Geschäftsordnung / Geschäftsverteilungsplan Vorstandsarbeit

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1 e.v. Geschäftsordnung / Geschäftsverteilungsplan sarbeit Stand: INHALT a. Erster Vorsitzender...3 b. Zweiter Vorsitzender...3 c. Kassenwart...3 d. Leiter Wettkampfbüro...3 e. Wettkampfwart...4 f. Kampfrichterwart...4 g. Gerätewart...4 h. Schriftführer...4 i. Pressewart / Statistik...4 j. Jugendwart...5 k. Wettkampfvorbereitung und durchführung...5 l. Infrastruktur und Anlagen...5 m. Materialbewirtschaftung...6 n. Unterstützungsleistungen...6 a. Stellen von Personal / Kampfrichtern für externe Veranstaltungen...6 b. Ausleihe von Geräten, Messmitteln und sonstigem Material...6

2 1. Grundlagen Die Satzung des KLV WHV mit Stand legt den Rahmen für die Arbeit des es fest. Diese Arbeit erfolgt im Einklang mit den Satzungen und Ordnungen der übergeordneten Verbände, vornehmlich mit der Verwaltungsordnung sowie der Finanzund Wirtschaftsordnung des NLV. Mit dieser wird Handlungssicherheit und Transparenz der sarbeit des KLV WHV geschaffen und festgelegt, welchen Beitrag zum Gesamterfolg der Aufgabenwahrnehmung die jeweiligen Mitglieder des es leisten mögen. Schwerpunkt der sarbeit ist neben der Ausrichtung von Veranstaltungen die Förderung der Sportausübungsmöglichkeiten für Leichtathletik in und Förderung der Ausbildung von Übungsleitern und Trainern. Es ist nicht Aufgabe des KLV, den Trainings-/Übungsbetrieb und die Sportlerbetreuung bei Wettkämpfen durchzuführen. Dies ist Aufgabe der Vereine. 2. Organisation und Struktur des KLV WHV Der Niedersächsische Leichtathletik-Verband NLV gliedert sich in Bezirke und Kreise. Der KLV gehört zum Bezirk Weser-Ems. Zu den Organen des Verbandes gehören Fachkommissionen und Arbeitsgruppen, an denen auch Vertreter / Delegierte des KLV teilnehmen / mitarbeiten. Die jeweilige Zugehörigkeit wird im weiter unten aufgeführten Kapitel 3. Einzelaufgaben festgelegt. KLV und Erweiterter KLV (interne Zusammenarbeit: Vorsitzender lädt ein per , 14 Tage vorher, mit Tagesordnung und leitet Sitzung, Fehlanzeige erforderlich, Protokoll verteilt per ) Zusammenarbeit mit dem Stadtsportbund WHV (was ist relevant, z.b. sportpolitische Leitlinien und Ausbildung in der Sportregion WHV-Jever-Wittmund) Zusammenarbeit mit dem NLV, insbesondere die Teilnahme an Sitzungen und Gremien und die Verwaltungsaufgaben in der Genehmigung örtlicher Veranstaltungen (z.b. Volks- / Straßenläufe) Kooperationsachse Oldenburg Delmenhorst (gegenseitige Unterstützung durch Kampfrichter) Vertretung des KLV nach außen, Zeichnungsbefugnis, Stimmberechtigung, Abstimmung im, Öffentlichkeitsarbeit / Website. Die beiden Vorsitzenden und der Kassenwart vertreten den KLV gerichtlich und außergerichtlich. Durchführung von Veranstaltungen im Team, dem sogenannten Team Wettkampf, das für jede Veranstaltung etabliert wird, um angemessene (ressourcenoptimierte) Durchführung sicher zu stellen. Stand: Seite 2 von 6

3 3. Einzelaufgaben des s / erweiterten s a. Erster Vorsitzender Vertreten der Interessen des KLV WHV nach außen (Stadt, Bezirk, Land) Teilnahme an Sitzungen Verbandstag und Verbandsrat des NLV Teilnahme am Arbeitssitzungen / Tagungen des NLV-Bezirk Weser-Ems Erarbeiten und Fortschreiben der Geschäftsgrundlagen der sarbeit (Satzung / GO) Leiten der sarbeit Leiten der Sitzungen / Tagungen des KLV Mitarbeit in Gremien des Landesverbandes und des Bezirkes Weser-Ems Leiten des Team Wettkampf bei Landesmeisterschaften Anmelden bzw. Befürworten der Veranstaltungen der Leichtathletik in Ansprache von Sponsoren und Kooperationspartnern im Sinne der Verbesserung der Vorbereitung und Durchführung von leichtathletischen Wettkämpfen in Unterstützen der Terminplanung eigener Veranstaltungen b. Zweiter Vorsitzender Mitarbeit im Team Wettkampf Ansprechpartner Ausbildung der Sportregion Wahrnehmung der Aufgaben als Kreis-Volkslaufwart Vertretung des Ersten Vorsitzenden in allen Aspekten der sarbeit Mitarbeit in Gremien des Landesverbandes und des Bezirkes Weser-Ems zu Leistungssport, Ausbildung und Volkslauf c. Kassenwart Mitarbeit im Team Wettkampf mit Schwerpunktaufgaben Erstellen Finanzplan Wettkampf, Wettkampfabrechnung, Mitarbeiter-Abrechnung Erstellen Finanz-Jahresplanung nach Einnahmen (Sponsoren, Wettkämpfe/Veranstaltungen) und Ausgaben (Personal / Kampfrichter, Material/Instandhaltung) Verantwortliche Leitung der Kasse KLV WHV Beraten der Vorsitzenden hinsichtlich des wirtschaftlichen Einsatzes des Budgets d. Leiter Wettkampfbüro Mitarbeit im Team Wettkampf Leiten der Terminplanung eigener Veranstaltungen Erfassen aller Meldungen zu eigenen Veranstaltungen Vorbereiten / Erstellen von Start- / Wettkampflisten Stand: Seite 3 von 6

4 Organisation des Läuferdienstes Wettkampflisten (Transport zwischen Wettkampfbüro und Wettkampfstätten) Leiten des Teams Datenerfassung / Auswertung Wettkampf Leiten des Wettkampf-Berichtswesen Mitarbeit in Gremien des Landesverbandes und des Bezirkes Weser-Ems zu Wettkämpfen / EDV e. Wettkampfwart Mitarbeit im Team Wettkampf Mitarbeit bei der Terminplanung eigener Veranstaltungen Vorbereiten der Wettkampfstätten Platzkontrolle/-abnahme vor Wettkämpfen/Veranstaltungen Erarbeiten von Verbesserungsvorschlägen zur Infrastruktur im Sportpark Koordination erforderlicher Maßnahmen mit Platzwart der Stadt WHV Mitarbeit in Gremien des Landesverbandes und des Bezirkes Weser-Ems zur Wettkampforganisation f. Kampfrichterwart Mitarbeit im Team Wettkampf mit Schwerpunktaufgaben Rekrutierung erforderlicher Kampfrichter (KaRi) von extern und Einsatzleitung der KaRi bei allen eigenen Veranstaltungen Mitarbeit bei der Terminplanung eigener Veranstaltungen Werbung und Ausbildung eigener Kampfrichter Einsatzplanung eigener KaRi für externe Veranstaltungen Mitarbeit in Gremien des Landesverbandes und des Bezirkes Weser-Ems zum Kampfrichterwesen g. Gerätewart Mitarbeit im Team Wettkampf mit Schwerpunktaufgabe Materialbereitstellung Leiten / Durchführen der Gerätekontrolle / Gerätedisposition Erarbeiten von Vorschlägen für Geräteinstandhaltung / -neubeschaffung h. Schriftführer Aktenführung KLV WHV, interner und externer Schriftverkehr Führen der Veranstaltungsübersicht der Leichtathletik in Protokollführung ssitzungen Mitarbeit beim Wettkampf-Berichtswesen i. Pressewart / Statistik Mitarbeit im Team Wettkampf mit Schwerpunktaufgaben vorbereitende Pressemitteilungen und Gestaltung / Druck der Wettkampfbroschüren für eigene Veranstaltungen Betreuung / Beratung der Presse bei eigenen Veranstaltungen Stand: Seite 4 von 6

5 Führen der Statistik KLV (Stadtrekorde / Bestenlisten) in Abstimmung mit Statistik LGW (Vermeidung von Doppelarbeit) j. Jugendwart Erarbeiten / Umsetzen des Konzeptes für Jugendarbeit des KLV mit Schwerpunkt der Nachwuchsarbeit im Bereich der Kampfrichter und des Funktionspersonals Ansprechpartner des SSB Vorsitzenden der Sportjugend im Bereich Leichtathletik Mitarbeit bei Fragen der Ausbildung der Sportregion Mitarbeit in Gremien des Landesverbandes und des Bezirkes Weser-Ems zur Jugendarbeit und Ausbildung 4. Verfahren / Arbeitsprozesse k. Wettkampfvorbereitung und durchführung Für eigene Veranstaltungen des KLV legt der die Leitung und die Besetzung des Team Wettkampf fest. Bei Landesmeisterschaften, Norddeutschen Meisterschaften und Vergleichswettkämpfen, die unter Vorgaben des NLV durchgeführt werden, übernimmt grundsätzlich der Erste Vorsitzende die Leitung des Teams. Mit Beschluss des es für eine Bewerbung einer derartigen Veranstaltung ist die durchgehende Verfügbarkeit des Teams Wettkampf sicher zu stellen. Art und Umfang der Besetzung des Teams Wettkampf richtet sich nach Größe und Bedeutung der Veranstaltung und wird im festgelegt. Für jede eigene Veranstaltung erstellt der Teamleiter frühzeitig ein Arbeits-Zeit- Finanzplan (Checkliste Wettkampf), aus dem hervorgeht, wer wann was macht und wann welche Kosten entstehen. Für Meisterschaften und Vergleichswettkämpfe, die durch den Landesverband vergeben werden, sind durch den Teamleiter die seitens NLV geforderten Bewerbungsunterlagen zu erstellen und die empfohlenen Checklisten ab zu arbeiten. Bei Bewerbungen und Veranstaltungsplanungen ist das Sportbüro der Stadt (Ratrium, 2.OG) einzubeziehen, um die Verfügbarkeit der Sportanlagen zu sichern. l. Infrastruktur und Anlagen Für den ordnungsgemäßen Trainingsbetrieb und die sichere Durchführung der Wettkämpfe ist der Zustand der Sportstätten (Lauf, Sprung und Wurf) zu überprüfen. Mindestens im Herbst jeden Jahres führt der Wettkampfwart eine Inspektion des Sportparks Freiligrathstraße durch, um eventuelle Instandsetzungen und Verbesserungsmaßnahmen durch die Stadt vor Beginn der nachfolgenden Trainings- und Wettkampfsaison einleiten zu können. Da der Sportpark Freiligrathstraße von verschiedenen Vereinen und Verbänden genutzt wird, ist bei der Planung von Leichtathletik-Veranstaltungen bzw. Infrastruktur-Maßnahmen frühzeitig die Verfügbarkeit (Ort und Zeit) der Anlage mit dem Sportbüro der Stadt abzustimmen. Stand: Seite 5 von 6

6 m. Materialbewirtschaftung Erfassung des vorhandenen Materials sowie Pflege der Materialbestandsübersicht (wem gehört was?!!) Prüfung der Vollständigkeit und Einsatzfähigkeit, regelmäßig vor Wettkämpfen, mindestens im Frühjahr vor Saisonbeginn sowie im Herbst nach Saisonende Einleiten von Instandsetzung und Neubeschaffung, Klären der Finanzierung durch Stadt, KLV WHV oder betroffene Vereine n. Unterstützungsleistungen a. Stellen von Personal / Kampfrichtern für externe Veranstaltungen Zur Unterstützung von Veranstaltungen / Meisterschaften, die durch andere Verbände durchgeführt werden, werden bei Bedarf und Nachfrage Kampfrichter des KLV WHV gestellt. Die Anfrage der Verfügbarkeit, Einsatzplanung und Einweisung erfolgt durch den Kampfrichterwart. Ziel dieser Kooperation ist neben der erfolgreichen Durchführung von Leichtathletik-Veranstaltungen die In-Übung-Haltung und Motivation der eigenen Kampfrichter. b. Ausleihe von Geräten, Messmitteln und sonstigem Material Die Ausleihe erfolgt ausschließlich durch die beiden Vorsitzenden und ist im Ausgabebuch mit Zeitpunkt sowie Name des Empfängers zu dokumentieren. Vor Ausgabe und nach Rücknahme erfolgt eine Prüfung auf Funktionsfähigkeit und Beschädigung. Mit Übergabe des Gerätes erfolgt eine Nutzungs- / Bedienungseinweisung, um sicher zu stellen, dass das Gerät nicht durch unsachgemäße Nutzung beschädigt wird. Diese Vorgehensweise gilt sowohl für die Abgabe eigenen Materials an externe Nutzer als auch umgekehrt, wenn der KLV WHV Material von extern für eigene Zwecke ausleiht. Stand: Seite 6 von 6