Julius-Maximilians-Universität Würzburg. Dienstvereinbarung JMU Card

Transkript

1 Julius-Maximilians-Universität Würzburg Dienstvereinbarung JMU Card Zur Gewährleistung der schutzwürdigen Belange der Beschäftigten sowie zur Wahrung der berechtigten Interessen der Dienststelle schließt die Julius Maximilians-Universität Würzburg (JMU), vertreten durch den Kanzler, und der Personalrat, vertreten durch seinen Vorsitzenden, gern. Art. 73 Abs. 1 Satz 1 i.v.m. Art. 75a Abs. 1 BayPVG folgende Dienstvereinbarung: Präambel Im Wintersemester wird die JMU für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität eine multifunktionale Chipkarte ausgegeben. Mit der JMU Card für die Bediensteten werden dabei die bislang auf einer Mehrzahl von Karten und Ausweisen untergebrachten Funktionen auf einer Karte mit dem Ziel vereint, den Beschäftigten ein zeitgemäßes und komfortables Medium für alle Ausweis- und Bezahlvorgänge bei verschiedenen Stellen in der JMU zur Verfügung zu stellen. 1 Gegenstand Diese Dienstvereinbarung regelt die Einführung der multifunktionalen Universitätschipkarte für Bedienstete (im nachfolgenden JMU Card genannt), sowie deren Verwendung im Dienstbetrieb der JMU und dem Studentenwerk Würzburg. 2 Persönlicher und sachlicher Geltungsbereich (1) Diese Dienstvereinbarung gilt für alle Beschäftigten der JMU nach Art. 4 des Bayerischen Personalvertretungsgesetzes (= persönlicher Geltungsbereich). (2) Funktionen der JMU Card sind (=sachlicher Geltungsbereich): 1. Elektronische Geldbörse für Bezahlvorgänge an den Kassen und Automaten des Studentenwerks Würzburg und ggf. bei weiteren künftigen Akzeptanzstellen der Geldbörse innerhalb der JMU, 2. Buchungsmittel für die Zeiterfassung der Beschäftigten in der Gleitenden Arbeitszeit, soweit sie durch die technischen Einrichtung an der Arbeitsstätte daran teilnehmen, 3. elektronischer Schlüssel für die von der JMU betriebenen elektronischen Schließanlagen EWA-Salto (Zugangskontrolle), 4. Bibliotheksausweis für die Universitätsbibliothek Würzburg, 5. künftig auch Benutzerausweis für den Hochschulsport.

2 3 Technologie der JMU Card, optische und elektronische Merkmale sowie technische Systemumgebung (1) Die JMU Card ist eine Chipkarte vom Typ Mifare DESFire EV 1. Es handelt sich um eine kontaktlose Chipkarte, bei der der Chip von außen nicht sichtbar in den Kartenkörper eingefügt ist und bei Bezahl- und/oder Anmeldevorgängen über eine ebenfalls in den Kartenkörper integrierte Antenne mit einem Kartenleser des jeweiligen Zielsystems in Verbindung tritt. (2) Zur Erfüllung der mit ihr verbundenen Funktionen besitzt die JMU Card aufgedruckte (=optisch) und/oder im Chip kodierte (= elektronisch) allgemeine und konkret auf den Karteninhaber I die Karteninhaberin bezogene Merkmale. Allgemeine Merkmale sind : 1. Bezeichnung der Karte: JMU Card (optisch), 2. Logo der JMU und der etwaigen Sponsoren (optisch), 3. Chip-ID (Seriennummer): Eindeutige herstellerseitige Kartennummer des Chips (optisch und elektronisch), 4. Bezahlfunktionen Ueweils elektronisch): a. Benutzergruppe Beschäftigte, b. Geldbörsenwert, c. Kredithistorie, 5. elektronische Zutrittskontrolle (elektronisch), 6. Zeiterfassung (elektronisch). Auf die Person des Karteninhabers/der Karteninhaberin bezogene Merkmale sind: 1. Akademische Grade bzw. Titel (optisch), 2. Nachname, Vorname (optisch), 3. Lichtbild (optisch, optional), 4. Bibliotheksnummer (=eindeutiges Merkmal im Bibliothekssystem der Universitätsbibliothek Würzburg) in Zifferndarstellung (optisch und elektronisch), 5. Gültigkeits-Enddatum (optisch und elektronisch) 6. für die Bezahlfunktionen des Studentenwerks Würzburg: Geldbörsendaten des Studentenwerks (elektronisch), 7. für die elektronische Zutrittskontrolle: EWA-Salto Schließanlagendaten Ueweils elektronisch) wie in der jeweilig gültigen Fassung der Dienstvereinbarung zur elektronischen Schließanlage geregelt, 8. für die Zeiterfassung: kein separates Merkmal, da nur die CHIP-ID elektronisch ausgelesen wird. (3) Die optische Gestaltung der JMU Card richtet sich nach dem in Anlage 1 hinterlegten Muster. (4) Die technische Systemumgebung für. die Herstellung und die Verwendung der JMU Card besteht aus folgenden Geräten und Bereichen: 1. SAP, 2. Zentraler Verzeichnisdienst der JMU (ZVD) zur Generierung der

3 Kartenmerkmale sowie zur Steuerung der Kartenerstausgabe- IKartenerneuerungsprozesse, 3. Datenbank mit Übergabetabelle und Verarbeitungsprogrammen, 4. Kartenproduktionssystem (lntercard) für die Herstellung von Karten (Druck- und Kodierungsvorgänge), 5. Kartenaufwertungs- und Kartenvalidierungsautomaten sowie Kartenleser an Kassen, Schließanlagen u.a. Die Elemente des Systems werden entsprechend den zur Verarbeitung gelangenden besonders schutzwürdigen personenbezogenen Daten der Bediensteten in nach dem jeweiligen Stand der Technik vor unbefugten Zugriffen strikt gesicherten DV-Netzen und -Umgebungen betrieben (siehe Anlage 3). 4 Geldbörsenfunktion der Chipkarte (1) Die auf der JMU Card eingerichtete elektronische Geldbörse kann zu bargeldlosen Zahlungen von Kleinbeträgen bei den Einrichtungen des Studentenwerks Würzburg genutzt werden. Das Geldclearing (Geldverrechnung) erfolgt durch das Studentenwerk Würzburg, das auch der ausschließliche Setreiber des Bezahlsystems ist. (2) Die Verarbeitung sämtlicher Bezahlvorgänge erfolgt anonym beim Studentenwerk Würzburg. Besteht der begründete Verdacht eines Kartenmissbrauches, so wirken Studentenwerk Würzburg und JMU zur Aufklärung der Sachverhalte und in strafrechtlichen Fällen bei der Aufklärung der Identität des Karteninhabers I der Karteninhaberin unter verfahrensmäßiger Beteiligung des Datenschutzbeauftragten der JMU und des Personalrats zusammen. (3) Auf der elektronischen Geldbörse gespeicherte Beträge können nur durch das Studentenwerk Würzburg und nur auf Veranlassung des Karteninhabers I der Karteninhaberin an den dortigen Zentralkassen ausbezahlt werden. 5 Beantragung und Gültigkeit der JMU Card (1) Die JMU Card wird durch die Beschäftigten selbst beantragt: rz. uni-wuerzburg.de (2) Die JMU Card muss in regelmäßigen Zeitabständen validiert werden. Hierzu stehen den Beschäftigten die in Anlage 2 aufgeführten Validierungsautomaten zur Verfügung. Das jeweilige Gültigkeitsdatum wird optisch und elektronisch auf der JMU Card vermerkt. 6 Datenschutz (1) Alle im Zusammenhang mit der JMU Card erhobenen und verarbeiteten Daten dürfen entsprechend der datenschutzrechtlichen Freigabe des Verfahrens nur für die Herstellung der Karte und die Nutzung ihrer Funktionen verwendet werden.. (2) Die für die Herstellung und den Postversand der Karten im Kartenproduktionssystem zwischengespeicherten Daten werden dort

4 unmittelbar nach der Kartenproduktion gelöscht. ln die Kartenproduktion im Wege der Auftragsdatenverarbeitung einbezogene externe Dienstleister werden durch die JMU vertraglich zur Wahrung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet. (3) Eine Zusammenführung aller Daten an zentraler Stelle unterbleibt. 7 Verwertungsverbot (1) Erkenntnisse, die sich aus der Herstellung oder der Verwendung der JMU Card ergeben, dürfen nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle herangezogen und verwendet werden. Ausgenommen sind - die geltenden Regelungen zur Gleitzeit und zur elektronischen Schließanlage sowie - Kontrollpflichten, zu denen die Dienststelle aufgrund Gesetz oder Verordnung verpflichtet ist. (2) Personelle Maßnahmen, die auf Informationen beruhen, die unter Verletzung dieser Dienstvereinbarung gewonnen wurden, sind unwirksam. 8 Erstausgabe und Rückgabe der JMU Card, systemseitige Kartensperrung (1) Die Erstausgabe der JMU Card erfolgt automatisch in der Regel zum Beginn des Beschäftigungsverhältnisses. Technische Voraussetzung hierfür ist die Aktivierung/Anmeldung des hierfür vorgesehenen Accounts im Rechenzentrum durch die Beschäftigten; (2) Vor der Kartenherstellung kann der I die Beschäftigte die für den Aufdruck bestimmten persönlichen Daten (Familienname, Vorname, akademische Grade und Titel) in geeigneter Weise kontrollieren. (3) Auf Wunsch des I der Beschäftigten kann die JMU Card mit einem Lichtbild versehen werden. Überlassene Lichtbilder in Papierform werden nach der Digitalisierung an den Karteninhaber I die Karteninhaberin zurückgegeben oder auf dessen/deren Wunsch vernichtet. Elektronische Bilder werden nach vier Monaten gelöscht. (4) Die JMU Card ist Eigentum der Universität Würzburg. Sie ist deshalb beim Ausscheiden aus dem Dienst- bzw. Beschäftigungsverhältnis an die JMU zurückzugeben. Der Karteninhaber I die Karteninhaberin kann sich hierzu seiner/ihrer unmittelbaren Beschäftigungsdienststelle bedienen. Die Ausbezahlung etwaiger auf der elektronischen Geldbörse der Karte vorhandener Guthaben muss vor der Rückgabe der Karte an die Universität erfolgen und kann nur durch den Karteninhaber I die Karteninhaberin beim Studentenwerk Würzburg veranlasst werden. (5) Die elektronischen Funktionen der JMU Card werden systemseitig mit Ende des Gültigkeitszeitraums gesperrt. Eine vorherige manuelle systemseitige Sperrung darf von der JMU nur in den Fällen eines nachweisbaren Kartenmissbrauchs oder eines begründeten Missbrauchsverdachts veranlasst werden. Soweit keine Gefahr im Verzug ist, ist in diesen Fällen vor der Sperrung der/die betroffene Karteninhaber I Karteninhaberin anzuhören. Der Personalrat wird über Kartensperrungen zeitnah informiert.

5 9 Ausgabe von Ersatzkarten, Verlust der JMU Card (1) Die Beschäftigten können die Ausgabe von Ersatzkarten auf elektronischem Wege selbst veranlassen bzw. durchführen. Sie erhalten hierfür über das JMU Card-Portal entsprechende Hinweise. (2) Der Verlust oder Diebstahl der JMU Card ist von dem/der betroffenen Beschäftigten unverzüglich dem JMU-Personalkartenbüro anzuzeigen. 10 Übertragungs- und Nutzungsverbot; Kartenmissbrauch (1) Die Übertragung der JMU Card seitens des Karteninhabers I der Karteninhaberin auf andere Personen zur Ausübung der mit ihr verbundenen Funktionen, Rechte und Pflichten ist ausgeschlossen. (2) Die mit der JMU Card verbundenen Funktionen dürfen nach Beendigung des Dienst- bzw. Beschäftigungsverhältnisses nicht mehr ausgeübt werden. (3) Ein Verstoß gegen das Nutzungs- und Übertragungsverbot im Bereich der Zeiterfassung sowie im Bereich der Schließsysteme führt zu disziplinarischen/arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur Beendigung des Dienst-/Beschäftigungsverhältnisses. Disziplinarische bzw. arbeitsrechtliche Maßnahmen aufgrund eines Kartenmissbrauchs dürfen nur nach vorheriger Anhörung des/der Beschäftigten ergriffen werden. Auf Wunsch der/des Beschäftigten kann sie/er den Personalrat beteiligen. Über dieses Recht wird der /die Beschäftigte vorab informiert. 11 Kosten (1) Die Erstausgabe der JMU Card ist für die Beschäftigten stets kostenfrei. (2) Die Ausstellung einer Ersatzkarte ist kostenfrei, wenn hierfür folgende Gründe maßgeblich sind: 1. Unverschuldeter Verlust der Karte bei Zusendung auf dem Postweg, 2. nicht auf grob fahrlässigem oder vorsätzlichem Verhalten beruhender Verlust der Karte, 3. Diebstahl der Karte mit Vorlage einer polizeilichen Diebstahlsanzeige, 4. Technischer Defekttrotz sachgemäßen Umgangs mit der Karte, 5. Namensänderung sowie Änderung akademischer Grade und Titel. (3) Eine Unkostenpauschale (zum Zeitpunkt des Abschlusses dieser Dienstvereinbarung: 20 ) wird verlangt in folgenden Fällen: 1. Verlust der Karte infolge grob fahrlässigen oder vorsätzlichen Verhaltens,. 2. Technischer Defekt infolge offensichtlich nicht sachgemäßen Umgangs mit der Karte, 3. Änderungen bei Angaben, die bereits zum Zeitpunkt der Erstausgabe der Karte bekannt waren, von dem Karteninhaber I der Karteninhaberin aber nicht geltend gemacht wurden, 4. Aktualisierung des Lichtbildes, 5. nach der Erstausgabe der Karte Übergang von einer Karte ohne Lichtbild

6 zu einer Karte mit Lichtbild und umgekehrt. (4) Eine Erhöhung der durch die Beschäftigten zu tragenden Erstattungskosten nach Abs. 3 erfolgt nur nach Erörterung mit dem Personalrat. 12 Rechte der Beschäftigten und des Personalrats (1) Die Beschäftigen haben das Recht, sich jederzeit über ihre im JMU Card-System gespeicherten bzw. verarbeiteten Daten zu informieren. Zur Gewährleistung dieses Rechts hat die JMU alle notwendigen Unterstützungsmaßnahmen zu ergreifen und dauerhaft zu gewährleisten. Die Beschäftigten können sich zur Wahrung ihrer diesbezüglichen Rechte auch an den Datenschutzbeauftragten der JMU und den Personalrat wenden und diese in dem jeweils für erforderlich gehaltenen und im rechtlich zulässigen Maße beteiligen. (2) Der Personalrat hat jederzeit das Recht, die Einhaltung dieser Dienstvereinbarung zu überprüfen. ln diesem Zusammenhang kann er insbesondere die Einhaltung der vereinbarten Verwendung der Daten und hierzu auch Auskunft verlangen. Den vom Personalrat für die Überprüfung benannten Personen ist der erforderliche Zugang nach Absprache mit dem Dienststellenleiter zu allen Stellen und Einrichtungen zu gewähren, an denen Daten im Zusammenhang mit JMU Card erhoben, gespeichert, verarbeitet oder genutzt werden. 13 Kenntnis der Dienstvereinbarung Die JMU veröffentlicht die jeweils geltende Fassung dieser Dienstvereinbarung in ihrem IntranetportaL Die Internetadresse des Textes wird den Beschäftigten in geeigneter Form mitgeteilt. 14 lnkrafttreten, Kündigung (1) Diese Dienstvereinbarung tritt zum in Kraft. (2) Die Dienstvereinbarung kann mit einer dreimonatigen Frist zum Ende eines Kalendervierteljahres gekündigt werden. Bis zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung gilt die bisherige Dienstvereinbarung weiter, soweit die Parteien sich nicht auf eine andere vorläufige Regelung einigen.

7 Anlagen: 1. Muster der optischen Gestaltung der JMU Card 2. Standortliste der Validierungsstationen 3. Datenflussplan 4. Hardwarekomponenten des Kartenproduktionssystems der JMU (Server, Workstation, Kartendrucker) und deren Standorte [Liste nur fü r Personalrat] Würzburg, Würzburg,.. ~. q '..!P. ~. ~. V. ~ ~P or. uwe Kl~n. J:~L Vor~~~nder des Personalrates

8 Anlagel: Muster der JMU Card Jul us "MaJUmilians UNIVERSITÄT WÜRZBURG JMU Card Dr. Max Mustermann UB-Nummer: Sparkasse Gut filr Mainfranken

9 Anlage2: Liste der Validierungsstationen Validierungsstationen finden Sie an folgenden Standorten: Neue Universität, Sanderring (EG, Nähe Studentenkanzlei). Universitätsbibliothek, Am Hubland (EG, Halle). Uniklinikum, Josef-Schneider-Str. (Geb. 07, UG, gegenüber Fachschaft). Wittelsbacherplatz (für einen Übergangszeitraum im CIP-Pool, Raum , danach wieder im Durchgangsraum 150 zwischen dem Alt- und Neubau).