Projektmanagement an Schulen

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1 Projektmanagement an Schulen Mit Projekten zum Erfolg! Prof. Dr. Doris Weßels, Fachhochschule Kiel, GPM Regionalgruppe Kiel Dr. Ruth Winters, HSH Nordbank AG Kieler Schulleitungssymposium September 2010

2 Struktur des Workshops 1. Vorstellung der Referentinnen 2. Vorstellung der Gesellschaft für Projektmanagement (Fachgruppen- und Regionalgruppenarbeit) 3. Situationsanalyse zur Bedeutung von Projektmanagement (regional und international) 4. Bedeutung von Projektmanagement für Schulen 5. Definition Projekt und Projektmanagement 6. Ausgewählter Theoriebaustein Phasenmodell Projektmanagement Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und Abschluss Übung Schulprojekt Übung Schülerprojekt 7. Zusammenfassung und Abschluss Ihre Erwartungen erfüllt? 2

3 Vorstellung GPM Die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement ist mit über Mitgliedern das größte Kompetenznetzwerk von Projektmanagement-Experten auf dem Europäischen Kontinent. Über den Dachverband IPMA (International Project Management Association) ist die GPM weltweit vernetzt. Als gemeinnütziger Verein für alle Fragen des Projektmanagements bietet die GPM seit 30 Jahren umfangreiche Serviceleistungen für Mitglieder, Unternehmen, Ausbildungseinrichtungen, Politik und Verbände. Das primäre satzungsgemäße Ziel der GPM ist es, die Anwendung von PM (Projektmanagement) in Deutschland zu fördern: weiter zu entwickeln, zu systematisieren und zu standardisieren sowie weiter zu verbreiten. Arbeit in Fach- und Regionalgruppen 3

4 Die Fachgruppe Projektmanagement macht Schule 1. Für die GPM ist die Einführung von Projektmanagement im Schulbereich von zentraler Bedeutung, weil dadurch eine bedeutsame Lücke bei der Nachwuchsgewinnung geschlossen werden kann. 2. Wenn grundlegende Projektmanagement- Kompetenzen bereits in den Schulen erworben werden, kann die Ausgangsbasis für die Nutzung der Methode in Studium und Beruf erheblich verbessert werden. 3. Projektmanagement fördert eine Lernkultur, in der eigenverantwortliches Lernen und die Bereitschaft zum Wissens- und Erfahrungsaustausch kultiviert und sowohl für das spätere Studium als auch für den Berufsalltag eingeübt werden. 4. Bereitschaft und Fähigkeit zum selbstgesteuerten und kooperativen Lernen stellen zentrale Kompetenzen angesichts aktueller und künftiger Anforderungen an ein lebensbegleitendes Lernen in der Wissensgesellschaft dar. 4

5 Die GPM-Regionalgruppe Kiel dort Regionalarbeit Kiel 5

6 Die Projektmanagement- Situation in Schleswig-Holstein Schleswig-Holstein hat einen Standortnachteil in der Qualifikation und unternehmensübergreifenden Vernetzung der Querschnittsdisziplin Projektmanagement; siehe hierzu die folgende Graphik der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) zur Projektmanagement- Organisation, die ein starkes Nord-Süd-Gefälle aufweist: Beginn Gründung der Projektmanagement-Community Schleswig- Holstein Start: November 2005 Bedarf GPM-Regionalgruppe Kiel für Schleswig-Holstein in Kooperation mit der DiWiSH (Fachgruppe Projektmanagement) Stand 09/2010: ca. 500 Mitglieder ehrenamtliche Tätigkeiten Vision Ziel: Bündelung von PM-Forschung, -Qualifizierung und Dienstleistung für Innovationen in Schleswig-Holstein Vision: Kompetenzzentrum Projektmanagement und Innovation für Schleswig-Holstein 6 6

7 (IT-)Projektsituation laut Standish Group Quelle: Eigene Darstellung auf Basis von veröffentlichten Ergebnissen des Bostoner Beratungsunternehmens Standish Group im Rahmen der regelmäßig erscheinenden Chaos Reports 7

8 Projekte in/an Schulen Zu unterscheiden: 1. Projekte der Lehrer oder der Organisation Schule ( Schulprojekte ) 2. Projekte der Schülerinnen und Schüler ( Schülerprojekte ) Diskussion: Welche Bedeutung haben diese beiden Projektarten für Sie, für die Schule als Organisation und für Ihre Schüler/-innen? Wie (professionell) behandeln Sie diese Projektarten an Ihrer Schule? Wie bewerten Sie das Projektmanagement-Wissen im Rahmen von Schul- und/oder Schülerprojekten? Wo sehen Sie Bedarf an Know-how-Aufbau? Relevanz Handeln Wissen 8

9 Beispiele für Schulprojekte Der Umbau der Schullandschaft ist ein länderweites Großprojekt! Jede Schule sucht ihren eigenen Weg, um bei sich die vielfältigen Anforderungen in die Realität umzusetzen (Learning by doing). Dabei gibt es vielfach erprobte Methoden und Vorgehensweisen des Projektmanagements mit großem Unterstützungspotenzial z.b. für Umbau zu Regional- und Gemeinschaftsschulen Organisation von Bildungszentren Einführung G8 oder Y-Modell Entwicklung von Curricula Schulprofil Einführung Qualitätsmanagementsystem Organisation von abschlussrelevanten Schülerprojekten Mit diesen Methoden und Vorgehensweisen werden auch die Schülerinnen und Schüler in der Berufswelt konfrontiert. Der 10 für die Projektarbeit am Ende Sek I trägt dem Rechnung. 9

10 Beispiele für Schülerprojekte Die dominierende Charakteristik von Schülerprojekten ist häufig noch Einzelarbeit. Auch wenn 3er-Gruppen gebildet werden, bearbeitet jeder mehr oder weniger eigenständig seinen eigenen Teil. Die GPM plädiert für richtige Projekte und bietet dazu auch Unterrichtsmaterialien an, die die Zusammenarbeit einer größeren Gruppe vorsehen: Organisation einer Klassenfahrt (Lehrprojekt der GPM) Planung eines Schüleraustausches Jugend forscht Sozialer Tag Tag der offenen Tür mit Präsentation von Schülerarbeiten Soziale Projekte 10

11 10 Vorgaben für die Projektarbeit am Ende von Sekundarstufe I Eigenschaften der Projektarbeit: themenorientiert und fächerübergreifend anzulegen bestehend aus schriftlichen, mündlichen und praktischen Leistungen als Gruppenarbeit durchzuführen individueller Anteil muss erkennbar sein Umsetzung in einem zeitlichen Umfang von mindestens 15 Zeitstunden pro Person 11

12 Beispielhaftes Vorgehen bei Schülerprojekten 0. Einführungsveranstaltung in Projektmanagement 1. Vorbereitungsphase (Dauer?): Themenfindung, Gruppenbildung und Projektbeschreibung durch die Schülerinnen und Schüler: Projektsteckbrief mit Projektphasen und Meilensteinen 2. Genehmigung durch die betreuende Lehrkraft: Projektvertrag 3. Umsetzung durch die Schülerinnen und Schüler; Begleitung durch betreuende Lehrkraft [Meilensteine] 4. Präsentation des Projekts und dessen Ergebnis durch die Gruppe 5. Gespräch der Gruppe mit den Mitgliedern des Unterausschusses [Feedback, Lessons Learned] => Bewertung des individuellen Anteils an der Projektarbeit als Bestandteil des Abschlusszeugnisses [Prozess und Ergebnis] 12

13 Projekte und Projektmanagement: Charakteristika Ein Projekt ist eine zeitlich begrenzte, komplexe und risikobehaftete Aufgabe, die eine Neu- oder Umgestaltung eines Systems (z.b. eines Prozesses, einer Organisation) zum Ziel hat. Wichtige Merkmale sind u.a.: a. der einmalige und von Projekt zu Projekt unterschiedliche Ablauf b. ein klar definiertes Projektziel Saloppe Formulierung! c. ein Abschlusstermin, zu dem das Projekt beendet sein muss sowie d. die deutliche Abgrenzung des Projektprozesses vom Tagesgeschehen. Das Projekt bedarf der Planung, Steuerung und Kontrolle durch die Koordination von Führungstätigkeiten. Diese projektorientierte Führung wird unter dem Begriff des Projektmanagements gefasst. Quelle: GPM-Lehrbücher 13

14 Projektmanagementdefinition gemäß DIN : Achtung bei dem Begriff Führung! Hier: Steuerung der verschiedenen Einzelaktivitäten in einem Projekt im Hinblick auf das übergeordnete Projektziel. Quelle: GPM-Lehrbuch Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), Ausgabe

15 Umfang Projektmanagement: in Summe 46 Kompetenzelemente Quelle: NCB 3, Juli

16 Prozessorientierung und PM- Phasen Quelle: Lehrbuch PM3 16

17 PM-Phasenablauf im Überblick 1. Phasenbezeichnung Initialisierung Startkriterien (Beginn) 1. Idee entsteht (intern oder extern) 2. Führung beauftragt eine Person zur Konkretisierung der Projektidee Prozesse, 2. Aufgaben, Phasenbezeichnung Methoden (Phasenverlauf) Idee Definition wird konkretisiert Startkriterien (Beginn) Die Freigabe Idee wird durch analysiert, Führung bewertet -> Kernteam und eine wird Zielvision gebildet skizziert. Vorbereitung relevanter PM-Prozesse für die Prozesse, Aufgaben, Methoden (Phasenverlauf) Projektziele (Lastenheft) weitere Projektabwicklung 3. Phasenbezeichnung Projektscope Planung und Abgrenzung Endkriterien (Ende-Übergang Startkriterien nächste (Beginn) Phase) Führung bewertet (Projektauftragsklärung) Ergebnisse Freigabe durch -> Freigabe Führungfür Prozesse, Aufgaben, Methoden nächste Phase Projektstrukturierung Projektplan wird (iterativ) erstellt: (Phasenverlauf) grobe Meilensteine Projektstrukturplan und grobe Aufwandsschätzung 4. Phasenbezeichnung Ressourcenplan Steuerung Umfeldanalyse Terminplan Startkriterien (Beginn) Stakeholderanalyse Kick-Off Kostenplan Prozesse, Aufgaben, Methoden Machbarkeitsanalyse Qualitätsplan Teambildung und entwicklung (Phasenverlauf) Ermittlung kritischer ggf. Vertragsplanung Projektsteuerung Erfolgsfaktoren mit Lieferanten durch Plan-Ist- Endkriterien (Ende-Übergang nächste Phase) (Risikoanalyse) Freigabe durch Vergleiche Führung (Projektcontrolling) (alle Endkriterien (Ende-Übergang nächste Phase) Führung erteilt Voraussetzungen Freigabe ggf. für die Nachforderungsmanagement und nächste Phase 5. Phasenbezeichnung Abschluss Planungsvorbereitungen für die Endkriterien Startkriterien (Ende-Übergang (Beginn) nächste Ausführungsphase Erreichen Projekt des ist sind definierten beendet erfüllt => Projektziels und Abnahme und durch Phase) Prozesse, Aufgaben, Methoden (Phasenverlauf) Endkriterien (Ende-Übergang nächste Phase) Vollständigkeit Abnahme Auftraggeber beachten) des Ergebnisses ist erfolgt durch den Auftraggeber Nachkalkulation Abschlussbesprechung Abschlussbericht Archivierung Projektunterlagen Erfahrungssicherung (lessons learned) Auflösung der Projektorganisation Projektmanager wird entlastet 17

18 Übung Schul- und Schülerprojekt 1. Bilden Sie für beide Projektarten je eine Gruppe. 2. Wählen Sie ein beispielhaftes Projekt aus. 3. Strukturieren Sie den PM-Prozess nach der Struktur IDPSA welche Aufgaben fallen in welcher Phase an? 4. Stellen Sie Ihr Ergebnis vor. 5. Welche Vor- und Nachteile sehen Sie in diesem Vorgehen? 6. Welche Phase ist aus Ihrer Sicht besonders erfolgskritisch? 18

19 Zusammenfassung und Abschluss Ihre Fragen? Unsere Antworten! Kontaktadresse: 19