1 Gemeinde Stäfa Gemeindeversammlung Montag, 8. Dezember 2008
2 Politische Gemeinde Stäfa Anträge des Gemeinderates 1. Budget 2009 Festsetzung 2. Gemeindeverwaltung Neue Vollzeitstelle für den Personalfachbereich 3. Gemeindeverwaltung Neue Vollzeitstelle für den Fachbereich Liegenschaften 4. Neue Buslinie zu den Sportanlagen Frohberg Kredit von 150 000 Franken/Jahr für zweijährigen Versuchsbetrieb 5. Jugendförderung in Sportvereinen Verlängerung der Beitragsverordnung 6. Kulturkarussell Rössli Jährlicher Betriebsbeitrag 45 000 Franken für die Jahre 2009 2011 7. Ibachweg Kredit 347 000 Franken für Neubau im südlichen Abschnitt 8. Polizei Stäfa Abrechnung über ihre Schaffung
3 Antrag des Gemeinderates Gemeindeverwaltung Neue Vollzeitstelle für den Fachbereich Liegenschaften Der Fachbereich Liegenschaften soll von drei auf neu vier Vollzeitstellen erweitert werden. Die Erweiterung ist notwendig, um die Aufgaben des Fachbereichs in der gebotenen oder erwünschten Zeit und Qualität wahrzunehmen. Insbesondere die derzeitige Übertragung der Liegenschaften der Schulgemeinde in den Fachbereich der politischen Gemeinde benötigt mehr Kapazität als ursprünglich angenommen. Einige Projekte aus dem Ziel- und Entwicklungsplan sind darum zurückgestellt worden, andere müssen extern vergeben werden. Gemeinderat und Schulpflege wollen die Übertragung der Schulliegenschaften zu Ende führen. Das und eine anforderungsgerechte Ausstattung des Fachbereichs erfordern eine weitere Vollzeitstelle. Dies hat auch eine externe Analyse durch die Federas Beratungen AG ergeben. Die neue Stelle kostet pro Jahr rund 125 000 Franken. 1. Ausgangslage Am 25. September 2001 stimmte der Gemeinderat der Zusammenarbeit des Fachbereichs Liegenschaften der Politischen Gemeinde mit der Schulgemeinde im Liegenschaftenbereich zu. Um die Zusammenarbeit zu gewährleisten, bewilligte die Gemeindeversammlung am 10. Dezember 2001 eine neue vollamtliche Stelle für den Bereich Unterhalt Liegenschaften. Damals wurde in der Weisung an die Gemeindeversammlung erwähnt, dass später sogar eine dritte Stelle nötig sein könnte. Nachdem die Zusammenarbeit zwischen der Politischen Gemeinde Stäfa und der Schulgemeinde Stäfa über eine gemeinsame Liegenschaftenverwaltung am 25. Februar 2003 vereinbart worden war, wurde beim Gemeinderat ein Hinweis deponiert, «dass unter Umständen und trotz Ausschöpfung des Optimierungs- und Verbesserungspotentials eine Ausweitung der Personalkapazitäten im Liegenschaftenbereich zu einem späteren Zeitpunkt notwendig sein könnte, um eine für beide Gemeinden befriedigende Wahrnehmung der Aufgaben im Liegenschaftenbereich sicherstellen zu können».
4 Im Mai 2002 ist die am 10. Dezember 2001 bewilligte Stelle mit dem Leiter des Fachbereichs Liegenschaften besetzt worden. Zwei Jahre später, am 24. August 2004, stellte der Gemeinderat fest, dass sich die Situation im Liegenschaftenbereich der Politischen Gemeinde zwar verbessert habe, die Kapazität aber nicht ausreiche, um die notwendigen Projekte der Politischen Gemeinde zu realisieren und gleichzeitig die Liegenschaften der Schulgemeinde im vereinbarten Ausmass zu integrieren. Darum bewilligte er eine weitere Vollzeitstelle für eine Angestellte mit kaufmännischem Profil, um den Leiter des Fachbereichs Liegenschaften zu entlasten. 2. Aufgaben des Fachbereichs Liegenschaften Der Fachbereich Liegenschaften der Gemeindeverwaltung hat folgende Aufgaben: Bewirtschaftung, Bau und Unterhalt der Liegenschaften Bewirtschaftung und Unterhalt der Grundstücke Land- und Rebwirtschaft Natur- und Landschaftsschutz Wald, Jagd und Fischerei Schiesswesen Vermietung der öffentlichen Säle Führung des Hauswart- und Raumpflegepersonals Kauf und Verkauf von Liegenschaften und Grundstücken Beschaffung und Bereitstellung von Liegenschaften und Grundstücken für gemeindeeigenen Bedarf Beschaffung und Erhaltung von Wohnraum für sozial Benachteiligte Für diese Aufgaben stehen heute drei Vollzeitstellen zur Verfügung. 3. Kenngrössen des Liegenschaftenbereichs Im engeren Bereich der Liegenschaftenverwaltung, also ohne die Spezialgebiete wie Wald, Landwirtschaft, Jagd usw., sind zu bewirtschaften und zu betreuen:
5 Objekte Politische Schul- Total Gemeinde gem. Liegenschaften 43 27 70 Mietobjekte 239 16 255 Nebengebäude 22 4 26 Grundstücke mit Pacht- oder Nutzungsvertrag 99 4 103 Schrebergartenanlagen 4 1 5 Pachtverträge Schrebergärten 86 23 109 Gebäudeversicherungswert, ohne Gemeindewerke (Mio. Fr.) 107,5 91,0 198,5 Einnahmen Durchschnitt letzte 5 Jahre (Mio. Fr.) 1,61 0,14 1,75 Ausgaben Durchschnitt letzte 5 Jahre (Mio. Fr.) 3,03 2,47 5,50 Investitionsvorhaben 2008 2013 (Mio Fr.) 38,4 43,6 82,0 14 Personen sind als Hauswart- und Raumpflegepersonal im Liegenschaftenbereich der Politischen Gemeinde auf Teilzeit- oder Stundenlohnbasis beschäftigt. Die Hauswarte der Schulgemeinde unterstehen nicht dem Fachbereich Liegenschaften. 4. Stand der Aufgabenübertragung Bis heute sind im Rahmen der laufenden Aufgabenübertragung folgende Bereiche der schulischen Liegenschaftenverwaltung übernommen worden: Alle Kindergärten Püntgärten Schulanlage Beewies Schulanlage Moritzberg zu 50 Prozent Mittagstische Mikado Gebäude ehemaliges Schulsekretariat Für 2008 ist die Übernahme der Schulanlage Moritzberg zu 100 Prozent sowie für 2009 die Übernahme der Schulanlage Kirchbühl geplant. Die Anlage Obstgarten sowie der Aula- bzw. Gemeindesaaltrakt sollen nach ihrer Sanierung bzw. Neuerstellung (ca. 2010) übernommen werden.
6 5. Problematik Heute sind die Kapazitäten des Fachbereichs Liegenschaften ausgelastet. Es gelingt nicht, die laufenden Projekte und Aufgaben in der gebotenen oder erwünschten zeitlichen und materiellen Qualität wahrzunehmen. Der Grund dafür liegt im Wesentlichen in einem grundsätzlichen Kapazitätsmanko. Die Übernahme der Schulliegenschaften findet zwar vereinbarungsgemäss statt mit der Folge, dass andere Aufgaben zurückgestellt werden müssen. Einige Projekte aus dem Ziel- und Entwicklungsplan sind aus Kapazitätsgründen zurückgestellt worden, andere müssen extern vergeben werden, weil keine internen Ressourcen beansprucht werden können. Es war daher absehbar, dass ein weiterer Stellenausbau erfolgen muss, wenn die Zusammenarbeitsvereinbarung mit der Schulgemeinde eingehalten werden soll. 6. Externe Überprüfung Am 2. Oktober 2007 beauftragte der Gemeinderat die Federas Beratung AG, Zürich, damit, den Fachbereich Liegenschaften im Hinblick auf die volle Integration der Liegenschaftenverwaltung der Schulgemeinde zu überprüfen. Sie lieferte am 26. März 2008 ihren Bericht zur Organisationsanalyse des Fachbereichs Liegenschaften ab. Die Federas Beratung AG kommt zum Schluss, dass die Integration der Schulliegenschaften richtig sei. Sie schlägt vor, den Fachbereich zu einem Facility Management weiterzuentwickeln, das auf drei Säulen steht: Technisches Gebäudemanagement Instandhaltung, Ver- und Entsorgung, Kontrollen, Erneuerung, Optimierung Infrastrukturelles Gebäudemanagement Reinigung, Belegung Kaufmännisches Gebäudemanagement Vermietung, Verträge, Versicherung, Buchhaltung, Nebenkosten, Inkasso Bei heute vorhandenen drei Vollzeitstellen schätzt die Federas Beratung AG den notwendigen Zusatzbedarf an Stellenkapazitäten auf 80 Prozent.
7 Sie stützt diese Beurteilung unter anderem auf einen Gemeindevergleich mit Schlieren, Opfikon, Thalwil und Illnau-Effretikon, in dem Stäfa ziemlich genau im Durchschnitt liegen würde. 7. Stellungnahme der Schulpflege Die Schulpflege (Kommission Bau und Liegenschaften) hat mit Brief vom 5. Juli 2008 mitgeteilt, dass sie sich dem Bericht der Federas Beratung AG und dem geplanten Ausbau des Fachbereichs Liegenschaften anschliesse. 8. Externer oder interner Ausbau des Fachbereichs? Der Gemeinderat hat vor seinem Antrag an die Gemeindeversammlung geprüft, ob die zusätzlich benötigte Kapazität intern geschaffen oder ob Teile des Fachbereichs Liegenschaften an private Dienstleister vergeben werden sollen. Die Frage ist für den Liegenschaftenbereich schon mehrfach geprüft worden. Damals wie heute kommt der Gemeinderat zum Ergebnis, dass eine externe Auslagerung aus folgenden Gründen nicht sinnvoll sei: Der Liegenschaftenbereich betreut heute noch und vor allem nach Abschluss der Übernahme der Schulliegenschaften in erster Linie Objekte, die von eigenen Organisationseinheiten genutzt werden. Bei selbstgenutzten Liegenschaften kann eine externe Bewirtschaftung keine wesentliche Entlastung bringen, zumal in den Geschäftsprozessen zusätzliche Schnittstellen entstehen würden. Auch im Fall einer Auslagerung des Aufgabenportefeuilles des Fachbereichs wird interne Kapazität benötigt für folgende Aufgaben: Budget, Rechnung, Finanzplan, Rechnungsfreigabe, Dokumentation, Anträge an den Gemeinderat sowie für die Betreuung der Fachbereiche Jagd, Fischerei, Forstwirtschaft, Püntgärten, Rebbau, Landwirtschaft, Natur- und Landschaftsschutz, Schiesswesen, Ackerbaustelle. Bei Projekten für Umbau, Sanierung, Erneuerung usw. verhält es sich ähnlich. Zwar lassen sich gewisse Projektaufgaben auslagern, jedoch nicht alle. Der externe Beauftragte muss durch eine Stelle der Auftraggeberin geführt werden. Zudem muss die Auftraggeberin bestimmte Tätigkeiten selber wahrnehmen: Dokumentation, Rechnungsfreigabe, Auftragsvergaben an weitere Unternehmen oder Subunternehmungen, Abnahmen, Projektcontrolling. Bei Projekten wird heute
8 schon so weit möglich und sinnvoll mit Beizug externer Fachkapazität gearbeitet, während vor allem die Projektführung und -begleitung in internen Händen liegen. Ein direkt auslagerungsfähiger Bereich ist die Bewirtschaftung der Finanzliegenschaften. Diese allerdings hat keinen erheblichen Anteil an der Gesamtbilanz des Fachbereichs, so dass im Falle seiner Auslagerung kein nennenswerter Gewinn an freiwerdender Kapazität realisiert werden könnte. Angesichts der heute vorhandenen Kapazitäten von drei Vollzeitstellen für den Fachbereich Liegenschaften ist es unrealistisch, nur den jetzt anstehenden Ausbau auszulagern. Zuerst müsste ein auslagerungsfähiges Aufgabenpaket geschnürt werden, das im Interesse einer kleinstmöglichen Zahl von Schnittstellen kompakt und vermutlich auf nur eine Gemeinde (Politische oder Schulgemeinde) zu konzentrieren wäre. Ein solcher Schritt würde zusätzliche Zeit benötigen und den laufenden Übernahmeprozess der Schulliegenschaften verzögern. Daran besteht vor allem schulseitig kein Interesse. 9. Kosten Aufgrund der externen Analyse soll eine neue Vollzeitstelle geschaffen werden. Nach dem Einreihungsplan ist die neue Stelle in der Lohnklasse 17 oder 18 einzureihen. Für solche Stellen ist nach der Gemeindeordnung die Gemeindeversammlung zuständig. Die neue Stelle kostet pro Jahr etwa 125 000 Franken. Für die Einrichtung des heute noch nicht vorhandenen Arbeitsplatzes ist mit einmaligen Ausgaben von 20 000 Franken zu rechnen. Antrag 1. Für den Fachbereich Liegenschaften der Gemeindeverwaltung Stäfa wird per 1. Dezember 2008 eine neue, ständige und vollamtliche Stelle bewilligt.