Inhalt. PH-ONLINE PRÜFUNGSMANAGEMENT Ausführliche Anleitung

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1 PH-ONLINE PRÜFUNGSMANAGEMENT Ausführliche Anleitung Eine Anleitung zum Prüfungsmanagement in PH-Online unter Inhalt Allgemeines zum Prüfungsmanagement... 2 Einstieg, PIN-Code und Startbildschirm... 3 Einstieg in die Applikation Prüfungsmanagement... 3 Der PIN-Code zum Prüfungsmanagement... 4 Module und Startseite des Prüfungsmanagements... 5 Arbeiten mit dem Prüfungsmanagement beginnend mit dem Startbildschirm... 6 Anlegen von Prüfungsterminen... 6 Überblick - Prüfungsmanagement-Fenster mit Terminliste im Bearbeitungs-Modus: Überblick über wichtige Symbole Überblick - Navigationsleiste Anmelden von Kandidatinnen Variante A) Import aus den Teilnehmerinnen Variante B) Anmeldung über die Suchmaske (für einzelne Studierende) Optionen für beide Varianten A) und B) Prüfungszeiten und Verständigung Prüfungsergebnisse erfassen Erfassen der Beurteilungen Veröffentlichung der Ergebnisse und Verständigung der Studierenden Protokollierung und Gültig-Setzen Prüfungsprotokoll drucken Prüfungsdaten übermitteln Kurzform: Erstellen eines Prüfungstermins aus der LV-Teilnehmerverwaltung Stand: Jänner 2010

2 2 Allgemeines zum Prüfungsmanagement Die Applikation Prüfungsmanagement ermöglicht das Anlegen, Abwickeln und Beurteilen von Prüfungen in einer komfortablen Web-Oberfläche und dient zur Verwaltung aller nicht studienabschließenden Prüfungen. Der Prozessablauf: Anlegen eines Prüfungstermins Anmelden von Kandidatinnen und Kandidaten Beurteilen Protokolldruck Übermittlung des Prüfungsprotokolls (Termin und Protokoll). Bitte beachten Sie: Der Eintrag von Prüfungsterminen und der Prozessablauf ist innerhalb eines Monats nach dem Prüfungstermin erforderlich, andernfalls kann die Abrechnung nicht mehr erfolgen! Wichtige Hinweise zum Ablauf der einzelnen Schritte und zu allfälligen mangelhaften Eingaben erhalten Sie in einem eigenen Fenster, wenn Sie folgendes Symbol zum Öffnen des Fensters verwenden:

3 3 Einstieg, PIN-Code und Startbildschirm Diese Anleitung enthält wichtige Informationen zum Ablauf und Hinweise zu neuen Elementen des Prüfungsmanagements. Einstieg in die Applikation Prüfungsmanagement Der Einstieg in das Prüfungsmanagement erfolgt entweder a) über die Visitenkarte von PH-ONLINE oder b) direkt aus der Lehrveranstaltung-Detailansicht über den Link Teilnehmerinnen im Navigationsfeld rechts oben: Wählen Sie Teilnehmerinnen dann Prüfungsmanagement Die Variante b) hat den Vorteil, dass die Auswahl der Organisation sowie die Suche der Lehrveranstaltung entfallen und Sie sofort einen Termin zu dieser Veranstaltung anlegen können! In der im Folgenden beschriebenen Langform zum Anlegen eines Prüfungstermins beginnen Sie zuerst mit dem Startbildschirm des Prüfungsmanagements.

4 4 Der PIN-Code zum Prüfungsmanagement Der PIN-Code für das Prüfungsmanagement ist zu unterscheiden vom PIN-Code für den ersten allgemeinen Zugang zu PH-ONLINE! Wenn Sie mit der alten Applikation Prüfungsverwaltung gearbeitet haben, verwenden Sie im Prüfungsmanagement Ihren PIN-Code weiter. Wenn Sie noch keine Prüfungen über PH-ONLINE bearbeitet haben, erhalten Sie beim ersten Öffnen der Applikation Prüfungsmanagement Ihren persönlichen vierstelligen PIN-Code für das Prüfungsmanagement. Bitte verwahren Sie diesen Code sicher und heben Sie ihn gut auf. Sie benötigen ihn bei jedem Aufruf der Applikation. Möchten Sie ihren PIN für den Zugang zum Prüfungsmanagement ändern? Sie können Ihren PIN selbst ändern (Prüfungsmanagement unter Einstellungen ). Haben Sie Ihren PIN vergessen? Kontaktieren Sie bitte einen PH-ONLINE-Administrator. Beim nächsten Aufrufen der Applikation wird Ihnen ein neuer PIN-Code zugewiesen.

5 5 Module und Startseite des Prüfungsmanagements (nach dem Einstieg über die Visitenkarte) 1. Prüfungstermin anlegen 2. Anmelden von Kandidatinnen 3. Beurteilung und Dokumentation Für die normale Abwicklung von Prüfungen benötigen Sie die ersten drei Module. Die Bearbeitung erfolgt dabei, je nach Zweck, über die Prüfungsliste oder über die Kandidat/innen-Liste, die im Folgenden beschrieben sind.

6 6 Auch später innerhalb eines Moduls (z.b. beim Anlegen/Bearbeiten eines Prüfungstermins) können Sie zur Kandidatinnen-Anmeldung oder Bewertung in die jeweils anderen Module wechseln: 1. Prüfungstermin anlegen/bearbeiten 2. Anmelden von Kandidatinnen 3. Beurteilung und Dokumentation Arbeiten mit dem Prüfungsmanagement beginnend mit dem Startbildschirm 1. Prüfungsmanagement aufrufen 2. PV-PIN-Code eingeben 3. Organisation auswählen 4. Prüfungen anlegen/bearbeiten auswählen Anlegen von Prüfungsterminen Hinweis: Das schnelle Erstellen eines Prüfungstermins und bei gleichzeitigem Import aller Studierenden aus der LV-Teilnehmerverwaltung wird in den letzten beiden Seiten dieser Anleitung erklärt. Für die Schritte gibt es auch den alternativen Einstieg über die Teilnehmerinnen-Ansicht der LV. Prüfungen können nur erstellt werden, wenn es eine LV (bzw. Modulprüfung, dazu zählen auch Fachprüfungen) dazu gibt und diese den Status genehmigt hat. 1. Applikation Prüfungsmanagement aufrufen (entweder in der eigenen Visitenkarte oder aus der eigenen Organisationsseite) 2. PV-PIN-Code eingeben 3. Achtung: Bei Berechtigungen für mehrere Organisationen müssen Sie zuerst die gewünschte Organisation auswählen

7 7 4. Wählen Sie im Basisfenster des Prüfungsmanagements oder im Navigationsfenster Prüfung anlegen/bearbeiten aus. Wichtig: zuerst Organisation auswählen Prüfungen anlegen/bearbeiten auswählen Hier kommen sie zur Liste Ihrer Prüfungstermine für die oben zuvor ausgewählte Organisation. 5. Wählen Sie im Navigationsfenster Neue Prüfung anlegen 6. Prüfungstyp und Veranstaltung wählen

8 8 a) Prüfungstyp auswählen b) - zur Suchmaske für die entsprechende Lehrveranstaltung (LV/Fach/Modul) Hinweis: Die korrekte Bezeichnung für Fachprüfungen ist Modulprüfung! c) Suche LV/Fach/Modul (in der Suchmaske können entsprechende Kriterien eingegeben werden) Wenn Sie das %-Zeichen im Titel stehen lassen und das Auswahlfeld alle markieren, bekommen Sie nur alle eigenen Lehrveranstaltungen aus der anfangs gewählten Organisationseinheit angezeigt

9 9 d) Auswahl der entsprechenden LV e) Auswahl übernehmen Hinweis: Alternativ zu den Schritten können Sie direkt aus der Lehrveranstaltung-Detailansicht über den Link Teilnehmerinnen im Navigationsfeld rechts oben in das Prüfungsmanagement einsteigen und einen Termin anlegen (s. auch oben Einstieg in das Prüfungsmanagement): Prüfungsmanagement 7. Termin, Notenskala, Beschränkungen, Raum, Webanzeige festlegen das Prüfungsdatum und die Prüfungszeit festlegen (Details siehe auch weiter unten), die Notenskala auswählen (Schulnoten oder mit Erfolg teilgenommen ), den Prüfungsmodus auswählen (schriftlich, mündlich, schriftlich und mündlich, beurteilt immanenter Prüfungscharakter), keine Sperrdauer festlegen, maximale Teilnehmerzahl für die Prüfung bestimmen (-> Warteliste), die Webanzeige mit der damit verbundenen Webanmeldung einrichten: o o Anmerkungen zum Prüfungstermin für Studentinnen platzieren Anmeldebeginn und ende für die Webanmeldung der Teilnehmerinnen festlegen Einige Daten (z.b. Datum, Anmeldefristen, ) werden beim Anlegen des Termins vorgeschlagen.

10 10 Die Titel-Anmelde-Info gilt für alle Prüfungen zur gleichen LV (und wird bei Änderung überall aktualisiert) Webanzeige wird mit den angegebenen Zeiten hier zur Selbst- Anmeldung der Studierenden per Web aktiviert Anmerkung zum konkreten Termin, z.b. Hinweise für mitzubringende Hilfsmittel Prüfungsdatum und zeit (siehe Detailbeschreibung unten) Prüfungsmodus (siehe Erklärung unten) Raumreservierung (siehe Detailbeschreibung unten) Zum Prüfungsmodus Die Prüfungsordnung sieht derzeit 7 Prüfungsarten vor, während in PH-ONLINE derzeit nur 4 angeboten werden. Beachten Sie daher folgende Zuordnung (lt. STUKO); Portfolio Projekt-/Forschungsbericht Praxistagebuch schriftliche Prüfung mündliche Prüfung mündliche Prüfung Detail: Termindatum und zeit festlegen: Direkte Eingabe von Datum und Zeit, oder Auswahl über das Kalender-Symbol Detail: Raumreservierung Durch Ziehen mit der gedrückten linken Maustaste nach links oder rechts kann die Zeit rasch angepasst werden Nach der Eingabe aller Daten, können Sie auch einen Raumwunsch bekanntgeben. Dieser Wunsch wird von der zuständigen Raumverwaltung bearbeitet und genehmigt bzw. abgelehnt. Der Raum scheint erst auf, wenn die Genehmigung erfolgt ist, vorerst erscheint bloß ein [?]. Sie haben die Möglichkeit auf der Visitenkarte unter Raumbelegung nachzusehen, ob der gewünschte Raum frei ist.

11 11 Überblick - Prüfungsmanagement-Fenster mit Terminliste im Bearbeitungs-Modus: Navigationsbereich (Erklärung siehe unten) Mehrfachauswahl (für den jew. Bereich) Spaltensortierung Option zum Filtern WICHTIG: Bereich zum (Nach-)Bearbeiten der Prüfungstermine öffnen und schließen (siehe Termindetails weiter unten) Information (Maus über das Icon bewegen) Überblick über wichtige Symbole Listen im PDF oder HTML-Format Anzeigen (Druckvorstufe) Öffnen und Schließen der Filtern-Option Mehrfachauswahl für den jeweiligen Bereich (markieren bzw. aufheben) Öffnen und Schließen des Bearbeitungsbereichs (Prüfungstermin Detailansicht) Warnhinweise, z.b. das Prüfungsprotokoll wurde zwar gedruckt, aber die Prüfung noch nicht gültig gesetzt Prüfungstermin wurde an die Fachabteilung übermittelt und ist nicht mehr bearbeitbar

12 12 Überblick - Navigationsleiste Die Links im Navigationsbereich dienen unter anderem zum Drucken von Listen, zum Erstellen von Prüfungen und zum Ändern von Einstellungen. Drucken von Listen und Protokollen Anwendungen: Anlegen von Prüfungen Wechseln zwischen den Modulen Ändern von Ansichtsoptionen (zusätzliche Spalten anzeigen - nur in der Ansicht Bearbeiten ) 1. Prüfungstermin anlegen/bearbeiten 2. Kandidatinnen anmelden 3. Beurteilung und Dokumentation Sortieren der Liste nach bestimmten Kriterien (bei langen Listen wird auch ein Index zum Navigieren angezeigt) Je nach Ansicht und Sortierung ändern sich Bedienungselemente, z.b. die Schaltflächen.

13 13 Anmelden von Kandidatinnen Bei den meisten Prüfungsterminen (z.b. zu Vorlesungen) ist es oft sinnvoller, dass die Studierenden sich selbst über die Weboberfläche von PH-ONLINE anmelden. Die Anmeldung kann jedoch auch über das Prüfungsmanagement z.b. vom Prüfer oder LV-Leiter selbst vorgenommen werden. Im folgenden Abschnitt der Anleitung wird gezeigt, wie z.b. (alle) Teilnehmer einer Lehrveranstaltung für den Prüfungstermin angemeldet werden können. 1. Wählen Sie im Navigationsfenster des Prüfungsmanagements Anmelden (oder alternativ Prüfungsan-/abmeldung im Basisfenster am Anfang beim Einstieg) 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anmelden neben der jeweiligen Prüfung. Sie haben jetzt zwei Möglichkeiten, Studierende zur Prüfung anzumelden: A) die Import-Funktion aus den Teilnehmerinnen der Lehrveranstaltung B) die Anmeldung über eine Suchmaske (mit Schnellanmeldung auch per Ziffernblock der Tastatur) meist für einzelne Studierende Variante A) Import aus den Teilnehmerinnen 3. Setzen Sie das Häkchen neben die entsprechende Prüfung: Für den Import aus der Lehrveranstaltung Prüfungstermin anhaken 4. Wählen Sie Teilnehmerinnen importieren aus dem oben sich ändernden Menü Teilnehmerinnen importieren 5. Wählen Sie die entsprechende Lehrveranstaltung und entsprechenden Studierenden zur Prüfungsanmeldung aus

14 14 Lehrveranstaltung wählen und Weiter Alle auswählen oder ausgewählte anhaken Das anschließende Fenster sollte eine Bestätigung der erfolgreichen Anmeldung liefern. In der Prüfungs- und Beurteilungsliste sind die Zahlen aktualisiert:

15 15 Variante B) Anmeldung über die Suchmaske (für einzelne Studierende) 3. Suchen Sie im Fenster Prüfungsanmeldung die Studierende. 4. Suchen Sie in der Maske Prüfungsanmeldung die Studierende. Suchbegriff eingeben Klick auf die Schaltfläche oder mit Zifferntaste auf der Tastatur die Studierenden auswählen 5. Wenn mehrere Studierende gefunden werden: Verwenden Sie die Schaltflächen Zur Anmeldung auswählen. Oder drücken Sie einfach die Ziffern-Taste, die der anzumeldenden Studierenden entspricht. Achtung: Falls die Studierende in mehr als einem Studium gemeldet ist, achten Sie bei der Auswahl auf das zutreffende Studium. Optionen für beide Varianten A) und B) Prüfungszeiten und Verständigung 6. Prüfungszeiten und Verständigungen Prüfungszeiten einteilen Gegebenenfalls können Sie jetzt Prüfungszeiten pro Kandidat erstellen und Kandidaten verständigen Die Zeiten werden in der Spalte Information eingetragen. In einem zweiten Schritt informieren Sie die Kandidaten über ihre Prüfungszeiten. Beispiel: Sie möchten alle Kandidat/innen Ihrer Prüfung am ab 19:30 Uhr im Abstand von 30 Minuten prüfen a) Zeiten erzeugen und Verständigung vorbereiten o o o o Wählen Sie (optional) die Studierenden aus, für die Sie automatisch Zeitintervalle erstellen lassen wollen. Klicken Sie in der Spalte Information auf das Uhr-Symbol Tragen Sie Startzeit, Zeitintervall und Gruppengröße (Anzahl der Personen pro Zeitintervall) ein und speichern Sie.

16 16 Startzeit Prüfungsintervalle Kandidatinnen pro Intervall Speichern b) Verständigung senden Wählen Sie in der Kandidat/innen-Liste unter Studierenden-Verständigung den Link Prüfungsergebnisse und Spalte Information. Kandidatinnenliste aufrufen Markieren Sie in dem Fenster die Option Spalte Information und speichern Sie. Die Kandidatinnen erhalten eine und sehen die geplante Zeit in ihrer Prüfungsliste.

17 17 Prüfungsergebnisse erfassen Erfassen der Beurteilungen Üblicherweise werden die Noten nach der Prüfung erfasst. Das Drucken des Protokolls und Übermitteln des Prüfungstermins sind erst nach dem Termindatum möglich. 1. Wählen Sie im Basisfenster den Link Prüfungen beurteilen 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Beurteilen neben der Prüfung (und anschließend gegebenenfalls auf Bearbeiten ) 3. WählenSie in das erste Feld in der Spalte Note 4. Eingabe der Beurteilung: Mit den Ziffern (oder entsprechenden Buchstaben) der Tastatur und der [Enter]-Taste können Sie rasch die Noten der einzelnen Kandidatinnen eingeben Taste [2] [Enter] Die orange Linie kennzeichnet bereits bearbeitete Kandidatinnen Taste [3] [Enter] usw. Alternativ können Sie für mehrere Kandidatinnen gleichzeitig Einträge vornehmen: Gruppe markieren zum Erfassen der Mehrfacheingabe Einzeln markieren

18 18 Um überhaupt Sammeleinträge in mehrere Felder vorzunehmen, können sie auch das Symbol Eintrag Felder auswählen. über dem Eingabe mehrerer identischer Daten Für mehrere Kandidatinnen gleichzeitig (z.b. Note, Datum, Anmerkungen) Im folgenden Fenster können Sie gleichzeitig Einträge in mehrere Felder für alle oder mehrere Kandidatinnen vornehmen: Achtung: Sämtliche bis dorthin vorgenommenen Einträge in die entsprechenden Felder werden damit aktualisiert und überschrieben! Thema der Prüfung oder der Bachelorarbeit, wenn eine solche im Rahmen der LV erstellt wird. Dieses wird am Transcript of Records (Bildungscurriculum) angedruckt (nicht am LV-Zeugnis).

19 19 Veröffentlichung der Ergebnisse und Verständigung der Studierenden Wählen Sie in der Kandidatinnen-Liste unter Studierenden-Verständigung den Link Prüfungsergebnisse und Spalte Information. Markieren Sie in dem Fenster die Option Prüfungsergebnisse und wenn Sie Informationstexte erfasst haben, auch die Option Spalte Information - und speichern Sie: Die Studierenden erhalten eine und sehen die Beurteilung in der Applikation Prüfungsergebnisse.

20 20 Protokollierung und Gültig-Setzen Prüfungsprotokoll drucken Voraussetzungen für diesen Schritt: Das Prüfungsdatum ist in der Vergangenheit. Alle Kandidatinnen wurden beurteilt (Gesamtnote) und kein Kandidat hat die Note X Nicht erschienen. 1. Wählen Sie in der Prüfungsliste oder Kandidat/innen-Liste rechts oben unter Drucken den Punkt Prüfungsprotokoll. 2. Wichtig: Wählen Sie das Format PDF. Prüfungsprotokoll auswählen PDF-Symbol zur Erstellung für den Ausdruck 3. speichern Sie bitte das folgende PDF-Dokument und 4. senden Sie es per -Anhang an die jeweilig zutreffende -Adresse: prv-krems@kphvie.at prv-wien@kphvie.at prv-rel@kphvie.at Hinweis: Bei Lehrveranstaltungen der Fortbildung entfällt dieser Schritt 4! Hier können Prüfer bzw. berechtigte Mitarbeiter die Prüfung sofort nach dem Protokolldruck gültig setzen. Auf dem Prüfungsprotokoll steht eine Kontrollzahl, die mit der vom System automatisch der Prüfungsverwaltung übermittelten übereinstimmen muss! Bitte ändern Sie daher nach diesem Schritt keine Daten des Prüfungstermins mehr! Das Sekretariat bzw. die zuständige Verwaltungsstelle erhält vom PH-ONLINE-System eine Mail-Nachricht mit Kontrollzahl. Stimmt diese mit dem Protokolldruck und der dortigen Kontrollzahl vergleichen Im Ausbildungsbereich setzt das Sekretariat bzw. die Prüfungsverwaltung die Prüfung gültig.

21 21 Prüfungsdaten übermitteln Übermitteln Sie nun die Prüfung an die Fachabteilung. Diese kann die Prüfung Gültig-Setzen. Hinweis: Bei Lehrveranstaltungen der Fortbildung entfällt dieser Schritt! Hier können Prüfer bzw. berechtigte Mitarbeiter die Prüfung sofort nach dem Protokolldruck gültig setzen: Die Übermittlung kann erst nach dem Protokolldruck durchgeführt werden. 1. Wählen Sie in der Prüfungsliste oder Kandidatinnen-Liste den Link Übermitteln an die Fachabt.. Wenn eine Prüfung übermittelt wurde, scheint sie in der Prüfungsliste mit einem grün gefärbten und Symbol auf und kann nicht mehr bearbeitet werden. Gültig gesetzte Prüfungen scheinen darüber hinaus nur in der Sicht Gültige auf.

22 22 Kurzform: Erstellen eines Prüfungstermins aus der LV-Teilnehmerverwaltung Sie können Prüfungen auch direkt aus der LV-Teilnehmerverwaltung heraus erstellen. Dabei werden alle LV-Teilnehmer automatisch zu einem Prüfungstermin angemeldet. Diese Möglichkeit verkürzt vor allem beim Anlegen von Prüfungsterminen und Teilnahmebestätigungen von Lehrveranstaltungen mit immanentem Prüfungscharakter die Arbeit. 1. Gehen Sie z.b. aus der Detailansicht der Lehrveranstaltung in die Teilnehmerinnen-Verwaltung 2. Gehen Sie dazu in die Gruppenliste der Lehrveranstaltung und wählen Sie dort den Link Prüfungsmanagement 3. Geben Sie Ihren PV-PIN-Code ein 4. Wählen Sie ggf. die gewünschte LV-Gruppe aus. (Mit Alle melden Sie alle Teilnehmer aller Gruppen zur Prüfung an.) 5. Geben Sie das Prüfungsdatum ein oder wählen Sie eines aus Gruppe auswählen oder ALLE Prüfer bestimmen Prüfungstermin festlegen 6. Klicken Sie auf Prüfung/KandidatInnenliste für Beurteilung erstellen. Das System führt nun drei Schritte aus: Termindaten werden generiert, der Prüfungstermin wird angelegt und die Kandidaten werden angemeldet. Wenn alle Kandidatinnen angemeldet werden konnten, wird das mit einem entsprechenden Text und dem Symbol gekennzeichnet.

23 Wenn Kandidaten nicht angemeldet werden konnten, drucken Sie das Anmelde Protokoll und überprüfen Sie die Daten. 23 Um Beurteilungen einzugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter zum Prüfungsmanagement Kandidatinnenliste. Hier können Sie für mehrere Kandidatinnen gleichzeitig Einträge vornehmen: zum Erfassen der Beurteilung für alle Teilnehmerinnen

24 24 Neue Masken 2009/10 Grafik: Checklist icon von CoD_fsfe