_Leitfaden für neue Lieferanten_DE Leitfaden e-sourcing-plattform Gebrüder Weiss

Transkript

1 Leitfaden e-sourcing-plattform Gebrüder Weiss Version:.2

2 Inhaltsverzeichnis. Einleitung 3 2. Anleitung zur Registrierung und Neuanmeldung Anleitung zur Registrierung Anleitung zur Anmeldung 4 3. Lieferantenportal Auswahl der Lieferantenselbstauskunft Bearbeiten der Lieferantenselbstauskunft Nachträgliches Bearbeiten der Lieferantenselbstauskunft Anticorruption Compliance Certification 8 4. Zusätzliche Informationen zum Lieferantenportal Navigation Home Menü Cockpit Nachrichtensystem 5. Support Fachliche Fragen Technische Fragen 2 Abkürzungsverzeichnis Kürzel Beschreibung LSA Lieferantenselbstauskunft

3 . Einleitung Die esourcing-plattform ist das zentrale Transaktionsmedium und eine Voraussetzung für Geschäftsbeziehungen zwischen Lieferanten und dem Gebrüder Weiss-Konzern sowie seiner Tochterunternehmen (bspw. dicall, Far Freight, inet-logistics, TSSU, xvise, Weiss-Röhlig un WOAC ) weltweit. Die Kommunikationsplattform ermöglicht dabei die Steuerung des gesamten Beschaffungsprozesses. Eine transparente, schnelle und sichere Bestellung von Waren und Dienstleistungen ist für uns die wesentliche Voraussetzung zur Erbringung von qualitativ hochwertigen Services. Lieferanten-Bewerbungen werden ebenfalls über die esourcing-plattform abgewickelt, die alle dazugehörigen Prozesse wie Qualifizierung und Auswahl ebenfalls abdeckt. Auch der Anfrage- und Angebotsprozess sowie alle aktuellen Ausschreibungen werden dort abgebildet. Sofort nach der Registrierung erhalten Sie Ihre Anmeldedaten und können Angebote zu den jeweiligen Ausschreibungen abgeben. Wir freuen uns auf eine professionelle Zusammenarbeit mit Ihnen. Ihr Gebrüder Weiss-Team 2. Anleitung zur Registrierung und Neuanmeldung 2.. Anleitung zur Registrierung Um als Lieferant vom Gebrüder Weiss-Konzern sowie von seinen Tochterunternehmen beschäftigt werden zu können, müssen Sie sich einmalig am Portal registrieren und die Lieferantenselbstauskunft beantworten. Zur Registrierung gehen Sie bitte auf den Button Registrieren (). Unterhalb öffnet sich ein Onlineformular zur Registrierung. Die mit Stern gekennzeichneten Felder sind Pflichtangaben, die Sie zwingend ausfüllen müssen. Die von Ihnen eingetragene Ansprechperson wird als Bearbeiter Lieferantenportal hinterlegt und kann jederzeit von Ihnen geändert werden. Weitere Ansprechpersonen können nach der Registierung in der Lieferantenselbauskunft Stammdaten LSA eingetragen werden.

4 Das Gebrüder Weiss Support Team prüft Ihre Registrierung und gleicht diese ggf. mit bestehenden Einträgen ab. Sie erhalten nach Überprüfung eine mit Zugangsdaten Anleitung zur Anmeldung Sie erhalten von uns eine mit den Zugangsdaten und der Aufforderung sich am Portal anzumelden und die Lieferantenselbstauskunft auszufüllen.

5 Nachdem Sie in der Einladung auf den hinterlegten Link auf Bearbeitung starten geklickt haben, öffnet sich in Ihrem Browserfenster die Portalseite mit dem vorausgefüllten Login, sodass nur mehr das temporäre Passwort aus der Mail eingetragen werden muss und auf Anmelden () geklickt werden muss. Aus Sicherheitsgründen haben Sie ein temporäres Passwort erhalten. Sie werden nach der Anmeldung aufgefordert das Passwort zu ändern. Die Passwortgültigkeit beträgt 3 Monate, danach werden Sie erneut aufgefordert, Ihr Passwort zu ändern. Das Tool bietet die Möglichkeit des automatisierten Passwort-Resets. Sollten Sie das aktuelle Passwort nicht mehr wissen, gibt es die Möglichkeit über den Button Passwort vergessen (2) ein neues temporäres Passwort anzufordern. Dieses erhalten Sie dann per Mail zugesendet Lieferantenportal 3.. Auswahl der Lieferantenselbstauskunft Im ersten Schritt erläutern wir Ihnen kurz das Ausfüllen der Lieferantenselbstauskunft. Nach der erfolgreichen Speicherung Ihres selbstgewählten Passwortes, gelangen Sie auf Ihre persönliche Portalseite. Zum Ausfüllen der Lieferantenselbstauskunft klicken Sie bitte auf den markierten Menüpunkt ():

6 In der Übersicht der LSA wird Ihnen der Status der Bearbeitung () Ihrer Fragebögen angezeigt: grünes Symbol -> LSA versendet gelbes Symbol -> LSA in Bearbeitung rotes Symbol -> LSA vom Kunden abgelehnt 2 Zur Bearbeitung des Fragebogens gehen Sie bitte rechts auf das gekennzeichnete Werkzeugsymbol (2) Bearbeiten der Lieferantenselbstauskunft Sie haben nun die Möglichkeit alle benötigten Angaben auszufüllen. Bitte beachten Sie, auch hier sind die Pflichtfelder mit dem Sternsymbol gekennzeichnet und müssen zum Absenden vollständig ausgefüllt sein. In der Lieferantenselbstauskunft Stammdaten LSA können Sie bei der Ansprechperson unter Bearbeiter Lieferantenportal () jederzeit den verantwortlichen Mitarbeiter für die Pflege Ihrer Angaben und des Portals ändern. An diese Kontaktdaten werden auch alle Einladungen zu Ausschreibungen geschickt. Unter Lieferantenkontakt () können Sie eine adresse hinterlegen, an welche automatisch alle Bestellungen von Gebrüder Weiss weitergeleitet werden. Sie können die Bearbeitung nach Speicherung abbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortführen. Haben Sie alle Angaben getätigt klicken Sie bitte auf Versenden

7 Abhängig von der Materialgruppe die Sie für Gebrüder Weiss anbieten, erhalten Sie weitere Lieferantenselbstauskünfte (Fragebögen) zb Fachfragebogen für Frächter, Fachfragebogen für KEP. Bei Fragen zu diesen Fragebögen wenden Sie sich an Ihren zuständigen Mitarbeiter bei Gebrüder Weiss. Alle Lieferantenselbstauskünfte die Sie betreffen finden Sie unter Menü Lieferantenselbstauskunft Nachträgliches Bearbeiten der Lieferantenselbstauskunft Sollten Sie die Lieferantenselbstauskunft nachträglich bearbeiten müssen, weil sich Angaben geändert haben, oder weil Sie Daten falsch ausgefüllt haben, finden Sie alle LSAs unter Menü Lieferantenselbstauskunft. Um die entspechende LSA zu bearbeiten klicken Sie auf das Werkzeugsymbol rechts neben dem Datum (siehe auch Kapitel 3..). Anschließend öffnet sich die Bearbeitungsmaske und alle Daten können überarbeitet werden. Muss eine Materialgruppe geändert werden, kann die eingetragene Materialgruppe über das Minus- Symbol () entfernt und über + Weitere Warengruppen auswählen (2) eine neue ausgewählt (3) und über das Plus-Symbol (4,5) ergänzt werden. 2

8 3 4 5 Wurden alle Änderungen vorgenommen, muss die Lieferantenauskunft erneut Versendet werden. (am Ende der LSA, rechts unten) 3.4. Anticorruption Compliance Certification Sofern Sie die LSA Compliance Verification oder LSA Compliance Questionnaire erhalten, muss das Dokument Anticorruption Compliance Certification vollständig ausgefüllt und unterzeichnet hochgeladen werden. Stellen Sie sicher, dass nachstehende Inhalte im Dokument ergänzt wurden:. Name des Zeichnungsberechtigten 2. Position des Zeichnungsberechtigten 3. Firmenname 4. Land des Firmensitzes und jener Länder, in welchen Dienstleistungen erbracht werden 5. Angebotene(s) Produkt/Dienstleistung 6. Unterschrift des Zeichnungsberechtigten 7. Datum 8. Name, Position und Firmenname müssen denen auf Seite entsprechen (vorausgefüllt)

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10 4. Zusätzliche Informationen zum Lieferantenportal 4.. Navigation Nach dem erfolgreichen Login bekommt man direkt die Home-Ansicht. Das Portal besteht aus 4 Hauptkomponenten, das Menü, den Home-Bereich, das Cockpit, und das Nachrichtensystem. Über das Personen-Symbol im rechten oberen Bildschirmrand kommt man in den Bereich Eigenes Profil bearbeiten bzw. zum Abmelden-Button Home Der Home-Bereich dient zur schnellen Übersicht der offenen Vorgänge bzw. direkten Absprung in spezielle Arbeitsprozesse. Der Home Button bringt Sie immer wieder auf die Startseite zurück. Über die Funktion Dahboard bearbeiten () können weitere Widgets (also Absprung/Übersichtfenster) eingeblendet werden Menü Im Menü sind alle Funktionen die das System bietet aufgelistet. Generell bietet das System an vielen Stellen eine Mouse-Over-Funktion mit einer Beschreibung der Funktionen Cockpit Mithilfe des persönlichen Cockpits werden Sie immer auf dem aktuellsten Stand der Entwicklung Ihrer eigenen Transaktionen in den verschiedenen Modulen gehalten. Die Ansicht kann je nach den eigenen Anforderungen unter Startseite bearbeiten () angepasst werden.

11 Es muss dafür eine neue Vorlage angelegt werden (2). 2 Per Klick auf die Zahlenbuttons werden alle Transaktionen gezeigt, welche sich in dem jeweiligen Status befinden. Unter Neue Nachrichten werden alle ungelesenen Nachrichten angezeigt Nachrichtensystem Im Bereich Nachrichten werden Ihnen alle Nachrichten angezeigt, die von der Handelsplattform automatisch oder vom Kunden generiert werden. Sie finden einen Posteingang und einen Postausgang.. Hier werden Ihnen alle eingehenden und abgehenden Nachrichten angezeigt. Alle Nachrichten sind über ein Such- und Filtersystem auffindbar.

12 5. Support 5.. Fachliche Fragen Haben Sie Fragen zu einer Ausschreibung, einer Lieferantenselbstauskunft oder einem Fachfragebogen? Wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen GW-Einkäufer. Die Kontaktdaten finden sie in der Signatur der vom Einkäufer versendeten Nachrichten Technische Fragen Haben Sie technische Fragen zur Plattform, wenden Sie sich bitte an: