Amtliche Bekanntmachungen Herausgegeben von der Präsidentin der Fachhochschule Münster Hüfferstraße 27 48149 Münster Fon +49 251 83-64055 30.04.2015 Grundsätze des Stellenmanagements sowie zur unbefristeten oder befristeten Besetzung von Stellen an der Fachhochschule Münster Nr. 32/2015 Seite 243-250
Grundsätze des Stellenmanagements sowie zur unbefristeten oder befristeten Besetzung von Stellen an der Fachhochschule Münster Präambel Dem Stellenmanagement und der Besetzung von Stellen kommen an der Fachhochschule Münster eine zentrale Bedeutung zu. Das Präsidium versteht eine qualifizierte und nachhaltige Besetzung von Stellen als entscheidenden Erfolgsfaktor für die weitere Entwicklung der Hochschule Gleichzeitig ergibt sich ein Zielkonflikt, einerseits als Arbeitgeber ein attraktives Beschäftigungsumfeld und den Bediensteten ein sicheres Beschäftigungsverhältnis bieten zu wollen und auf der anderen Seite flexibel auf sich ändernde Anforderungen an einen modernen Wissenschaftsbetrieb reagieren und auch zeitlich befristete Projektaufgaben erfolgreich bewältigen zu müssen. Dabei ist in der Abwägung dem sich verschärfenden Problem der teilweise nur befristet zur Verfügung gestellten Finanzausstattung Rechnung zu tragen. Nicht zuletzt sind die rechtlichen Rahmenbedingungen, die aktuell durch eine dynamische Rechtsprechung gekennzeichnet sind, unbedingt zu beachten. Attraktivität als Arbeitgeber / Sicherheit des Arbeitsplatzes Flexible Hochschulplanung und -steuerung / Befristete Projekte und Ressourcen Rechtliche Rahmenbedingungen Die Erledigung von Daueraufgaben in Form unbefristeter Besetzung von Stellen ist ein wichtiger Grundsatz. 1
1. Allgemeine Hinweise Die Hochschule und damit ihre Vorgesetzten tragen eine soziale Verantwortung für ihre Beschäftigten. Dies gilt für alle Beschäftigten, unabhängig davon, ob sie sich in unbefristeten oder befristeten Arbeitsverhältnissen befinden. Für befristete Beschäftigungen sind insbesondere die nachfolgenden Punkte zu beachten. 1.1 Die Vorgesetzten wählen die Laufzeit der befristeten Arbeitsverträge nicht willkürlich, sondern koppeln sie an die Laufzeit des Projektes oder der geplanten Qualifizierung. Entspricht die vorgesehene Laufzeit des befristeten Arbeitsvertrages nicht der Länge der vereinbarten Qualifizierung oder des Drittmittelprojekts, muss die kürzere Laufzeit begründet werden. Gründe für eine kürzere Laufzeit können insbesondere sein: Überbrückung auf Wunsch der oder des Beschäftigten, Verwendung von Restdrittmitteln, Meilensteine als Evaluation zur Bewilligung weiterer Projektlaufzeiten. 1.2 Anschlussverträge sollen immer rechtzeitig, spätestens aber vier Monate vor Ablauf beantragt werden, damit die oder der Beschäftigte nicht gezwungen ist, sich bei der Arbeitsagentur als Arbeitssuchende zu melden. 1 Den befristet beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sollen verlässliche Aussagen über ihre Perspektive an der Hochschule gegeben werden, insbesondere sollen keine unbegründeten Hoffnungen auf eine unbefristete Beschäftigung an der Hochschule geweckt werden. 2. Professorinnen und Professoren: Professuren werden in der Regel unbefristet besetzt. Die fachliche und persönliche Eignung und die langfristige Finanzierung der Personalkosten werden im Rahmen des Berufungsverfahrens überprüft. 2.1 Die befristete Besetzung einer Professur (Zeitprofessur) kann aus rechtlichen Gründen nur in Einzelfällen zur Anwendung kommen. Wenn die Befristung über zwei hinaus erfolgen soll oder eine Vorbeschäftigung an der Fachhochschule Münster gegeben ist, muss ein Sachgrund vorliegen. Ein Sachgrund ergibt sich z.b. bei der Besetzung einer zeitlich begrenzten Stiftungsprofessur oder aus der Notwendigkeit, eine Vertretung für die Dauer einer Krankheit, einer Elternzeit oder Beurlaubung einzustellen. Auch der vorübergehende erhöhte Bedarf an Arbeitsleistung stellt einen Sachgrund dar; allerdings muss hier eine nachvollziehbare Prognose gestellt werden, dass der zusätzliche Bedarf mit Auslaufen des befristeten Arbeitsvertrages wegfällt. 2.2 Die Höchstgrenze der Befristung beträgt fünf, eine Verlängerung darüber hinaus ist nicht möglich. 1 Nach 38 Abs. 1 SGB III sind Personen, deren Arbeitsverhältnis endet, verpflichtet, sich spätestens drei Monate vor dessen Beendigung persönlich bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend zu melden. 2
3. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Einstellungen im Mitarbeiterbereich können unter Beachtung der nachfolgenden Grundsätze unbefristet oder befristet erfolgen. Eine unbefristete Beschäftigung an der Hochschule setzt die fachliche und persönliche Eignung und eine langfristige Finanzierung der Personalkosten voraus. Beides ist in dem Antrag auf unbefristete Beschäftigung darzulegen. Befristete Beschäftigungsverhältnisse unterliegen einer zeitlichen Höchstgrenze. 3.1 Fachliche und persönliche Eignung 3.1.1 Wenn die Beschäftigungsmöglichkeit unbefristet ausgeschrieben wird, ist das Auswahlverfahren besonders sorgfältig mit Einsatz von anerkannten Personalauswahlmethoden (Test, strukturiertes Interview u.ä.) durchzuführen. Die Bewährung in der Probezeit bedarf besonderer Beachtung. Eine unbefristete Beschäftigung setzt bei wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine berufliche Praxis außerhalb der Hochschule von zwei n voraus, dies gilt nicht für eine Tätigkeit in den zentralen Betriebseinheiten. Zeiten einer Kinderbetreuung werden der beruflichen Tätigkeit außerhalb der Hochschule gleichgesetzt. Sofern die berufliche Praxis (teilweise) fehlt, ist mit dem Antrag auf eine unbefristete Beschäftigung ein Personalentwicklungskonzept vorzulegen, in dem dargelegt wird, in welchem Zeitraum und durch welche Maßnahmen die (noch fehlende) Praxiserfahrung nachgeholt wird. Auf diese Möglichkeiten soll bereits im Rahmen der Stellenausschreibung hingewiesen werden. Die Hochschule unterstützt bei der Erstellung und Umsetzung des Konzepts. 3.2 Langfristige Sicherstellung der Personalkosten 3.2.1 Soweit die Finanzierung der Personalkosten langfristig aus dem Zuschusshaushalt (Stellenplan) erfolgt, werden Beschäftigungsverhältnisse im Rahmen der geltenden Besetzungsquote grundsätzlich unbefristet abgeschlossen. Ausnahmen sind zulässig, wenn Gründe vorliegen, die eine Befristung nahelegen wie beispielsweise bei einer Vertretung für die Dauer einer Erkrankung, Elternzeit oder bei der Übernahme von Auszubildenden. Sofern Mittel des Zuschusshaushaltes für befristete Zwecke oder Aufgaben bereitgestellt werden (z.b. im Rahmen von hochschulinterner Forschungsförderung oder in Promotionsprogrammen) kann auch eine zeitlich befristete Einstellung erfolgen. Die Befristung kann dann in der Regel nur auf der Grundlage des Teilzeitbefristungsgesetzes (sachgrundlos maximal bis zur Dauer von zwei n, mit Sachgrund 2 auch darüber hinaus) erfolgen. 2 Sachgründe sind beispielsweise: vorübergehender betrieblicher Bedarf an der Arbeitsleistung in einem Projekt (im Zeitpunkt des Vertragsschlusses muss mit hinreichender Sicherheit anhand konkreter Anhaltspunkte zu erwarten sein, dass nach dem vorgesehenen Vertragsende kein Bedarf mehr besteht), Vertretung für eine Erkrankung/Beurlaubung/Elternzeit/Freistellung 3
3.2.2 Unbefristete Beschäftigungsverhältnisse außerhalb des Zuschusshaushaltes können unter dem Aspekt der haushaltsrechtlichen Risikominimierung nur in sehr eingeschränktem Maße eingegangen werden. 3.2.2.1 In den Fachbereichen und Zentralen Wissenschaftlichen Einrichtungen können unbefristete Beschäftigungen außerhalb des Zuschusshaushaltes nur nach Zustimmung durch das Präsidium, z.b. unter Rückgriff auf die Fachbereichsanteile der Qualitätsverbesserungsmittel oder Einnahmen aus der Weiterbildung erfolgen. 3.2.2.2 Das Präsidium möchte die Erfolge in der Drittmitteleinwerbung und in der Erbringung von wissenschaftlichen Dienstleistungen verstetigen und richtet daher für die Bereiche a) Forschung/Transfer sowie b) administrative Dienstleistungen in zentralen Serviceeinrichtungen zentrale Pools zur flexiblen Bewirtschaftung von Stellen und zur fallbezogenen Schaffung unbefristeter Beschäftigungsverhältnisse ein. zu a) Unbefristete Beschäftigungen aus Drittmitteln können nur nach Zustimmung durch das Präsidium und in der Regel nur an den Forschungsinstituten und vergleichbaren Einrichtungen erfolgen. Sie setzen einen Beschluss des Instituts voraus, dass die Personalkosten langfristig aus Drittmitteln von dem Institut angehörigen Lehrenden getragen werden. Nach Möglichkeit sollen auch die beteiligten Fachbereiche in die langfristige Absicherung der Stellenfinanzierung einbezogen werden (Ausfallbürgschaft, Klärung möglicher Anschlussverwendung, ). Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Forschungsinstitute im Bereich der Teamassistenz sollen an die Transferagentur angebunden werden. zu b) Dieser Pool soll durch einen Teil der nachhaltig und verlässlich zufließenden zentralen Mittel aus Qualitätsverbesserungsmitteln, Gemeinkostenzuschlägen etc. finanziert werden. Hieraus sollen aufgaben- oder personenbezogen Einzelfallentscheidungen zur Schaffung unbefristeter Beschäftigungsverhältnisse abgesichert werden. Die Schaffung derartiger Stellen kann aus der Aufgabe oder aus der Person bzw. der Beschäftigungssituation heraus begründet werden. Das Präsidium beschließt über die Anzahl der in den Pools zulässigen Entfristungen. Die Zustimmung des Präsidiums ist an die konkrete Besetzung gebunden, d.h, es kann ohne erneute Zustimmung keine unbefristete Nachfolgeregelung erfolgen. 3.3 Zeitliche Höchstgrenze für befristete Beschäftigungsverhältnisse 4
3.3.1 Im Bereich der nicht-wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist nach einer Gesamtlaufzeit von sieben bis acht n 3 eine weitere Befristung nicht mehr möglich, da die Rechtsprechung dann davon ausgeht, dass der Bedarf an zusätzlicher Arbeitsleistung mit jeweils unterschiedlichen Gründen dauerhaft gegeben ist. 3.3.2 Laut dem Wissenschaftszeitvertragsgesetz sollen sich Wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter während der Laufzeit ihrer befristeten Arbeitsverhältnisse an der Hochschule weiter qualifizieren und anschließend die Hochschule verlassen. Dieser Qualifizierungszweck kann durch eine Promotion oder den Erwerb der Einstellungsvoraussetzungen für eine Professur, in begrenztem Umfang auch durch ein Masterstudium erfüllt werden. Mit wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die wissenschaftliche Dienstleistungen wahrnehmen, können befristete Arbeitsverträge bis zu einer Gesamtdauer von 12 n (sechs vor der Promotion + sechs nach der Promotion) abgeschlossen werden. Wenn ein oder mehrere Kinder unter 18 n betreut wurden, verlängert sich die Befristungsdauer um jeweils zwei pro Kind. Unter wissenschaftlichen Dienstleistungen versteht die Rechtsprechung die Suche nach neuen Erkenntnissen. Nicht darunter fällt die Beschäftigung - als Lehrkraft für besondere Aufgaben, - in der Bibliothek oder Datenverarbeitungszentrale, - mit überwiegenden organisatorischen Aufgaben wie Studiengangbetreuung, Studienfachberatung, Dekanatsassistenz etc. - mit Labor- und Praktika-Betreuung, sofern diese Aufgaben von ihrem zeitlichen Anteil her das Arbeitsverhältnis prägen. 3.3.3 Nach Ablauf der Qualifizierungsphase(n) können sich im Bereich der wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter maximal Arbeitsverträge mit einer Laufzeit von insgesamt drei n anschließen (also insgesamt neun bis zur Promotion), auch wenn sich die Befristung mit der Durchführung von Drittmittelprojekten begründet. 3.4 Sofern die Arbeitszeit einer unbefristeten Teilzeitbeschäftigung befristet erhöht werden soll, muss die Arbeitszeiterhöhung ebenfalls sachlich begründet sein. Eine Aneinanderreihung von Arbeitszeiterhöhungen führt zu einer Konkretisierung des Arbeitsverhältnisses auf die erhöhte Arbeitszeit und kann somit nur erfolgen, wenn die Personalkosten der Arbeitszeiterhöhung langfristig gesichert sind. 3 Die mögliche Gesamtlaufzeit ist nach der Rechtsprechung auch davon abhängig, wie viele Arbeitsverträge während der Gesamtlaufzeit geschlossen wurden. Deshalb muss im Einzelfall geprüft werden, ob sieben oder acht möglich sind. 5
4. Zusammenfassung/Überblick Einen Überblick über die Befristungsmöglichkeiten gibt die nachfolgende Tabelle: befristeter Arbeitsvertrag ohne Begründung 14 Abs. 2 TzBfG befristeter Arbeitsvertrag mit Sachgrund 14 Abs. 1 TzBfG befristeter Arbeitsvertrag mit wissenschaftlichen Tätigkeiten und Qualifizierung 2 Abs. 1 WissZeitVG befristeter Arbeitsvertrag mit Tätigkeiten in Drittmittelprojekten 2 Abs. 2 WissZeitVG Mögliche Gesamtlaufzeit befristeter Arbeitsverträge Professorinnen und Professoren bis max. 5 - - bis max. 5 Wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bis max. 7 bis max. 12 (6 J. vor und 6 J. nach der Promotion) + zwei pro betreutes Kind bis max. 7 bis max. 9, mit Qualifizierung nach der Promotion 15 Lehrkräfte für besondere Aufgaben bis max. 7 - - 7-8 abhängig von der Anzahl der Arbeitsverträge Nichtwiss. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bis max. 7 - bis max. 7 7-8 abhängig von der Anzahl der Arbeitsverträge 6