DocXtractor Digitales Rechnungsmangement im ERP Umfeld Pierre Himmelmann Leiter Business Development P.Himmelmann@elo.com
Dokumentvielfalt @ Scanning E-Mail Fax-Server Andere Multi-Kanal-Eingang Papierrechnungen E-Mail mit PDF-Rechnung EDI 2
Rechnungsverarbeitung mit DocXtractor INVOICE Extraktion relevanter Daten Kreditor und Rechnungsempfänger sowie Buchungskreiszuordnung, CPD-Kreditoren Kopf- und Fußdaten mit Bezugsnebenkosten und mehreren MwSt-Sätzen 3
Rechnungsverarbeitung mit DocXtractor INVOICE Extraktion relevanter Daten Vollautomatische Unterscheidung von Rechnungen mit und ohne Bestellbezug Vollständige Erfassung von Positionsdaten mit Bestell- und Wareneingangs-abgleich 4
Rechnungsverarbeitung mit DocXtractor INVOICE Extraktion relevanter Daten Ermittlung von Zahlungsbedingungen Länderspezifische Compliance-Prüfungen ( 14 UStG) 5
Mathematische Datenextraktion Prüfung von mathematischen Abhängigkeiten Beträge Brutto ist einer der größten Netto kleiner gleich Brutto Brutto = Netto + MwSt. Netto MwSt. = 0,19 oder 0,07 * Eindeutiges Ergebnis Netto 207,50 MwSt 39,43 Brutto 246,93 6
Stammdatenbasierte Extraktion Stammdaten Firmenname Strasse PLZ Ort BLZ Konto Thomas Cook AGZimmerstr 61440Oberurs 200411114786543 Adolf Würth el GmbHPostfach74650Künzelsau6209180010681000 Voith AG BMW AG... Pöltenerstr 74650Künzelsau6209180021389700 Pacalstr.70569Stuttgart70540660518378908 Position der Felder muss nicht bekannt sein Unscharfe Suche (tolerant gegen OCR-Fehler und verschiedene Schreibvarianten) Qualitativ hochwertige Ergebnisse ohne Trainingsaufwand Zugriff auf Stammdaten über SAP-Schnittstelle INVOICE Download Report for SAP 7
Selbstlernmechanismus Bereitstellung gelernten Wissens für zukünftige zu analysierende Belege Automatische Analyse zu verifizierende Belege Nachbearbeiter Sofortige Bereitstellung gelernten Wissens für noch zu verifizierende Belege Selbstlernende Systemoptimierung Nutzung von kreditorbezogenem Verifikationswissen zur Optimierung der Erkennung von nicht erkannten Datenpositionen Selbständiges Verwalten von unterschiedlichen Dokument-Layouts eines Kreditors Kreditorenspezifisches Training entfällt vollständig 8
Zusammenfassung Leistungsmerkmale Standardprodukt für die Rechnungsverarbeitung Minimaler Konfigurationsaufwand Kontinuierlich selbstlernendes System Automatische Erkennung von Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen Automatische Erfassung aller Rechnungsinformationen Kopfdaten (Kreditor, Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, ) Fußdaten (Nettobetrag, Bruttobetrag, Mehrwertsteuersätze, Endbetrag, ) Positionsdaten (Menge, Einzelpreis, Positionspreis, Rabatt, ) Automatische Prüfung der ausgelesenen Rechnungsinhalte Positionsunabhängige Suche 11
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Ablauf der Bearbeitung einer FI-Rechnung SAP Buchhaltung Rechnungsüberblick im Rechnungseingangsbuch Ampel zur Fälligkeit Verarbeitungsstatus Zuständigkeit Öffnen der Rechnung im INVOICE Controller 16
Buchhaltung Genehmiger eintragen Genehmigungsprozess anstoßen 17
Funktionalität DocX CAPTURE V 1.0 Authentifizierung & Registrierung Dateneingabe (optional), Dokumenterfassung & Qualitätssicherung Dokumentübertragung Dokumentverwaltung & Statusinformationen 28
Neuer webbasierter Verifier Modernste Web-Technologie Installations- & Plug-In-frei Plattformunabhängig Modernes und einfach anpassbares UI-Design Maximale Interoperabilität Verschlüsselte Datenübertragung Anwendungsspezifisch gestaltete Benutzeroberflächen Optimiert für 16:9-Bildschirme 34
Oberflächenkonzept Usability & User Experience Intuitive Bedienbarkeit 36
Erfassung Kopf- & Fußdaten 38
14 Prüfung 39
Analysedienst Flexibler & dezentraler Zugriff auf DocX Dokumentanalysesysteme Grundfunktionalität lizensierbar seit Release 4.1 Anwendungsszenarien Aufbau flexibler Service-orientierter Architekturen (SOA) Betrieb in der Cloud Angebot von Software-as-a-Service (SaaS) Diensten 49
Beispiel: Personalakten im Bereich Zeitarbeit, z.b. Facility Management Hohe Zahl (externer) Mitarbeiter Hohe Mitarbeiter-Fluktuation, d.h. viele Ein- und Austrittsprozesse viele Dokumente im Tagesgeschäft Dezentrale Unternehmensorganisation zentrale Verwaltung regionale und lokale Niederlassungen Digitale Personalakte ist (fast) ein Muss! 56
Beispiel: Personalakten im Bereich Zeitarbeit, z.b. Facility Management Relevante Belegarten Einstellungsformulare Zeugnisse Ausweisdokumente Aufenthaltsgenehmigungen Arbeitsverträge Mitgliedsbescheinigungen Krankenkasse Time-Sheets etc. 57
Managed Services und BPO Personalaktenverarbeitung Dokumententypen (Top 31) Sonderzahlungen Sozialleistungen/Zuwendun gen Steuern Berufsausbildung Weiterbildung Studiennachweise Krankheit Kur/Reha Wiedereingliederung Elternzeit Urlaub Krankenkasse Sozialversicherungsmeldun g/deüv Dienstwagen Bewerbung Lebenslauf Zeugnisse extern Personalbogen Adress-/Bankdaten Urkunden Schwerbehinderung Arbeits-/Aufenthaltserlaubnis Checkliste Eintritt Arbeitsvertrag Vertragsänderungen/-ergänzungen Vollmachten Verpflichtungen Nebentätigkeit Austritt Zeugnisse intern Gehalt 58
Beispiel: Kundenservice bei Versorgungsunternehmen Vorrangig B2C-Geschäft Zunehmender Anteil an E-Mail-basierter Kommunikation Verschärfter Wettbewerb höhere Kundenfluktuation durch liberalisierten Markt mehr Vorgänge, Dokumente und Prozesse Kundenzufriedenheit und Qualität des Service als wichtiger Wettbewerbsvorteil Schnelle Reaktion ist ein Muss! 62
Beispiel: Kundenservice bei Versorgungsunternehmen Relevante Belegarten Anfragen Neuverträge und Vertragsänderungen (Tarifwechsel) Rückfragen zu Abrechnungen Adress- und Kontoänderungen Beschwerden Kündigungen etc. 63
Von Beschwerdeerkennung zum Beschwerdemanagement 1 Anbindung aller Eingangskanäle 2 Klassifikation und Extraktion 3 Nachbearbeitung 4 Intelligente Kopplung an Geschäftsprozesse Fachanwendun g Complaint Detection Compla int Workflow ECM Beschwerde- Management- Team 65
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