Zentrale IT-Dienstleistungserbringung an der Universität Halle
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- Pia Gerber
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1 Zentrale IT-Dienstleistungserbringung an der Universität Halle IT- Integra*on und Organisa*ons- Restrukturierung halle.de
2 Martin-Luther-Universität Gründung Wittenberg Gründung Halle Zusammenschluss Fakultäten und 1 Ingenieurwissenschaftliches Zentrum Professoren Mitarbeiter Studierende
3 Ausgangssituation Universitätsrechenzentrum Technische IT-Infrastruktur, Forschung, Lehre, Studium IT-Referat der Zentralen Univ.verwaltung (ZUV) Hochschulorganisation, Campusmanagement Universitäts- und Landesbibliothek (ULB) IT-Verantwortliche in den Fakultäten Fachspezifische PC-Pools, Vor-Ort-Betreuung Rechnerbetriebsgruppen Spezifische Server und Anwendungen (Informatik, Physik)
4 URZ ZUV Netzwerk (außer ZUV) Netzwerk ZUV Basisdienste (außer ZUV) Server- und Datenkapazität Backup / Archiv Basisdienste (ZUV) Server- und Datenkapazität Backup / Archiv Nutzerverwaltung Nutzerverwaltung (ZUV) Nutzerservice Nutzerservice (ZUV)
5 Motivation für eine Strukturänderung Doppelstrukturen Systembetreuung Sicherheit und Datenschutz Fieldservice Überschneidung von Zuständigkeiten Löwenportal StudIP Flächenmanagement Raumplanung Nutzerverwaltung Parallelentwicklungen von Diensten und Technologien Virtuelle Server und Clients Speicherplatz, Datensicherung Nutzerbetreuung Zugangsverfahren Nutzungsumgebung Problemerkennung und - bearbeitung Beratung
6 Zielstellung Eine zentrale IT-Dienstleistungseinrichtung mit: deutlichem Servicecharakter hoher Transparenz für die Nutzer durch: Konsolidierung materieller Ressourcen Konsolidierung Fachkompetenz
7 Voraussetzungen Gestaltung als bottom up Prozess Analyse des Ist-Standes Aufgabendefinition Entwicklung eines Organisationsmodells Überführungsplan Beteiligung des Personalrats Keine Tarifeinbußen, Versetzungen, Entlassungen
8 Methode Interviews mit exemplarischen Nutzern Highlights und Defizite in den Angeboten Erfahrungen mit den IT-Einrichtungen Wünsche Benennung eines Change -Teams repräsentative Zusammensetzung Keine Hierarchie Keine Führungskräfte in der ersten Phase Benennung Lenkungsausschuss Prorektor Studium und Lehre, Kanzler, Abteilungsleitung IT der ZUV, Direktor URZ, Referatsleiter IT der ZUV, Professorenvertreter, externe Beratung Projektleitung: Kanzler, externe Beratung Offzielle Bezeichnung Harmonisierung der IT- Diensleistungserbringung
9 Erwartungshaltung
10 Stärken und Schwächen Ressourcen: Geld und Personal Kultur Rolle der Führungskrä1e 7 10 URZ, Organisa9on & Prozesse Rolle des URZ/ 5.2 an der MLU Technologie
11 Chancen und Risiken Ressourcen: Geld und Personal Kultur Rolle der Führungskrä1e 1 5 NEU 7 7 Organisa9on & Prozesse Rolle des NEU an der MLU Technologie
12 Aufgabenübersicht Aufgaben IT Verwaltung Aufgaben URZ Leitbild MLU IST-Analyse Theoretisches Modell
13 Katalog der Aufgaben Ausschnitt einer Liste mit ca. 250 Einträgen
14 Projektverlauf Analyse Konzeption Vorbereitung Umsetzung Kickoff: (2.2.) Interviews Reflexionsworkshop (16.2.) Org- Entwicklung (1) (Change Team) Lenkungsausschuss (29.3.) Ostern Org- Entwicklung (2) (Change Team) Struktur, pers. Ausstattung, Leitungsteam Lenkungsausschuss (1.6.) Personalrat, Gremien Interne Vorbereitungen go live zusammen wachsen Synergien gem. Konzepte Februar März April Mai Juni Juli Juni 2013
15 Ideenentwicklung IT-Organisation Projekte + HPC Leitung Sitz: Uni-Platz+Weinberg Sekretariat Sachbearbeitung Service Anwendungsdienste IT-Basisdienste IT-Infrastruktur Kundenbetreuung (UHD) Verwaltung Datenbanken Dezentrale Komponenten IDM Studium/ Lehre Backup/ Archiv Security Schulungen/ Beratungen Kollaboration Server RZ-Betrieb Fieldservice Zentrale Dienste Storage Telefonie Endsysteme Virtualisierung Routing/ Switching Basisanwendungen
16 Ideenentwicklung IT-Organisation Projekte + HPC Leitung Sitz: Uni-Platz+Weinberg Sekretariat Sachbearbeitung Service Anwendungsdienste IT-Basisdienste IT-Infrastruktur Kundenbetreuung (UHD) Verwaltung Datenbanken Dezentrale Komponenten IDM Studium/ Lehre Backup/ Archiv Security Schulungen/ Beratungen Kollaboration Server RZ-Betrieb Fieldservice Zentrale Dienste Storage Telefonie Endsysteme Virtualisierung Routing/ Switching Basisanwendungen
17 Ideenentwicklung Projekte + HPC IT-Organisation Leitung Sitz: Uni-Platz+Weinberg GRC Sekretariat Sachbearbeitung Service Anwendungsdienste IT-Basisdienste IT-Infrastruktur Kundenbetreuung (UHD) ERP Datenbanken Dezentrale Komponenten IDM Studium/ Lehre Basisanwendungen Schulungen/ Beratungen Fieldservice Kollaboration Zentrale Dienste Backup/ Archiv Server Security Telefonie Endsysteme Storage Routing/ Switching Virtualisierung RZ-Betrieb
18 Ideenentwicklung Projekte + HPC IT-Organisation Leitung Sitz: Uni-Platz+Weinberg GRC Sekretariat Sachbearbeitung Service Anwendungsdienste IT-Basisdienste IT-Infrastruktur Kundenbetreuung (UHD) IDM ERP Studium/ Lehre Datenbanken Basisanwendungen Security Schulungen/ Beratungen Fieldservice Endsysteme Kollaboration Zentrale Dienste Backup/ Archiv Server Storage Telefonie Routing/ Switching RZ-Betrieb Dezentrale Komponenten Virtualisierung
19 IT-Servicezentrum Projekte + HPC Sekretariat Sachbearbeitung Governance/Risk/ Compliance Service Anwendungssysteme Infrastruktur Helpdesk neu Hochschulorganisation Basisdienste Vor-Ort-Service Campusmanagement Netzwerk Kommunikation & Kooperation Telekommunikation Server & Storage
20 Ergebnisse Rektoratsvorlage:
21 Ergebnisse Personalbedarf Dauerstellen (Ist, Soll) Aufgabenzuschnitt (keiner hat nur eine Aufgabe, Kombinationen entsprechen nicht immer der Struktur) Individuelle Fähigkeiten und Entwicklungsmöglichkeit Projektstellen zur Realisierung wichtiger Entwicklungen Fortschreiten im Bereich e-learning IDM Portale
22 Formales Organisationsänderung bedeutet: Rektoratsbeschluss PR Mitbestimmung Satzungsentwurf (Annahme durch den akademischen Senat) Namensfindung Geschäftsverteilung
23 Organisatorisches Kommunikation Teilpersonalversammlung(en) Gremien Universitätsöffentlichkeit Planung Personalübergang Stellenbeschreibungen Raumbelegung Umzug
24 Umsetzung
25 Ausblick Tarifliche (Eingruppierungs-)Folgen bei Änderung der Tätigkeitsdarstellungen nicht eindeutig Teambuilding Personalentwicklung Hoher Schulungsbedarf Kampf um Stellen Einbindung in neue Struktur in manchen Fällen erst bei Neubesetzung möglich Umzug
26 Erkenntnisse Eine zentrale nichtwissenschaftliche Einrichtung ist in einer Universität kein geliebtes Kind - eher notwendiges Übel. (Personal-, Bau- und Sachmittelkosten) Strukturänderungen bewegen die Mitarbeiter mehr als fachliche Probleme. (Zielformulierung, Zeitplan, Information) Erwartungen entstehen ungeweckt, enttäuschte Hoffnungen wiegen schwer (Position in der Hierarchie, Vergütung)
27 Danke für Ihre Aufmerksamkeit.
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