Edzard Tammena Unternehmensberater für Controlling Logistik - IV Königstraße 7 D Ahrensburg (0) t t p o.

Transkript

1 IT-Effizienz messen durch Kennzahlen Edzard Tammena Unternehmensberater für Controlling Logistik - IV Königstraße 7 D Ahrensburg (0) t t p o. d e

2 AGENDA Ausgangssituation Warum Effizienz Messung? Weg und Handhabung Wartung und Inspektion

3 Anforderungen an den IT-Leiter Bestes Personal Gutes Projektmanagement Neue Anwendungen Gute Betreuung Fachwissen Innovation Datensicherheit Performance Kurze Reaktionszeiten Ausfallsicherheit 24-Std.-Service Marktüberblick Neueste Technologien Gute Führung Bestes Equipment Anwenderzufriedenheit Hard und Software Firmen- und Branchen-Know-How Aber... Geringste Kosten!

4 Motto Unsere IV ist uns lieb und (zu) teuer Was leisten die eigentlich (schon) für das (viele) Geld? Ihr eigener Kommentar?

5 Werkzeugkasten Standardmodell Also IT - Controlling Projekt-Controlling Zielvereinbarungen Kostenrechnung Interne Preisbildung Profit-Center-Rechnung Leistungserfassung bis in Kleinste Benchmarking Externe Berater Outsourcen Ausgründung denn...

6 Motto Unsere IV ist uns lieb und (zu) teuer Was leisten die eigentlich (schon) für das (viele) Geld? Ihr eigener Kommentar?

7 Konsequenz Unsere IV ist uns lieb und (zu) teuer Was leisten die eigentlich (schon) für das (viele) Geld? Ihr eigener Kommentar? Die Kosten werden genauestens und permanent kontrolliert Ziele, Anforderungen und Leistungen nur bedingt und sporadisch

8 Effizienzsteigerung kann bedeuten Konkret gesteigerte Wertschöpfung Höhere Innovation in der Relation Projekt und lfd. Betrieb Reduzierte Anwendungskosten Reduzierter Aufwand je Geschäftsvorfall Was sie in Ihrem Unternehmen bedeuten soll, müssen Sie als Zielgrößen vorgeben

9 Ziele Effizienzmessung Der IT-Leiter kommt aus der Verteidigungsecke heraus Die reine Kostensicht wird erweitert Leistung wird objektiv dargestellt

10 Zu begründende Aussagen Leistungssteigerungen verursachen Mehrkosten Innovation kostet Geld Abgeschlossene Projekte verursachen Folgekosten Leistungstiefe und breite verändern sich Mengengerüste verändern sich

11 Subjekte der Effizienzmessung Innovation Wertschöpfung Leistungsbreite und tiefe Relation IT Kosten, Mengen und Zeiten zu ausgewählten Verlagsbereichen und Verlag Gesamt

12 Methodik der Effizienzmessung Gemeinsame Festlegung der Kennzahlen mit Hauptkunden, Controlling und GF Nutzung vorhandener Zahlen und Instrumente ¼ oder ½- Jähriger Vergleich mit Plan-/Vorperiode Wenige Zahlen, die aber nachrechenbar, bei Bedarf auch je Anwendungsbereich

13 Jahresvergleich Wertschöpfung 2004 zu 2005 Jahresvergleich Wertschöpfung und Innovation 2004 zu 2005 Anlage 2 Neue Applikationen Applikation Bezeichnung Plankosten/Monat Menge Monate Gesamtkosten 1 Anzeigensystem A 5.000, ,00 2 Bop Papierrollenverwaltung 4.000, ,00 3 Multifunktiondrucker 150, ,00 : : 0,00 N 0,00 Summe ,00 Entfallene Applikationen Applikation Bezeichnung Plankosten/Monat Menge Monate Gesamtkosten 1 PC 170, ,00 2 Vorlagen 4.000, ,00 0,00 N 0,00 Summe ,00 Zusätzliche Wertschöpfung Plan ,00 Wertschöpfungsfaktor 2,52

14 Jahresvergleich Effizienz und Innovation 2004 zu 2005 Ist-Kosten im Jahr ,00 Plankosten im Jahr ,00 Kostenersparnis Plan ,00 zusätzliche Wertschöpfung ,00 Effizienzsteigerung Plan zu ,99% Innovationsfaktor - Stunden % Anz. MA Normalstunden Projektstunden Zusatzleistungen Innov. Gesamt IST-Stunden , , , ,00 19, ,00 Planstunden , , , ,00 21, ,21 Differenz -4, ,00 719,00 21,00 1,54-972,79

15 Effizienzkennzahlen nach Verlagsbereichen und Gesamt Kostenträger Anzeigensystem Abw. DB-Stufen -in T - -in T - (in %) Mengeneinheit Mengen Anzeigen Mengen (Automatisiert/Online) Gesamtkosten / Mengeneinheit 3,91 Anzahl User 750 Gesamtkosten/User 470 Betreuungsstunden 400 Zusatzleistungen Stunden 45 P rojektstunden 200 Gesamtstunden 645 Innovationsfaktor % 38 Zusatzleistungen 9 P rojektkosten 38 Summe Sekundärkosten Summe Gesamtkosten 352 0

16 Effizienzmessung im Team Gemeinsame Abweichungsanalyse und Ursachenforschung, denn... Anwendungsbereiche und IT verändern gemeinsam Leistungsbreite und tiefe!

17 Effizient zur Effizienzmessung Sie müssen das Rad nicht neu erfinden, aber jeder Verlag ist anders Ziele, Wege, Instrumente sind unterschiedlich, Personen auch Also Nutzung meiner Erfahrungen bei der Gestaltung eines Kennzahlensystems, d.h.

18 Mein Angebot 1 Tag Workshop mit Controlling und wenigen Fachverantwortlichen Definition von Zielen, Relevanz und Ausprägung der Kennzahlen Ergebnisprotokoll mit Zielen, Inhalten, Fahrplan, Aufwand intern und extern Festpreis incl. Vor- und Nachbereitung.

19 Der weitere Weg im Team Sie kreieren mit Controlling und wenigen Verantwortlichen Ihr Effizienz- Kennzahlen-System Ihr Controller nutzt Ihre vorhanden Werkzeuge und Daten für die Aufbereitung Sie diskutieren die aufbereiteten Kennzahlen und ihre Veränderungen zu Plan und Vorperiode Hier begleite ich Sie gerne, denn der Blick von außen bleibt nützlich

20 Der Erfolg im Effizienzteam Wo nötig, ziehen Sie gemeinsam die notwendigen Konsequenzen - in der IT, aber auch im Fachbereich Oder Sie freuen sich gemeinsam über die objektiv meßbare Steigerung der Effizienz Ihrer IT