BPM@Unispital Basel Prozessmanagement von unten Positive Wirkungen und Probleme des Prozessmanagements in einem Spital 05. Juni 2013 Dr. Heiko Behrendt Prozessberater, Universitätsspital Basel
BPM CoP heute 1. Der Rahmen im Spital: Medizin als spezielle, komplexe Leistung in einer Expertenorganisation 2. Prozessmanagement von unten bis heute 3. Pro/Contra und Diskussion 4. Prozessmanagement ab 2013 5. Prozess-Dokumentation
Der Rahmen im Spital Besonderheit 1: Aus Leistungssicht sind Spitäler ein Sonderfall Spitäler sind stark von (Informations-)Logistik geprägte Organisation. Die Kernleistungen werden an Menschen erbracht und von diesen als Dienstleistung wahrgenommen. Leistungen sind Vertrauensgüter Der Patient ist meist unter Handlungsdruck. Es gibt nur ansatzweise einen Markt. Im Notfall hat der Patient keine Wahl. Das Zusammenspiel ist komplex (kompliziert und dynamisch), die Abhängigkeiten sind hoch. Die Arbeit bewegt sich oft an der Erkenntnis- und Handlungsgrenze. Der Behandlungserfolg ist wichtiger als die Prozess-Stringenz ( Ausschuss ist nicht erlaubt ). Grosse Menge kritischer Informationen (Geschwindigkeit, Datenschutz und Qualität)
Der Rahmen im Spital Besonderheit 2: Hohe Komplexität bei wenig Strukturinformationen und Überblick redundante IT-Funktionen,???,? 8000 Diagnosen 360 oder 180 IT-Systeme??? keine Datenarchitektur ca. 40 Stationen 680 oder 830,? Betten?? Über 2000 Unzahl von Prozessen Formulare und 5100 Mitarbeiterinnen?? Dokumente,? unbekannte Menge,? und Art von Rollen?? ca. 60 Chefärzte
Der Rahmen im Spital Besonderheit 3: Ein Spital ist eine Expertenorganisation Höchster IQ Experten sind am Werk: - Sie sind selbstbewusst - Sie sind ehrgeizig und wollen in ihrem Gebiet führend sein - Sie sind fokussiert auf ihr Fach und reagieren nervös auf Ablenkung - Sie sind misstrauisch gegenüber Personen, die weniger intelligent sind Daher: Mitentscheiden ist zentral - Sie wollen ihre Umgebung selber gestalten - Sie lasse sich nichts befehlen - Sie kennen die Tricks Experten tendieren dazu, sich eine Insel zu bauen, die verteidigt werden muss.
Konsequenzen der Inselpolitik Expertenorganisationen tendieren dazu, sich in selbstregulierenden Einheiten zu organisieren, mit hohem Autonomieanspruch und sehr guter Komplexitätsbewältigung. Die Fachabteilungen sehen sich häufig als Insel (in einer feindlichen Umwelt). Binnenoptimierung Alle Ressourcen sind in eigener Hand «Mein Personal, meine OP-säle, meine Betten,» Es gelten die Binnengesetze «Zurückweisung von Standards, eigene Gesetze, eigene Abläufe, eigene IT,» Kassen und Kässeli «Möglichkeiten, Pläne zu verfolgen, die durch das Spitalmanagement nicht unterstützt werden»
Konsequenzen für das Spital Die Plattformen (Notfall, OP, Intensivstationen) sind oft nicht geführt: keiner ist verantwortlich, jeder bedient sich Der Patient steht nicht im Mittelpunkt, sondern die Binnenoptimierung einzelner Einheiten Der hochgradig abhängige Informationsfluss fliesst nicht gut Long-Tail-Problematik in der Produktion viel Individualität auch auf der medizinischen Problemebene Blick auf das System weder aus Produktions- noch aus Dienstleistungssicht. Anspruch, etwas Besonderes zu sein, das schon immer so war und funktioniert
3 mögliche Ansatzpunkte der Führung im Spital Von oben : Lean Hospital Strategie verfolgen mitten drin : Plattformen entwickeln Von unten : Prozesse nach einer Systemlogik erarbeiten
Prozessmanagement im USB von unten weil es von oben nicht möglich war.
Was hat das USB seit 2007 zum Thema getan? Prozessberatung von unten im USB: Idee Aufgabe und Mission 2007: Einführung von Prozessmanagement im USB von unten und nachfrageorientiert (v.a. über Projekte) Aufbau eines so genannten Prozess Kompetenz Zentrums mit einem Prozessberater und fünf internen Dienstleistungen 1 Prozessarchitektur: Entwicklung der Prozessarchitektur des USB (Aufbau und Gliederung der Prozesse des Hauses) 2 Prozessberatung: Beratung zu Dokumentation, Analyse, Design und Management von Prozessen in den Bereichen und Projekten 3 4 5 Prozessmethode trainieren: Schulung der Prozessmanagement-Methoden, der Regeln und Konventionen sowie der Modellierungssoftware. Modellierung trainieren: Methodischer Support zur Modellierung von Prozessen Standards und Publikation: Controlling der Standards in einem Prozess-Abnahmeverfahren. Veröffentlichung der Prozesse auf dem Projektund Prozessmanagementportal im Intranet.
Organisation des Prozessmanagements im USB Soll und Ist Entwickler System Administrator Prozessmanagement Steuerungsausschuss Prozess Kompetenz Zentrum (PKZ) Prozessberater Prozessarchitekt Prozessdesigner und -controller Prozessmanagement Sponsor zentral dezentral Prozess Owner Prozess Designer PROZESSTEAMS Prozess Controller Kunde Prozess Coach Mitarbeiter Methodische Sicht Prozessarchitektur Fachliche Sicht Prozessmodellierung zentral dezentral Prozessmanagement Sponsor Support System Administrator Zwei MA mit den Rollen Prozessberater Prozessarchitekt Prozessdesigner und -controller Prozess Owner Prozess Designer Mitarbeiter Kunde Methodische Sicht Prozessarchitektur Prozessmodellierung Fachliche Sicht
Prozessberatung im USB heute Struktur der Nachfrage im Rückblick Nachfrageart: 1. Standardisierung 2. Optimierung 3. Soll-Design 4. Überblick und Akkreditierung/Zertifizierung 5. Informationsfluss und IT-Anforderungen 6. Anleitung von Mitarbeitern 7. Schnittstellen-Klärung (Wer macht wann was?) 8. Qualitätssicherung und verbesserung Nachfrage direkt bei den Prozessberatern
SAP Aufnahmeformular Fragebogen: medizinische Daten zum Patienten MKG Informationsschreiben betr. NPFL (Depotzahlung) (SAP Formular) Aufgebot MKG Patient und Fall angelegt MKG Aufgebot bei telefonischen und schriftlichen... Administration mit Hinweis auf Depotzahlung bei Risikoinformation NPFL Depot kann beim 1. Besuch nicht verlangt werden, da unklar ist, ob es sich um PFL oder NPFL handelt. Wenn Termin innerhalb von 48 Stunden: Termin telefonisch vereinbaren; Aufnahmeformular und Fragebogen 'Medizinische Daten zum Patienten' bei Anmeldung des Patienten abgeben. SAP hydmedia Krankengeschich te erstellen Zuweisung und Unterlagen einscannen und Originale... KG nutzbar Administration!! KG mit korrektem Deckblatt erstellen: richtige Fallnummer Administration Nachfrage 2012 Standardisierung, Optimierung, Anleitung von MA Projekt Ziel und Zweck Angewandte Methoden Kostendeckungsgrad Chirurgie Standardisierung der Administrationsprozesse: - bessere Planung der Sprechstunden (Effizienz) - Sicherstellen der Leistungserfassung (Ertragssicherung) - Anforderungen an IT Bildkartenmethode, Modellierung für Konsistenz, Regeldefinition, Verantwortungs- Zuordnung, IT-Nutzung und Info-Fluss Visitenstandard Verbesserung der Qualität durch Beschreibung des SOLL (evidenz-basiert) Modellierung SOLL, Design eines Instrumentes für die Hemdtasche Methoden: Bildkartenmethode Modellierung als EPK Entwurf, Logik und Design Druck extern
Nachfrage 2012 Standardisierung, Optimierung, Anleitung von MA: z.b. Visitenstandard
Patientin wüns cht Fachges präch Vors orgepr oze ss Schwangere Fallführung übernehmen Beginn der Depress ion überprüfen W enn erstmals diagnostiziert ohne Vorbehandlung Schwangere ärztlich/ psyc hologisch betreuen weiteres Vorgehen entsc heiden mittel- oder sc hwere Depres sion lie... Typ: EPK Status: In Bear beitung Zuweisung von Hebamme Patientin an ZASS zuweis en Notwendigkeit einer Fallkonferenz ents cheiden Fallk onfer enz nic ht notwendig Behandlungs- Setting festlegen KJ PD (Kinderund... Betreuungs- Setting festgelegt Setting organis ieren Ärztlic hes Behandlungs- Setting... Psychosomatik Frauenk linik Psychosomatik Frauenk linik Psychosomatik Frauenk linik Psy chologin Psychosomatik Frauenk linik Vors chlag durc h Sozialdienst und/oder Fallführ ung Pharmakothera pie indiziert Depressive Schwangere Psy chosomatik Frauenklinik zur ambulanten per inatalen, psychiatrischen Behandlung Psy chosomatik Frauenklinik Psy chosomatik Frauenklinik Psy chosomatik Frauenklinik letzter Bearbeiter: behrendth letzte Änder ung: 26.11.2012 18:14:46 Bei Rezidiv einer depr essiven Störung und Vorbehandlung Soz iale Situation abklär en Beurteilung der Elternfähigkeit indiziert Patientin an KJPD vermitteln Fallkonferenz notwendig 'Round Table' (Fallkonferenz) Ärztliches Behandlungs- Entlastungs- Setting organisier en Entlastungs - Setting or ganisiert Unterstützung der Mutter-Kind- Bindung notwendig Psychosomatik Frauenklinik seit/am: 24.08.2012 Sozialdienst inkl. Organisation zur pos tpartalen Unters tützung: - Soziales Umfeld - Hebamme USB Pr ozess modell Prozess verantwor tlicher: N.N. - Familienbegleitung ( HELP for Families inkl. Patensc haften) - SRK- Familienentlastungsdienst - Elternhilfe beider Basel - Ehe- und Familienberatung - Spitex - Mutter-Kind-Heim/-Hospitalisation Psychosomatik Frauenklinik ZASS-Ambulanz (UPK) Neanatologie Hebamme Psyc hiater Sozialdienst perinatales Management bei Risiko-Sc hwangers chaften und Medikamenten notwendig Kooperation mit Neanatologie vereinbaren Psyc hos omatik Frauenklinik postpartale Betreuungsk ontinuität muss sic her ges tellt werden Kooper ation mit Hebamme vereinbar en Vor der Geburt ist die Fallführung bei der Frauenklinik 1. Patienten nicht an ZASS zugewiesen, Fallführung geht postpartal aber an ZASS 2. Patienten an ZASS zugewiesen, Fallführung geht postpartal aber an extern Sozialdienst Ps ychosomatik Frauenklinik Fallführung an vor behandelndem Psyc hiater / Therapeuten abgeben Zusammenarbeit mit Psychiater/Thera peuten klär en psychiatrische Kooperation mit vorbehandelndem Psyc hiater / Therapeuten psychiatris che Kooperation mit vorbehandelndem Psychiater / Therapeuten ver einbaren Psychosomatik Frauenk linik Psychosomatik Frauenk linik partielle Übernahme der psychiatris chen Behandlung durch ZASS-Ambulanz Notwendigkeit der Vor stellung des Patienten bei der ZASS... Vors tellung bei der ZASS notwendig Patientin an ZASS zuweisen Patientin an ZASS zugewiesen Psyc hos omatik Frauenklinik Psyc hos omatik Frauenklinik Vorstellung bei der ZASS notwendig Zur Abk lärung der Indikation Patient der ZASS vor stellen zur ambulanten perinatalen, psychiatrischen Behandlung Psyc hos omatik Frauenklinik Nachfrage 2012 Schnittstellen-Klärung zwischen Institutionen Projekt Ziel und Zweck Angewandte Methoden Organisation der Behandlung perinataler Depression (Behandlungspfad) Koordinierung und Klärung der Zuständigkeiten von USB, UPK, Stadt Basel und verschiedenen sozialen Einrichtungen; Definition der Begriffe Soll-Design der Abläufe für die Depressions-Behandlung in verschiedenen Phasen (Schwerpunkt auf Ablauf und Rollen) Der Sozialdienst hat auf diese Weise bereits mehrere Abläufe geklärt: - Familienunterstützung - Kindesschutz - Postpartale Betreuung von Asylsuchenden - Dolmetscherdienste
Verordnung Pathologie Typ: Wertschöpfungskettendiagramm Status: In Bearbeitung Postmortale Diagnostik (Autopsie) Probenannahme und -verteilung Pathologie letzter Bearbeiter: waechs letzte Änderung: 07.03.2012 09:34:14 Histopathologische Diagnostik Neuropathologische Diagnostik Zytopathologie- Diagnostik Spezialdiagnostik Pathologie Molekularpathologie FISH/SISH Molekularpathologie PCR Immunhistologie Immunfluoreszenz Elektronenmikroskop ische Analyse seit/am: 01.12.2011 USB Prozessmodell Prozessverantwortlicher: Markus Tolnay Befundung Pathologie Status: In Bearbeitung Typ: Fachbegriffsmodell Biopsie allgemein (Auftrag) Patient Adresse Patient letzter Bearbeiter: system letzte Änderung: 31.01.2012 19:29:57 seit/am: 12.12.2011 Name Patient Vorname Patient Geburtsdatum Patient Geschlecht (w/m) Strasse Hausnummer Postleitzahl Ort stationär (J/N) Klasse ambulant (J/N) Garant Selbstzahler (J/N) Krankenkasse(J/N) SUVA(J/N) EMV(J/N) IV(J/N) Versicherungsnummer Frühere Untersuchungen (Nr. oder Jahr) Name Name Name Name Klinische Diagnose / Bemerkungen... Intraoperativer Schnelllschnitt(J/N) Organ / Topographie (Freitext) Organ / Topographie (Freitext) Organ / Topographie (Freitext) Organ / Topographie (Freitext) Organ / Topographie (Freitext) Organ / Topographie (Freitext) Organ / Topographie (Freitext) Organ / Topographie (Freitext) Organ / Topographie (Freitext) Organ / Topographie (Freitext) Datum Entnahme Kopien an: Vorname Vorname Vorname Vorname Art des Materials (Freitext) Biopsie (J/N) Liste Organ / Topographie Unterschrift Arzt Ektomie / Ablatio / Amputation (J/N) Telefonnummer Curettagematerial (J/N) USB Datenarchitektur Prozessverantwortlicher: N.N. Nachfrage 2012 Überblick und Akkreditierung Projekt Ziel und Zweck Angewandte Methoden Strukturierung Prozesse Blutspendezentrum Klärung Angebot des BSZ und Zuordnung der 300 SOP nach Abläufen; Effizientere Re- Akkreditierung und Qualitätsmanagement Definition Leistungslandkarte; grobe Modellierung von 22 Prozessen bis zur SOP-Ebene Prozess- und Datenübersicht Pathologie Komplette Beschreibung der Prozesse der Pathologie für die Akkreditierung; Übersicht über den Informationsfluss und die Datenfelder Modellierung der Prozesse; Modellierung aller Informationsobjekte bis Feldbene (ca. 1200 Felder); Insg. 43 Modelle Pathologische Diagnostik Biopsie allgemein (Auftrag) Für die Akkreditierung und Qualitätssicherung werden derzeit auch alle SOP der CTU als Arbeitsanleitungen modelliert
Externer Autopsieauftrag Pflegerichtlinie Todesfall Todesanzeige Autopsie/Obduktion Gewichtszettel Autopsie Eingangsliste Autopsie Gewichtszettel Autopsie Todesanzeige Autopsie/Obduktion IS-Med Todesanzeige Autopsie/Obduktion Typ: EPK Status: Freigegeben Verstorbener wird zur Dienstzeit ins Institut gebracht Verstorbenen annehmen Verstorbenen ärztlich aufnehmen Genehmigung/ Verweigerung zur Autopsie von der Todesanzeige entnehmen Autopsie kann durchgeführt werden letzter Bearbeiter: behrendth letzte Änderung: 07.03.2012 10:01:40 Präparator Assistenzarzt Präparator Assistenzarzt Pflegerichtlinie Todesfall Todesanzeige Autopsie/Obduktion Gewichtszettel Autopsie Eingangsliste Autopsie Todesanzeige Autopsie/Obduktion evtl. wird von den Angehörigen der Wunsch nach Abschied vom Verstorbenen in der Pathologie geäussert (telefonisch oder bereits beim Arzt, der die Todesanzeige ausfüllt) freigegeben am: 24.02.2012 seit/am: 29.11.2011 USB Prozessmodell Prozessverantwortlicher: Ralph Schoch Verstorbener wird ausserhalb der Dienstzeit ins Institut gebracht Verstorbenen anmelden und annehmen Todesfall dem Bestattungsbüro Basel-Stadt melden Bestattungsdiens t Präparator Präparator Todesanzeige Autopsie/Obduktion Wunsch von Angehörigen nach Abschied vom Verstorbenen Aufbahrungsterm in vereinbaren Ziel: Die Autopsie dient der: - Qualitätssicherung der Kliniken - Aus- und Weiterbildung der Ärzte - Ergründung der Todesursache Von ca. 700-800 Leicheneingängen pro Jahr werden ca. 300 autopsiert Abschied durch Angehörige vor der Autopsie bzw. bei Autopsieverweigerung vor der Einsargung Sekretariat Autopsie wird verweigert Nachfrage 2012 Überblick und Datenmodell, z.b. Pathologie Pathologische Diagnostik Postmortale Diagnostik (Autopsie) Typ: Wertschöpfungskettendiagramm Status: In Bearbeitung letzter Bearbeiter: waechs letzte Änderung: 07.03.2012 09:34:14 seit/am: 01.12.2011 USB Prozessmodell Prozessverantwortlicher: Markus Tolnay Verordnung Pathologie Probenannahme und -verteilung Pathologie Histopathologische Diagnostik Befundung Pathologie Postmortale Diagnostik (Autopsie) Neuropathologische Diagnostik Zytopathologie- Diagnostik Spezialdiagnostik Pathologie Molekularpathologie FISH/SISH Typ: Fachbegriffsmodell Status: In Bearbeitung Biopsie allgemein (Auftrag) letzter Bearbeiter: system letzte Änderung: 31.01.2012 19:29:57 seit/am: 12.12.2011 USB Datenarchitektur Prozessverantwortlicher: N.N. Molekularpathologie PCR Biopsie allgemein (Auftrag) Patient Name Patient Vorname Patient Geburtsdatum Patient Geschlecht (w/m) Immunhistologie Adresse Patient Strasse Hausnummer Postleitzahl Ort stationär (J/N) ambulant (J/N) Immunfluoreszenz Klasse Garant Elektronenmikroskop ische Analyse Selbstzahler (J/N) Krankenkasse(J/N) SUVA(J/N) EMV(J/N) IV(J/N) Versicherungsnummer Frühere Untersuchungen (Nr. oder Jahr) Kopien an: Methoden: Architektur, Modellierung mit Informationsfluss, Abbildung aller Formulare als Datenmodell Name Vorname
Sprechstunde Patientenindikation Behandlungspfad Stammzellen-Transplantation Status: In Bearbeitung Typ: Wertschöpfungskettendiagramm allogene Transplantation Stammzellen-Spender suchen letzter Bearbeiter: behrendth letzte Änderung: 29.10.2012 13:36:00 autologe Transplantation Stammzell- Labor Stammzell- Labor inkl. Klärung Knochenmark oder periphere Stammzellen Weitere Leistungen der Hämatologi e-labor Stammzelle n-... Nicht-Transplantation Ambulante Therapie Patient zur Stammzell- Transplantation konditionieren Konsiliardienst- Dienstleistung Diagnostische -Prozesse Datenaufbereitung mit dem Spender Spendertauglichkeit prüfen (allogene Transplantation) Blutspende zentrum seit/am: 04.11.2011 Spender auf Stammzellentnahme vorbereiten (allogen) Spendetauglichkeit prüfen und Patient auf Stammzellen entnahme vorbereiten (autolog) Tichelli OA Lehmann Therapie Non-Transplant Ambulante hämatologische/hämostasiologische Therapie USB Prozessmodell Prozessverantwortlicher: Jakob Passweg Bereichsinf ormatik Blutspende zentrum Datenmigration Stammzellen entnehmen, untersuchen und verarbeiten - & Hämostase- Laboruntersuchung in der Stammzellentherapie Stammzellen transplantieren Legende Prozess Fachlich verantwortl. Organisationseinheit Informationsobjekte Nachsorge allogene Spender nach Spende Blutspende zentrum Nachsorge Patient nach Transplantation Arzt extern 1 Import-/Exportfunktionen (Schnittstellen) 1.1 1.2 1.3 1.5 Anbindung an Kalender-Systeme ist fraglich (Verbindung zu Outlook...) 2.1 Diagnosestatistik und Berichtsstatistik müssen erstellbar sein 2.2 Patient muss nicht neu erfasst werde, sondern wird aus SAP, IS- Med / system übernommen Patienteninformationen müssen aus SAP / IS-Med / KIS übernommen werden können 1.6 Übernahme von Falldaten für die Bestellung der Chemotherapie 1.7 Verordnungsdaten müssen übernommen werden können 1.8 Übernahme von Informationen aus dem Blutspendezentrum 1.11 Export von Daten in SPSS, Excel,... 1.12 Export von Leistungen muss möglich sein 2 Verarbeitungsfunktionen Im System muss eine Eintrittsliste/Austrittsliste zusammengestellt werden können Konferenzen müssen zusammengestellt werden können (Patienten, 2.3 Fälle, Termine) 2.4 Rapporte/Berichte/Austrittsberichte müssen unterstützt werden. Frei definierbar. 2.5 Suche nach Diagnose, Patiente,n Datengruppen, Status, etc. 2.6 Transplantationsplanung, Chemoplanung, Austrittsplanung muss möglich sein 2.7 Auswertbarkeit der Daten (über Report und Export oder direkt) 2.8 Prüfungen auf Eingabefehler durch Regeln 2.9 2.10 2.11 Verknüpfung der Datenbank mit den Eintritts- und Austrittsinformationen 1.4 Verknüpfung mit der Kostengutsprache 1.9 Übernahme von Informationen aus Laborsystem 1.10 1.13 Erzeugen von Aufträgen an Labor, Konsil Masken/Formulare werden automatisch mit vorhandenen Daten gefüllt Stammzellprodukte, Therapien, Spenden und Nabelschnurblut müssen verwaltet werden können Es müssen verschiedene Etikettenformate unterstützt werden und ausdruckbar sein 2.12 Verwendung von Standardreports 2.13 2.14 Übernahme von Informationen von externen Quellen (z.b. LNRH, EBMT) Reporte, Berichte, Briefe müssen per Mail versendet werden können Mit dem Patienten müssen weitere Personen verknüpft werden können (Spender, Familienmitglieder) Typ: Anforderungszuordnungsdiagramm letzter Bearbeiter: behrendth Status: In Bearbeitung letzte Änderung: 20.03.2012 09:01:43 3 Sonstige Funktionen seit/am: 07.03.2012 3.1 Erfassung von Leistungen muss möglich sein 3.2 Eingabeperson und -datum müssen pro Feld möglich sein (Traceability) 3.3 Berechtigungsabhängiger Zugriff auf Daten 3.4 Eine Führungssicht muss aufgesetzt werden können (Dash-Board) 3.5 3.6 4 Nichtfunktionale Anforderungen 4.1 4.3 Workflow-Unterstützung entlang der Behandlungspfade (z.b. der Chemotherapie) inkl. Arbeitslisten mit Vidierung Freie Gestaltbarkeit der Masken (Formulare und Sichten): heute etwa 60 Sichten 4.2 Jederzeit Anpassung der Datenbank durch Ergänzung/Löschung Moderne, ansprechende Optik der Masken (Usability, Fehlervermeidung) 4.4 Ausbaubarkeit zu einer vollen Workflowunterstützung 4.5 Ausrichtung auf die Technologiestrategie des USB 4.6 Noch keine Anforderungen von Stammzelllabor und ZEA erfasst!! Eine Archivierung aus der Datenbank in Archivsystem muss möglich sein 3.7 Checklisten und SOP müssen aufgerufen werden können 3.8 Gescannte Dokumente müssen mit Vorgängen verknüpft werden können Anbieter ist potent und kann mit hoher Wahrscheinlichkeit auch in mehreren Jahren noch liefern bzw. supporten USB Anforderungen Nachfrage 2012 Datennutzung und IT-Anforderungen Projekt Ziel und Zweck Angewandte Methoden Behandlungspfad Stammzellen- Transplantation und Fusion Transplantations- Datenbanken Beschreibung des Behandlungspfades mit Fokus auf Rollen, Informationsfluss und Datennutzung IT-Anforderungen an eine integrierte Datenbank Modellierung Abläufe; Modellierung Informationsobjekte; Definition der IT-Anforderungen Gleiches/ähnliches Vorgehen in den Projekten: Anforderungen - Kardiologie-Informations-System - Informationssystem für die Radioonkologie
Patientenindikation Typ: Wertschöpfungskettendiagramm Status: In Bearbeitung Stammzellen-Spender suchen Stammzell- Labor Stammzell- Labor Hämatologi e-labor letzter Bearbeiter: behrendth letzte Änderung: 29.10.2012 13:36:00 Stammzelle n-... inkl. Klärung Knochenmark oder periphere Stammzellen mit dem Spender Diagnostische -Prozesse Datenaufbereitung Spendertauglichkeit Blutspende zentrum seit/am: 04.11.2011 Spender auf Spendetauglichkeit prüfen und Patient auf Stammzellen entnahme vorbereiten (autolog) Tichelli OA Lehmann Therapie Non-Transplant Ambulante hämatologische/hämostasiologische Therapie USB Prozessmodell Prozessverantwortlicher: Jakob Passweg Bereichsinf ormatik Blutspende zentrum Datenmigration Stammzellen verarbeiten Patient zur Stammzell- Konsiliardienst- - & Hämostase- Sprechstunde Laboruntersuchung in der Stammzellentherapie Prozess Fachlich verantwortl. Organisationseinheit Blutspende zentrum Nachsorge Patient nach Transplantation Arzt extern 1.1 1.2 1.3 1.5 Anbindung an Kalender-Systeme ist fraglich (Verbindung zu Outlook...) 2.1 Diagnosestatistik und Berichtsstatistik müssen erstellbar sein 2.2 2.3 2.4 Patient muss nicht neu erfasst werde, sondern wird aus SAP, IS- Med / system übernommen Patienteninformationen müssen aus SAP / IS-Med / KIS übernommen werden können 1.6 Übernahme von Falldaten für die Bestellung der Chemotherapie 1.7 Verordnungsdaten müssen übernommen werden können 1.8 Übernahme von Informationen aus dem Blutspendezentrum 1.11 Export von Daten in SPSS, Excel,... 1.12 Export von Leistungen muss möglich sein Im System muss eine Eintrittsliste/Austrittsliste zusammengestellt werden können Konferenzen müssen zusammengestellt werden können (Patienten, Fälle, Termine) Rapporte/Berichte/Austrittsberichte müssen unterstützt werden. Frei definierbar. 2.5 Suche nach Diagnose, Patiente,n Datengruppen, Status, etc. 2.6 Typ: Anforderungszuordnungsdiagramm Status: In Bearbeitung Transplantationsplanung, Chemoplanung, Austrittsplanung muss möglich sein 2.7 Auswertbarkeit der Daten (über Report und Export oder direkt) 2.8 Prüfungen auf Eingabefehler durch Regeln 2.9 2.10 2.11 Verknüpfung der Datenbank mit den Eintritts- und Austrittsinformationen 1.4 Verknüpfung mit der Kostengutsprache 1.9 Übernahme von Informationen aus Laborsystem 1.10 1.13 Erzeugen von Aufträgen an Labor, Konsil Masken/Formulare werden automatisch mit vorhandenen Daten gefüllt Stammzellprodukte, Therapien, Spenden und Nabelschnurblut müssen verwaltet werden können Es müssen verschiedene Etikettenformate unterstützt werden und ausdruckbar sein 2.12 Verwendung von Standardreports 2.13 2.14 Übernahme von Informationen von externen Quellen (z.b. LNRH, EBMT) Reporte, Berichte, Briefe müssen per Mail versendet werden können Mit dem Patienten müssen weitere Personen verknüpft werden können (Spender, Familienmitglieder) letzter Bearbeiter: behrendth letzte Änderung: 20.03.2012 09:01:43 seit/am: 07.03.2012 3.1 Erfassung von Leistungen muss möglich sein 3.2 Eingabeperson und -datum müssen pro Feld möglich sein (Traceability) 3.3 Berechtigungsabhängiger Zugriff auf Daten 3.4 Eine Führungssicht muss aufgesetzt werden können (Dash-Board) 3.5 3.6 4.1 4.3 Workflow-Unterstützung entlang der Behandlungspfade (z.b. der Chemotherapie) inkl. Arbeitslisten mit Vidierung Freie Gestaltbarkeit der Masken (Formulare und Sichten): heute etwa 60 Sichten 4.2 Jederzeit Anpassung der Datenbank durch Ergänzung/Löschung Moderne, ansprechende Optik der Masken (Usability, Fehlervermeidung) 4.4 Ausbaubarkeit zu einer vollen Workflowunterstützung 4.5 Ausrichtung auf die Technologiestrategie des USB 4.6 Eine Archivierung aus der Datenbank in Archivsystem muss möglich sein 3.7 Checklisten und SOP müssen aufgerufen werden können 3.8 Gescannte Dokumente müssen mit Vorgängen verknüpft werden können Anbieter ist potent und kann mit hoher Wahrscheinlichkeit auch in mehreren Jahren noch liefern bzw. supporten USB Anforderungen Nachfrage 2012 Datennutzung und IT-Anforderungen Wertschöpfungskette EPK IT-Anforderungen Behandlungspfad Stammzellen-Transplantation Legende Anforderungen allogene Transplantation autologe Transplantation prüfen (allogene Transplantation) Stammzellentnahme vorbereiten (allogen) entnehmen, untersuchen und Transplantation konditionieren Stammzellen transplantieren Informationsobjekte Nachsorge allogene Spender nach Spende Resultat Spendertauglichkeit und... -IS Planungslisten hämatologische Therapien Transplantation definitiv planen (Planungs sitzung) KMT- Koordination Übernahme von Informationen aus dem Blutspendezentrum 1 Import-/Exportfunktionen (Schnittstellen) Noch keine Anforderungen von Stammzelllabor und ZEA erfasst!! 3 Sonstige Funktionen 4 Nichtfunktionale Anforderungen Nicht-Transplantation Ambulante Therapie Definitiver Transplantation splan erstellt 2 Verarbeitungsfunktionen Weitere Leistungen der Dienstleistung Patient vorbereiten und... ISO Datenbank MUP Reporter Name Name Spender Name Patient Vorname Spender Zweiter Name Patient Vorname Vorname Patient Geburtsdatum Geburtsdatum Spender Geburtsdatum Patient Geschlecht Geschlecht Spender Geschlecht Herr/Frau Strasse PLZ Ort Kanton (Tabelle) Land Telefonnummer privat Telefonnummer geschäftlich Telefonnummer mobil E-Mail Adresse Sprache Versicherung Datenbankstruktur Versicherungsnummer Arzt Diagnose Hauptdiagnose Detaildiagnose Bemerkung zu Diagnose
Nachfrage 2012 Optimierung und Überblick Projekt Ziel und Zweck Angewandte Methoden Optimierung Abläufe im OP und Einführung OP-Management Überblick über die OP-Prozesse im IST- Zustand Optimierung der Patientenvorbereitung zur Verkürzung der Arte- und Wechselzeiten (Ablauf, Regeln, Optimierungsvorschläge) Prozesslandkarte OP Übertragung der Prozesse von Visio in ARIS Optimierungs-Workshops OP-Prozesse (Prozesslandkarte OP) Typ: Wertschöpfungskettendiagramm Status: Freigegeben letzter Bearbeiter: behrendth letzte Änderung: 17.01.2013 16:36:49 freigegeben am: 28.02.2012 seit/am: 18.01.2011 USB Prozessmodell Prozessverantwortlicher: OP-Manager Anmeldung entgegennehmen elektiver Eintritt Patientenfluss Anmeldung für OP aus Notfall Eintritt entgegen... Alarm Sektio Stufe 3 OP-Mittelfristplanung OP- Langfristplanung OP-Tagesplanung (OP-Rapport) OP-Taktische Tagesplanung Anästhesie- Medikamentenbestell ung Anästhesie medikamenten- Lagerbewirt schaftung Anästhesie Material management Anästhesiematerialb estellung Anästhesie material-lager bewirtschaftung Bestellung des Patienten zur OP Anästhesie- Geräteunterhalt Einschleusen OP-Geräteunterhalt Material, Medikamente, Geräte für OP vorbereiten Patientenvorbereitu ng und Einleitung Prozess Patient unsteril im Saal Entsorgen der Instrumente, Aufräumen und Reinigen des OP Material und Instrumente aufbereiten OP-Medikamenten bestellung und -bewirtschaftung Lagerungsmaterial- Bewirtschaftung Prozess Patient steril im Saal Patient intensiv versorgen Patient an Station übergeben Reparatur OP- Instrumente OP-Materialbestellung und -bewirtschaftung Instrumentenbewirts chaftung Material für OP vorbereiten Material für OP kontrollieren und austischen Prozess Patient operieren Patient transferieren und evtl.... Patient postop. überwachen Prozess postoperative Administration Intraoperative Anästhesie Anästhesiearbeitspl atz aufbereiten Anästhesie material und Geräte aufbereiten
Nachfrage 2012 Informationsfluss und Aufgaben bei OP Wechsel Operation Transport aus Saal Ausleitung Übergabe OP-Ende einschätzen Tageskoordination informieren Aufräumen Saal Vorbereitung Patient auf Station Reinigung Saal Saal freigeben Weg Transport zur Station Vorbereitung Saal Bestellen, koordinieren und informieren Abholen von Station Transport zu Einleitung Einschleusen Einleitung Lagerung Transport in Saal Vorbereitung Patient unsteril Operation Patient auf Station bestellen Transportdienst bestellen Nachfolgenden Operateure und Assistenten informieren Reinigung bestellen Lagerungspflege in Schleuse informieren Nachfolgende Operateure und Assistenten bestellen OP-Ende einschätzen Tageskoordination informieren Methoden: Modellierung der OP-Prozesse, Analyse von Ineffizienzen, Informationslogik des OP-Wechsels, Regeldefinition
Nachfrage 2012 Qualitätsverbesserung Projekt Ziel und Zweck Angewandte Methoden Optimierung Skill Grade Mix Verbesserung der Qualität und Patientenzufriedenheit; höhere Kontinuität in der Pflege bei Kostenneutralität Tätigkeits-Struktur- Analyse verschiedener Pflegerollen Minimalstandar d Freiheitsbeschränkende Massnahmen Compliance bei der Einschränkung eines Grundrechts; höhere Zufriedenheit der Patienten und Angehörigen; Qualität (v.a. Sturzrisiko) Modellierung SOLL Entscheidungsablauf mit Regeln, Anleitung für beteiligte Rollen Gleiches Instrument auch für die Morphin-Vergabe am Bett