Vom Produktvorschlag bis zur Bereitstellung als Nationallizenz: Die Arbeit der Verhandlungsführer. Kristine Hillenkötter, SUB Göttingen

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1 Vom Produktvorschlag bis zur Bereitstellung als Nationallizenz: Die Arbeit der Verhandlungsführer Kristine Hillenkötter, SUB Göttingen Nationallizenzen 2009 Informationsveranstaltung der Verbundzentrale des GBV am in Göttingen

2 Überblick DFG-Nationallizenzen: Zielsetzung und Förderprogramme Aufgaben der Verhandlungsführer (allg.) Werkstattbericht aus der Arbeit der Verhandlungsführer: Durchführung der jährlichen Beschaffungsrunden Beschaffungsrunde I: Analyse der Produktvorschläge Beschaffungsrunde II: Verhandlungsführung und Antragstellung Beschaffungsrunde III: Erwerbung Beschaffungsrund IV: Freischaltung Weitere kontinuierliche Aufgaben der Verhandlungsführer Ausblick

3 DFG-Nationallizenzen: Zielsetzung u. Förderprogramme 2004 erste Fördermaßnahme der DFG zum Erwerb von Nationallizenzen Ziel: Bereitstellung abgeschlossener kostenpflichtiger elektronischer Publikationen im System der überregionalen Literaturversorgung. Deutlicher Bezug zum SSG-System Nur abgeschlossene Datensammlungen (Volltextdatenbanken und Zeitschriftenarchive) 100% Förderung durch die DFG Jährlich wiederkehrende Beschaffungsrunden Inzwischen ca. 110 Produkte erworben = NL Classics Seitdem Entwicklung weiterer Förderprogramme bei den DFG- Nationallizenzen Ziel: Bereitstellung kostenpflichtiger elektronischer Publikationen für die überregionale Literaturversorgung -> NLZ (Nationallizenzen für laufende Zeitschriften) -> Sonderfördermaßnahme für Aggregatordatenbanken (JSTOR, etc.) -> Multinationale Lizenzen im Rahmen von Knowledge Exchange Tendenz zu interdisziplinären und laufenden Produkten DFG-Förderung überwiegend anteilig (Beteiligungsmodelle) Projektcharakter

4 Aufgaben der Verhandlungsführer (allg.) I Umsetzung der Nationallizenz-Programme erfolgt im Auftrag der DFG durch die verhandlungsführenden Einrichtungen -> große SSG-Bibliotheken und die Zentralen Fachbibliotheken Staatsbibliothek zu Berlin GESIS / IZ Informationszentrum Sozialwissenschaften Bonn Universitätsbibliothek Frankfurt am Main Niedersächsische Staats- und Universitätsbibliothek Göttingen TIB Technische Informationsbibliothek Hannover Zentrale Fachbibliothek Wirtschaftswissenschaften, Kiel Universitäts- und Stadtbibliothek Köln Zentrale Fachbibliothek Medizin, Köln Bayerische Staatsbibliothek München Organisation der Verhandlungsführer (VHF) in der AG Nationallizenzen (mit DFG, VZG, EZB, ZDB)

5 Aufgaben der Verhandlungsführer (allg.) II Verhandlung, Erwerbung und Freischaltung der Nationallizenzen -> NL Classics: Durchführung jährlicher Beschaffungsrunden Produktvorschläge der Bibliotheken (DBV-AG SSG) Synopse und Prüfung der Vorschläge (AG NL) Verhandlung der Produkte (VHF) Dezentrale Antragstellung, incl. Nutzungsbericht (VHF) Begutachtung und Bewilligung der beantragten Produkte (DFG) Rechnungslegung und Vertragsabschlüsse (VHF) Einpflegen der Produktinformationen in NL-Website, DBIS, EZB und ZDB (VHF, EZB, ZDB) Anmeldung und Freischaltung der Nutzer (Nutzer via NL-Website, VHF) Wahrnehmung weiterer kontinuierlicher Aufgaben: Lfd. Betreuung der registrierten Nutzer Fürsorge für die Bearbeitung und Bereitstellung der eingekauften Metadaten zur Integration in die lokale Bibliothekskataloge, Verbünde, vascoda via VZG Fürsorge für die dauerhafte Bereitstellung der erworbenen Inhalte (local hosting, LZA) Beschaffung, Aufbereitung, Bereitstellung von Nutzungsstatistiken etc. (s.u.)

6 Beschaffungsrunde I: Analyse der Produktvorschläge Aufruf zum Einreichen von Produktvorschlägen durch die DBV-AG SSG (April) -> Wiss. Bibliotheken (über DBV Sektion IV und V) -> Forschungseinrichtungen (über WGL) -> Fachgesellschaften (über SSG-Bibliotheken) Sammlung der Produktvorschläge an der UB Frankfurt Prüfung der Produktvorschläge in der AG Nationallizenzen -> Übereinstimmung mit den DFG-Fördergrundsätzen -> Machbarkeit mit Blick auf das Produkt und den Anbieter Verteilung der Verhandlungsführung in der AG Nationallizenzen -> SSG-Zuständigkeit -> bestehende Geschäftsbeziehungen

7 Beschaffungsrunde II: Verhandlungsführung und Antragstellung Produktanalyse -> Inhalt und Umfang -> SSG-Bezug -> Fachliche u. technische Qualität (ggf. Kontaktaufnahme mit betroffenen SSG- Bibliotheken und Fachgesellschaften) -> Überschneidung mit anderen Digitalisierungsvorhaben / open access -> Rechtesituation -> Metadaten Kontaktaufnahme mit den Anbietern Einholen und Bewerten von Angeboten Verhandlung mit den Anbietern -> Preis (NL: Lokale Lizenz; Preis / Seite, Eintrag, ebook) -> Nutzungsbedingungen auf Basis der NL-Fördergrundsätze (z.b. Nutzergruppen, Verwendung Inhaltsdaten u. Metadaten, local hosting, etc.) Diskussion und Vorbereitung der Lizenzverträge Dezentrale Antragstellung bei der DFG (Juli/ August) (1 Sammelantrag pro VHF; 1 Datenblatt und Testzugang / Produkt) Veröffentlichung des Sachstands (

8 Beschaffungsrunde III: Erwerbung Information über Begutachtung und Bewilligung der Anträge durch die DFG (Okt. / Dez.) Weitergabe des Sachstands an die Anbieter Weitergabe des Sachstands an die Nutzer ( Abschluß der Lizenzverträge Rechnungslegung und Abwicklung des Kaufs (Inhalte, Metadaten, Zugang) Beschaffung der erworbenen Daten von den Anbietern (Bereitstelllung über phys. Datenträger oder per download) Weiterleitung der Metadaten an die VZG zur Aufbereitung und Bereitstellung Integration der erworbenen Inhaltsdaten in Speichersysteme zur Datensicherung

9 Beschaffungsrunde IV: Freischaltung I Einpflegen der neu erworbenen Produkte in das Content-Management- System (CMS) -> -> zentrales Instrument der VHF für die Verwaltung der NLs -> Information über die DFG-Nationallizenzen -> Präsentation des Angebotes -> Für Nutzer Plattform zur Anmeldung Einpflegen der neu erworbenen Produkte in DBIS, EZB, ZDB Sichtbarmachung der neu erworbenen Produkte im CMS unter Angebote Aufruf der VHF zur Anmeldung für die neu erworbenen Produkte (März / April) (zentral über HRK, wiss. Allgemeinbibliotheken und Spezialbibliotheken, außeruniversitäre Forschungseinrichtungen) Freigabe der Anmeldung via CMS zunächst für institutionelle, anschließend für private Nutzer

10 Beschaffungsrunde IV: Freischaltung II Prüfung der Anmeldungen zu den neu erworbenen Produkten unter Kenntnis der vertraglichen Vereinbarungen mit den Anbietern (berechtigte Nutzer), dabei Nachhalten der Statusmeldungen im CMS (in Prüfung, berechtigt, freigeschaltet) Weiterleitung der IP-Adressen der für ein Produkt angemeldeten Institutionen an den Anbieter Freischaltung der angemeldeten institutionellen Nutzer für die neu erworbenen Produkte durch den Anbieter (ca. 1 Jahr nach Meldung der Produktvorschläge, April/Mai) Unterstützung der zentralen Registrierungsmöglichkeit für Einzelnutzer bei der VZG (Übermittlung der Zugangspasswörter per Post, Klärung von Doppelanmeldungen oder Problemen bei der Briefzustellung; Zuständigkeit nach Ortsalphabet.)

11 Weitere kontinuierliche Aufgaben der Verhandlungführer Produktbezogen: Kontinuierliche Betreuung der Neuanmeldungen für die vom VHF erworbenen Produkte Hotline-Funktion für Zugriffsprobleme und Änderungsmeldungen, etc. für die vom VHF erworbenen Produkte (VHF = Schnittstelle zum Anbieter). Pflege von Nachweisinstrumenten und Mitarbeit bei der Optimierung der Bereitstellung von Metadaten Verantwortung für die Entwicklung von Lösungsmöglichkeiten für local hosting und Langzeitarchivierung Einholen und Aufbereiten von Nutzungsstatistiken nach COUNTER Standard -> Beschaffen der Statistiken vom Anbieter -> Aufbereitung der Statistiken für den zentralen NL-Statistikserver an der UB Frankfurt -> Erstellen von Nutzungsberichten für die DFG Produktübergreifend: Inhaltliche Pflege und Weiterentwicklung von CMS und NL- Website ( in Kooperation mit VZG Öffentlichkeitsarbeit Gremienarbeit

12 Ausblick Ab 2011 Überführung der DFG-Nationallizenzen in den Kontext der Allianz-Initiative Digitale Information ( Fortführung der Aktivitäten zur nationalen Lizenzierung im Rahmen der Allianz-AG Lizenzen (VHF SBB Berlin, UB Frankfurt, SUB Göttingen, BSB München via DFG und TIB Hannover, ZBW via WGL dort repräsentiert und an den Entwicklungen beteiligt.) Fortführung der DFG-Nationallizenzen in modifizierter Form als Allianz-Lizenzen Loslösung der nationalen Lizenzen vom SSG-System Förderung über Beteiligungsmodelle -> Veränderungen für die Arbeit der Verhandlungsführer: -> Neue Gremienstrukturen -> Neue Standards und Fördergrundsätze -> Neue Produkttypen im Focus -> Neue Kriterien für die Verteilung u. Organisation der Verhandlungsführung -> Neue Anforderungen an die Beschaffenheit der Lizenzverträge -> Neue Herausforderungen für die Beschaffung und das Management nationaler Lizenzen

13 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kristine Hillenkötter SUB Göttingen