Prozesse, Dokumentationsstruktur und Nachweisführung Betriebsdatenerfassung - vom Papier zur IT-gestützten Lösung - Ulrike Pannek Change and Implementation Consult GmbH 22.9.2014 Pro Agro Praxis-Workshop
Welcher Prozess ist besser und warum?
Warum ist die Formel 1 Crew besser? 1. Präzise formuliertes Ziel 2. Standardisierter Prozessablauf 3. Erfassung von Daten und Dokumentation 4. Ständige Messung 5. Steuerung entsprechend der Datenlage
1. Präzise formuliertes Ziel Information für Ihre Kunden und von Ihren Lieferanten: Füllmenge Gewicht Zutaten und Menge (allergene Zutaten) Mindesthaltbarkeit Nährwert mit allen geforderten Details Ggfs. Ursprungs-/Herkunftsland Sonstige Lebensmittelkennzeichnungen Format Etc. Rückverfolgbarkeit Kosteneffizienz
2. Standardisierte Prozessabläufe sind die besten Prozessabläufe im Hinblick auf die Zielsetzungen Effizienz/Wirtschaftlichkeit Qualität Durchlaufzeit Dokumentation/Kennzeichnung
Welche Prozesse müssen auf das Ziel abgestimmt werden? Einkauf/Wareneingang, Fertigung und Warenausgang die richtige Informationen von allen Lieferanten Standard-Kommunikations-Weg Format Dokumentation Komplexität des Einkaufs Einkaufsstrategie Automatisierungsgrad
Welche Prozesse müssen auf das Ziel abgestimmt werden? Einkauf/Wareneingang, Fertigung und Warenausgang Messpunkte Erfassung von Daten Systeme Fertigungsablauf Schulung Rückverfolgung Dokumentation und Archivierung
Welche Prozesse müssen auf das Ziel abgestimmt werden? Einkauf/Wareneingang, Fertigung und Warenausgang Richtige Information mit dem richtigen Produkt Form (Papier, Etikett, Barcode etc.) Unterschiede bei unterschiedlichen Kunden Erfassung der Informationen Prozesssicherheit des internen Arbeitsprozess
Die gesamte Prozesskette muss an einem Strang ziehen und die gesetzlichen Anforderungen an Kennzeichnungspflicht und Rückverfolgbarkeit in gleichem Maße umsetzen. Landwirt Mühle Großhandel Bäcker Verbraucher
Dafür ist folgende Voraussetzung notwendig Standardisierung der Kennzeichnung und des Datenaustauschs Information Format Dokumentationsform Kommunikationsmittel Abgestimmte Prozesse zwischen den Prozess-Teilnehmern Standardisierte Arbeitsanweisungen Betriebsdatenerfassung bei allen Prozessteilnehmern
Beispiel elektronische Patientenakte Einhaltung von Dokumentationsverpflichtungen der Ärzte (10-30 Jahre inkl. Historie) Rückverfolgung von sterilisiertem Medizingeräten, Betäubungsmitteln etc. Austausch Laborberichte, Röntgenbilder und Befunde, Rechnungen, Lesen von unterschiedlichsten Barcodes Erfüllung gesetzlich vorgeschriebener Prozesse Gleichtakt aller Abteilungen eines Krankenhauses für die Patientendokumentation
Beispiel Automobilhersteller und Zulieferer zur Standardisierung Verwendung von Normen bzw. Transaktionsstandards wie z.b. VDA-Standard, Odette bzw. EDI Fact Übermittlung strukturierter Daten mittels festgelegter Nachrichtenstandards Z.B. durch Standardisierung der Etikettierung von Ladungshilfsmitteln oder Einzelteilen sowie best. Datensatzformate für Lieferabrufe Validierung und Automatisierung über Scanner, Barcodes und RFID Einsatz Webbasierter Informationstechnologie
3. Erfassung von Daten prozess- und bedarfsorientiert Schulungen Office SharePoint Kennzahl IT-System/ Dienst Prozess/ Aufgabe/ Aktivität Rolle/ Org.-Einheit Dokument/ Geschäftsobjekt Beschäftigte Netzwerke Team Bearbeiter Führungskraft Arbeitsanweisungen Vorlagen Checklisten Gesetzliche Anforderungen Intranet Internet Fachwissen Verfahrensdaten Etikett
Welche Daten sind wichtig? Ausgerichtet am gesetzten Ziel - Daten zur Lebensmittelkennzeichnung - Qualitätszahlen (DLZ, Überschreiten von Haltbarkeitsdaten, Ausschuss ) - Prozessdaten (Durchlaufzeiten, Verspätung, Termineinhaltung, Instandhaltung, Herkunftsdaten, Empfängerdaten) - Kosten (Transport, Fracht, Einkauf )
Welche Arten von Dokumenten sind notwendig? Produktbezogene Dokumentation: Stücklisten der Bestandteile des Lebensmittels mit den entsprechenden Lieferanten Stammdaten (Nährwertangaben zu Bestandteilen) Chargennummern von Waren Prozessbezogene Dokumentation: Verfahrensanleitung Arbeitsanweisungen Checklisten Instandhaltungsplanung
4. Ständige Messung "Miss es oder vergiss es." Grundsatz des TQM, Total Quality Management "Was du nicht messen kannst, kannst du nicht lenken." Peter Drucker, US-amerikanischer Ökonom
um besser zu werden führt zu Prozesssicherheit
5. Steuerung im Sinne unseres Formel 1 Teams durch klare Ziele optimale Prozesse die Erfassung der richtigen Daten Messung permanente Verbesserung
Idealerweise ist alles verknüpft, jedoch sehr komplex
Daher ist Struktur wichtig
Prozess-Ebenenkonzept Ebene 1: Prozesslandkarte Ebene 2 bis 4: Haupt- und Teilpozesse Ebene 5 bis 7: Detailprozesse
Weitere Details mit Rollen, IT-Systeme, Daten, Kennzahlen
Instrumente für die Prozessanalyse am Markt BIC Design Aris Adonis Visio Igrafx Für den Start als Freeware erhältlich BIC free Aris Express Adonis Community Edition
Automatisierung und Steuerung
Die Betriebsdatenerfassung birgt die Chance für Effizienzsteigerungen. Nicht weil es schwer ist, wagen wir es nicht, sondern weil wir es nicht wagen, ist es schwer! Lucius Annaeus Seneca