Technical Documentation (TESTD) Herzlich willkommen bei SMA!

Technical Documentation (TESTD) Herzlich willkommen bei SMA! Vortrag tekom-regionalgruppe Mitte am 28. August 2012

Agenda 1 Überblick über 2 Abteilung Technical Documentation 3 Terminologie Holger Thater 2

1. Das Unternehmen SMA ist weltweiter Markt- und Technologieführer im Bereich von Solar- Wechselrichtern: Umfassende Produktpalette Globale Präsenz Divisionale Struktur Exzellenter Service Hohe Innovationskraft Besondere Unternehmenskultur Holger Thater 4

SMA bedient weltweit alle Marktsegmente Alle Photovoltaikanwendungen Alle Leistungsbereiche Alle Modultypen On-Grid Residential < 2 kw Kristalline Module Off-Grid Backup Residential 2 kw bis 30 kw Commercial 30 kw bis 500 kw Industrial Bis > 1 MW Dünnschicht- Module Konzentrator- Module Jedes Marktsegment hat andere Produktanforderungen. Holger Thater 5

SMA ist weltweit in 21 Ländern vertreten Chile Kanada USA Deutschland Belgien Frankreich Griechenland Großbritannien Italien Polen Portugal Spanien Tschechien Südafrika Australien China Indien Japan Südkorea Vereinigte Arabische Emirate Thailand Im ersten Halbjahr 2012 erzielten wir mehr als 50 Prozent des Umsatzes im Ausland. Holger Thater 6

Geschichte der Abteilung Technical Documentation bei SMA Erster Technischer Redakteur bei SMA Die dritte Gruppe kommt hinzu: Innovative Energiesysteme HERKULES: Konsequente Ausrichtung auf die Kundenbedürfnisse 1998 2003 2005 2007 2011 2012 Aufteilung in zwei Themen-Gruppen: Solar und Industrie- Computer jeder macht alles Bündelung aller Aktivitäten in der Abteilung Technische Dokumentation Spezialisierung Eine Abteilung, zwei Gruppen, zehn Teams, 51 Mitarbeiter Holger Thater 8

Organisation der Abteilung Technical Documentation Eine Abteilung, zwei Gruppen, zehn Teams. Insgesamt 51 Mitarbeiter*. Technical Documentation Abteilungsleiter, Jürgen Sapara Technische Redaktion Schnittstellenmanagement Standard & Innovation Übersetzungsmanagement Gruppenleiter Holger Thater Teamleiterin Verena Drews Teamleiter Felix Hauk Gruppenleiter (komm.) Jürgen Sapara Technische Redaktion (MPS) Dokumentation & Fertigungsunterlagen Technische Redaktion (PPS) Technische Redaktion (OGS) Technische Redaktion (CS) Technische Illustration 17 Technische Redakteure 6 Technische Illustratoren Marketing & Presse Software & Sonderprojekte 11 Technische Fachübersetzer, 3 davon Terminologen Holger Thater *inkl. Praktikanten & stud. Hilfskräften 9

Ein Zahlen-Überblick Technische Redaktionen > Neuerstellung & Überarbeitung > 2011: 311 > 2010: 297 Technische Illustrationen > Ca. 30 Grafiken pro Dokumentation (rund 9.000 gesamt) > 247 Aufklebervorlagen > 90 Kataloggrafiken (70 davon in 9 Sprachen) > Key-Kunden Support ca. 300 350 Grafiken Übersetzungsdienstleistungen > Ca. 400.000 übersetzte DIN A4 Seiten Erzeugte Terminologie-Einträge > Ende 2012: 5.000 2011: ca. 3.200 2010: ca. 1.200 Holger Thater 10

Genutzte Software Technische Redaktion > Adobe FrameMaker > SCHEMA ST4 > XMetaL > Adobe InDesign > Across CrossAuthor > Congree (perspektivisch) Technische Illustration > Corel Designer > Adobe InDesign > Dassault Systems 3DVia > Deep Exploration Right Hemisphere Übersetzungsmanagement > Plunet Business Manager > Across CrossTank > Across CrossTerm Holger Thater 11

Technische Redaktion > Was? Zielgruppengerechte Informationsprodukte schreiben, u.a. o Installationsanleitungen o Betriebsanleitungen o Wartungsanleitungen Zulieferdokumentationen prüfen > Mit wem? Hardware- und Software-Entwicklung Produktmanagement > Für wen? Endkunden Fachhandwerker, Anlagenplaner, Servicetechniker OEM (z.b. Schüco) Holger Thater 12

Technische Illustration > Was? Illustrationen erstellen, u.a. o Blockschaltbilder o Wirkungsgradkurven o Diagramme o Prinzip- oder Montagegrafiken Aufklebervorlagen erstellen > Für wen? Technische Redaktion Produktmanagement Entwicklung Marketing Holger Thater 13

Schnittstellenmanagement > Was? Zertifikate erstellen, u.a. o CE-Erklärungen o Länderspezifische Zertifikate o Konformitätserklärungen Dokumentationen fertigstellen (Satz, Layout, Druckauftrag) und veröffentlichen (Internet & Intranet) > Mit wem? Externe Druckdienstleister, Stammdatenmanagement, Einkauf > Für wen? Hardware- und Software-Entwicklung Produktmanagement Technische Redaktion Holger Thater 14

Übersetzungsmanagement > Was? Schriftgut übersetzen in mehr als 10 Standardsprachen, u.a. o Marketing- und Pressetexte o Fertigungsunterlagen und Dokumentationen o Softwareoberflächentexte und sonstige Texte Für einheitliche Benennungen und deren Verbreitung sorgen (Terminologie) > Mit wem? Externe Sprachdienstleister und Freelancer > Für wen? Alle Abteilungen von SMA Holger Thater 15

Warum unternehmensweit einheitliche Terminologie? > Uneinheitliche/unklare Benennungen stehen im Widerspruch zu unserer Technologie- Führerschaft und dem Corporate Language Guide > Um Wildwuchs von Bezeichnungen durchgehend zu verringern und damit Kosten zu reduzieren Insel-Wechselrichter und Inselnetz-Wechselrichter sind für Übersetzer nicht automatisch als das Gleiche zu erkennen Uneinheitliche Benennungen für gleiche Teile, wie Luftaustrittsgitter/Lüfterkiemen/Griffabdeckungen führen intern & extern zu Rückfragen, ggf. zu fehlerhafter Ersatzteillieferung Kundenzufriedenheit zu erhöhen und Image-Schaden zu verringern Einheitliche Terminologie ist konsistent, genau, transparent, erfolgt koordiniert, ist früh im Prozess eingebunden und steht im Einklang mit dem Corporate Language Guide Holger Thater 17

Rückblick und Status > Richtige Terminologie-Arbeit bei SMA seit 2008 davor eigentlich eher operative Klärung von Benennungen, die im Übersetzungsprozess Probleme gemacht haben > Aufbau eines Terminologie-Kreises mit Marketing und Entwicklung und regelmäßige Treffen > Erstellung eines Terminologie-Leitfadens (heute zum Großteil übergegangen in Corporate Language Guide der Unternehmenskommunikation) > Mitarbeit im Prozess für Produktnamen > 2010 und 2011 insgesamt 3 Terminologen Erstbefüllung der Terminologiedatenbank (aktuell rund 4500 Terme (in DE & EN) definiert) > Terminologie-Datenbank crossterm web ist konzernweit verfügbar > Übersetzungsgerechtes Schreiben ist etabliert Holger Thater 18

Praktische Durchführung > Nutzung von Across V5, um die SMA-Terminologie in Deutsch und Fremdsprachen abzubilden: SMA-Terminologen sichten, prüfen und erzeugen Vorzugsbenennungen für spezielle Fachgebiete wie Solarenergie, Elektrotechnik oder Marketing. > Vereinheitlichen bzw. Definieren dieser SMA Vorzugsbenennungen sorgt für unternehmensweite Einheitlichkeit und verringert Missverständnisse. > Herausforderung: Spezielle Kundenwünsche Berücksichtigung der jeweiligen nationalen Anforderungen (Zusammenarbeit mit den verschiedenen Niederlassung) Sensibilisieren der internen Kunden für Wichtigkeit der Terminologie Holger Thater 19

1. Eingang Terminologie-Anfrage > Anfrage erfolgt per Email-Sammelpostfach aus der TD, aber auch anderen Unternehmensbereichen: Marketing, Produktmanagement, Entwicklung Beginn der Termdefinition mind. in DE interne und externe Übersetzer Beginn der mehrsprachigen Terminologiearbeit Bei einer Termanfrage werden in der Regel mitgeliefert: Termdefinition Gewünschte Definitionssprachen (DE + EN i.d.r. Standard) Holger Thater 20

2. Terminologie-Anfrage prüfen > Anfrage wird von Terminologen geprüft: Klärung auf Vollständigkeit der benötigten Angaben Klärung des Kontextes Klärung von falschen Anfragebegriffen mit dem Auftraggeber Holger Thater 21

3. Terminologie-Anfrage prüfen > Anfrage wird von Terminologen geprüft: Klärung auf Vollständigkeit der benötigten Angaben Klärung des Kontextes Klärung von falschen Anfragebegriffen mit dem Auftraggeber Ameise vs. Ameise Holger Thater 22

4. Terminologie-Anfrage bearbeiten > Term recherchieren und Terminologische Einheit festlegen Vorzugsbenennung Negativterme > Kommunikation über separates Verwaltungstool (JIRA) Holger Thater 23

5. Terminologie erfassen/pflegen > Übernahme in Across, ggf. Vorzugsbenennung mit Niederlassungen abstimmen > Terminologische Einheit freigeben > Email-Benachrichtigung Auftraggeber Holger Thater 24

Firmeninterne Verfügbarkeit über CrossTerm Web Holger Thater 25

Externe Verfügbarkeit über Across Holger Thater 26

Exkurs: Termextraktion (TE) > bei Dokumentation für neue Produkte, TE vor erster Übersetzung > Importieren in und Abgleich mit CrossTank > Ergebnis: Begriffsliste Begriff schon im CrossTank vorhanden für diese Sprache Holger Thater 27

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!