Einführung von Avature Fragen & Antworten zum neuen Recruiting Portal für Führungskräfte

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1 Einführung von Avature Fragen & Antworten zum neuen Recruiting Portal für Führungskräfte Wir empfehlen Ihnen die Suchfunktion Ihres PDF-Programms zu nutzen. Laden Sie das Dokument herunter und drücken Sie STRG+F, um die Suchmaske zu öffnen.

2 Inhaltsverzeichnis 1.1 Welche Funktionen kann ich über das Portal ausüben? Auf welche Dokumente habe ich über das Portal Zugriff? Bekommen Führungskräfte eine Schulung zu Avature? Welche Informationen stehen in meinem Portal zur Verfügung und für welchen Zeitraum? Wie werde ich über neue Ausschreibungen in meinem Zuständigkeitsbereich informiert? Welche -Benachrichtigungen bekomme ich zusätzlich noch im Rahmen des Recruiting Prozesses? Wie kann man die Führungskraft in einer Ausschreibung ändern oder weitere hinzufügen? Wie stelle ich sicher, dass ich bei Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit vertreten werde? Wohin wende ich mich bei technischen Problemen? Kann ich auch mobil auf das Portal für Führungskräfte zugreifen? Wie erhalten ich meinen Benutzernamen und ein Passwort? Gibt es eine automatische Auslogzeit? Kann ich Kandidaten für andere Stellen weiterempfehlen, wenn sie auf meine nicht passen? Sieht mein Vorgesetzter alle Ausschreibungen der OE? Bekommt die FK eine Meldung nach der erfolgreichen Beauftragung? Läuft das von mir gesetzte Passwort nach einer bestimmten Zeit ab? Wohin sende ich eventuell ankommende - und Postbewerbungen 5 Fragen & Antworten zum Recruiting Portal für Führungskräfte 2

3 1.1 Welche Funktionen kann ich über das Portal ausüben? Über das Portal können Sie Echtzeitüberblicke zu Bewerbern und Stellen in Ihrem Zuständigkeitsbereich bereits auf der Startseite und auf sortierbaren Übersichtsseiten nutzen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, online neue Aufträge zu starten und Kandidaten online zu bewerten. Die Informationen und Unterlagen von Bewerbern müssen zukünftig nicht mehr per verschickt werden, sondern werden direkt im Bewerberprofil angezeigt. 1.2 Auf welche Dokumente habe ich über das Portal Zugriff? In der Detailansicht zum Bewerber erhalten Sie Einsicht in die Unterlagen, die der Bewerber seiner Bewerbung beigefügt hat. Vom Recruiter bereitgestellte Ergebnisbögen zu einzelnen Auswahlschritten stehen Ihnen dort ebenfalls zur Verfügung. 1.3 Bekommen Führungskräfte eine Schulung zu Avature? Wir bieten Ihnen umfangreiche Informationsmaterialien, u.a. ein Klick-Tutorial, auf unserer DB Planet Seite Unser Recruiting der Zukunft Mit Avature an. 1.4 Welche Informationen stehen in meinem Portal zur Verfügung und für welchen Zeitraum? Ausschreibungen: Als Führungskraft sehen Sie alle Ausschreibungen, bei denen Sie als Führungskraft oder Vertreter Führungskraft hinterlegt sind. Ausschreibungen sind ab dem Zeitpunkt der Beauftragung im Portal sichtbar. Ausschreibungen werden vier Wochen, nachdem sie geschlossen, besetzt oder storniert wurden, wieder aus dem Portal entfernt. Eine Stelle gilt als besetzt, sobald sich genauso viele Bewerber (mindestens) im Prozess - Schritt mündliches Angebot angenommen befinden wie Vakanzen auf der Stelle hinterlegt sind. Bewerber: Als Führungskraft sehen Sie externe Kandidaten nach der Vorauswahl durch den Recruiter. Interne Kandidaten werden ab dem Zeitpunkt ihrer (vollständigen) Bewerbung angezeigt. Bewerber sind im Portal solange sichtbar, bis dass vom Datenschutz vorgegebene Löschkonzept greift, der Bewerber selbst seine Bewerbung zurückgezogen hat oder die Ausschreibung seit 4 Wochen besetzt, geschlossen oder storniert ist. 1.5 Wie werde ich über neue Ausschreibungen in meinem Zuständigkeitsbereich informiert? Werden Sie als Vertreter Führungskraft / zusätzliche Führungskraft eingetragen, können Sie diese Stelle in Ihrem Portal sehen, eine separate wird nicht versendet. Erfolgt in Ausnahmefällen (v.a. für die Zielgruppen LFK/OFK, Beamtenrechtliche Höherbewertungen, Praktikanten oder durch den NGK für unterjährig hinzukommende Stellen) eine Beauftragung durch den HR Partner statt, erhalten Sie eine Information dazu per und können die Stelle ebenfalls in Ihrem Portal sehen. 1.6 Welche -Benachrichtigungen bekomme ich zusätzlich noch im Rahmen des Recruiting Prozesses? Sie erhalten - zusätzlich zu den Informationen, die im Portal für Führungskräfte zur Verfügung stehen - folgende -Benachrichtigungen: Bitte um Freigabe einer Stellenanzeige (optional) Fragen & Antworten zum Recruiting Portal für Führungskräfte 3

4 Stellenausschreibung wurde veröffentlicht Die Shortlist (Vorauswahl der Bewerber) ist im Portal sichtbar Bewerber hat Termin für Vorstellungsgespräch bestätigt Der Vertrag ist unterschrieben zurück Ein Mitarbeiterprofil wurde für den Bewerber angelegt 1.7 Wie kann man die Führungskraft in einer Ausschreibung ändern oder weitere hinzufügen? Grundsätzlich können Sie Vertreter für die verantwortliche Führungskraft bei der Beauftragung angegeben. Sollte der hier angegeben Ansprechpartner nicht korrekt sein oder weitere Kollegen hinterlegt werden müssen, kann der Recruiter bei Bedarf Änderungen über die Arbeitsumgebung vornehmen, sobald er Kenntnis darüber hat. Bitte setzen Sie sich in solchen Fällen mit dem zuständigen Recruiter in Verbindung (im Stellenprofil sichtbar). 1.8 Wie stelle ich sicher, dass ich bei Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit vertreten werde? Bei der Beauftragung kann im Feld Vertreter Führungskraft ein oder mehrere Vertreter hinterlegt werden. Der Vertreter muss hierfür einen personalisierten, registrierten Nutzer in Avature haben. Es ist aus Datenschutzgründen nicht möglich, Teampostfächer/Mail-In Kacheln als Nutzer zu hinterlegen. Die hinterlegten Vertreter können im Portal für Führungskräfte die gleichen Informationen einsehen wie Sie. Diese Personen erhalten dann auch automatische s wie beispielsweise die Information über die Veröffentlichung einer internen/externen Stellenanzeige im Zuständigkeitsbereich. 1.9 Wohin wende ich mich bei technischen Problemen? Bitte wenden Sie sich bei technischen Problemen z. B. Probleme bei der Passwortvergabe oder Anmeldung im Portal für die Interessenvertretung an die Kollegen von Personal Direkt. Diese erreichen Sie telefonisch unter 069/ (Intern: ) oder per unter 1.10 Kann ich auch mobil auf das Portal für Führungskräfte zugreifen? Es handelt sich um ein onlinebasiertes Portal, das heißt, es wird eine dauerhafte Internetverbindung benötigt. Sie können auch mit Ihrem Handy oder Tablet auf das Portal für Führungskräfte zugreifen. Rufen Sie dazu einfach den Link in Ihrem Browser auf. Aus IT-Sicherheitsgründen empfehlen wir, die Avature Portale ausschließlich auf Dienstgeräten der DB zu nutzen Wie erhalten ich meinen Benutzernamen und ein Passwort? Sie erhalten zum Go Live automatisch einen Nutzer für das Portal, sofern Sie als Führungskraft (bis Arbeitsgebietsleiterebene) in OrgData hinterlegt sind. Dafür erhalten Sie von der - Adresse einen Link, um sich innerhalb von 14 Tagen ein Passwort zu setzen. Anschließend ist die Beantragung zusätzlicher Nutzer wie gewohnt über iman möglich Gibt es eine automatische Auslogzeit? Bei Inaktivität erfolgt ein automatischer Logout nach 30min Kann ich Kandidaten für andere Stellen weiterempfehlen, wenn sie auf meine nicht passen? Im System haben Sie die Möglichkeit, diese Option bei der Kandidatenbewertung auszuwählen. Die Recruiter werden darüber informiert und nehmen eine entsprechende Alternativprüfung vor. Fragen & Antworten zum Recruiting Portal für Führungskräfte 4

5 1.14 Sieht mein Vorgesetzter alle Ausschreibungen der OE? Nicht automatisch. Sie können Ihren Vorgesetzten jedoch als Vertreter bei der Beauftragung eintragen, dann wird er/sie ebenfalls auf die Ausschreibung und die darauf liegenden Bewerber zugreifen können Bekommt die FK eine Meldung nach der erfolgreichen Beauftragung? Nach jeder Beauftragung bekommen Sie eine Erfolgsmeldung auf Ihrem Bildschirm. Eine separate wird nicht versendet. Sie sehen alle Informationen aus der Beauftragung im Anschluss in dem Stellenprofil in Ihrem Portal Läuft das von mir gesetzte Passwort nach einer bestimmten Zeit ab? Nein, die Passwörter für die Portale laufen nicht ab Wohin sende ich eventuell ankommende - und Postbewerbungen Im Stellenprofil können Sie den Namen des zuständigen Recruiters sehen, an diesen können Sie -Bewerbungen senden. Post-Bewerbungen senden Sie bitte an die Abteilung Recruiting Service unter dieser Adresse: Deutsche Bahn AG Personalgewinnung Recruiting Service (HS.MR 1) Postfach Berlin Fragen & Antworten zum Recruiting Portal für Führungskräfte 5