Modellierung von Geschäftsprozessen

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1 Modellierung von Geschäftsprozessen Wie und Warum? 28. April 2015, Bayreuth Friedrich-von-Schiller-Str. 2a Bayreuth, Germany Telefon: Telefax:

2 Einführung in die Geschäftsprozess-Optimierung Aktuelle Herausforderungen Wie kann Prozessmanagement unterstützen? Funktion, Nutzen und Ziele von Geschäftsprozessen Geschäftsprozess-Modellierung Warum und wie? Prozess-Sicherheit Modellierung von Geschäftsprozessen, 28. April 2015, IHK für Oberfranken Bayreuth Seite 2

3 Warum Prozessmanagement? Ausgangslage: Hohe Fehlerquote Niedrige Qualität Falsche Rechnungen Schlechte Termintreue Niedrige Produktivität Kundenbeschwerden Sinkende Kundenbindung Geld geht verloren Stress Hoher Krankenstand... Modellierung von Geschäftsprozessen, 28. April 2015, IHK für Oberfranken Bayreuth Seite 3

4 Nicht digital: kostet und stresst

5 Digital: billiger und sicher

6 Es gibt viele Gründe! Ergebnis nach der Prozessoptimierung: Modellierung von Geschäftsprozessen, 28. April 2015, IHK für Oberfranken Bayreuth Seite 6

7 Prozessmanagement Bestehende Prozesse sollen dokumentiert bzw. dargestellt werden. Bestehende Prozesse sollen organisatorisch und/oder durch IT verbessert bzw. automatisiert werden. Neue Prozesse sollen eingeführt werden. Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM) ist das zentrale Instrument, um ein Ziel (egal wie klein) effizient zu erreichen. Modellierung von Geschäftsprozessen, 28. April 2015, IHK für Oberfranken Bayreuth Seite 7

8 Was ist ein Geschäftsprozess? Ein Geschäftsprozess ist eine Folge von Aktivitäten, die in einem logischen Zusammenhang stehen, inhaltlich abgeschlossen sind und unter Zuhilfenahme von Ressourcen und eingehenden Informationen durch Menschen und/oder Maschinen auf ein Unternehmensziel hin ausgeführt werden. Geschäftsprozessverantwortlicher Kundenanforderungen Wertschöpfung Ergebnis für Kunden Leistungsparameter (Ziel- & Messgrößen) Modellierung von Geschäftsprozessen, 28. April 2015, IHK für Oberfranken Bayreuth Seite 8

9 Beispiel einer Prozessmodellierung Prozessmodellierung der Ersatzteilbestellung Modellierung von Geschäftsprozessen, 28. April 2015, IHK für Oberfranken Bayreuth Seite 9

10 Wie unterstützt Prozessmanagement Ist-Problem: Permanenter Kostendruck Schlechtere Wettbewerbsfähigkeit durch höhere Kosten bei vergleichbaren Leistungen der Wettbewerber Wie kann Prozessmanagement unterstützen? Durch stetige Optimierung der Abläufe können Prozesskosten minimiert werden Durch eine stets aktuelle Übersicht kann zeitnah auf unvorhergesehene Veränderungen reagiert werden (à Realtime Enterprise) Modellierung von Geschäftsprozessen, 28. April 2015, IHK für Oberfranken Bayreuth Seite 10

11 Wie unterstützt Prozessmanagement Ist-Problem: Qualitätsdruck in Produkten und Dienstleistungen Produkte und Dienstleistungen werden zunehmend vergleichbar, Kunden informieren sich im Internet Qualität wird bei vergleichbaren Produkten zentral wichtig Wie kann Prozessmanagement unterstützen? Durch standardisierte Abläufe/Prozesse sinkt die Fehlerquote Kurzfristiges Controlling, Prozessüberwachung und Früherkennung von Fehlentwicklungen wird möglich Modellierung von Geschäftsprozessen, 28. April 2015, IHK für Oberfranken Bayreuth Seite 11

12 Ohne Messen kein Regeln Voraussetzung für Prozessmanagement: Erhebung/Aufnahme der Prozesse Dokumentation in geeigneter Form (z.b. BPMN) Verteilung des Prozesswissens an die Mitarbeiter Laufende Pflege/Anpassung der Dokumentation Zählen, Messen und Überprüfen an geeigneten Stellen im Prozess Stetiger Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand (Transparenz) Modellierung von Geschäftsprozessen, 28. April 2015, IHK für Oberfranken Bayreuth Seite 12

13 Benchmark: Verbesserungspotential Modellierung von Geschäftsprozessen, 28. April 2015, IHK für Oberfranken Bayreuth Seite 13

14 Interne Einflüsse Effizienzprobleme in Prozessen und ihre Auswirkungen Nicht beherrschte Prozesse Auswirkungen: Unzureichende Zeiterfassung Keine Dokumentation der Leistung Hohe Produktionskosten Hohe Prozesskosten Lange Durchlaufzeiten Unzureichende Liefertreue Mangelnde Lieferfähigkeit Hohe Bestände Die meisten Ursachen für die Nicht-Erfüllung von Anforderungen liegen bei den Prozessen und nicht bei den Mitarbeitern! Modellierung von Geschäftsprozessen, 28. April 2015, IHK für Oberfranken Bayreuth Seite 14

15 Externe Einflüsse Gesetzliche Rahmenbedingungen stellen hohe Anforderungen an die Unternehmen (z.b. die elektronische Rechnungslegung, Speicherung von Daten, Datenschutz, etc.) heterogene und komplexe System-Landschaften erschweren den Informationsfluss Informations-Sicherheit wird im Vergleich mit anderen Faktoren wie Kosten, Marktpreise, Wettbewerbsfähigkeit unterbewertet und eher als Kostentreiber und als Behinderung betrieblicher Abläufe angesehen. Modellierung von Geschäftsprozessen, 28. April 2015, IHK für Oberfranken Bayreuth Seite 15

16 Prozess- & IT Sicherheit Ursachen von Sicherheitsproblemen und Ineffizienzen: Unzureichend konfigurierte und administrierte IT-Systeme Unsichere Vernetzung und Internetanbindung Vernachlässigung von Sicherheitserfordernissen (intern&extern) Sicherheit von Smartphones und mobilen Datenträgern Mangelhafte Wartung von IT-Systemen Unzureichender Schutz vor Einbrechern (digitale Einbrüche) Digitalisierte Geschäftsprozesse helfen, Probleme und Lücken zu identifizieren und damit auch zu schließen. Modellierung von Geschäftsprozessen, 28. April 2015, IHK für Oberfranken Bayreuth Seite 16

17 IT-Sicherheit für Ihr Unternehmen Praxisgefahr IT Sicherheit Stellen Sie sich vor, morgen würde Ihr PC im Unternehmen nicht funktionieren, wie lange wären Sie bzw. Ihr Unternehmen arbeitsunfähig? Häufig falsche Einschätzung im Bereich KMU und Handwerk... Wir als kleines Unternehmen sind uninteressant... Es lohnt sich nicht, in unser IT-System einzudringen... Unsere Produkte und Daten bieten keine wertvollen Informationen Falsch heute ist jeder und alles Interessant! (Staat, Wettbewerber, Kriminelle, Hackerkids bzw. Langeweile) Modellierung von Geschäftsprozessen, 28. April 2015, IHK für Oberfranken Bayreuth Seite 17

18 BPM als Wettbewerbsvorteil Fragestellungen des Alltags: Sind für die morgigen Termine die Monteure, Materialien, Werkzeuge verfügbar? Sind die Kundendienst-Touren der kommenden Woche schon effizient geplant? Ist generell für reibungslose Arbeitsabläufe gesorgt? Wird mein bestehendes Kundennetz effizient gepflegt? Im Wettbewerb um Aufträge und Kunden wird die Steuerung aller Betriebsprozesse (z.b. durch eine Software) immer mehr zu einem elementaren Faktor des Unternehmenserfolgs. Modellierung von Geschäftsprozessen, 28. April 2015, IHK für Oberfranken Bayreuth Seite 18

19 Zieldreieck BPM BPM Ziele und Ansatzpunkte zur Optimierung Qualität =Konsequente Kundenorientierung Sicherheit Null-Fehler-Standard Längerfristig hoher Qualitätsstandard Max. Kapazitätsauslastung Niedrige Prozesskosten Geringer Ressourcenverbrauch Flexibel Integrativ Einfach verständlich Geringe Durchlaufzeiten Geringe Entwicklungszeiten Kurze Liefertermine Kosten =Abbau von Komplexität und Verschwendung Zeit =Reduktion von Reaktions- und Durchlaufzeiten Modellierung von Geschäftsprozessen, 28. April 2015, IHK für Oberfranken Bayreuth Seite 19

20 Vielen Dank! Prof. Dr. Torsten Eymann BF/M-Bayreuth Fraunhofer-Projektgruppe Wirtschaftsinformatik Friedrich-von-Schiller-Straße 2a Bayreuth Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Modellierung von Geschäftsprozessen, 28. April 2015, IHK für Oberfranken Bayreuth Seite 20