Publikationserfassung mit Citavi

Transkript

1 Publikationserfassung mit Citavi für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den Lehrstühlen und Professuren (Stand: ) Für den nächsten Dekanebericht soll der Abschnitt "Wissenschaftlich qualitätsgesicherte Publikationen des Lehrstuhls/ der Professur" neu behandelt werden. Zur verbesserten Sichtbarkeit, um einmal erhobene Daten besser weiterzuverarbeiten und auch für weitere Zwecke verwenden zu können, werden Publikationen künftig über die Software Citavi erfasst. Citavi ist ein Literaturverwaltungsprogramm, das allen Angehörigen der Universität zur Verfügung steht. Wegen dieser Änderung haben Sie für die Erstellung der Fakultätsberichte etwas mehr Zeit zur Verfügung: Der Zeitraum zur Fertigstellung verschiebt sich von Ende Oktober auf Mitte Dezember. Support Bei Fragen und Problemen werden Sie vom Citavi-Team der Universitätsbibliothek unterstützt. Am besten ist es, wenn Sie Ihre Fragen per an schicken. Kontaktpersonen: Marius Sarmann (Tel. 69), Corinna Meinel (Tel. 605), Renate Weber (Tel. 60) Schulungstermine Beachten Sie unsere Termine und melden Sie sich zeitnah über Stud.IP an: Do, 4.09., 8:0-0 Di, 6.09., 0:0- Do, 05.0., 8:0-0 Do,.0., 0:0- Di, 7.0., 8:0-0 Di, 4.0., 0:0- (6806A) (6806B) (6806C) (6806D) (6806E) (6806F) Schulungsunterlagen Auf den nachfolgenden Seiten erfahren Sie alles Wichtige zur Erfassung und zur Weitergabe der Daten. Importmöglichkeiten in Citavi Falls Sie Ihre Publikationsdaten bereits mit einem anderen Programm erfasst haben (z.b. Zotero, EndNote) oder die Daten in einem entsprechenden Austauschformat vorliegen (z.b. BibTeX, RIS), dann können Sie diese Daten in Citavi importieren. In Citavi müssen Sie dann lediglich die Gruppenzuweisungen machen (vgl. S. 5-6) und die Daten ans Dekanat weitergeben (vgl. S. 7). Bitte beachten Sie auch die Informationen unter 4. Wichtige Hinweise und wenden Sie sich bei Fragen an das Citavi-Team.

2 Inhalt. Installation und Lizenzschlüssel... Neues Citavi-Projekt anlegen 4. Gruppen anlegen und Publikationen zuordnen Gruppen anlegen. Publikationen zuordnen 4. Publikationen aufnehmen Wichtige Hinweise: Dokumententypen, Pflichtfelder, Namenserfassung, Veröffentlichte und geplante Publikationen 4. Publikationen per Hand aufnehmen 4. Buch mit ISBN aufnehmen 4.4 Publikation mit DOI aufnehmen 4.5 Mehrere Publikationen mit ISBN oder DOI aufnehmen 4.6 Beitrag aus einem Sammelwerk/ aus einem Tagungsband aufnehmen 4.7 Citavi Picker 5. Weitergabe der Publikationsdaten... 7

3 . Installation und Lizenzschlüssel Die Universität bietet allen Uni-Angehörigen eine Campus-Lizenz für Citavi an. Um das Programm in vollem Umfang zu installieren, sind folgende drei Schritte notwendig: ) Herunterladen/Installation von Citavi An Arbeitsplatzrechnern der Universität: Unter Start / Alle Programme / RZ-Installationen / Literaturverwaltung auf Citavi 5.5. Installation klicken! oder: Citavi herunterladen unter (zur Installation am Rechner sind Administratorrechte erforderlich) ) Lizenzschlüssel beantragen Lizenzschlüssel unter anfordern! (wird per an Ihre universitäre -Adresse ***@uni-passau.de geschickt) ) Lizenzschlüssel eintragen Anweisungen in der zugeschickten befolgen und Lizenzschlüssel in Citavi eintragen

4 . Neues Citavi-Projekt anlegen Ein Citavi-Projekt ist eine Datenbank, in der die von Ihnen gesammelte Literatur zusammengetragen wird. Legen Sie ein neues Citavi-Projekt für den Lehrstuhl/ die Professur an. Projekt anlegen Projekt benennen Bitte immer folgendes Schema: Pub Lst Lehrstuhlinhaber/in oder Pub Prof Professurinhaber/in Beispiele: - Pub Lst Gellner - Pub Prof Forster-Heinlein Citavi öffnet das neue Projekt! > Weiter mit. Gruppen anlegen 4

5 . Gruppen anlegen und Publikationen zuordnen. Gruppen anlegen Um nachvollziehen zu können, zu welchen Berichtszeiträumen eine Publikation gehört, sollen zwei Gruppen angelegt werden. Durch diese Zuordnung wird eine nachträgliche Auswertung - auch langfristig betrachtet - einfacher möglich sein. Im Bereich Literatur das Symbol für Gruppen anklicken Auf das Symbol Neue Gruppe klicken Erste neue Gruppe anlegen Legen Sie eine Gruppe für den Lehrstuhl/ die Professur an; bitte exakt nach dieser Vorgabe: Bericht Lst Mustermann (WS6/7-SS7) bzw. Bericht Prof Musterfrau (WS6/7-SS7) 4 Zweite neue Gruppe anlegen Hier legen Sie eine Gruppe für das zuständige Dekanat an; bitte exakt nach dieser Vorgabe: - Dekanat FIM (WS6/7-SS7) - Dekanat JUR (WS6/7-SS7) - Dekanat PHILO (WS6/7-SS7) - Dekanat WIWI (WS6/7-SS7) 5

6 . Gruppen anlegen und Publikationen zuordnen. Publikationen zuordnen Wird erst dann wichtig, wenn Sie die Publikationen in Citavi aufgenommen haben (vgl. S. 7-6). Es gibt zwei Herangehensweisen bei der Zuordnung: - Eine einzelne Publikation den entsprechenden Gruppen zuordnen (vgl. Screenshots und ). - Mehrere Publikationen zu Gruppen zuordnen (vgl. Screenshot ). Links sehen Sie einen Zeitschriftenaufsatz, der noch keiner Gruppe zugeordnet ist. Auf die Registerkarte Zusammenhang klicken und die Gruppen zuordnen. A B C Mehrere Publikationen zuordnen: A. Auf das Gruppensymbol gehen D B. Alle in Frage kommenden Publikationen mit Strg-Taste oder Shift-Taste markieren C. Rechtsklick mit der Maus D. Gruppen zuweisen... 6

7 4. Wichtige Hinweise 4.. Dokumententypen In Citavi gibt es 5 sogenannte Dokumententypen (vgl. Screenshot). Die wichtigsten sind: Buch (Monographie) Buch (Sammelwerk) Graue Literatur / Bericht / Report Tagungsband Zeitschriftenaufsatz Beitrag in (z.b. in einem Sammelwerk oder einem Tagungsband) Falls Sie unsicher sind, welcher Typ wofür am besten geeignet ist, können Sie beim Citavi- Team nachfragen. In der rechten Spalte wird immer erklärt, was mit dem ausgewählten Dokumententyp gemeint ist. 7

8 4. Wichtige Hinweise 4.. Pflichtfelder Je nachdem welcher Dokumententyp ausgewählt ist, werden verschiedene Felder angezeigt, die ausgefüllt werden können. Hier sehen Sie beispielsweise die Felder für einen Zeitschriftenaufsatz. Folgende Felder sind als Pflichtfelder vorgegeben und sollen nach Möglichkeit immer ausgefüllt werden: Autor/in bzw. Herausgeber/in Titel Jahr Verlagsort Verlag Identifier wie ISBN, DOI oder URN bei Zeitschriftenaufsätzen: Zeitschrift, Jahrgang, Heftnummer, Seiten von-bis Verpflichtend ist zusätzlich die Zuordnung einer Publikation zu den beiden Gruppen (vgl. S. 5-6). 8

9 4. Wichtige Hinweise 4.. Richtige Namenserfassung Die Namen sollen am besten einheitlich und in vollem Umfang in Citavi gespeichert werden. Wenn möglich, sollen also auch Vornamen und Präfixe (von, de ) angegeben werden. Nutzen Sie das Detailformular (vgl. Screenshots und ), um schwierige Namen aufzunehmen. Ansonsten können Sie die Namen einfach in das Feld Autor eintippen: Mit einem Komma trennen Sie einen Namen in Nachname und Vorname. Mit Semikolon trennen Sie die Namen mehrerer Personen. (vgl. Screenshot ) Sie müssen einen Namen nicht jedes Mal komplett neu eingeben: Sobald ein Name einmal richtig erfasst wurde, können Sie diesen bei der nächsten Publikation einfach aus einer sich selbst generierenden Liste auswählen. Auf blauen Text klicken!! 9

10 4. Wichtige Hinweise 4..4 Veröffentlichte und geplante Publikationen Falls Sie für die Berichte zwischen bereits veröffentlichten und geplanten bzw. sich in Vorbereitung befindenden Publikationen unterscheiden möchten, können Sie dafür eine dritte Gruppe anlegen: - Legen Sie zusätzlich zu den beiden anderen Gruppen eine dritte Gruppe an, die Sie wie folgt benennen: Geplant Lst Mustermann bzw. Geplant Prof Musterfrau Im Bereich Literatur das Symbol für Gruppen anklicken Auf das Symbol Neue Gruppe klicken Neue Gruppe anlegen, nach diesem Schema: Geplant Lst Mustermann bzw. Geplant Prof Musterfrau 0

11 4. Publikationen von Hand aufnehmen Publikationsdaten nehmen Sie nur dann per Hand auf, wenn die etwas einfacheren Möglichkeiten, wie zum Beispiel der Citavi Picker (vgl. 4.7) oder der Abruf über ISBN oder DOI (vgl. 4. o. 4.4), nicht funktionieren. Auf Titel klicken Dokumenttyp wählen Wählen Sie hier den passenden Dokumententyp aus. Daten eintragen Tragen Sie die Publikationsdaten ein. Es reicht, wenn Sie die Felder der Registerkarte Titel ausfüllen.

12 4. Buch mit ISBN aufnehmen Die ISBN finden Sie meistens im Impressum oder auf dem Buchrücken (Beispiel: ). Auf ISBN / DOI / PMID klicken ISBN eingeben (mit oder ohne Bindestriche) und dann Eingabe übernehmen Auf Titel übernehmen klicken 4 Die Eingabemaske wird automatisch ausgefüllt. (Überprüfen, ob die Daten korrekt übernommen wurden und ggf. ergänzen!)

13 4.4 Publikation mit DOI aufnehmen DOIs (Digital Object Identifier) sind vor allem bei Zeitschriftenaufsätzen zu finden, um diese eindeutig und dauerhaft zu identifizieren. Ähnlich wie bei der ISBN können die Publikationsdaten somit leicht in das Citavi-Projekt übernommen werden. Beispiel: Christian Homburg, Dirk Totzek, Melanie Krämer, How price complexity takes its toll: The neglected role of a simplicity bias and fairness in price evaluations, Journal of Business Research, Volume 67, Issue 6, 04, Pages 4-, 0.06/j.jbusres Auf ISBN / DOI klicken DOI eingeben hier: 0.06/j.jbusres auf Eingabe übernehmen klicken und dann Titel übernehmen. Daten überprüfen und ggf. ergänzen.

14 4.5 Mehrere Publikationen mit ISBN oder DOI aufnehmen Wenn eine Liste mit vielen ISB-Nummern und/oder DOIs vorliegt, können Sie die zugehörigen Publikationen schnell in Citavi übernehmen. Es spielt keine Rolle, ob Sie die Liste auf einer Webseite gefunden haben (wie in unserem Beispiel) oder in einer Word-, Excel- oder PDF-Datei. Kopieren Sie den Text mit den ISB- Nummern und /oder DOIs in die Zwischenablage: ganze Seite markieren mit STRG+A, dann kopieren mit STRG+C. Auf ISBN / DOI / PMID klicken Wählen Sie die Option aus der Zwischenablage und klicken Sie auf Zwischenablage übernehmen. 4 Citavi filtert die Identifier automatisch heraus und beginnt mit der Recherche: Titel gefunden Titel nicht gefunden Titel bereits vorhanden Klicken Sie auf Titel übernehmen. 4

15 4.6 Beitrag aus einem Sammelwerk/ aus einem Tagungsband aufnehmen (Das nachfolgende Beispiel bezieht sich auf einen Beitrag in einem Sammelwerk. Analog verhält es sich bei einem Beitrag in einem Tagungsband.) Einen Beitrag aus einem Sammelwerk erfassen Sie in zwei Schritten: Zuerst nehmen Sie das Sammelwerk auf, dann fügen Sie dem Sammelwerk einen Beitrag hinzu! Beispiel: Knorring, Marc von: Bilder fremder Nationen in Etiketteliteratur des späten 9. und frühen 0. Jahrhunderts. Deutsche, britische und US-amerikanische Publikationen im Vergleich, in: Peter Hoeres/Anuschka Tischer (Hrsg.): Medien der Außenbeziehungen von der Antike bis zur Gegenwart, Köln/Weimar/Wien 07, S Auf Titel oder ISBN / DOI klicken und zuerst das Sammelwerk aufnehmen. Danach auf Beitrag hinzufügen klicken. Die freien Felder befüllen! Es gibt jetzt also zwei Einträge im Projekt: Ein Sammelwerk und einen Beitrag. Gruppenzuordnung? Der Beitrag muss den beiden Gruppen zugeordnet werden, aber was geschieht mit dem Sammelwerk? > Das Sammelwerk nur dann den Gruppen zuordnen, falls der Herausgeber des Sammelwerks der Universität Passau angehört. 5

16 4.7 Citavi Picker nutzen Der Citavi Picker ist ein nützliches Zusatzprogramm, das in der Regel automatisch bei der Citavi- Installation aktiviert wird. Mit dem Picker können Sie bei vielen Online-Katalogen, Suchmaschinen und Literaturdatenbanken die gefundenen Treffer mit nur einem Klick in das Citavi-Projekt übernehmen. Es gibt den Picker für die Browser Mozilla Firefox, Google Chrome und Internet Explorer. Falls es Probleme oder Fragen zur Einrichtung des Pickers gibt, wenden Sie sich bitte an unser Citavi-Team. Beispiel: InfoGuide / Picker Einfach auf das Citavi-Symbol klicken und die Daten werden übernommen! Beispiel: Literaturdatenbank 6

17 5. Weitergabe der Publikationsdaten Nachdem Sie alle relevanten Publikationen in Citavi erfasst haben, können Sie die Daten an das zuständige Dekanat weitergeben. Vor der Weitergabe: Daten überprüfen (z.b.: Sind alle wichtigen Felder ausgefüllt? Sind noch Dubletten vorhanden?) Kontrollieren, ob die Gruppenzuordnung bei allen Publikationen erfolgt ist. (Falls nicht, vgl. S. 5-6.) Beenden Sie Citavi und öffnen Sie Ihr -Programm. Schreiben Sie eine an das zuständige Dekanat und fügen Sie als Anhang das Citavi-Projekt hinzu. Wo finden Sie die richtige Datei? Gehen Sie zum Ordner Citavi. Der Ordner befindet sich meist auf dem persönlichen H:-Laufwerk oder auf dem I:-Laufwerk, das vom Lehrstuhl gemeinsam genutzt wird. 4 Wählen Sie die Datei mit der 5 Endung.ctv5 und schicken Sie diese an das zuständige Dekanat. 7