Projekthandbuch Erziehungsrat

Kanton St.Gallen Bildungsdepartement Erziehungsrat Projektmanagement des Erziehungsrates Projekthandbuch Erziehungsrat Bereich Volksschule Grundsätze, Standardprojektstruktur, Rollen und Checklisten Vom Erziehungsrat erlassen am 14. März 2014

Inhalt 1 Auftrag 3 2 Projektablauf 3 2.1 Projektphasen 3 2.1.1 Auftragsklärung 3 2.1.2 Projektbeschrieb 3 2.1.3 Projektplanung 4 2.1.4 Projektdurchführung 4 2.1.5 Projektabschluss 4 2.2 Ablauf bei Projekten im Bereich Volksschule 5 3 Projektstruktur 6 4 Rollen im Projekt 7 4.1 Auftraggeber 7 4.2 Lenkungsausschuss 7 4.3 Projektleitung 8 4.4 Amt für Volksschule 9 4.5 Begleitgruppe (Anspruchsgruppen) 9 4.6 Arbeitsgruppen und externe Berater 9 5 Checklisten 10 5.1 Projektbeschrieb in Auftrag geben 10 5.2 Projektbeschrieb erarbeiten 10 6 Projektübersicht zuhanden des Erziehungsrates 12 6.1 Ziel 12 6.2 Inhalte 12 6.3 Bearbeitung 12 Projekthandbuch Erziehungsrat: Bereich Volksschule 2/14

1 Auftrag Ein Projekt ist ein zielorientiertes, einmaliges Vorhaben, das aus einem Satz von abgestimmten, gelenkten Tätigkeiten mit Anfangs- und Endterminen besteht und unter Berücksichtigung von Rahmenbedingungen bezüglich Zeit, Ressourcen und Qualität ein vordefiniertes Ziel erreicht. Im Kanton St.Gallen gibt es im Bezug auf die Projektarbeit bei Schulentwicklungsprojekten eine lange Tradition des Miteinbezugs von verschiedenen Interessengruppen und Beteiligten. An dieser Tradition will das vorliegende Projekthandbuch anknüpfen. Da bei Projekten jedoch immer wieder Fragen und Konflikte im Bezug auf Rollen und Strukturen aufkommen, müssen diese vorgängig festgelegt werden. Das vorliegende Projekthandbuch definiert nun auf Basis der Grundsätze und Checklisten für das departementsübergreifende Projektmanagement der Regierung eine Standard-Projektstruktur für Erziehungsratsprojekte im Bereich der Volksschule. Für die Mittelschulen, für welche der Erziehungsrat auch zuständig ist, gibt es ein eigenes Handbuch. Das vorliegende Handbuch wurde vom Erziehungsrat am 15. März 2014 erlassen und ist für alle Beteiligten verbindlich einzuhalten. 2 Projektablauf 2.1 Projektphasen Es ist sinnvoll, ein Projekt insgesamt als Prozess und die Phasen als Teilprozesse zu verstehen. Projektphasen werden in der Regel durch Meilensteine abgeschlossen. Jede Phase hat deshalb einen Input, der von aussen kommt oder das Ergebnis der vorhergehenden Phase ist, und einen Output, der an die nächste Phase weitergegeben wird. Jede Phase muss ein klar definiertes Ergebnis haben, mit dem sie abgeschlossen werden kann. Der Auftraggeber entscheidet über das weitere Vorgehen. 2.1.1 Auftragsklärung Vor Beginn des Projekts ist zu klären, welche Ziele das Projekt verfolgen soll (Produkt / Leistung / Wirkung). Dies ist von den Auftraggebern bereits in der Auftragserteilung zu definieren ( vgl. Ziff. 5.1, Checkliste «Projektbeschrieb in Auftrag geben»). Die Projektbeteiligten sollen auch die Möglichkeit erhalten, zu den Zielen und Rahmenbedingungen Stellung zu nehmen und die Realisierbarkeit einzuschätzen (vgl. Ziff. 5.2, Checkliste «Projektbeschrieb erarbeiten»). Es gilt der Grundsatz: «Besondere Sorgfalt in der Auftragsklärung». Deshalb ist in dieser Phase nebst ersten Lösungsansätzen und einer Kostenschätzung eine Chancen-Risiko-Analyse unverzichtbar. Frühzeitige Festlegungen über die Umsetzung der Ziele sollten dagegen grundsätzlich vermieden werden. 2.1.2 Projektbeschrieb Im Projektbeschrieb wird der Sachverhalt, welcher zur Initialisierung des Projekts führte, dargelegt. Weiter sind die Vorleistungen aus der Auftragsklärung und deren Konsequen- Projekthandbuch Erziehungsrat: Bereich Volksschule 3/14

zen für das Projekt wiederzugeben. Der Projektbeschrieb wird vom Auftraggeber verabschiedet (vgl. Ziff. 4.1, Rolle «Auftraggeber»). Zentral im Projektbeschrieb sind die Projektziele. Diese sind smart (spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert) zu beschreiben. Für die Erreichung der Ziele sind sofern dies möglich und sinnvoll ist Lösungsansätze und das geplante Vorgehen mit Meilensteinen anzugeben. Dazu sind die Formen der Freigabe und Berichterstattung für jeden Meilenstein sowie für die Ergebnisse zu bestimmen. In einem weiteren Kapitel ist deutlich zu machen, welche Abhängigkeiten, Parallelitäten und Abgrenzungen zu anderen Projekten oder Geschäften bestehen. Schliesslich sind die Projektorganisation sowie die Kompetenzen und Ressourcen zu kl ä- ren. Für Projekte ist in der Regel ein Lenkungsausschuss vorzusehen (vgl. Ziff. 4.2, Rolle «Lenkungsausschüsse»). 2.1.3 Projektplanung Die Art der Projektplanung hängt von der Komplexität und Dauer eines Projektes ab. Für einfachere Projekte wird die Projektplanung in der Struktur des vom Auftraggeber freigegebenen Projektbeschriebs vorgenommen, komplexere Projekte bedürfen einer detaillierten Vorgehensplanung. Dazu gehören im Wesentlichen die Strukturierung des Projektes in Vorgänge und Meilensteine, deren Terminierung, die Planung von Ressourcen und der zur Verfügung stehenden Sachmittel. Im Projektplan ist weiter zu beschreiben, wann und in welcher Form die Anspruchsgruppen einbezogen und über das Projekt informiert wird. Dazu gehören alle Einzelpläne, die im Rahmen der bisherigen Projektarbeit erstellt worden sind (wie zum Beispiel Ressourcenplan, Kosten- und Finanzplan, Qualitätssicherungsplan, Projektstrukturplan, Meilensteinplan). Diese gilt es zusammenzuführen, auf Unstimmigkeiten und Verbesserungsmöglichkeiten hin zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Der Projektplan ergänzt den Projektbeschrieb und wird nach Freigabe durch den Lenkungsausschuss auch eine verbindliche Grundlage für die Projektdurchführung. 2.1.4 Projektdurchführung Die Projektdurchführung obliegt der Projektleitung und beinhaltet folgende Aufgaben: Projektstart durchführen (Kick-off), Aufträge an Arbeitsgruppen erteilen, Projektcontrolling implementieren, Projekt und Arbeitsgruppen steuern (Soll-Ist-Vergleiche), Berichtswesen führen und Dokumentation pflegen, Meilensteinergebnisse freigeben sowie Kontrolle des Ressourceneinsatzes und des Zeitmanagements. 2.1.5 Projektabschluss Jedes Projekt ist mit einem Bericht und einer ausführlichen Bewertung abzuschliessen (Erfolgskontrolle). Hierbei ist festzustellen, ob das Projektziel erreicht und ob Zeit- und Kostenpläne eingehalten wurden. Besondere Erfahrungen sollten für künftige Projekte festgehalten werden. In einem Projektabschlussbericht halten Projektleitung und Lenkungsausschuss gemeinsam die Ergebnisse und «lessons learned» fest. Er dient oftmals auch als wichtige Informationsgrundlage für künftige Projekte mit vergleichbarer Aufgabenstellung oder Ausrichtung. Projekthandbuch Erziehungsrat: Bereich Volksschule 4/14

2.2 Ablauf bei Projekten im Bereich Volksschule Der Erziehungsrat ist Auftraggeber für das Projekt. Die Durchführung des Projekts obliegt einer Projektleitung. Diese ist in der Regel dem Amt für Volksschule zugeordnet. Je nach Thema werden unterschiedliche Anspruchsgruppen einbezogen. Erziehungsrat Amt für Volksschule Der Erziehungsrat erteilt den Auftrag zur Erarbeitung eines Projektbeschriebs. Das Amt für Volksschule erarbeitet einen Projektbeschrieb. Bei Bedarf werden die Pädagogischen Kommissionen oder ev. weitere Beteiligte einbezogen. Erziehungsrat Der Erziehungsrat erteilt den Projektauftrag. Projektleitung 1. Phase: Die Projektleitung nimmt die Anliegen der Anspruchsgruppen auf und erstellt einen Zwischenbericht. Erziehungsrat Der Erziehungsrat diskutiert den Zwischenbericht und trifft erste Entscheide. Projektleitung 2. Phase: Ausarbeitung des Schlussberichts. Erziehungsrat Beschlussfassung des Erziehungsrates, allenfalls Vernehmlassung. Entscheid über Umsetzung. Umsetzung Umsetzung, Folgearbeiten, Evaluation. Abbildung 1: Verlauf eines Projekts Projekthandbuch Erziehungsrat: Bereich Volksschule 5/14

3 Projektstruktur Die Projektstruktur wird je nach Komplexität des Auftrags vereinfacht oder ausgeweitet. Auftraggeber ist jedoch in jedem Fall der Erziehungsrat. Dieser entscheidet über die jeweilige Projektstruktur. Auftraggeber Erziehungsrat Amt für Volksschule Lenkungsausschuss Projektleitung Begleitgruppe externe Experten Arbeitsgruppe Arbeitsgruppe Abbildung 2: Grundmuster einer Projektstruktur Projekthandbuch Erziehungsrat: Bereich Volksschule 6/14

4 Rollen im Projekt 4.1 Auftraggeber 1. Erteilen den Auftrag zur Erarbeitung eines Projektbeschriebs. 2. Verabschieden den Projektbeschrieb und stellen dabei sicher, dass alle wichtigen Fragen darin beantwortet sind. 3. Bestimmen die Projektleitung. 4. Entscheiden, ob ein Lenkungsausschuss eingesetzt werden soll und bestimmen dessen Mitglieder. 5. Vertreten das Projekt gegenüber der Linie und veranlassen die erforderlichen Massnahmen. 6. Treffen wichtige Teilentscheide, die vom Lenkungsausschuss vorgelegt werden. 7. Entscheiden über Änderungen von Zielen und im Rahmen der zur Verfügung stehenden Mittel über Ressourcen oder Rahmenbedingungen. 8. Genehmigen den Projektabschlussbericht und beschliessen allfällige Folgemassnahmen. 9. Würdigen die Arbeit der Personen, die im Projekt mitgewirkt haben. 10. Übernehmen die Aufgaben des Lenkungsausschusses, wenn kein solcher besteht. 11. Achtung Stolpersteine: Die Projektziele sind zu wenig klar beschrieben (ein Konzept zu erarbeiten ist eine Handlung und kein Ziel). Einzelne Mitglieder versuchen die Projektleitung direkt oder indirekt so zu steuern, dass am Schluss das aus ihrer Sicht richtige Ergebnis herauskommt (die Mitglieder des auftraggebenden Gremiums sollen ihre persönlichen Meinungen und Anliegen in einem transparenten Verfahren einbringen, z.b. in speziell dafür vorgesehenen Anhörungen). 4.2 Lenkungsausschuss 1. Ist für das Projektcontrolling zuständig. 2. Ist für den Erfolg des Projektes mitverantwortlich (gilt insbesondere für den Leiter/die Leiterin des LA). 3. Ist Steuerungs- und Kontrollorgan, und damit Bindeglied zwischen Auftraggeber und Projektleitung (kein Vernehmlassungsgremium). Vertreter der Anspruchsgruppen werden deshalb nicht in den Lenkungsausschuss eingebunden. 4. Besteht aus 2-6 Mitgliedern, wobei darauf zu achten ist, dass sowohl die Fachkompetenzen als auch die Prozesskompetenz vertreten sind. Der Erziehungsrat ist in der Regel mit einem Mitglied vertreten und übernimmt das Präsidium. Die Fachkompetenz kann je nach Projekt durch Mitglieder einer Pädagogischen Kommission sichergestellt werden. 5. Überprüft die Qualifikation der Projektleitung und entscheiden über Unterstützungsmassnahmen. 6. Genehmigt die Vorschläge der Projektleitung betreffend Projektorganisation und Projektplan. 7. Klärt mit der Projektleitung deren finanzielle Kompetenzen im Rahmen der zur Verfügung stehenden Ressourcen. 8. Nimmt Stellung zum Kommunikationskonzept der Projektleitung. 9. Stellt sicher, dass die Anliegen von Anspruchsgruppen geprüft werden und entscheidet über deren Berücksichtigung, sofern nicht der Auftraggeber darüber entscheiden muss. 10. Überwacht den Projektfortschritt. 11. Klärt den Projektbeschrieb, falls nötig. 12. Löst Probleme und Konflikte, welche die Projektleitung allein nicht bewältigen kann und stellen die Arbeitsfähigkeit des Projektteams sicher. Projekthandbuch Erziehungsrat: Bereich Volksschule 7/14

13. Steht der Projektleitung als Diskussionspartner zur Verfügung. 14. Prüft zusammen mit der Projektleitung, ob und wo eine externe Beratung beigezogen werden soll und genehmigt die Beratungsverträge. 15. Prüft, ob die Projektleitung den Projektrisiken mit geeigneten Massnahmen begegnet. 16. Stellt zuhanden der Auftraggeber Entscheidungsanträge. 17. Prüft die Ergebnisse des Projektes in Bezug auf seine Zielerreichung und erteilt allenfalls ergänzende Aufträge an die Projektleitung. 18. Zieht gemeinsam mit der Projektleitung eine Schlussbilanz im Sinne von «lessons learned». 19. Achtung Stolpersteine: Es werden Entscheide getroffen, die in der Kompetenz des Auftraggebers liegen. Mitglieder des Lenkungsausschusses versuchen, spezifische Anliegen durchzusetzen. Zu oberflächliche Prüfung der Arbeit der Projektleitung. Lenkungsausschuss hat zu viele Mitglieder, die zu wenig Zeit haben. 4.3 Projektleitung 1. Besteht aus einer oder mehreren Personen, die zuhanden des Auftraggebers verschiedene Massnahmen analysieren, die für die Erreichung der Projektziele in Frage kommen und daraus eine Empfehlung ableiten. 2. Ist mitverantwortlich für die Erstellung eines eindeutigen und vollständigen Projektbeschriebs. 3. Legt dem Lenkungsausschuss einen detaillierten Projektplan vor. 4. Berichtet dem Lenkungsausschuss regelmässig über den Projektfortschritt. 5. Nimmt die Anliegen der Anspruchsgruppen auf und bringt sie im Projektbericht zum Ausdruck. 6. Erteilt Aufträge an Sub-Arbeitsgruppen. 7. Erteilt, nach Absprache mit dem Lenkungsausschuss, Aufträge an externe Experten und Expertinnen. 8. Legt dem Lenkungsausschuss ein Kommunikationskonzept vor. 9. Erstellt den Schlussbericht zuhanden des Lenkungsausschusses, der im Wesentlichen folgende Inhalt hat: Auf welche gesicherten Informationen/Fakten hat man sich gestützt? Welches sind die Anliegen der verschiedenen Anspruchsgruppe? Welche Lösungsoptionen wurden vertieft untersucht, welche nicht und aus welchen Gründen? Nach welchen Kriterien wurden die Lösungsoptionen beurteilt? Welche Vor- und Nachteile haben die einzelnen Lösungsoptionen? Welche Lösungsoption empfiehlt die Projektleitung? Welche Risiken beinhaltet die empfohlene Lösungsoption? Was ist in der Realisierungsphase zu beachten? 10. Achtung Stolpersteine: Klärt zu wenig gründlich die Projektziele und Rahmenbedingungen. Hat zu wenig Mut, den Auftraggeber auf unrealistische Erwartungen und Vorgaben und widersprüchliche Ziele hinzuweisen. Hat eine zu isolierte Betrachtungsweise und berücksichtigt die Zusammenhänge zu wenig. Will das Rad wieder neu erfinden. Fokussiert zu schnell auf eine bestimmte Lösungsoption, statt dem Entscheidungsträger eine breite Variantenanalyse zu unterbreiten. Macht sich zu wenig Gedanken über Risiken und zu erwartende Schwierigkeiten in der Realisation. Versäumt es, frühzeitig ein Kommunikationskonzept zu erarbeiten. Projekthandbuch Erziehungsrat: Bereich Volksschule 8/14

4.4 Amt für Volksschule 1. Bearbeitet den Projektbeschrieb zuhanden des Erziehungsrates. 2. Stellt sicher, dass die notwendigen Ressourcen und Arbeitskapazitäten für das Projekt zur Verfügung stehen. 4. Unterstützt und berät die Projektleitung. 5. Erstellt das Vorprotokoll für den Erziehungsrat. 6. Bereitet die Projektergebnisse zur Berichterstattung an den Erziehungsrat auf. 7. Fertigt die Protokolle des Erziehungsrates aus. 8. Führt die Nachfolge- und Umsetzungsaufgaben aus. 4.5 Begleitgruppe (Anspruchsgruppen) 1. Als Anspruchsgruppen werden diejenigen Organisationen bezeichnet, die in einem Projekt ihre spezifischen Anliegen, Sichtweisen und Erfahrungen einbringen wollen. Anspruchsgruppen können gemeinsam eine Begleitgruppe bilden. 2. Anspruchsgruppen können in den verschiedenen Phasen eines Projekts auf unterschiedliche Art konsultiert werden, z.b. Anhörungen, schriftliche Stellungnahmen, formelle Vernehmlassungsverfahren. Die Projektleitung ist dafür verantwortlich, dass die Stellungnahmen der Anspruchsgruppen im Projektbericht wiedergegeben und angemessen gewürdigt werden. 3. Wenn Anspruchsgruppen eine Vertretung in Projektbegleitgruppen entsenden, so haben sie dafür zu sorgen, dass diese die Anliegen der Anspruchsgruppe vertreten oder sie deklarieren sie als Expertinnen oder Experten, die ihre persönliche Meinung vertreten. 4. Anspruchsgruppen sind im Normalfall nicht im Lenkungsausschuss oder in der Projektleitung vertreten, damit keine Rollenkonflikte entstehen. Sollte im Einzelfall davon eine Ausnahme gemacht werden, so haben diese Mitglieder die Aufgaben und Rollen des Lenkungsausschusses resp. der Projektleitung wahrzunehmen und nicht die spezifischen Anliegen ihrer Anspruchsgruppe durchzusetzen. 4.6 Arbeitsgruppen und externe Berater 1. Die Projektleitung kann im Rahmen der zur Verfügung stehenden Ressourcen externe Berater beiziehen bzw. externe Berater in eine Arbeitsgruppe aufnehmen. 2. Die Projektleitung kann nach Rücksprache mit dem Lenkungsausschuss und im Rahmen der zur Verfügung stehenden Ressourcen Arbeitsgruppen zur Bearbeitung von Teilbereichen einsetzen. 3. Arbeitsgruppen werden in der Regel durch eine Vertretung der Projektleitung geführt, Projekthandbuch Erziehungsrat: Bereich Volksschule 9/14

5 Checklisten 5.1 Projektbeschrieb in Auftrag geben Gegenstand des Auftrags ist grundsätzlich ein Vorhaben im Ideenstadium, bei dem der Rahmen bewusst weit gesteckt ist. Für die Personen, die mit der Erarbeitung eines Projektbeschriebs beauftragt werden, ist es jedoch wichtig, dass sie vorgegebene Rahmenbedingungen und Ergebniserwartungen des Auftraggebers kennen (siehe untenstehende Checkliste). Das bedeutet wiederum nicht, dass sie diese Vorgaben als unveränderbar betrachten müssen. Es gehört mit zu ihrer Aufgabe, diese kritisch zu hinterfragen und gegebenenfalls Änderungen zu beantragen. 1. Für welches Problem soll das Projekt eine Antwort liefern? 2. Welche Anhaltspunkte für den Projekterfolg können bereits genannt werden? 3. Welche Fragestellungen / Probleme sollte das Projekt ausdrücklich nicht untersuchen? 4. Bis zu welchem Zeitpunkt sollte das Projekt spätestens abgeschlossen sein? Eine Projektidee soll ein Ergebnis im Sinne eines gewünschten Endzustandes beschreiben und nicht einen Lösungsweg. z.b. Effizienzsteigerungen, Vereinfachen von Strukturen oder Prozessen, Einsparung von mindestens X Franken. Eine klare Abgrenzung, was nicht Teil des Projektes sein soll aus Sicht des Auftraggebers ist für die Erarbeitung des Projektbeschriebs hilfreich, sollte aber als vorläufige Vorgabe formuliert sein. Ist der Termin Wunsch oder Notwendigkeit? 5. Wie ist der Projektabschluss definiert? Soll das Projekt mit der Abgabe eines schriftlichen Konzeptes abgeschlossen sein oder erst, wenn die Massnahmen erfolgreich umgesetzt sind? 6. Welche Vorstellungen bestehen betreffend den Ressourceneinsatz? 7. Gibt es weitere Rahmenbedingungen, die zu beachten sind? Die mit der Erarbeitung des Projektbeschriebs betraute Person muss wissen, welche Mittel und Ressourcen in etwa zur Verfügung gestellt werden, um aus dieser Optik eine mögliche Zielerreichung beurteilen zu können. z.b. die Verknüpfung mit anderen Projekten. Tabelle 1: Checkliste Projektbeschrieb 5.2 Projektbeschrieb erarbeiten Zu den folgenden Fragen soll ein Projektbeschrieb nach Möglichkeit Antwort geben: 1. Projektziele Welches sind die Probleme, die gelöst werden sollen? Gibt es Zwischenziele, die erreicht werden müssen? Welche Probleme/Anliegen kann und soll das Projekt nicht lösen, resp. befriedigen? Gibt es übergeordnete Ziele des Projektes? Wenn ja, welche? Welche Priorität haben die einzelnen Ziele? Gibt es Zielkonflikte? Wenn ja, welche? Ist eine Projektorganisation nötig oder ist die Antwort eigentlich bereits bekannt und geht es nur noch um die Umsetzung? Ist der Auftrag für das das Projekt zu eng gefasst (und muss erweitert werden) oder ist er zu weit (und muss fokussiert werden)? Setzt der Projektbeschrieb am richtigen Ort an? Sind die Rahmenbedingungen sinnvoll oder bewirken sie eine zu starke Einengung? Projekthandbuch Erziehungsrat: Bereich Volksschule 10/14

2. Voraussetzungen Welche Fragen müssen geklärt sein, damit das Projekt starten kann? 3. Überschneidungen mit anderen Projekten Gibt es Zielkonflikte oder Synergien mit anderen Projekten? In welcher Art? Sollte man mit dem Projektstart abwarten, bis Ergebnisse aus anderen Projekten vorliegen? Sollte dieses Projekt besser als Teilprojekt eines anderen Projektes definiert werden? Sind Verknüpfungen mit anderen Projekten möglich/empfehlenswert? 4. Datenbasis Sind die vorhandenen Informationen ausreichend für den Start des Projekts? Wie können zusätzliche Informationen wo nötig beschafft werden? 5. Anspruchsgruppen Welche Einzelpersonen, Interessengruppen, Organisationen und Dienststellen: 6. Erforderliches Knowhow besitzen projektrelevantes Wissen und verfügen über adäquate Netzwerke; sind von einer Lösung betroffen; haben spezifische Bedürfnisse und Erwartungen an die Projektarbeit; müssen eine Lösung politisch oder in der Umsetzung mittragen; und sollten deshalb im Projekt konsultiert und / oder eingebunden werden? Welches Know-how ist erforderlich? Ist es intern vorhanden oder muss (und kann) es extern beschafft werden? Hat man bereits früher einmal das Thema bearbeitet? Ergebnisse? Inwiefern könnte man von den Erfahrungen anderer Organisationen mit dem gleichen Thema profitieren? 7. Meilensteine Wie kann das Projekt in sinnvolle Zwischenschritte gegliedert werden? Welche sachlichen/inhaltlichen Ergebnisse sind jeweils zu erarbeiten? Können die Meilensteine resp. deren Erreichung gemessen resp. überprüft werden? 8. Erste Risikoeinschätzung 9. Erforderliche interne Ressourcen Sind erfolgsversprechende Lösungsideen vorhanden? Welche Ereignisse könnten den Erfolg des Projektes in Frage stellen oder den Endtermin verzögern? Welche unerwünschten Nebenwirkungen könnten sich einstellen? Welches wären die Folgen einer Zeitverzögerung? Was kann getan werden, um die Risiken zu minimieren? Welche Dienststellen oder Fachkräfte müssten im Projekt mitarbeiten? In welchen Phasen des Projektes braucht es wieviele Ressourcen dieser Dienststellen / Fachkräfte? Stehen diese Ressourcen zur Verfügung? 10. Finanzielle Mittel Welche externen Kosten fallen voraussichtlich an (minimal und maximal)? Wo können Mittel allenfalls eingespart werden? Welche Auswirkungen hätte dies? 11. Projektorganisation Welche Projektorganisation wäre für dieses Projekt angemessen? 12. Projektcontrolling Welche "Produkte" soll die Projektleitung abliefern? Woran soll der Erfolg des Projektes gemessen werden? Wie soll das Reporting aussehen? 13. Gesamtwürdigung Rechtfertigt die erhoffte Verbesserung des Status Quo den zu erwartenden Ressourcenaufwand? Welche Konsequenzen hätte es, wenn auf dieses Projekt verzichtet werden würde? Projekthandbuch Erziehungsrat: Bereich Volksschule 11/14

6 Projektübersicht zuhanden des Erziehungsrates 6.1 Ziel Raschen Überblick verschaffen über alle vom Erziehungsrat in Auftrag gegebenen Projekte, deren Stand und der darin verantwortlichen Personen. Dadurch sicherstellen, dass alle Projekte im Blickfeld bleiben; Transparenz schaffen, wie der Stand bei einem Projekt ist; Anhaltspunkte geben, welche nächsten Schritte geplant sind; evtl. sicherstellen, dass der Kostenrahmen eingehalten wird. Die Projektübersicht soll bewusst nicht als Controllinginstrument gestaltet sein. Als Controllingsinstrument verfügt der Erziehungsrat über die an jeder Sitzung ausgeteilte Liste mit dem Projektsstatus. Statusberichte sollen vom Lenkungsausschuss oder vom Amt für Volksschule zudem gezielt in den Erziehungsrat eingebracht werden, damit sie dort die nötige Aufmerksamkeit finden. 6.2 Inhalte Aufgelistet werden alle Vorprojekte und Projekte, die vom Erziehungsrat in Auftrag gegeben und noch nicht abgeschlossen sind. Dazu werden auf einem Projektblatt die wichtigsten Angaben zum Projekt aufgeführt (vgl. Vorlage «Datenblatt» im Anhang). 6.3 Bearbeitung Die Übersicht wird durch die Projektverantwortlichen nachgeführt und zweimal jährlich dem Erziehungsrat vorgelegt (Januar und August). Projekthandbuch Erziehungsrat: Bereich Volksschule 12/14

Anhang: Datenblatt Projekt Beschreibung Projekt 1 Was Beschreibung Bemerkungen (z.b. Zeitangaben, Hinweis auf RRB oder ERB, etc.) Projekttitel Projektbeschrieb Projektziel / bereits bestehende Meilensteine Grundlagen Auftraggeber Beschreibung des Projektes in 4 5 Sätzen Beschreibung des Ziels in 4 5 Sätzen Parlamentarische Vorstösse, RRB's, ERB, interkantonale Vereinbarungen, etc. Kantonsrat, Regierung, Erziehungsrat, Departement Projektleiter Mitglieder Lenkungsausschuss Ev. Link zu grafische Darstellung Projektorganisation Projektbeginn Geplantes Projektende Ist Projekt noch im Zeitplan? Ressourcen Ressourcen Personal Abhängigkeiten Kommunikation Unterlagen zum Projekt sind auf dem Internet abrufbar unter Name, Funktion Namen, Funktion, Wen vertreten sie Link oder kleine Grafik Zeitangabe Zeitangabe Falls nein, was sind die Probleme/Friktionen Im VA oder AFP eingestellte Ressourcen für das Projekt Interne Ressourcen oder Beizug Externe Kurze Beschreibung, ob das Projekt von Dritten oder anderen Projekten abhängig ist. Aussage zur Kommunikation (gibt es Newsletter, Medienkonferenz, Medienmitteilung, etc.) Angabe Internetadresse 1 Als Projekt gilt ein Projekt mit Beginn, Zeitdauer, Projektorganisation, etc.. Als Projekt gelten jedoch auch grössere Themenfelder in einem Amt, die zwar ohne eigentliche Projektorganisation, aber mit Entwicklungen konfrontiert sind und das Amt Massnahmen ergreift. Projekthandbuch Erziehungsrat: Bereich Volksschule 13/14

Projektverlauf Agenda Wichtige Meilensteine werden jeweils pro Meilenstein eingefüllt resp. ergänzt. 1. Meilenstein zuoberst, dann auffüllen nach unten Datum Aktualisierung: Projekthandbuch Erziehungsrat: Bereich Volksschule 14/14