Online-Buchungsportal Berufsfelderkundung. - Dokumentation für Unternehmen -

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1 Online-Buchungsportal Berufsfelderkundung - Dokumentation für Unternehmen -

2 Inhaltsverzeichnis Überblick Diese Kurzanleitung soll Ihnen als Anbieter von Erkundungsplätzen einen direkten Einstieg in das Buchungsportal ermöglichen. Hilfestellung zu einzelnen Feldern und Funktionen finden Sie zusätzlich auch direkt im Portal, erkennbar an einem kleinen Fragezeichensymbol neben dem jeweiligen Feld. 1) Registrierung und Anmeldung ) Änderung Ihrer Unternehmensdaten... 4 Ansprechpartner verwalten... 5 Standorte verwalten... 7 Ausbildungsangebote ) Erkundungsplätze in Ihrem Unternehmen BFE-Angebote anlegen und bearbeiten Max. Anzahl verfügbarer Tage begrenzen Weitere Informationen und Einstellungen Reguläre Praktika anbieten Ansprechpartner festlegen Berufsfeld nicht mehr anbieten BFE-Angebote über ein PDF-Formular erfassen ) Buchungsanfragen für Ihr Unternehmen Übersicht verfügbarer Kontingente Buchungsanfragen bestätigen Buchungsanfragen ablehnen Gender-Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit und Übersichtlichkeit haben wir uns in dieser Dokumentation für die Verwendung des generischen Maskulinums entschieden. Darüber hinaus werden, soweit möglich, geschlechtsneutrale Bezeichnungen (z.b. Lehrkräfte ) verwendet.

3 1) Registrierung und Anmeldung 1) Registrierung und Anmeldung Startseite des Buchungsportals Rufen Sie das Buchungsportal unter der Adresse auf, die Ihnen im vorliegenden Informationsmaterial genannt wird. Die Adresse kann z.b. wie folgt lauten: Falls Sie noch nicht über Zugangsdaten zum Buchungsportal verfügen, können Sie sich über den Link Registrieren als Unternehmen (oben rechts auf der Startseite) erstmalig im Portal registrieren. Seite 1 von 24

4 1) Registrierung und Anmeldung Registrierformular für Unternehmen Der Registrierprozess ist in drei übersichtliche Schritte untergliedert: 1. Geben Sie Ihre Unternehmensdaten ein. 2. Geben Sie Ihre Kontaktdaten als Ansprechpartner an. 3. Wählen Sie Ihre Zugangsdaten ( -Adresse und individuelles Passwort). WICHTIG: Nach der Registrierung senden wir Ihnen per einen Bestätigungslink zu. Diesen Link müssen Sie anklicken, um Ihre -Adresse zu bestätigen und sich am Portal anmelden zu können. Falls die mit dem Bestätigungslink nicht ankommt, überprüfen Sie Ihre Adresse auf evtl. Tippfehler sowie Ihren SPAM-Ordner. Seite 2 von 24

5 1) Registrierung und Anmeldung Anmeldebereich auf der Startseite Auf der Startseite des Buchungsportals finden Sie auf der linken Seite die Anmeldemaske, über die Sie sich ins Portal einloggen können. Geben Sie dort -Adresse und Passwort ein und klicken Sie auf [ANMELDEN]. Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie über den gleichnamigen Link im Anmeldeformular einfach ein neues anfordern: Geben Sie dazu die -Adresse an, mit der Sie sich ursprünglich registriert haben. Das System sendet Ihnen daraufhin einen Link zu, mit dem Sie ein neues Passwort vergeben können. Seite 3 von 24

6 2) Änderung Ihrer Unternehmensdaten 2) Änderung Ihrer Unternehmensdaten Reiter Unternehmen : ermöglicht die Überarbeitung von Kontaktdaten und Informationen für Ihr Unternehmensporträt Im Reiter Unternehmen können Sie Ihre Unternehmens- und Kontaktdaten noch einmal überprüfen und ggf. korrigieren. Zusätzlich haben Sie hier u.a. die Möglichkeit, Ihr Logo hochzuladen und ein Kurzporträt für Ihr Unternehmen zu hinterlegen. Dieses Kurzporträt wird Lehrkräften und Schülern dann zusammen mit Ihren Erkundungsangeboten angezeigt. WICHTIG: Wir empfehlen Ihnen, sich in Ihrem Kurzporträt inhaltlich eher an die Zielgruppe Schüler zu wenden bzw. darauf einzugehen, warum diese gerade in Ihrem Unternehmen eine Berufsfelderkundung absolvieren sollten. Seite 4 von 24

7 2) Änderung Ihrer Unternehmensdaten Ansprechpartner verwalten Reiter Unternehmen : Hinterlegen Sie die gewünschten Ansprechpartner für die Berufsfelderkundung Auf der Seite Ansprechpartner haben Sie die Möglichkeit, die für die Berufsfelderkundung relevanten Kontaktpersonen in Ihrem Unternehmen zu hinterlegen, zu bearbeiten bzw. deren Daten zu löschen. Wenn Sie einen neuen Ansprechpartner anlegen, erhält dieser automatisch eine -Einladung an die angegebene -Adresse. In dieser befindet sich ein Aktivierungslink, sodass der Ansprechpartner sein persönliches Kennwort für den Login wählen kann. Noch ein Hinweis: Der Hauptansprechpartner Ihres Unternehmens, d.h. der Ansprechpartner, über den das Unternehmen ursprünglich registriert wurde, kann nicht gelöscht werden. Auf dieser Seite können Sie ebenfalls genau steuern, welche Personen in Ihrem Hause Seite 5 von 24

8 2) Änderung Ihrer Unternehmensdaten welche -Benachrichtigungen erhalten soll. Seite 6 von 24

9 2) Änderung Ihrer Unternehmensdaten Standorte verwalten Reiter Unternehmen : Hinterlegen Sie die verschiedenen Standorte Ihres Unternehmens In der Standortverwaltung können Sie dem System die unterschiedlichen Standorte Ihres Unternehmens, soweit vorhanden, mitteilen. Zur Orientierung werden Ihnen hier auch die Daten des Hauptstandortes angezeigt, den Sie bei Ihrer Registrierung angegeben haben. Ihren Hauptstandort können Sie als einzigen Standort nicht löschen. Falls Sie auf der vorherigen Seite bereits Ansprechpartner angelegt haben, können Sie diesen hier jeweils den für sie relevanten Standorten zuweisen. Somit werden den Schülern stets die korrekten Kontaktdaten für einen bestimmten Standort angezeigt. Es ist möglich, jedem Standort mehrere Ansprechpartner zuzuweisen, indem Sie nacheinander mehrere auswählen. Seite 7 von 24

10 2) Änderung Ihrer Unternehmensdaten Hinweis: Alle zugewiesenen Ansprechpartner erhalten nur dann s, wenn dies zuvor in der Anprechpartnerverwaltung entsprechend eingestellt wurde. Ist der -Empfang nicht gewünscht, werden auch die -Adressen der betroffenen Personen nicht in den Angeboten angezeigt. Seite 8 von 24

11 2) Änderung Ihrer Unternehmensdaten Ausbildungsangebote Reiter Ihr Unternehmen : Gerne können Sie auch Ihr Ausbildungsangebot im Portal hinterlegen. Auf der Seite Ausbildungsangebot haben Sie die Möglichkeit, Ihr generelles Ausbildungsangebot im Portal zu hinterlegen. Die hier angegebenen Berufe sind für die Schüler in allen von Ihnen angebotenen Berufsfeldangeboten sichtbar. Nutzen Sie für die Eingabe einfach das Feld Berufsbezeichnung und tippen Sie den gewünschten Beruf ein - dabei erscheint eine Liste mit Vorschlägen aus dem offiziellen Berufekatalog der Bundesagentur für Arbeit. Klicken Sie einen der Vorschläge an, um ihn in die Übersicht zu übernehmen. Wenn Sie einen Ausbildungsberuf entfernen möchten, klicken Sie ihn einfach im grauen Feld an; nach Ihrer Bestätigung wird der Beruf aus der Übersicht entfernt. Seite 9 von 24

12 2) Änderung Ihrer Unternehmensdaten Bereits zugewiesene Ausbildungsberufe werden im grauen Feld angezeigt. Klicken Sie abschließend auf [AUSBILDUNGSBERUFE SPEICHERN], um die Änderungen zu übernehmen. Hinweis: Sie können die Ausbildungsberufe pro Standort individuell festlegen. Wählen Sie dazu zunächst den gewünschten Standort aus; anschließend können Sie die dort angebotenen Ausbildungsberufe zuweisen. Seite 10 von 24

13 3) Erkundungsplätze in Ihrem Unternehmen 3) Erkundungsplätze in Ihrem Unternehmen Auswahl des gewünschten Berufsfeldes: Sie können neue Berufsfelder anlegen oder bestehende bearbeiten. Im Reiter Berufsfelderkundung geben Sie nun die Berufsfelder an, die in Ihrem Unternehmen erkundet werden können. Dies ist nach Ihrer Registrierung der wichtigste Schritt, damit Ihr Unternehmen von Lehrkräften und Schülern gefunden und gebucht werden kann. Wählen Sie zunächst den gewünschten Standort, an dem Sie Erkundungsplätze anbieten möchten. Seite 11 von 24

14 3) Erkundungsplätze in Ihrem Unternehmen BFE-Angebote anlegen und bearbeiten Nach der Auswahl eines Berufsfeldes können Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen. Nach der Auswahl eines Berufsfeldes erscheint darunter ein interaktiver Kalender. Dort wählen Sie nun diejenigen Tage aus, die Ihr Unternehmen anbieten möchte. In der Übersicht rechts vom Kalender haben Sie u.a. die Möglichkeit, die maximale Anzahl von Schülern je BFE-Tag anzupassen. Außerdem zeigt diese Übersicht die Anzahl Ihrer Anfragen sowie die derzeit noch verfügbaren Plätze je Erkundungstag an. Eine Gesamtübersicht der noch verfügbaren Tage und Plätze finden Sie am Ende der Tabelle. Seite 12 von 24

15 3) Erkundungsplätze in Ihrem Unternehmen BFE-Tage wieder deaktivieren Wenn Sie einen Tag nicht mehr anbieten möchten, können Sie diesen durch erneuten Klick im Kalender wieder deaktivieren. Hinweisfenster, wenn bereits Buchungsaktivitäten vorliegen Hinweis: Bitte bedenken Sie, dass nur die Tage wieder abgewählt werden können, an denen es noch keine Buchungsaktivität gibt. Das System prüft dies jeweils bei der Abwahl eines Tages. Sollte es an einem abzuwählenden Tag bereits aktive Buchungen geben, bietet Ihnen das System an, die max. Anzahl der Schüler soweit zu reduzieren, dass keine weiteren Plätze mehr angefragt werden können, oder den Tag ganz zu deaktivieren. Bei einer Deaktivierung werden bestehende Anfragen automatisch durch das System storniert. Hierbei werden entsprechende -Benachrichtigungen an die betroffenen Personen versendet. Seite 13 von 24

16 3) Erkundungsplätze in Ihrem Unternehmen Max. Anzahl verfügbarer Tage begrenzen Über die Auswahl Max. BFE-Tage kann die max. verfügbare Anzahl an BFE-Tagen festgelegt werden. Nachdem Sie die gewünschten Tage im Kalender ausgewählt haben, können Sie noch das so genannte Gesamt-Limit ( Max. BFE-Tage ) festlegen. Dieses dient als Höchstgrenze für die ausgewählten Kalendertage. D.h., sobald es an entsprechend vielen Tagen mindestens eine Buchungsaktivität gibt, sind alle weiteren Tage, für die es noch keine Buchungsaktivität gibt, nicht mehr verfügbar.hinweis: Bitte beachten Sie, dass sich das Limit bei der An- und Abwahl eines Kalendertages automatisch angleicht. Wenn Sie den Wert reduzieren möchten, empfehlen wir Ihnen, dies direkt vor dem Speichern zu tun. Seite 14 von 24

17 3) Erkundungsplätze in Ihrem Unternehmen Weitere Informationen und Einstellungen Teilen Sie den Schülern bereits vorab wichtige Informationen zur Berufsfelderkundung in Ihrem Unternehmen mit. Im Feld Wichtige Anmerkungen geben Sie den Interessenten noch einige Hinweise an die Hand, z.b. Antworten auf die Fragen Sollte wetterfeste Kleidung mitgebracht werden? Wie lange wird der Erkundungstag ungefähr dauern? Uhrzeit und Treffpunkt: Wann und wo sich die Schüler in Ihrem Unternehmen einfinden sollen, können Sie hier ebenfalls festlegen. Reguläre Praktika anbieten Geben Sie an, ob Sie in diesem Berufsfeld auch reguläre Praktika anbieten. Wenn Sie im gewählten Berufsfeld auch reguläre Praktika anbieten möchten, können Sie die gleichnamige Auswahlbox aktivieren. Ihr Unternehmen erscheint dann automatisch in der Praktikumsbörse des Buchungsportals und wird ggf. Praktikumsanfragen (per Seite 15 von 24

18 3) Erkundungsplätze in Ihrem Unternehmen oder telefonisch) erhalten. Seite 16 von 24

19 3) Erkundungsplätze in Ihrem Unternehmen Ansprechpartner festlegen Zuweisung eines speziellen Ansprechpartners zum aktuellen Berufsfeld Über die Auswahl Für dieses Berufsfeld ist allein folgender Ansprechpartner zuständig können Sie dem aktuell gewählten Berufsfeld einen speziellen Ansprechpartner zuweisen. Im Berufsfeldangebot für Lehrkräfte und Schüler wird dann nur die zugewiesene Person sichtbar sein. Falls Sie keine Auswahl treffen, werden die zugewiesenen Ansprechpartner des Standortes aufgelistet. Hinweis: Wenn die ausgewählte Person keine s empfangen möchte (siehe dazu: Einstellungen der Ansprechpartner), gehen die s immer an den Hauptansprechpartner des Unternehmens, sodass immer gewährleistet ist, dass s bei Ihrem Unternehmen ankommen. Seite 17 von 24

20 3) Erkundungsplätze in Ihrem Unternehmen Berufsfeld nicht mehr anbieten Ein Berufsfeld löschen bzw. keine weiteren Plätze mehr anbieten Mit einem Klick auf [DIESES BERUFSFELD NICHT MEHR ANBIETEN] (1) gelangen Sie zu einem entsprechenden Abfragedialog (2). Sofern es noch keine Anfragen für dieses Berufsfeld gibt, können Sie das Löschen des Berufsfeldes einfach bestätigen. Alle zugehörigen Daten werden dann gelöscht. Für den Fall, dass es bereits aktive Anfragen gibt, bietet Ihnen das System an, lediglich die noch verfügbaren Kontingente zu löschen, sodass keine weiteren Anfragen mehr möglich sind. Klicken Sie dazu auf [NOCH VERFÜGBARE KONTINGENTE LÖSCHEN]. Hinweis: Sobald mindestens eine Buchung in einem Berufsfeld vorliegt, kann dieses nicht vollständig gelöscht werden. Die vorhandenen Daten werden z.b. für die Übersicht der Buchungsaktivitäten benötigt. Seite 18 von 24

21 3) Erkundungsplätze in Ihrem Unternehmen BFE-Angebote über ein PDF-Formular erfassen Unternehmensdaten und Berufsfelderkundungsangebote im PDF-Formular erfassen. Wenn Ihnen das PDF-Dokument für die Teilnahme an der Berufsfelderkundung als Datei vorliegt, öffnen Sie diese mit dem kostenlosen Programm Adobe Reader oder Adobe Professional. Den Adobe Reader können Sie kostenlos unter herunterladen. Im geöffneten PDF-Fomular finden Sie weitere Hinweise zu den einzelnen Datenfeldern. Wenn Sie weniger Berufsfelder anbieten wollen, als im PDF verfügbar sind, lassen Sie die entsprechenden Felder einfach leer. Wenn Sie das ausgefüllte Formular gespeichert haben, können Sie im Anschluss die Datei per an die zuständige Kommune senden. Nutzen Sie dazu die -Adresse Sobald die Daten durch einen Mitarbeiter der Kommune erfolgreich in das System importiert worden sind, erhalten Sie eine Bestätigungs- . Darin sind nocheinmal alle Daten für Sie zusammengefasst. Ab diesem Zeitpunkt sind Ihre Berufsfeldangebote für Schülerinnen und Schüler sichtbar. Sobald eine Lehrkraft ein Angebot in Ihrem Unternehmen anfragt, erhalten Sie automatisch eine . Seite 19 von 24

22 3) Erkundungsplätze in Ihrem Unternehmen Außerdem finden Sie in der Bestätigungs- Zugansdaten, mit denen Sie sich ab sofort auch selbst im Portal anmelden können. Sie haben damit jederzeit die Möglichkeit selbst im Portal aktiv zu werden und Ihre Daten anzupassen. Des weiteren können Sie dort Ihre eingegangenen Anfragen verfolgen und vieles mehr. Wichtiger Hinweis: Es ist wichtig, dass Sie die Daten im PDF-Formular ausschließlich mit einem der genannten Programme speichern. Bei anderen Programmen kann es sein, dass die Daten nicht in das BFE-Portal importiert werden können. Seite 20 von 24

23 4) Buchungsanfragen für Ihr Unternehmen 4) Buchungsanfragen für Ihr Unternehmen Reiter Buchungsanfragen : Übersicht aller Buchungsvorgänge für Ihr Unternehmen. Im Reiter Buchungsanfragen sehen Sie eine Übersicht aller Buchungsvorgänge (2) für Ihr Unternehmen. Hier können Sie eingehende Buchungsanfragen beantworten bzw. diese (etwa im Krankheitsfall) nachträglich stornieren. Um bei vielen Buchungsvorgängen die Übersicht zu behalten, können Sie oberhalb der Angebote Suchfilter (1) verwenden, um die Anzahl der Ergebnisse sinnvoll zu reduzieren. Für alle aktiven Buchungen (grün) haben Sie die Möglichkeit, eine Teilnahmebescheinigung als PDF-Datei herunterzuladen. Setzen Sie dazu einen Haken vor den gewünschten Buchungen und klicken Sie unten auf [TEILNAHMEBESCHEINIGUNG ALS PDF-DATEI], um ein (ggf. mehrseitiges) PDF zu erstellen. Buchungsübersicht exportieren Über den Button [BUCHUNGSÜBERSICHT ALS CSV-DATEI HERUNTERLADEN] (4) können Sie alle Buchungsvorgänge als Excel-Tabelle (CSV-Datei) herunterladen. Seite 21 von 24

24 4) Buchungsanfragen für Ihr Unternehmen Übersicht verfügbarer Kontingente Buchungsanfragen : Übersicht über das aktuelle Platzangebot in Ihrem Unternehmen Wenn Sie im Reiter Buchungsanfragen ganz nach unten scrollen, sehen Sie das aktuelle Platzangebot Ihres Unternehmens in übersichtlicher Tabellenform. Auf diese Weise haben Sie Ihr Gesamtangebot an Erkundungsplätzen jederzeit vor Augen. Seite 22 von 24

25 4) Buchungsanfragen für Ihr Unternehmen Buchungsanfragen bestätigen Bestätigung einer Buchungsanfrage: Übersicht der wichtigsten Daten Sobald eine neue Anfrage bei Ihrem Unternehmen eingeht, erhalten Sie eine mit einem entsprechenden Hinweis. Aus dieser heraus können Sie jede Anfrage direkt bestätigen (oder ablehnen). Falls Sie bereits im Portal angemeldet sind, können Sie die Buchungsanfragen auch direkt aus dem Portal heraus (im Reiter Buchungsanfragen ) beantworten. Bei der Bestätigung einer Buchungsanfrage werden zusätzliche Angaben zum jeweiligen Berufsfeld abgefragt. Die vorausgefüllten Felder enthalten Daten aus der Eingabe des jeweiligen Berufsfeldes und können hier auf Wunsch individuell verändert werden. Die Berufsfelddaten werden dabei nicht überschrieben. Seite 23 von 24

26 4) Buchungsanfragen für Ihr Unternehmen Buchungsanfragen ablehnen Ablehnen einer Buchungsanfrage mit der Möglichkeit, die Ablehnung zu begründen Wenn Sie eine Anfrage ablehnen bzw. nachträglich stornieren möchten, so können Sie dies direkt aus der entsprechenden heraus erledigen. Falls Sie am Portal angemeldet sind, können Sie Anfragen auch im gleichnamigen Reiter Buchungsanfragen verwalten. Bitte geben Sie bei der Ablehnung einer Anfrage eine kurze Begründung für die zuständige Lehrkraft an, damit diese informiert ist und nicht etwa das abgelehnte Erkundungsangebot ein weiteres mal anfragt. Für eventuelle Rückfragen haben Sie die Möglichkeit, bei der Auswahl Wählen Sie einen Ansprechpartner einen bestimmten Ansprechpartner als Kontaktperson anzugeben. Seite 24 von 24