aufziehen. Markieren Sie die entsprechende Passage der PDF-Datei und kopieren Sie diese wieder in die Zwischenablage, um sie danach z. B. in Microsoft Word einzufügen. Eine einzelne Spalte kopieren Übernahme von Bildern Mit Adobe Acrobat X wie auch mit Adobe Reader X ist es möglich, alle Bilder und Grafiken in einem PDF- Dokument über das Auswahl-Werkzeug zu kopieren, um sie in andere Anwendungen zu übernehmen. oder Öffnen Sie das PDF-Dokument, aus dem Sie Bilder kopieren möchten, und achten Sie darauf, dass das Auswahl-Werkzeug aktiviert ist. Navigieren Sie zur gewünschten Grafik und klicken Sie diese direkt an, sodass sie farbig markiert wird. Wenn Sie nicht das ganze Bild brauchen sollten, ziehen Sie mit gedrückter Maustaste das Markierungsrechteck nur über den Bereich des Bildes auf, den Sie kopieren möchten. Klicken Sie zum Aufruf des Kopierbefehls über das Kontextmenü mit rechts in die markierte Grafik. oder Kopieren Sie die Markierung über den Menüpunkt BEARBEITEN - KOPIEREN oder die Tastenkombination STRG C in die Zwischenablage. In Acrobat können Sie die ausgewählte Grafik auch direkt abspeichern oder mit einem Lesezeichen oder einer Verknüpfung versehen. Starten Sie die Anwendung, in der Sie mit dem Bild weiterarbeiten wollen, und fügen Sie das Bild wie gewohnt aus der Zwischenablage ein. Markiertes Bild mit Kopierbefehl in Adobe Reader Kontextmenü in Acrobat Die Übernahme von Bildern aus PDF-Dateien mit dem Auswahl-Werkzeug funktioniert auch bei Bildern, die von Text überlagert sind. Nehmen Sie vor dem Kopieren diese Grundeinstellung vor: Wählen Sie im Menü BEARBEITEN - VOREINSTELLUNGEN unter KATEGORIEN den Eintrag ALLGEMEIN. Aktivieren Sie im Dialogfenster unter BASISWERKZEUGE das Kontrollfeld MIT AUSWAHL-WERKZEUG ZUERST BILDER, DANN TEXT AUSWÄHLEN und schließen Sie den Dialog mit OK. Ziehen Sie danach mit gedrückter Maustaste den Markierungsrahmen über die Bildbereiche, die Sie übertragen möchten, und wählen Sie im Kontextmenü MIT FORMATIERUNG KOPIEREN. Bilder hinter Text kopieren HERDT-Verlag 29

10 3 Acrobat X - PDF-Dokumente erstellen und publizieren Fügen Sie die kopierte Auswahl aus der Zwischenablage in die gewünschte Zieldatei ein. Es werden erst das Bild und separat darunter die ausgewählte Textpassage formatiert eingefügt. Wenn Sie möchten, dass bei einem beschrifteten Bild der Text in unveränderter Position übernommen wird, müssen Sie für den Kopiervorgang das Schnappschuss-Werkzeug benützen. Wählen Sie im Menü BEARBEITEN - SCHNAPPSCHUSS ERSTEL- LEN. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste ein Markierungsfeld über den gewünschten Bereich, bestätigen Sie das anschließende Meldefenster mit OK. Öffnen Sie das Programm, das die Grafik weiterbearbeiten soll, oder die Zieldatei, in welche die Grafik eingefügt werden soll. Fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage ein. Das Schnappschuss-Werkzeug verwandelt bei der Datenübernahme auch Text zu einer Pixel-Grafik. Die Weiterverarbeitung ist danach nur mit einem Bildbearbeitungsprogramm möglich. Was bisher in diesem Kapitel beschrieben wurde, steht sowohl den Anwendern der Acrobat-X-Versionen als auch allen Benutzern des kostenlosen Adobe Reader X zur Verfügung. In den folgenden beiden Kapitelabschnitten werden Funktionen gezeigt, die nur in Acrobat verfügbar sind. 3.6 PDF-Dateien exportieren (nur in Acrobat verfügbar) Es ist in Acrobat X möglich, PDF-Dateien einfach mit der Funktion SPEICHERN UNTER in andere Dateiformate zu exportieren, um diese Dateien anschließend in anderen Anwendungen bearbeiten zu können. Sowohl Text- als auch Bildformate gehören dabei zu den verfügbaren Formaten. In Adobe Acrobat X verfügbare Exportformate in der Übersicht: Anwendungsbereich Textverarbeitung Exportformat Word-Dokument (*.docx), Word Dokument (*.doc) RTF (Rich Text Format), Text (.txt) (normal oder barrierefrei), XML 1.0 Tabellenkalkulation Bildbearbeitung Printbereich Microsoft Excel-Arbeitsmappe (*.xlsx), XML-Kalkulationstabelle 2003 (*.xml) JPEG, JPEG2000, PNG, TIFF PostScript (*.ps), Encapsulated PostScript(*.eps), PDF/X, [TIFF] Internet HTML 3.2, HTML 4.01 mit CSS 1.0, XML 1.0 Langzeitarchivierung Technische Dokumente mit interaktiven 3-D-Elementen PDF/A PDF/E So wird aus einem PDF-Dokument eine bearbeitbare Microsoft-Word-Datei Öffnen Sie eine Datei in Acrobat und wählen Sie den Menüpunkt DATEI - SPEICHERN UNTER - MICROSOFT WORD - WORD-DOKUMENT. Es öffnet sich das Speichern-Dialogfenster mit Word-Dokument (*.docx) als eingestelltem Dateityp. Klicken Sie in diesem Fenster auf die zusätzliche Schaltfläche EINSTELLUNGEN, um die voreingestellten Konvertierungseinstellungen falls gewünscht anzupassen. 30 HERDT-Verlag

11 PDF-Dateien anzeigen und drucken 3 Überprüfen Sie als Erstes die Layout-Einstellungen. Deaktivieren Sie das Kontrollfeld, wenn vorhandene PDF-Kommentare nicht in der Word-Datei ausgegeben werden sollen. Entscheiden Sie, ob enthaltene Bilder exportiert werden sollen. Bestimmen Sie abschließend, ob Sie auf eine Überprüfung des Dokuments nach Textabbildungen mittels OCR-Technik (vgl. Abschnitt 4.3) verzichten wollen, und deaktivieren Sie gegebenenfalls das Kontrollfeld. Schließen Sie diesen Einstellungs-Dialog mit OK. Starten Sie anschließend im Fenster SPEICHERN UNTER mit Klick auf SPEICHERN die Konvertierung. Sie können danach die exportierte Datei wie gewohnt in Microsoft-Word bearbeiten. PDF als *.docx speichern Je nach gewähltem Exportformat können die Optionen im Dialogfenster ALS [EXPORTFORMAT] SPEICHERN - EINSTEL- LUNGEN variieren. 3.7 Zwei PDF-Dokumente miteinander vergleichen (nur in Acrobat verfügbar) Der letzte Abschnitt dieses Kapitels zeigt die sehr nützliche Funktion, zwei Versionen eines PDF-Dokuments miteinander zu vergleichen. Unterschiede werden automatisch markiert und können so leicht und schnell überprüft werden. Diese Funktion steht allerdings nur in der Acrobat-Version zur Verfügung. Klicken Sie im Menü auf ANZEIGE - DOKUMENTE VERGLEICHEN... Wählen Sie über das gleichnamige Dialogfenster die beiden Dateien aus, die Sie vergleichen möchten. Schränken Sie über die Seitenzahlangabe gegebenenfalls den Dokumentbereich ein, der verglichen werden soll. Wählen Sie unter DOKUMENTBESCHREIBUNG die passende Beschreibung für Ihre Dateien aus und starten Sie den Vergleich mit OK. Dokumente wählen für den Vergleich HERDT-Verlag 31

12 3 Acrobat X - PDF-Dokumente erstellen und publizieren Als Ergebnis zeigt Acrobat nach fertiger Analyse im Dokumentfenster eine temporäre Kopie der zweiten gewählten PDF-Datei an. Sämtliche Unterschiede zum ersten Dokument sind darin vermerkt, farbig hervorgehoben und kommentiert. Als Eingangsseite ist eine kurze, automatisch generierte Zusammenfassung der Ergebnisse vorangestellt. Im Navigationsfenster wurde die Funktionsebene VERGLEICHEN mit den dazugehörigen Steuerelementen aktiviert. Vergleichsergebnis mit eingeblendeter Farblegende: Änderungen sind markiert und kommentiert Wenn Sie mit der Maus auf eine markierte Stelle zeigen, wird dort ein QuickInfo-Feld zur vorgenommenen Änderung eingeblendet. Ein Klick auf das Sprechblasensymbol öffnet ein kleines Notizfenster zur weiteren Bearbeitung (vgl. dazu Kapitel 10). Über das Menü - OPTIONEN im Navigationsfenster können Sie Ihren Arbeitsbereich anpassen, z. B. die Farblegende anzeigen oder die verglichenen Dokumente in zwei Fenstern nebeneinander anzeigen. Zusätzliche Symbole unterhalb der einzelnen Seitenminiaturen geben einen schnellen Überblick über die geänderten Passagen: Symbol unter Seitenminiatur Bedeutung Seite wurde geändert Seite wurde verschoben 32 HERDT-Verlag

13 PDF-Dateien anzeigen und drucken 3 Über die Schaltfläche - OPTIONEN EINBLENDEN wird im Navigationsfenster ein Optionsfeld zugänglich, mit dem festgelegt werden kann, welche der gefundenen Unterschiede markiert werden sollen. Darüber hinaus können Sie an dieser Stelle die Darstellung der Markierungen verändern. Sie können den unteren Rahmen des Navigationsfensters mit gedrückter Maustaste nach oben ziehen, um die Seitenminiaturen der zweiten Vergleichsdatei, die nicht im Dokumentfenster geladen ist, anzuzeigen. Ein Klick auf eine dieser Miniaturen lädt diese in ein zweites Acrobat-Hauptfenster. Alternativ können Sie über das Optionen- Menü beide Dateien zugleich im Dokumentfenster untereinander oder nebeneinander einblenden. Wenn Sie die Vergleichsergebnisse aufbewahren wollen, müssen Sie diese Datei separat abspeichern. Acrobat erstellt zur Anzeige der geänderten Textpassagen nur eine temporäre Datei, die Ausgangsdateien bleiben unverändert. 3.8 Schnellübersicht Vergleichsoptionen anpassen Sie möchten die Werkzeugleiste aus- und einblenden das Navigationsfenster ein- oder ausblenden F8 F4 das Aufgabenfenster einblenden das PDF-Dokument auf Fensterbreite zoomen oder STRG 2 das PDF-Dokument als ganze Seite betrachten die Seite in Originalgröße zeigen im Dokument vor- und zurückblättern die PDF-Datei ausdrucken oder ANZEIGE - ZOOM - FENSTERHÖHE In der Zoomliste ORIGINALGRÖSSE oder Werkzeugleiste oder Pfeiltasten oder DATEI - DRUCKEN oder STRG P wählen nach einem Wort innerhalb der PDF-Datei suchen Begriff eingeben in und RETURN von Fundstelle zu Fundstelle springen nächste Fundstelle: oder F3 vorige Fundstelle: oder UMSCHALTEN F3 Teile der PDF-Datei in andere Anwendungen übertragen die PDF-Datei in ein anderes Format konvertieren zwei PDF-Dokumente vergleichen Das Auswahl- oder Schnappschuss-Werkzeug wählen und einen Teilbereich in der PDF-Datei markieren; mit STRG C in die Zwischenablage kopieren; in einer anderen Anwendung über STRG V einfügen DATEI - SPEICHERN UNTER - [EIN FORMAT WÄHLEN] ANZEIGE - DOKUMENTE VERGLEICHEN HERDT-Verlag 33

14 3 Acrobat X - PDF-Dokumente erstellen und publizieren 3.9 Übung Übung 1 Übungsdatei: Flugblatt.pdf Kopieren Sie einige Elemente aus einer PDF-Datei in eine Word-Datei. Öffnen Sie dazu zunächst die Datei Flugblatt.pdf im Adobe Reader. Überprüfen Sie anhand der Sicherheitsinformationen, ob Sie der Übungsdatei Inhalte entnehmen können. Starten Sie Microsoft Word (oder eine andere Textverarbeitung) mit einem leeren Dokument. Kopieren Sie Elemente aus der PDF-Datei in das aktuelle Dokument der Textverarbeitung. Verwenden Sie dazu das Auswahl- und das Schnappschuss-Werkzeug. Übung 2 Übungsdatei: Drucker.pdf Arbeiten Sie mit der Suchfunktion des Adobe Readers. Suchen Sie in der Übungsdatei nach Wörtern, die den Text druck oder Druck enthalten. Suchen Sie nach dem Wort Tinte, nicht aber nach Tintenpunkte, Tintenstrahldrucker usw. Suchen Sie nach Wörtern, die den Text type, nicht aber Type enthalten. 34 HERDT-Verlag

15 Impressum Matchcode: ACROX Autorin: Birgit Szuba Redaktion: Michael Kuhrts, Andrea Weikert Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, April 2011 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden.