Gesundes Miteinander von Allen für Alle Entstehen einer Dienstvereinbarung zum Konfliktmanagement im Staatlichen Gewerbeaufsichtsamt Lüneburg

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1 Gesundes Miteinander von Allen für Alle Entstehen einer Dienstvereinbarung zum Konfliktmanagement im Staatlichen Gewerbeaufsichtsamt Lüneburg Christina Freifrau von Mirbach

2 Landesbehörde für Arbeits- Umwelt- und Verbraucherschutz Ca. 55 Kolleginnen und Kollegen Ca Betriebe in der Überwachung Staatliches Gewerbeaufsichtsamt Lüneburg Als Z Amt Zuständigkeiten im ehem. Reg. Bez. LG 3 Fachabteilungen, 1 Verwaltungsabteilung Führungskräfterunde: 1 BL`in, 1 st. BL`in, 3 AL,1 DL PersR Staatliches Gewerbeaufsichtsamt Lüneburg GGM = Lenkungsgruppe Gesundheitsmanagement Seit 2003 GM (als Modellbehörde) Christina Freifrau von Mirbach 1

3 Zweite MAB 2010 offene Nennungen Der Kleine Anlass Staatliches Gewerbeaufsichtsamt Lüneburg Plus Frageergebnisse Belastungsfaktoren Verbesserungspotenzial Betriebsklima, Kollegenverhalten psychisches und soziales Wohlbefinden Soziales Wohlbefinden Kollegenbeziehung Führungskräfteverhalten Im Bereich weiche Faktoren Auffälligkeiten Die Steuerungsgruppe GGM hat aus den Ergebnissen den Auftrag zur Entwicklung eines Konfliktmanagements abgeleitet. Christina Freifrau von Mirbach 2

4 Prozess und Ziel Prozess: Partizipativ Kommunikativ Verpflichtend Ausreichend Zeit Externe Prozessbegleitung Finanziell unterstützt Staatliches Gewerbeaufsichtsamt Lüneburg Ziel: Christina Freifrau von Mirbach 3

5 Prozess DV Konfliktmanagement Vorstellung des Projektes im Rahmen einer Informationsveranstaltung der GGM Oktober 2011 Prozessbegleitung: Aktion Brückenschlag e. V. (Mediationsstelle) 4 Basis - Workshops Dezember 2011: alle MA des GAA LG Auswertungs - Workshop Januar 2011, Gewählte Vertreter aus allen Einführungsworkshops Aufzeigen einzelner Schritte zur Konfliktlösung Christina Freifrau von Mirbach 4

6 Prozess DV Konfliktmanagement Ergebnis des weiterführenden Workshops von Lenkungsgruppe an Führungskräfterunde Konfliktlotse(n) ja oder nein??? Wer zahlt? Kommunikationsproblem aus Basis - WS in den Auswertungsworkshop Konflikt im Prozess????!!! Stolperstein?! Ausweg: Extra - Schleife über Abteilungs-Besprechungen (alle MA`s!) Ergebnis: nur knapp 50 % für Konfliktlotsen Christina Freifrau von Mirbach 5

7 Prozess DV Konfliktmanagement Festlegung der Randbedingungen durch eine erweiterte Führungskräfterunde: FK und 2 Vertreter (inkl. PersR) des Auswertungs - Workshops. Entscheidung: Keine Konfliktlotsen! Personalrat erarbeitet Entwurf und stimmt diesen mit der Behördenleitung ab Vorstellung der Dienstvereinbarung durch die BL Inhouse Fortbildung Umgang mit Konflikten (kollegiale Beratung, gewaltfreie Kommunikation) Alle Workshops wurden mitfanziert durch Niedersächsisches Umweltministerium Christina Freifrau von Mirbach 6

8 Präambel o Prävention, Sensibilisierung und Regulierung Staatliches Gewerbeaufsichtsamt Lüneburg o wesentliche Rolle der Führungskräfte beim Umgang mit Konflikten Ziele Konflikte rechtzeitig zu erkennen und Konflikten vorzubeugen o konfliktbelastete Kommunikation am Arbeitsplatz rechtzeitig und konstruktiv zu lösen o Eskalation von Konflikten zu verhindern o Verfahren und Verantwortlichkeiten der Konfliktlösung zu definieren Christina Freifrau von Mirbach 7

9 Begriffsbestimmungen Verantwortung: Alle, besondere V. der FK Konfliktlösungsverfahren: Stufenmodell Interne Einigungsstelle: Dauereinrichtung Qualifizierung: insbes. FK und Einigungsstelle Konfliktprävention Evaluation: 2 Jahre nach Inkrafttreten der DV Christina Freifrau von Mirbach 8

10 Konfliktlösungsverfahren im Stufenmodell Wenn eine Stufe nicht klappt, geht`s auf die höhere 1. direkte Problem- und Konfliktklärung zwischen den Beteiligten. 2. Unterstützung bei der Konfliktlösung auf Initiative der Beteiligten durch Vermittlungsgespräche mit einer oder auch mehreren unbeteiligten Personen. 3. Direkter Vorgesetzte muss eingreifen und selbst ein Klärungsgespräch initiieren. Christina Freifrau von Mirbach 9

11 4. Vorgesetzter startet neuen Versuch und trifft ggf. weitere Maßnahmen, z.b. kollegiale Fallberatung, die Hinzuziehung externer Unterstützung. 5. Vorgesetzte überprüft spätestens sechs Wochen nach Abschluss der Maßnahme den Erfolg der Konfliktlösung. Konfliktlösung nicht erfolgreich, Stufe Die interne Einigungsstelle erarbeitet nach Anhörung der Konfliktparteien einen Vorschlag, um eine einvernehmliche Lösung zu erzielen. Christina Freifrau von Mirbach 10

12 6. Sollte dies nicht möglich sein, macht Einigungsstelle einen Vorschlag für die nicht einvernehmliche Beilegung des Konflikts. Der Vorschlag wird an die Behördenleitung weitergereicht. 7. Die Behördenleitung entscheidet innerhalb von sechs Wochen über den Vorschlag. Im Einzelfall kann es sinnvoll sein, einzelne oder mehrere Schritte/Stufen zu überspringen. Christina Freifrau von Mirbach 11

13 Interne Einigungsstelle ist eine ständige Einrichtung. drei Mitglieder 1 von der Behördenleitung benannte, 1 vom Personalrat 1 einvernehmlich von Behördenleitung und PersR benannt. Die Einigungsstelle entscheidet einstimmig. Die Einigungsstelle hat das Recht, Maßnahmen zur Beilegung des Konfliktes vorzuschlagen. Die Mitglieder sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Christina Freifrau von Mirbach 12

14 Qualifizierung Behördenleitung ist verpflichtet, dafür zu sorgen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich auf die Übernahme von Führungsaufgaben bewerben, sollen gezielt an diesen Bildungsmaßnahmen teilgenommen haben. Außerhalb der DV: Supervision Führungskräfterunde Führungskräfte - Coaching Gesundheitszirkel Zusammenarbeit Fachabteilungen / Verwaltungsabteilung Christina Freifrau von Mirbach 13

15 Konfliktprävention Staatliches Gewerbeaufsichtsamt Lüneburg Wir wollen zur Konfliktprävention insbesondere: Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe transparent gestalten, Für eine Minimierung des Verwaltungsaufwandes sorgen Mitarbeiter bei Entscheidungen beteiligen Erwartungen offen ansprechen In den Abteilungsbesprechungen als regelmäßigen TOP Was ist gut - was ist schlecht gelaufen behandeln Christina Freifrau von Mirbach 14

16 Konflikte sind etwas normales mit Risiken und Chancen Prozess für ein Management muss intensiv geplant werden Externe Prozessbegleitung erforderlich Finanzielle Mittel erforderlich Alle sollten mitmachen frühzeitige Information Führungskräfte haben besondere Rolle und tragen besondere Verantwortung Stolpersteine überwinden Fazit Mitunter gilt: Der Weg ist das Ziel Christina Freifrau von Mirbach 15

17 Wir haben uns auf den Weg gemacht! Christina Freifrau von Mirbach Staatliches Gewerbeaufsichtsamt Lüneburg Auf Der Hude Lüneburg Tel Christina-von.Mirbach@gaalg.niedersachsen.de Christina Freifrau von Mirbach 16