Fortbildungsrahmenkonzept für die Stadtverwaltung Ulm

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1 Fortbildungsrahmenkonzept für die Stadtverwaltung Ulm Inhalt: 1. Präambel 2. Zuständigkeiten und Bedarfsermittlung 3. Finanzierung 4. Rechte und Pflichten der Beschäftigten 5. Genehmigung und Beteiligung Personalrat 6. Arbeitszeit, Freizeitausgleich und Kostenerstattung/-übernahme 7. Prüfung Rückzahlungsverpflichtung 8. Fortbildungstransfer 9. Inkrafttreten Anlage: Ermittlung des Fortbildungsbedarfs 1. Präambel Bedeutung der Fortbildung Die Fort- und Weiterbildung der Beschäftigten der Stadtverwaltung Ulm einschließlich deren Eigenbetriebe ist ein wichtiges Instrument der Personalentwicklung auf dem Weg zu einem bürger- und beschäftigtenorientierten, leistungsfähigen und wirtschaftlichen Dienstleistungsunternehmen. Die berufliche Fortbildung umfasst alle Aktivitäten um hierzu erforderliche Kenntnisse, Fertigkeiten und Fähigkeiten zu erhalten, der sich veränderten gesellschaftspolitischen Entwicklung und deren Anforderungen anzupassen und zu erweitern. Ein hohes Qualifikationsniveau und lebenslanges Lernen liegen im gemeinsamen Interesse von allen Beschäftigten und der Stadtverwaltung als Arbeitgeber. Fortbildungsmaßnahmen müssen alle Beschäftigtengruppen gleichermaßen berücksichtigen.

2 Zuständigkeiten und Bedarfsermittlung 2.1. Zuständigkeiten für Fachfortbildungen Für aufgabenspezifische Fortbildungen von einzelnen Beschäftigten sind die jeweiligen Fach-/Bereiche bzw. städtischen Abteilungen eigenverantwortlich zuständig. Fach-/Bereichsübergreifende, stadtinterne Fortbildungen Die Fach-/Bereiche und Abteilungen teilen ihren fach-/bereichsübergreifenden Fortbildungsbedarf der Zentralen Steuerung / Personal (ZS/P) mit. ZS/P stimmt den Fortbildungsbedarf mit den Fach-/Bereichen ab. Die Zentrale Steuerung plant und bietet bedarfsorientierte, fachübergreifende Fortbildungsveranstaltungen an. Die Planung umfasst insbesondere auch Fortbildungsveranstaltungen zur Verwaltungsmodernisierung (Einführung von Steuerungsinstrumenten, Führungskräftequalifizierung, Nachwuchsqualifizierung,...). Die Dienstleistung "Organisatorische Durchführung / Umsetzung von Fortbildungen" wird von ZD/P bzw. Dritten entsprechend individueller Vergabe erbracht. Die Verrechnung der von ZD/P erbrachten "Dienstleistung Fortbildung" erfolgt im Rahmen der internen Leistungsverrechnung." Projektbezogene Fortbildungen Projektbezogene Fortbildungen werden von der jeweils projektverantwortlichen Stelle geplant und durchgeführt. ZS/P berät darüber hinaus bei der Organisation von Fortbildungsveranstaltungen Bedarfsermittlung Die unmittelbare Führungskraft sorgt im Rahmen ihrer Führungsverantwortung dafür, dass die Beschäftigten die für eine wirksame Aufgabenerledigung erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Qualifikationen durch bedarfsorientierte Fortbildung erwerben. Der Bedarf wird vor allem im Mitarbeitergespräch zwischen der Führungskraft und dem/der Mitarbeiter/in ermittelt. Die Führungskraft meldet den notwendigen Fortbildungsbedarf der nächsten, budgetverantwortlichen Führungsebene. Diese stimmt den Fortbildungsbedarf ab und meldet diesen an ZS/P weiter. Beratung zur Bedarfsermittlung kann bei ZS/P nachgefragt werden. 3. Finanzierung Fachfortbildungen u. fach-/bereichsübergreifende, stadtinterne Fortbildungen Die Abteilungen bzw. Fach-/Bereiche sorgen im Rahmen ihres Budgets dezentral für die notwendige Finanzierung der Fachfortbildungen. Für fach-/bereichsübergreifende Fortbildungen werden zusätzliche Haushaltsmittel bei ZS bereitgestellt.

3 - 3 - Projektbezogene Fortbildungen Für projektbezogene Fortbildungen werden von der jeweils projektverantwortlichen Stelle im Rahmen des Projekts Haushaltsmittel bereitgestellt Fortbildungen nach dem LPVG Für Fortbildungen von Personalräten nach 47 Abs. 5 Landespersonalvertretungsgesetz (LPVG) werden Haushaltsmittel vom jeweiligen Fach-/ Bereich bereitgestellt. Für Fortbildungen von Mitgliedern des Gesamtpersonalrats werden Haushaltsmittel bereitgestellt. 4. Rechte und Pflichten der Beschäftigten 4.1. Recht zur Fortbildung Die Stadt fördert die Fortbildung ihrer Beschäftigten ( 56 Abs. 3 GemO). Jede/r Beschäftigte hat das Recht sich fortzubilden, sofern dies im dienstlichen Interesse vertretbar ist. Eine Mehrfertigung der Teilnahmebescheinigung über die Fortbildungsveranstaltung ist auf Antrag des/der Beschäftigten in die Personalakte aufzunehmen Pflicht zur Fortbildung Jede/r Beschäftigte ist verpflichtet sich fortzubilden. Dies gilt insbesondere für die Teilnahme an dienstlichen Fortbildungsveranstaltungen. Die Teilnahme an einer Fortbildung darf nicht gefordert werden, wenn sie dem/der Beschäftigten aus triftigen Gründen nicht zumutbar ist. Die Beschäftigten selbst sind außerdem gehalten, im Rahmen der gebotenen Möglichkeiten (z.b. Fachliteratur, Veröffentlichungen, Medien, etc.), ihre Qualifikation zu erhalten bzw. auszubauen. 5. Genehmigung und Beteiligung Personalrat 5.1. Genehmigung Die Genehmigung der Teilnahme an Lehrgängen und Fortbildungen, die nicht dienstlich angeordnet sind, richtet sich nach der jeweils gültigen Zuständigkeitsordnung der Stadt Ulm Beteiligung des Personalrats Der Personalrat hat, soweit eine tarifliche oder gesetzliche Regelung nicht besteht, über allgemeine Fragen der beruflichen Fortbildung und Weiterbildung mitzubestimmen ( 79 LPVG). Der zuständige Personalrat wirkt bei der Auswahl der Teilnehmer/innen an Fortbildungssowie Weiterbildungsveranstaltungen mit ( 80 LPVG). 6. Arbeitszeit, Freizeitausgleich und Kostenerstattung/-übernahme 6.1. Arbeitszeit Mit der notwendigen Abwesenheit für die Teilnahme an ganztägigen Fortbildungen am Dienstort gilt die regelmäßige, tägliche Arbeitszeit (ein Fünftel der wöchentlichen Arbeitszeit) als erfüllt.

4 - 4 - Bei Fortbildungen, für die die notwendige Abwesenheit weniger als sechs Stunden beträgt, ist die Abwesenheit auf die regelmäßige tägliche Arbeitszeit anzurechnen. Teilzeitbeschäftigten ist der tatsächliche Zeitaufwand, bei ganztägigen Fortbildungen ein Fünftel der wöchentlichen Arbeitszeit einer entsprechenden Vollzeitkraft, auf die wöchentliche Arbeitszeit anzurechnen. Bei Fortbildungen, die außerhalb des Dienstortes stattfinden, umfasst die Arbeitszeit die Fortbildung (ohne Pausen) und die jeweils notwendige Reisezeit (ab und bis Dienstort). Die vorgenannten Regelungen gelten auch für Fortbildungen, die teilweise im privaten Interesse liegen Freizeitausgleich Wird bei im dienstlichen Interesse stehenden Fortbildungen die durchschnittliche regelmäßige tägliche Arbeitszeit (ohne Pausen) überschritten, haben die Beschäftigten einen Anspruch auf Freizeitausgleich. Dies gilt für Teilzeitbeschäftigte entsprechend Kostenerstattung/-übernahme Die Kosten für Fortbildungen (Teilnahmegebühren, Lernmaterial, etc.) werden übernommen. Die notwendigen Reisekosten werden nach dem Landesreisekostengesetz (LRKG) erstattet. Fortbildungen, die nur teilweise im dienstlichen Interesse liegen bedürfen einer vorherigen, schriftlichen Qualifizierungsvereinbarung über einen Eigenanteil (z.b. Kostenbeteiligung, unentgeltliche Inanspruchnahme von Freizeit) des/der Beschäftigten, sofern für angebotene Fortbildungen keine Eigenanteile seitens ZS/P, in Absprache mit dem Gesamtpersonalrat, benannt wurden. 7. Prüfung Rückzahlungsverpflichtung Bei Fortbildungen, die einen qualifizierten Abschluss des/der Beschäftigten zum Ziel haben, ist von der kostentragenden Stelle vor der Maßnahme zu prüfen, ob im Fall des Ausscheidens der/die Beschäftigte verpflichtet werden soll, die von der Stadt übernommenen Fortbildungskosten zurückzuzahlen. Dies gilt nur in dem Fall, wenn der/die Beschäftigte die Beendigung des Dienst- oder Arbeitsverhältnisses zu vertreten hat. Weitere Erläuterungen können bei ZS/P angefordert werden. 8. Fortbildungstransfer 8.1. Vor- und Nachbesprechung Vor der Fortbildung sollen die unmittelbaren Führungskräfte zusammen mit den Beschäftigten über die Problemstellungen vor Ort und die Umsetzung der zu erwerbenden Kenntnisse sprechen. Nach der Fortbildung haben die Beschäftigen die Führungskräfte über das Erlernte und ggf. daraus abzuleitende Maßnahmen in geeigneter Form zu informieren (z.b. mündlicher Bericht, Information im Jour Fixe oder schriftliche Kurzzusammenfassung oder Umlauf der erhaltenen Unterlagen) Weitergabe des erlangten Wissens Erworbenes Fachwissen soll auch an betroffene Beschäftigte weitergeben werden.

5 Inkrafttreten Dieses Fortbildungsrahmenkonzept tritt mit Wirkung zum in Kraft; gleichzeitig wird das bisherige Fortbildungsrahmenkonzept vom aufgehoben. Ulm, den 25. November 2005 gez. Ivo Gönner Oberbürgermeister

6 - 6 - Anlage zum Fortbildungsrahmenkonzept Ermittlung des Fortbildungsbedarfs Die Fortbildungsbedarfsanalyse soll sicherstellen, dass ein Seminarangebot auf die Bedürfnisse der potentiellen Teilnehmerinnen und Teilnehmer und auf die Notwendigkeiten in der Abteilung abgestimmt ist. Eine fundierte Bedarfsanalyse kostet Zeit und bedeutet Aufwand; ohne sie kann aber weder eine gezielte Planung der internen und auch externen Fortbildung erfolgen. 1. Beurteilungs- und Mitarbeitergespräche zwischen den Führungskräften und den Beschäftigten geben wichtige Hinweise auf Fortbildungswünsche und -bedarfe. 2. Die nachstehenden Fragestellungen können die Bedarfsermittlung zusätzlich erleichtern: zu den Beschäftigten - Reichen die fachlichen Kenntnisse auch für die Zukunft aus? - Sind die sozialen Kompetenzen entsprechend den Anforderungen vorhanden? (z.b. Teamfähigkeit, Konfliktmanagement, Kommunikation, Führungseigenschaften, Fähigkeit zur Eigenverantwortung, etc.) - Werden Fähigkeiten benötigt, um selbständig Wege und Mittel für die Aufgabenerfüllung zu erlangen? (sog. Methodenkompetenz - z.b. Moderation, Präsentation, Kreativitäts- und Arbeitstechniken) - Welchen Fortbildungsbedarf gibt es für die Beschäftigten, die in absehbarer Zeit aus der Beurlaubung zurückkehren? - Gibt es aktuellen Handlungsbedarf bzw. Problemstellungen? (kritische Zwischenfälle, Beschwerden, Fluktuationsquote, etc.) - Sind die Beschäftigten über Ihre Rechte und Pflichten sowie über die Organisationsstruktur der Verwaltung informiert? zur Organisation - Gibt es anstehende Organisationsveränderungen, die durch Fortbildungen unterstützt werden müssen? Benötigen wir hierzu eine Begleitung (z.b. Coaching)? - Ist eine Ablauf- oder Prozessoptimierung der bestehenden Organisation notwendig? (z.b. zur Förderung der Kundenorientierung, Dienstleistungsqualität) - Benötigen wir neue Formen der Zusammenarbeit? (z.b. Teams, Arbeitsgruppen bzw. Projektgruppen) - Welche technischen Entwicklungen kommen künftig auf Ihren Bereich zu? (z.b. andere Software-Verfahren, etc.) - Ist eine Qualifizierung der Beschäftigten notwendig, damit die Organisationseinheit wettbewerbsfähig wird?