STAATSINSTITUT FÜR SCHULQUALITÄT UND BILDUNGSFORSCHUNG MÜNCHEN BERUFLICHE SCHULEN HANDREICHUNG ERP-Software Microsoft Dynamics NAV Version 4.0
IMPRESSUM Erarbeitet im Auftrag des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus im Rahmen des Arbeitskreises Einsatz von ERP-Software im Unterricht Autor StD Edgar Sailer Staatsinstitut für Schulqualität und Bildungsforschung München Herausgeber Staatsinstitut für Schulqualität und Bildungsforschung Schellingstraße 155, 80797 München Telefon (089) 2170-2201, Telefax (089) 2170-2205 http://www.isb.bayern.de 2011, Nachdruck für den unterrichtlichen Einsatz erlaubt. Eine anderweitige Nutzung nur mit Genehmigung des Staatsinstituts für Schulqualität und Bildungsforschung München INHALT 1. Programmstart 1 2. Grundstruktur FIBU-Modul 3 3. Fenstersteuerung 4 4. Symbolleiste 5 5. Hilfefunktionen 6 6. Datensicherung 7 7. Import von neuen Tabellen, Formularen und Berichten 8 8. Verwendung eigener Aufgaben 9
ERP-Software Microsoft Dynamics NAV g 1. Programmstartt Nach dem Programmstart über das Programm-Icon auf dem Desk- und der Eingabe der Benutzer-ID (jeweilss ohne Passwort): ID Mandanten ind Creativ Fibu, Creativ Produktion, IND-Wawi, Kore top oder im Windows-Startmenü unter Programme MBS Navision gh GH-Wawi it IT Wawi eh EH-Wawi kasse Kasse Im Abfragefenster Anmelden wird das Programm gestartet: Nach dem Löschen vorhandener Mandanten aus der Datenbank (z. B. aus Vorstunden) mit dem Menübefehl Menü Datei Mandant Löschen Ja Ja Fürr den Benutzer AD- unter Extras / Zugriffs- rechte / Kennwort ein MINN sollte unbedingt Passwort eingerichtet werden. Diee Benutzer ind, gh, it, eh und kasse melden sich immer ohne Pass- wort an. Befehlseingabee Mandant löschen und dem Rücksichern des gewünschten Datenstands durch Schüler und Lehrer über Menü Extras Datensicherung importieren Dateiauswahl OK Befehlseingabee Datensicherung importieren 1
muss der gewünschte Mandant ausgewählt werden: Menü Datei Mandant öffnen z. B. Auswahl Creativ FIBU OK Befehlseingabe Mandant öffnen Im Hauptfenster wird das gewünschte Modul (z. B. Einkauf) durch Mausklick auf den entsprechenden Menüpunkt gestartet. Mit der Eingabe des Buchungsdatums über den Befehl Menü Extras Arbeitsdatum Datumseingabe OK Befehlseingabe Arbeitsdatum muss vorab die Zuordnung zu der mit dem Mandanten verknüpften Buchungsperiode 00 erfolgen. Um den unabhängigen Einsatz der Unterrichtsmaterialien im Zeitablauf zu ermöglichen, wurde mit dem Mandanten Creativ Möbel das Buchungsjahr 00 exemplarisch verknüpft. Auf diese Standardisierung sind die Schüler vor Arbeitsbeginn hinzuweisen. Nach Festlegung des Arbeitsdatums kann mit der Bearbeitung der Beleggeschäftsgänge begonnen werden. 2
2. Grundstruktur der Module In den Untermenüs (z. B. Finanzbuchhaltung) kann je nach Berechtigung des Benutzers ein unterschiedlicher Menüumfang zur Verfügung gestellt werden. So erhält z. B. der Abteilungsleiter Finanzbuchhaltung in der betrieblichen Praxis Zugriff auf umfangreichere Programmfunktionen wie Stornieren, Kontenplan oder erweiterte Funktionen der betriebswirtschaftlichen Auswertung. Dagegen erhalten die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter, von denen die Eingabe der Buchungsbelege vorgenommen wird, nur Rechte in diesem Bereich. Im Einzelnen stehen für den Abteilungsleiter (Benutzer ADMIN) im Hauptmenü Finanzmanagement die folgenden Programmmodule zur Verfügung: Kontenplan, Budgets FIBU Buchungsblätter Analyse & Berichtswesen Intercompanybuchungen Berichte Historie Periodische Aktivitäten Beim Mandanten Creativ Möbel AG wurde neben der Anpassung des Kontenrahmens an den einschlägigen IKR der AKA beispielsweise für den Benutzer ind ein idealtypischer Befehlsumfang implementiert, der über die Berechtigungen des Sachbearbeiters in der betrieblichen Praxis hinausgeht und so pädagogischdidaktischen Erfordernissen des Lehrplans und der Unterrichtspraxis entgegenkommt. Weiterhin steht dem Benutzer die Menügruppe Shortcuts zur Verfügung, die er individuell gestaltet kann. Dies geschieht durch Mausklick (rechte Taste) auf den gewünschten Menüpunkt (z. B. Kontenplan oder Journal) und Auswahl des Befehls An Shortcuts senden. Über die neue Menüauswahl können künftig alle Benutzer (z. B. ind) verfügen, die mit der gleichen Datenbank arbeiten. Menüumfang für den Benutzer ADMIN Beispiel: FIBU-Menü für die Benutzer IND, GH, EH und IT 3
3. Fenstersteuerung Die Bearbeitungsfenster werden innerhalb des Hauptfensters durch Mausklick auf den gewünschten Modulnamen geöffnet. Dabei ist es, wie in Windows auch möglich, mehrere Bearbeitungsfenster gleichzeitig offen zu halten und zwischen den Fenstern zu wechseln. Menü Fenster Menübefehl Fenster Fenster Anklicken Textzeile Mit diesem Menübefehl kann zwischen den geöffneten Fenstern umgeschaltet oder es können alle Fenster geschlossen werden. Das aktive Fenster ist mit einem Haken vor dem Text gekennzeichnet. Mit Symbole anordnen werden die minimierten Fenster am unteren Rand des Programmfensters angeordnet. Fenstergröße minimieren, maximieren, schließen Mit den Windows-Standardschaltflächen (oben rechts) kann die Größe der Bearbeitungsfenster innerhalb des Navision- Programmfensters gesteuert werden. Darüber hinaus können einzelne Bearbeitungsfenster selektiv geschlossen werden. Minimierte Fenster öffnen Die minimierten Fenster am unteren Rand des Programmfensters werden als Balken dargestellt. Durch Anklicken dieser Balken kann das jeweilige Fenster geöffnet werden. Tastaturbefehl Fenster schließen Mit der ESC-Taste wird das aktive Fenster geschlossen. 4
4. Symbolleiste In der Symbolleiste stehen dem Benutzer eine Reihe von Programmfunktionen zur Verfügung. Die einzelnen Symbole werden durch Mausklick aktiviert. Über die aus Windows bekannten Symbole hinaus stellt Microsoft Dynamics NAV in der Symbolleiste den folgenden programmspezifischen Befehlsumfang zur Verfügung: Symbol F-Taste Funktion F3 Datensatz einfügen Befehle Symbolleiste F4 F7 Strg+F7 Groß+F7 Datensatz löschen Feldfilter setzen Tabellenfilter setzen Flow-Filter setzen Alle Datensätze anzeigen Groß+F8 Datensätze sortieren Ersten und letzten Datensatz anspringen Blättern vorheriger und nächster Datensatz Übersicht anzeigen F12 Rücksprung zum Hauptmenü Hilfe Die Anwendung der einzelnen Funktionen wird bei den Handreichungen zu den einzelnen Modulen, z. B. Warenwirtschaft, dargestellt. 5
5. Hilfefunktionen Microsoft Dynamics NAV bietet verschiedene Hilfefunktionen an, die über das Menü? aufgerufen werden können. Die Wichtigsten sind: Microsoft Dynamics NAV Hilfe Direkthilfe Funktionstastenübersicht Für den unterrichtlichen Einsatz erscheint die Direkthilfe am besten geeignet. Der Aufruf dieser Hilfefunktion erfolgt über das Datei- Symbolmenü oder den Tastaturkurzbefehl Groß + F1. Der Benutzer hat dabei die Möglichkeit, durch Anklicken des gesuchten Objekts mit dem Mauszeiger im Programm- oder Bearbeitungsfenster direkt zu diesem Objekt Informationen in einem neuen Hilfefenster zu erhalten. Genügen die Informationen nicht zur Klärung der Fragestellung, können weiterführende Informationen in der regulären Hilfefunktion von Navision gesucht werden. Direkthilfe oder Groß+F1 6
6. Datensicherung Um Schülern zu ermöglichen, mit selbst eingegebenen Datenständen zu arbeiten, müssen die Dateien von jedem Schüler individuell gesichert werden. Dies erfolgt durch folgende Befehlseingabe: Menü Extras Datensicherung erstellen Dateiname In der nachfolgenden Bildschirmmaske wird festgelegt, in welchem Umfang die Datensicherung vorgenommen wird. Falls versehentlich unnötige Sicherungsoptionen gewählt werden, z. B. Ganze Datenbank, kann diese langwierige Sicherung problemlos abgebrochen und mit den gewünschten Einstellungen wiederholt werden. Um im Unterrichtsverlauf unnötige Wartezeiten zu vermeiden, sollten obige Einstellungen verwendet werden; insbesondere dürfen die Buttons Daten gemeinsam für alle Mandanten und Applikationsobjekte nicht ausgewählt werden. Im unteren Teil des Fensters können zusätzlich Beschreibung, Speicherort und Dateiname eingegeben werden. Im folgenden Fenster ist der Verlauf und Fortschritt der Datensicherung zu ersehen: Der Abschluss der Datensicherung wird vom Programm mit der Meldung Datensicherung erfolgreich beendet bestätigt. 7
7. Import von neuen Tabellen, Formularen und Berichten Beim Einsatz von neuen Mandaten (z. B. Creativ Fibu) oder Programmupdates muss auch die aktuelle Datenbank unter www.erpsoftware-bayern.de geladen werden. Alternativ können auch die geänderten Tabellen, Formulare, Berichte etc., die auf der Programm-CD oder im Internet unter obiger Adresse als *.fob-dateien zur Verfügung gestellt werden, in die alte Datenbank importiert werden. Zum Import von fob-dateien muss man sich beim Programmstart mit Admin-Rechten anmelden: Internetadresse: http://www.erpsoftware-bayern.de Im Menü Extras ist zunächst der Object Designer zu öffnen: Menü Extras Object Designer Anschließend können im Menü Datei die neuen Navision Objects Files (z. B. Report 122) importiert werden: Menü Datei Import von fob-dateien Import Falls beispielsweise der Report 122.fob bereits in der Datenbank vorhanden ist, erscheint folgende Fehlermeldung, die mit OK bestätigt werden muss: Anschließend müssen im Fenster Import Worksheet zunächst alle Dateien mit Hilfe des Buttons Replace All ausgewählt und mit Mausklick auf den OK-Button ersetzt werden. 8
8. Verwendung eigener Aufgaben Die Basismandanten können zur Übung auch mit eigenen Buchungsbeispielen und aktuellem Datum zum Einsatz kommen. Es wird empfohlen, zunächst die Mandanten umzubenennen: Menü Datei Mandant umbenennen Weiterhin ist es notwendig, die Einschränkungen des Buchungszeitraumes wieder aufzuheben: Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltung Einrichtung Register Allgemein Einschränkung des Buchungszeitraums aufheben Es müssen die Inhalte in den Feldern Buchung zugel. ab und Buchung zugel. bis gelöscht werden. Weiterhin ist im Modul Finanzbuchhaltung das Jahr 00 abzuschließen. Anschließend muss ein neues Geschäftsjahr eingerichtet werden: Finanzbuchhaltung Periodische Aktivitäten Geschäftsjahr Buchhaltungsperioden Einrichtung eines neuen Geschäftsjahres Falls im Hauptmenü deaktivierte Module (graue Schrift) wieder aktiviert werden sollen, ist folgendes Vorgehen zu empfehlen: Menü Extras Object Disigner Form 330 markieren Design Die deaktivierten Buttons (z. B. Commerce Portal) markieren (Maus) und über das Menü Ansicht / Properties in der Maske Command- Button Properties die Funktion Enabled auf Ja setzen. 9