Ausschreibung. Sicherheitsdienstleistungen

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1 Ausschreibung Sicherheitsdienstleistungen Schloß Schönbrunn Kultur- und Betriebsgesellschaft m.b.h Wien, Schönbrunner Schloßstraße 47 Wien, 24. Juni 2013 UID ATU DVR FN 53103v 1

2 FRAGENBEANTWORTUNG UND 2. BERICHTIGUNG DER AUSSCHREIBUNG SICHERHEITSDIENSTLEISTUNGEN Auftraggeber: Vertreten durch: Ausschreibungsgegenstand: Schloß Schönbrunn Kultur- und Betriebsgesellschaft m.b.h Wien, Schönbrunner Schloßstraße 47 Dr. Bettina Stomper-Rosam Rechtsanwältin, Northcote.Recht 1030 Wien Landstraßer Hauptstraße 1 Rahmenvereinbarung für die Erbringung von Sicherheitsdienstleistungen in Schloß Schönbrunn und den dazu gehörigen Baulichkeiten und Grundflächen Rechtsgrundlagen: 141 Bundesvergabegesetz 2006 Vergabeverfahrensart: Verhandlungsverfahren mit Bekanntmachung nach 141 BVergG im Oberschwellenbereich I. 2. Berichtigung der Ausschreibung Im oben angeführten Vergabeverfahren wird hiermit eine Berichtigung der Ausschreibung gem 90 Bundesvergabegesetz 2006 idgf wie folgt vorgenommen: Punkt 1.3, vorletzter Absatz: Statt Der voraussichtliche gesetzliche Betreuungsaufwand beträgt ca Stunden pro Jahr ( 24/7 ). heißt es (Änderung unterstrichen): Der voraussichtliche geschätzte Betreuungsaufwand beträgt ca Stunden pro Jahr ( 24/7, dh 24 Stunden täglich, 7 Tage die Woche). Punkt Statt Der Bewerber/Bieter hat spätestens mit Abgabe des letztgültigen Angebots ( last and best offer ) gemäß 130 Abs. 9 GewO 1994 für all seine Mitarbeiter, die er für den Auftrag einsetzen wird, den Nachweis einer positiven Zuverlässigkeitsprüfung (nicht älter als drei Monate) vorzulegen. heißt es: Der Bewerber/Bieter hat spätestens mit Abgabe des letztgültigen Angebots ( last and best offer ) für all seine Mitarbeiter, die er für den Auftrag einsetzen wird, durch eine entsprechende Erklärung zu versichern, dass sie die Zuverlässigkeit gemäß 130 Abs. 8ff GewO 1994 aufweisen. Punkt 4.4, zweiter Pfeil (Nachweis der Haftpflichtversicherung) wird durch folgenden Satz ergänzt: Ausreichend ist auch die Vorlage einer hinreichenden Versicherungspromesse. Punkt 5., 1. Absatz: 2

3 Statt Sollten mehr als 5 Bewerber die Eignungskriterien erfüllen, werden die 5 besten Bewerber (bzw. auch jene Bewerber die mit dem Drittbesten gleichauf liegen) anhand der folgenden Auswahlkriterien ausgewählt und zur Angebotsabgabe eingeladen. Der Auftraggeber ist auch dann berechtigt, das Verfahren fortzuführen, wenn weniger als fünf Bewerber die Eignungskriterien erfüllen heißt es (Änderung unterstrichen): Sollten mehr als 5 Bewerber die Eignungskriterien erfüllen, werden die 5 besten Bewerber (bzw. auch jene Bewerber die mit dem Fünftbesten gleichauf liegen) anhand der folgenden Auswahlkriterien ausgewählt und zur Angebotsabgabe eingeladen. Der Auftraggeber ist auch dann berechtigt, das Verfahren fortzuführen, wenn weniger als fünf Bewerber die Eignungskriterien erfüllen. Punkt 5.1, 1. Absatz, Satz 2: Statt Zum Verständnis wird darauf hingewiesen, dass zum Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit 3 Referenzprojekte benötigt werden, sodass eine Punktevergabe im Rahmen der Auswahlkriterien erst ab dem 4. Referenzprojekt erfolgt. heißt es: Zum Verständnis wird darauf hingewiesen, dass zum Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit 3 Referenzprojekte (sofern sich ein Bewerber eines Subunternehmers bedient, jedoch 4 Referenzprojekte) benötigt werden, sodass eine Punktevergabe im Rahmen der Auswahlkriterien erst ab dem 4. Referenzprojekt (bzw sofern sich ein Bewerber eines Subunternehmers bedienst ab dem 5. Referenzprojekt) erfolgt. Punkt 5.2, 1. Gliederungsstrich: Statt durchgehend bereits länger als 5 Jahre im Ausmaß von zumindest 20 Wochenstunden für das Unternehmen als Dienstnehmer oder auf Werkvertragsbasis tätig sind, heißt es: durchgehend bereits länger als 5 Jahre im Ausmaß von zumindest 20 Wochenstunden für das Unternehmen als Dienstnehmer oder auf Werkvertragsbasis (soweit gewerberechtlich zulässig) tätig sind, Punkt 5.4, 7. Absatz: Statt Festgehalten wird, dass der Bewerber das bekannt gegebene Schlüsselpersonal weder während des Vergabeverfahrens noch während der Laufzeit des Vertrages ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Auftraggebers austauschen darf. heißt es: Festgehalten wird, dass der Bewerber das bekannt gegebene Schlüsselpersonal weder während des Vergabeverfahrens noch während der Laufzeit des Vertrages ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Auftraggebers austauschen darf (ausgenommen aus Gründen, die nicht auf einem aktiven Austausch durch den Bewerber beruhen, etwa im Fall einer Karenz des Schlüsselpersonals, Arbeitnehmerkündigung, Tod des Schlüsselpersonals; in derartigen Fällen hat eine Nachbesetzung in Abstimmung mit dem AG zu erfolgen). Punkt 5.6, 1. Absatz: Statt Anteil der vollzeitbeschäftigten Mitarbeiter am Gesamtpersonal (Summe aller Mitarbeiter, unabhängig von der Vertragsform), nachzuweisen durch Belege, die eine fixe Anstellung oder eine Beschäftigung auf Werkvertragsbasis im Ausmaß einer Vollzeit-Beschäftigung (= Stundenanzahl gemäß Verwendungsgruppe und diesbezüglichen Regelungen im jeweiligen Kollektivvertrag) zum Stichtag belegen (Nachweis durch aktuelle Sozialversicherungsauszüge und Werkverträge, sowie Nachweis des Gesamtpersonals). heißt es (Änderung unterstrichen): Anteil der vollzeitbeschäftigten Mitarbeiter am Gesamtpersonal (Summe aller Mitarbeiter, unabhängig von der Vertragsform), nachzuweisen durch Belege, die eine fixe An- 3

4 stellung oder eine Beschäftigung auf Werkvertragsbasis (soweit gewerberechtlich zulässig) im Ausmaß einer Vollzeit-Beschäftigung (= Stundenanzahl gemäß Verwendungsgruppe und diesbezüglichen Regelungen im jeweiligen Kollektivvertrag) zum Stichtag belegen (Nachweis durch aktuelle Sozialversicherungsauszüge und Werkverträge, sowie Nachweis des Gesamtpersonals). Hinsichtlich der vorliegenden Berichtigungen und Fragebeantwortungen wird die Anfragefrist bis 27. Juni 2013, 10:00 Uhr (Einlangen) verlängert. Die Teilnahmefrist wird aufgrund dieser Berichtigungen nicht verlängert. II. Fragenbeantwortung Darüber hinaus werden die folgenden eingelangten Bewerberfragen beantwortet: Frage 1: S. 6, Punkt 1.3: Was ist gemeint mit dem voraussichtlichen gesetzlichen Betreuungsaufwand"? Sollte es richtig heißen der voraussichtliche geschätzte Betreuungsaufwand"? Das ist korrekt (siehe Berichtigung). Frage 2: Punkt 1.3 letzter Absatz): Mehrleistungen von ca. +15% des Gesamtvolumens pro Jahr sind möglich und im Preis inkludiert. Wie ist dies zu verstehen? Allfällige Mehrleistungen, die im Vorhinein nicht genau abschätzbar sind (etwa Vertretungen bei Krankenständen, Veranstaltungen, aktuelle Erfordernisse, zb durch nächtliche Restaurierungsarbeiten oder ev Filmarbeiten), sind im Angebotspreis in Stundensatz-Form zu berücksichtigen. Nähere Festlegungen dazu erfolgen in der zweiten Stufe der Ausschreibung. Frage 3: Punkt 1.6 (letzter Absatz): Welchen Personen seitens des Auftraggebers (SKB/Nortch.cote/Dritte?) werden die Angaben und Unterlagen des Bewerbers zugänglich gemacht? Bei dem Auftraggeber werden die Angaben/Unterlagen der Geschäftsführung (Dr. Sattlecker), der Assistentin der Geschäftsführung (Mag. Mayr-Munoz) sowie im erforderlichen Umfang den Mitgliedern der Bewertungskommission zugänglich gemacht. Bei Northcote.Recht werden die Angaben/Unterlagen Dr. Bettina Stomper-Rosam zugänglich gemacht. Frage 4: Punkt 2.2 (9. Absatz) Wie wird in der zweiten Stufe das technisch günstigste Angebot ermittelt, wenn die technische Leistungsfähigkeit bereits im Teilnahmeantrag (1. Stufe) als Eignungskriterium bewertet wird? Bei den Eignungskriterien handelt es sich um unternehmensbezogene Kriterien; in der 2. Stufe geht es um auftragsbezogene Kriterien, dh um eine Beurteilung des konkreten Angebots. Frage 5: Punkt 2.2 (vorletzter Absatz): Wie lauten die Zuschlagskriterien? Die Zuschlagskriterien werden in der Ausschreibungsunterlage für die 2. Stufe festgeschrieben. 4

5 Frage 6: Punkt 2.5 (letzter Absatz): Werden Erklärungen des Bewerbers, die über die im Teilnahmeantrag geforderten Erklärungen hinausgehen, bewertet? Wenn ja, in welcher Form? Das ist von den Erklärungen abhängig. Grundsätzlich werden sämtliche Erklärungen vergaberechtlich beurteilt und behandelt. Insbesondere sollte der Bewerber beachten, dass seine Erklärungen nicht den Teilnahmebedingungen widersprechen. Frage 7: S. 16, Punkt 4.2: Unter dem Punkt Befugnis" ist einerseits ein Auszug aus dem Gewerberegister oder dem Mitgliederverzeichnis der Wirtschaftskammer gefordert, andererseits auch (mit dem Wort und" verknüpft) der Nachweis einer gültigen uneingeschränkten und unbefristeten Gewerbeberechtigung für die Erbringung der ausgeschriebenen Leistungen. Aus unserer Sicht weist ein aktueller Auszug aus dem Gewerberegister die gültige uneingeschränkte und unbefristete Gewerbeberechtigung nach, sodass die Vorlage eines solchen Gewerberegisterauszuges und eines aktuellen Firmenbuchauszuges ausreichen, um die Befugnis gemäß Punkt 4.2 nachzuweisen. Wir bitten um Bestätigung. Ja, wobei es sich um einen aktuellen Gewerberegisterauszug handeln muss, da der Gewerberegisterauszug allein ja sonst keine Information gibt, ob er noch gültig ist oder nicht mehr. Frage 8: Punkt (letzter Absatz): Der Eigenerklärung über die Mitarbeiteranzahl der letzten 3 Geschäftsjahre ist die Sozialversicherungsbestätigung beizulegen, aus der sich das Faktum der Vollzeitbeschäftigung als Dienstnehmer des Bewerbers inkl. der Verwendungsgruppe laut Kollektivvertrag für Wachorgane im Bewachungsgewerbe für die Jahre 2011, 2012 und 2013 ergibt. Der Beitragsgrundlagennachweis des Sozialversicherungsträgers enthält diese Angaben nicht. Diesbezüglich ist auch zu berücksichtigen, dass Mitarbeiter bereits vor dem Inkrafttreten des Kollektivvertrages, der die Verwendungsgruppen A-E vorsieht, in das Unternehmen des Bewerbers eingetreten sind und beim Sozialversicherungsträger angemeldet wurden. Parallel zum Beitragsgrundlagennachweis könnte der Bewerber die geforderte Auflistung gem. 5.2 heranziehen welches die von Ihnen gewünschten Daten (Vollzeitbeschäftigung und Verwendungsgruppe) enthält. Ist dieser Vorgang konform mit Ihren Teilnahmebedingungen? Grundsätzlich verweisen wir zum Thema Vorlage von Nachweisen auf die allgemeinen, einleitenden Festlegungen in Punkt 4.1., denen zufolge in einem ersten Schritt Eigenerklärungen zu diesem Punkt der Eignungskriterien möglich sind. Natürlich kann dabei auch eine entsprechende Auflistung der Gesamtmitarbeiterzahl gem Punkt 5.2 verwertet werden, wobei es in Punkt aber um eine Mindest- Personalausstattung (konkret: jährliches Mittel von 15 Dienstnehmern im Bereich Sicherheits/Bewachungsdienst) als Eignungskriterium (Knock-out-Kriterium) geht, in Punkt 5.2. hingegen um das Thema Mitarbeiterstabilität als Auswahlkriterium. Insofern sind diese Punkte zwar überschneidend, aber nicht identisch (im Detail wird auf die Ausschreibungsunterlage verwiesen). Bei der Festlegung in Punkt geht es darum, dass in Unternehmen, die neben Sicherheits- und Bewachungsdienstleistungen auch andere Dienstleistungen anbieten, zum Nachweis der Personalausstattung keine Mitarbeiter herangezogen werden sollen, die tatsächlich nicht im Bereich Sicherheits- bzw Bewachungsdienst tätig sind. Konkret wird in Punkt als Nachweis (siehe die Berichtigung oben!) angeführt: Erklärung über die Anzahl der Mitarbeiter der letzten drei Geschäftsjahre (Eigenerklärung inkl. Sozialversicherungsbestätigung, aus der sich das Faktum Vollzeitbeschäftigung als 5

6 Dienstnehmer inkl. der Verwendungsgruppe laut Kollektivvertrag für Wachorgane im Bewachungsgewerbe [A-E, siehe oben] für die Jahre 2010, 2011 und 2012 ergibt). Der Relativsatz ( aus der.. ) bezieht sich auf die Eigenerklärung, die durch Sozialversicherungsbestätigung zu unterlegen ist. Bitte beachten Sie, der Nachweis muss grundsätzlich nur für ein jährliches Mittel von 15 Mitarbeitern in den Jahren 2010, 2011 und 2012 erbracht werden (siehe 1. Satz des Punktes 4.5.2). Frage 9: Punkt 5. (1. Absatz): Bei wie vielen Bewerbern (wenn weniger als fünf Bewerber die Eignungskriterien erfüllen) wird das Verfahren nicht fortgesetzt? In diesem Zusammenhang wird auf 139 BVergG verwiesen. Frage 10: Werden auch Bewerber herangezogen, die mit dem Fünftbesten gleichauf liegen? Ja (Punkt 2.2 der Ausschreibungsunterlage). Frage 11: Punkt 5.1 (vorletzter Absatz): Was wird unter sicherheitstechnischer Betreuung verstanden? Inwieweit ist der Denkmalschutz bei der sicherheitstechnischen Betreuung für die Nennung einschlägige Referenzprojekte von Relevanz, insbesondere in Anbetracht der kumulativ zu erfüllenden Mindestanforderungen ( Stunden, mehr als jährlich Besucher, aus den letzten 3 Jahren) der Referenz? Hinweis: Da es in Österreich nur wenige Referenzen dieser Größenordnung gibt, würde der AG in jedem Falle den Wettbewerb sehr weit einengen. Grundsätzlich handelt es sich bei Punkt 5.1 um kein Eignungskriterium, also um kein Knock- Out-Kriterium sondern um ein Auswahlkriterium. Unter sicherheitstechnischer Betreuung sind Aufgaben wie in Punkt 1.3 (Gegenstand der Ausschreibung) umschrieben und vergleichbar zu verstehen. Der Denkmalschutz ist insofern relevant, als Schloß Schönbrunn und seine Nebengebäude unter Denkmalschutz stehen. Dem entsprechend sind Änderungen oder Umbauten nur in eingeschränktem Umfang möglich, was auch Auswirkungen auf die Möglichkeit der Durchführung von sicherheitstechnischen Änderungen und den Einbau sicherheitstechnischer Einrichtungen für die Durchführung von Sicherheits- und Bewachungsdienstleistungen hat. Darüber hinaus erfordert die Ausübung der Sicherheits- und Bewachungsdienstleistungen in einem denkmalgeschützten Gebäude einen der Zielrichtung des Denkmalschutzes, die in der Bewahrung und Erhaltung des Denkmals besteht, entsprechenden Umgang des eingesetzten Personals. Frage 12: Punkt 5.3. (Schulungskonzept): Wie viele Seiten darf die Beschreibung umfassen? Wir bitten um eine Zusammenfassung auf möglichst 3-5 Seiten. Frage 13: Punkt 5.7 (Qualitätsmanagementsystem): Wie viele Seiten darf die Beschreibung umfassen? Wir bitten um eine Zusammenfassung auf möglichst 3-5 Seiten. Frage 14: 6

7 Punkt 5.3 und 5.7 (Schulungskonzept und Qualitätsmanagementsystem): Eine autonome und subjektive Bewertung durch die einzelnen Kommissionsmitglieder und der gebildete Mittelwert erscheint unzulässig (vgl dazu BVA , N/0029-BVA/12/ ). Welche Personen umfasst die Bewertungskommission? Eine Entscheidung BVA , N/0029-BVA/12/ war für uns nicht auffindbar. Bei der Entscheidung BVA , N/0029-BVA/12/ ging es um das Thema Transparenz und konkret um die Notwendigkeit einer - im verfahrensgegenständlichen Fall nach Ansicht des BVA unzulänglichen - verbalen Begründung der Bewertungen. Grundsätzlich wurde der Einsatz der Bewertungskommission aber in der E nicht als unzulässig qualifiziert. Die Mitglieder der Bewertungskommission für das Ausschreibungsverfahren sind Ing. Gerhard Drucker, Dr. Franz Sattlecker, Wolfgang Bachler; Ersatzmitglied: Ing. Eduard Macourek. Der AG behält sich Änderungen in der Bewertungskommission aus internen organisatorischen Gründen vor. Bitte beachten Sie: Allfällige Anfragen sind nicht an die Mitglieder der Bewertungskommission sondern an Dr. Bettina Stomper-Rosam (siehe S 10 der Ausschreibung) zu richten. Frage 15: Beilage./4 Referenzliste: Ist das Muster in WORD-Format erhältlich? Sämtliche Beilagen (inkl. Referenzliste) werden als Word-Dokument auf bereit gestellt. Frage 16: In der 1. Berichtigung wurde der Umsatz auf 2 Mio herabgesetzt. Ist dies noch im Einklang mit den Referenzangaben beim Auswahlverfahren des Teilnahmeantrages? Ja. 7