1.1 Kontrollkästchen und Optionsfelder

Transkript

1 1.1 Kontrollkästchen und Optionsfelder Stehen mehrere Optionen zur Auswahl können Sie Kontrollkästchen verwenden. Die Anwender können beliebig viele Kästchen zu einem Thema aktivieren, bzw. deaktivieren. Dagegen bieten Optionsfelder jeweils nur eine einzige Auswahlmöglichkeit aus mehreren an. Kontrollkästchen Das nachfolgende Beispiel wurde bereits auf der Seite Fehler! Textmarke nicht definiert. mit dem Weg über die Schaltfläche [_Neu_] in dem Dialogfeld Feldauswahl erläutert. Hier nun der Weg über die Toolbox: 1. Klicken Sie in der Toolsammlung auf das Symbol, zeichnen Sie ein Kontrollkästchen und rufen Sie die Eigenschaften auf. 2. Im Register Wert erstellen Sie ein neues Feld vom Typ Ja/Nein. 3. Den Namen im Register Anzeige können Sie beibehalten oder ändern. 4. Vergeben Sie einen Titel. Er dient gleichzeitig im Formular als Bezeichnung (hier: Unterlagen). Um den Titel lesbar zu machen, muss das Feld jedoch breit genug sein! 5. Eventuell zeichnen Sie noch weitere Kontrollkästchen (hier: Beispiele und CD). 6. Um die Funktion der Kontrollkästchen zu prüfen, lassen Sie das Formular ausführen (Seite Fehler! Textmarke nicht definiert.). Optionsfelder Ja/Nein-Feld für Kontrollkästchen Eigenschaften, Register Anzeige Anzeige der Kontrollkästchen prüfen Anders als bei Kontrollkästchen können Sie bei Optionsfeldern immer nur eines aus einer Gruppe aktivieren. Und während Sie Kontrollkästchen auch über die Schaltfläche [_Neu_] in dem Dialogfeld Feldauswahl einrichten können, erstellen Sie Optionsfelder nur in der Steuerelement-Toolbox: 1. Klicken Sie in der Toolsammlung auf das Symbol und zeichnen Sie zwei Optionsfelder. 2. Rufen Sie vom ersten Optionsfeld die Eigenschaften auf, klicken Sie im Register Wert auf [_Neu_] und vergeben Sie den Namen Auftragsart für die Gruppe der Optionsfelder. Der Typ ist Ja/Nein. Bestätigen Sie die Einstellungen mit [_OK_). 3. Geben Sie im Register Anzeige den Titel Neuer Auftrag ein. Der Name OptionButton1 wird beibehalten. Schließen Sie auch das Eigenschaften-Fenster über [_OK_]. Feld-Typ Ja/Nein für Optionsfeld Name und Titel Seite 1

2 4. Rufen Sie für das zweite Optionsfeld ebenfalls die Eigenschaften auf. Im Register Wert sehen Sie bereits, dass das Feld Auftragsart schon eingetragen ist. Alle Optionsfelder zum gleichen Thema müssen an das gleiche Feld gebunden werden. Als Wert steht der Name des Optionsfeldes: OptionButton2. 5. Geben Sie im Register Anzeige den Titel Folgeauftrag ein. Den Namen OptionButton2 können Sie belassen. 6. Schließen Sie das Eigenschaften-Fenster über [_OK_]. 7. Führen Sie das Formular aus und kontrollieren Sie, dass nur jeweils eines der beiden Optionsfelder aktiviert werden kann. Register Wert 1.2 Listen- und Kombinationsfelder Formular ausführen und Optionsfelder kontrollieren Auswahlmöglichkeiten bieten sowohl Listen- wie auch Kombinationsfelder. Der Unterschied besteht lediglich in der Art der Anzeige. Listenfelder zeigen ein mehrzeiliges Feld mit mehreren Einträgen, aus denen die Anwender auch mehrere auswählen können. Kombinationsfelder sind typischerweise einzeilig und werden mit einem Pfeil aufgeklappt, um die gesamte Liste zu sehen. Sie sind Platz sparender, man kann aber nur einen einzigen Eintrag wählen. Kombinationsfeld 1. Zeichnen Sie ein Kombinationsfeld und rufen Sie die Eigenschaften auf. 2. Im Register Wert klicken Sie auf [_Neu_], um ein neues Feld zu erzeugen. Es bekommt den Namen Region und muss vom Typ Stichwörter sein. Das Format bleibt Text. 3. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit [_OK_]. Neues Kombinationsfeld Seite 2

3 4. Im Eigenschaften-Fenster muss als Listentyp Dropdown eingestellt sein. Die Einträge für die Liste werden in die Zeile Mögliche Werte geschrieben. Trennen Sie die einzelnen Wörter durch ein Semikolon (;) voneinander. 5. Soll beim Aufrufen der Registerkarte das Kombinationsfeld bereits einen Eintrag anzeigen, aktivieren Sie Startwert des Felds setzen auf und tragen in die Zeile darunter den anzuzeigenden Eintrag ein. 6. Testen Sie das Kombinationsfeld, indem Sie das Formular ausführen lassen (Seite Fehler! Textmarke nicht definiert.). Es wird eine Liste erzeugt, die mit einem Klick auf den Pfeil aufgeklappt wird. Aus den angebotenen Einträgen kann nur einer gewählt werden. Listenfeld Ein Listenfeld sollte größer gezeichnet werden, wenn alle Einträge sichtbar sein sollen. Sonst werden automatisch Bildlaufleisten angebracht. Gehen Sie wie beim Kombinationsfeld vor: 1. Binden Sie ein neues Feld (hier: Prospekte) an das Steuerelement, wählen Sie den Typ Stichwörter und als Format Text. 2. Die möglichen Werte tippen Sie wieder mit Semikola getrennt in die Zeile ein. 3. Wenn im Formular bereits ein vorgewählter Eintrag erscheinen soll, tragen Sie ihn unter Startwert ein. 4. Führen Sie das Formular aus, um das Listenfeld zu kontrollieren. Es wird ein Feld gezeigt, in dem die Einträge untereinander stehen und angeklickt werden können. Ebenso wird mit einem Mausklick eine Markierung wieder aufgehoben. Kombinationsfeld-Eigenschaften Kombinationsfeld testen Listenfeld-Eigenschaften Listenfeld kontrollieren Seite 3

4 2 Austausch zwischen den Modulen Wie bereits auf der Seite Fehler! Textmarke nicht definiert. erwähnt, ist das Kopieren von Elementen und damit der Austausch von Daten und Informationen zwischen zwei Modulen in unterschiedlichen Kombinationen möglich. In diesem Kapitel möchten wir Ihnen drei davon vorstellen. 2.1 Die Module Im linken Bild ist aktuell das Modul mit dem Benutzernamen Mein Training und der -Ordnerliste zu sehen. Über die im unteren Teil platzierten Schaltflächen oder Modulnamen wechseln Sie mit einem Mausklick zwischen den Modulen des Programms, z.b. Kalender oder Kontakte. Um zu einem ausgeblendeten Modul zu wechseln, klicken Sie auf die drei Punkte und wählen im nachfolgenden Menü das entsprechende Modul aus, hier: Notizen, Ordner, Verknüpfungen: Erweiterter Ordnerbereich (hier mit dem Benutzernamen Mein Training) Drei-Punkte Menü Falls Sie die Anzahl der Schaltflächen ändern möchten, klicken Sie auf Navigationsoptionen oder wählen Sie oben im Menüband im Auswahlmenü der Schaltfläche Ordnerbereich (Registerkarte Ansicht, Gruppe Layout) den Befehl Optionen. Die Navigation einstellen In dem oben stehenden Dialogfeld wählen Sie die gewünschte Anzahl aus. Hier können Sie über die Schaltflächen [Nach_oben] und [Nach_unten] auch die Reihenfolge der Module ändern. Wenn das Kontrollkästchen Kompaktnavigation ausgeschaltet ist, werden die einzelnen Module permanent, also auch bei einem minimierten oder ausgeschalteten Ordnerbereich, am unteren Fensterrand oberhalb der Statusleiste in der so genannten Modulleiste dargestellt. Klicken Sie zum Wechseln auf den Modulnamen: Optionale Modulleiste oberhalb der Statusleiste Seite 4

5 2.2 Von Kontakt nach kopieren Vom Modul Kontakt aus können Sie schnell eine an eine der gespeicherten Personen oder Kontaktgruppen senden: Klicken Sie dazu in der Kontaktliste mit der Maus auf den Kontakt bzw. die Kontaktgruppe und ziehen Sie ihn/sie bei gedrückter linker Maustaste in die Modulleiste auf das Symbol oder den Modulnamen . Es öffnet sich ein neues Nachrichtenfenster, in dem der Kontakt bereits als Empfänger eingetragen ist. Fügen Sie wie gewohnt den Betreff und Nachrichtentext zu und senden Sie Ihre . Eine Kontaktgruppe in das Modul kopieren 2.3 Von nach Kontakt kopieren Jede Adresse einer können Sie direkt in Ihr Adressbuch übernehmen. Klicken Sie im Vorschaufenster des Lesebereichs oder bei einer geöffneten Mail im Nachrichtenfenster mit der rechten Maustaste auf eine Adresse (Absender oder Empfänger). Wählen Sie dann aus dem Kontextmenü den rechts stehenden Befehl aus. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem bereits der Name des Kontakts, so wie er in der angezeigt wurde und die -Adresse eingetragen sind. Nehmen Sie hier gegebenenfalls Änderungen vor. Kontextmenü Durch Klick auf das jeweilige Pluszeichen im nachfolgenden Rahmen können Sie weitere Daten wie Adresse, Telefon- und Faxnummern etc. eintragen: Die Kontaktdaten bearbeiten bzw. ergänzen Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche [Speichern]. Enthält die weitere Informationen, die Sie in Ihr Kontaktformular übernehmen möchten (z.b. Adresse, Telefon- und/oder Faxnummern), bietet sich die folgende Vorgehensweise an: Seite 5

6 Markieren Sie die , die die benötigten Informationen enthält und ziehen Sie sie bei gedrückter linker Maustaste in die Modulleiste auf das Symbol oder den Modulnamen Kontakt. Es wird ein neues Kontaktfenster geöffnet, in dem die -Adresse und der Name des Kontakts bereits eingetragen sind. Der Inhalt der E- Mail steht im Feld Notizen. Vom Feld Notizen können Sie die übrigen Daten wie beispielsweise die Adresse oder Telefonnummer mit der Maus in das Kontaktformular übertragen: in das Modul Kontakt kopieren Markieren Sie den Eintrag (z.b. die Straße) und ziehen Sie ihn bei gedrückter linker Maustaste in das entsprechende Feld im Kontaktformular. Soll der Eintrag im Notizenfeld erhalten bleiben, halten Sie gleichzeitig die (Strg)-Taste gedrückt, so dass am Mauszeiger zusätzlich ein kleines Pluszeichen zu sehen ist:. Die Straße aus den Notizen in das Adressfeld kopieren Im Zielfeld sehen Sie den Eintrag erst, wenn Sie die Maustaste wieder loslassen. Übertragen Sie alle weiteren gewünschten Daten und speichern Sie den Kontakt über die rechts stehende Schaltfläche ab. 2.4 Eine Aufgabe aus einer erstellen Es kommt immer wieder vor, dass man eine nicht gleich bearbeiten kann oder muss, weil beispielsweise die benötigten Daten noch nicht vorliegen, Kollegen im Urlaub sind oder einfach die Dringlichkeit nicht so hoch ist. Um sicher zu gehen, dass Sie diese nicht vergessen, können Sie aus der eine Aufgabe erstellen. Angenommen, Ihre Vorgesetzte hat Sie mit der Planung und Buchung einer Geschäftsreise nach Dresden beauftragt und Sie haben auch schon einige zu erledigende Aufgaben erfüllt, wie beispielsweise Informationen zur Zugverbindung einholen, Hotelpreise und -verfügbarkeit erfragen, ein Hotel buchen usw. Außerdem haben Sie diesem Vorgang eine benutzerdefinierten Kategorie mit dem Namen Geschäftsreise Dresden zugeordnet. Nun erhalten Sie per erstens vom gebuchten Hotel die Buchungsbestätigung und zweitens von der Deutschen Bahn das Online-Ticket mit den Platzreservierungen. Diese möchten Sie aber Seite 6

7 nicht direkt ausdrucken, sondern erst kurz vor Abreise, um alles gebündelt Ihrer Vorgesetzten zu übergeben. Zu diesem Zweck, erstellen Sie aus den s eine Aufgabe unter dem Namen Reiseunterlagen ausdrucken: 1. Markieren Sie die erste in der Nachrichtenliste und ziehen Sie sie bei gedrückter rechter Maustaste auf das Symbol bzw. den Modulnamen Aufgaben in der Modulleiste. 2. Lassen Sie die Maustaste los und wählen Sie aus dem Untermenü eine der Optionen aus, z.b. Hierhin kopieren als Aufgabe mit Anlage oder Hierhin verschieben als Aufgabe mit Anlage, wenn die aus dem Posteingang gelöscht werden soll. Es wird ein neues Aufgabenfenster geöffnet und die ist als Anlage im Textbereich eingefügt, zu erkennen an dem Brief- Symbol. Kopieren oder verschieben? 3. Fügen Sie nun die zweite der Aufgabe zu: Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Einschließen auf die Schaltfläche Outlook-Element. Wählen Sie im Dialogfeld Element einfügen den Ordner aus, in dem sich die befindet (im Beispiel Posteingang), markieren Sie im unteren Teil des Fensters die Mail und klicken Sie auf [_OK_] (siehe auch Seite Fehler! Textmarke nicht definiert.). Der Aufgabe eine weitere zufügen 4. Wählen Sie einen aussagekräftigen Betreff, indem Sie den Vorgegebenen einfach überschreiben, geben Sie die Fälligkeit der Aufgabe ein und ordnen Sie ihr die Kategorie Geschäftsreise Dresden zu. 5. Im Textfeld unterhalb der Anlagen können Sie noch eigenen Text wie Bemerkungen oder Erinnerungshilfen zufügen. Seite 7

8 Die Aufgabe mit zwei s als Anlage 6. Speichern Sie die Aufgabe über die Schaltfläche Speichern & schließen (Registerkarte Aufgabe). Über die Schaltfläche Outlook-Element können Sie auch nachträglich weitere s zufügen. Klicken Sie in der Aufgabenliste doppelt auf die entsprechende Aufgabe, um sie zu öffnen und fügen Sie weitere Elemente ein. Auch wenn Sie die verschoben und damit aus dem Modul gelöscht haben, können Sie die Mail nach wie vor in einem Nachrichtenfenster öffnen und wie gewohnt beantworten, weiterleiten, usw.: Öffnen Sie die entsprechende Aufgabe durch Doppelklick und klicken Sie dann im Aufgabenfenster doppelt auf das Briefsymbol. Übersichtliche Darstellung der Aufgaben Um eine bessere Übersicht über die Aufgaben zu erhalten, die im Rahmen der Geschäftsreise anfallen, gruppieren Sie sie nach Kategorien: Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf die Schaltfläche Ansichtseinstellungen und im Dialogfeld Erweiterte Ansichtseinstellungen auf [Gruppieren]. Auf Gruppieren klicken Seite 8

9 Im Dialogfeld Gruppieren wählen Sie im Listenfeld Elemente gruppieren nach den Eintrag Kategorien und schließen beide Dialogfelder mit [_OK_]. Nach Kategorien gruppieren Gruppierung auswählen Über die kleinen Dreiecke und öffnen und schließen Sie die Kategorien. Bei geöffneter Kategorie Geschäftsreise nach Dresden, sehen Sie nun alle zugehörigen Aufgaben in gebündelter und übersichtlicher Form: Die Aufgaben werden nach Kategorien geordnet angezeigt Seite 9

10 3 Anhang 3.1 Dateien exportieren und importieren Der Export und Import von Dateien ist ein einfaches Instrument zur Sicherung Ihrer Outlook- Daten. Einzelne Dateien, Ordner oder die gesamten Daten Ihres Outlook-Kontos werden beim Export in einem Ordner abgespeichert und können dann wieder in Ihr bestehendes oder ein neues Outlook-Profil importiert werden. Außerdem können Sie diese Daten beispielsweise per E- Mail anderen Personen zum Import in deren Profil zur Verfügung stellen. Darüber hinaus haben Sie auch die Möglichkeit, Daten mit anderen Programmen auszutauschen. Dateien exportieren In unserem Beispiel werden sämtliche Daten des Kontos Mein Training exportiert. 1. Gehen Sie im Datei-Menü auf die Seite Öffnen und exportieren und klicken Sie auf Importieren/Exportieren. Der Import/Export-Assistent wird geöffnet. Die Seite Öffnen und exportieren des Datei-Menüs 2. Wählen Sie die Aktion In Datei exportieren und klicken Sie auf [Weiter]. Die Aktion In Datei exportieren wählen 3. Im nachfolgenden Dialogfeld wählen Sie als zu erstellenden Dateityp Outlook-Datendatei (.pst) aus und klicken wieder auf [Weiter]. Seite 10

11 Den Dateityp bestimmen 4. Wählen Sie nun den Ordner aus, den Sie exportieren möchten (Quelle). In unserem Beispiel ist das der Ordner Mein Training. Bei aktiviertem Kontrollkästchen werden alle Unterordner einbezogen. Den zu exportierenden Ordner auswählen 5. Legen Sie im nächsten Schritt den Speicherort fest, in den die Dateien exportiert werden sollen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche [Durchsuchen]. Ordner festlegen Seite 11

12 6. Ein Explorer-Fenster öffnet sich (Beispiel auf der Seite Fehler! Textmarke nicht definiert.). Standardmäßig wird die Datei in den Festplatten-Ordner Outlook-Dateien exportiert, den Sie unter Ihrem Benutzernamen im Ordner Eigene Dokumente finden. Sie können aber auch einen anderen Speicherort auswählen. Klicken Sie abschließend auf [_OK_]. 7. Der Dateipfad ist nun eingetragen. Belassen Sie die Option Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen und klicken Sie auf [Fertig_stellen]. Fertig stellen 8. Das Dialogfeld Outlook-Datendatei erstellen öffnet sich, in dem Sie ein Kennwort zufügen können, es besteht aber keine Pflicht. Schließen Sie das Dialogfeld über die Schaltfläche [_OK_]. Der Export des Outlook-Ordners mit all seinen Unterordnern ist nun abgeschlossen. Outlook-Datendatei (*.pst) importieren Kennwort wahlweise eingeben Soll eine Outlook-Datendatei (*.pst), die Ihnen beispielsweise per zur Verfügung gestellt wurde, in Ihr Outlook-Konto integriert werden, können Sie diese Dateien importieren: 1. Öffnen Sie das Datei-Menü mit der Seite Öffnen und exportieren: Der Befehl Importieren/Exportieren im Datei-Menü Seite 12