Willkommen! Willkommen bei der Skandia! 04. Mai 2011, Skandia Deutschland

Willkommen! Willkommen bei der Skandia! 04. Mai 2011, Skandia Deutschland

Central European Finance Project Erfahrungen hinsichtlich Upgrade & Harmonisierung von JDE E1 Nina Tiepold und Mechthild Gockel 2

Agenda Über die Skandia Das Projekt Die Project Roadmap Der Einsatz von Centric 3

Agenda Über die Skandia Das Projekt Project Roadmap Der Einsatz von Centric 4

Über 150 Jahre Skandia: Ein schwedisches Erfolgsrezept 1855 in Stockholm gegründet Tochtergesellschaften in mehr als 20 Ländern auf vier Kontinenten Seit 2006 ist die Skandia Teil der 1845 gegründeten britisch-südafrikanischen Old Mutual-Gruppe Die erste Niederlassung in Stockholm 1855 5

Die Skandia in Deutschland Seit 1991 in Deutschland mit Sitz in Berlin Spezialist für fondsgebundene Investment- und Vorsorgeprodukte Vertrieb über unabhängige Vermittler, 7.000 Vertriebspartnerverbindungen Rund 380 Mitarbeiter, davon über 20 Betreuer bundesweit vor Ort Die Skandia in Berlin 6

Skandia und Old Mutual Rund 56.000 Mitarbeiter in mehr als 30 Ländern Unter den Top 10 der größten Lebensversicherer Europas Assets under Management: 360 Mrd. Euro* FTSE 100 (Old Mutual) Skandia operiert innerhalb des Konzerns als eigenständige Marke Old Mutual * Stand 31.12.2010 Skandia 7

Globales Investment Research der Skandia 3 globale Research Center 20 Research Analysten +10 regionale Research Analysten 3.000 Fonds Über 500 Fondsmanager-Gespräche p.a. 8

Diversifizieren mit den Besten 9

Skandia Kompetenz Erstklassiges Investment mit über 60 Fonds, qualified by Skandia Garantierte Sicherheit durch innovative Fonds und Lösungen Maßgeschneidertes Investment für alle Lebensphasen Exklusive individuelle Vermögensverwaltung Bequeme Online-Services für die Beratung 10

Auszeichnungen Die Skandia: Nicht nur gut, sondern ausgezeichnet 11

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Das Projekt: Motivation Ein wesentlicher Baustein zum Erfolg liegt in einer rechtzeitigen und qualitativ hohen Informationsbereitstellung nach außen Zum Kunden Zum Markt Zu Behörden und innerhalb der Unternehmensgruppe 13

Das Projekt: Ausgangssituation Oracle E1 Installationen mit unterschiedlichen Releaseständen in Deutschland und Österreich Oracle World Software in Polen Unterschiedliche Abbildungen gleichartiger Prozesse im ERP- System Doppelentwicklung gleichartiger Reports Hohe Bindung der IT-Kapazitäten für den Bereich Maintenance Überlastung der zentralen IT führt zur lokalen Entwicklung von Insellösungen Geringer Einsatz von Service Level Agreements 14

Das Projekt: Ziel Nutzung von Synergien durch den Einsatz einer unternehmensweit einheitlichen Business Softwarelösung als Basis Vereinheitlichung der Prozesse bzw. der Workflows innerhalb der Gruppe Erweiterung des Einsatzes von Service Level Agreements Rechtzeitige Erstellung von Informationen mit hoher Qualität 15

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Project Roadmap Question: How do you eat an elephant? Answer: One bite at a time Workstream I Upgrade to E1 8.12 Start Q2-Q3 2008 Implementation Q3 2008 Workstream II Harmoni-sation Start Q2-Q4 2010 Implementation Q1 2011 Central Europe Finance Project SLA Workstream III Operationalisation JDE User Group Workstream IV New Functionality Start Q3-Q4 2011 Implementation Q1 2012 Project structured into manageable chunks Aims as far as possible to avoid organic peak periods (month ends, quarter ends etc.) Start Q1 2011 Start Q3 2011 17

Project Roadmap: Work Streams Work stream 1: Upgrade Work stream 2: Harmonisation Work stream 3: Operationalisation Work stream 4: New functionality Upgrade existing JDE implementations to E1 8.12 version (as-is basis) for Germany, Austria and Poland Amend existing processes to incorporate changed system flows as required Amend existing outgoing interfaces to ensure as-is solutions are maintained Train users on new functionality Harmonise the setup & definitions on E1 8.12 to a common solution in Germany, Austria, Switzerland and Poland Amend existing processes to incorporate changed system flows as required Amend existing outgoing interfaces to ensure end-to-end solution maintained Train users on new functionality Establish a practical service level agreement that defines the services provided by Corporate Systems, incl. roles and responsibilities Implement a service level review process Establish a JDE user group within the business, incl. roles & responsibilities Implement JDE user group processes Determine what new functionality is offered by the E1 8.12 system Identify new functionality that will benefit the business if implemented Implement new functionality in the business as identified on an end-to-end basis (including interfaces, hardware etc.) Design and implement new processes to support the new functionality Train users on new functionality 18

Project Roadmap: Project Phases Business Requirements Identification and documentation of what we need from the system what does the system need to be able to do? Identification of reports, menus etc. required in the system Identification of which interfaces exist from the system (e.g. other reporting tools) Impact Assessments Process Designs Training Assessment of the amount of technical work (configuration, development etc.) is required from Corporate Systems and local IT How long will it take to set up the system? Identification of processes that need to change / be updated as a result of the new system Changing / updating of processes Training on new system functionality Training on new / changes processes Build Technical build, development, set-up, configuration etc. Technical Test Testing of the system software, databases, interfaces etc to make sure it works technically Functional & Acceptance Test Testing of the system from a business perspective to make sure what we asked for in the business requirements has been delivered and works Implement Implementation to the production environment = "Go-live" Support Assistance from project team in the first-time use of the system Resolution of issues once in "live" mode Hand over to business Project closes and business takes over 19

Project Roadmap: Resources Role Requirement Business resource (DE, AT, PL) Heads of Accounting (DE,AT, CH, PL) CFOs Corporate Systems Local IT External Consulting Review of business requirement document, review of test conditions, functional & acceptance test, business process impacts, implementation support Input into business requirements, functional & acceptance test, business process impacts Sign off of key outputs Technical analysis, software development, Unit testing, implementation (JDE software) Technical analysis, configuration & development, integration testing support, implementation (local interfaces from JDE) Analysis, documenting of requirements & test conditions, functional testing, support, training 20

Project Roadmap: External Consulting Hauptanforderungen: Consulting über alle Projektphasen Erfahrungen in der Versicherungsbranche Zertifizierter Oracle Partner Gute Oracle EnterpriseOne Expertise Erfahrung mit internationalen Projekten 21

Agenda Über die Skandia Das Projekt Die Project Roadmap Der Einsatz von Centric 22

Centric: Anforderungen aus Workstream I (Upgrade) Upgrade der bestehenden JDE-Installationen auf die Version E1 8.12 für Deutschland, Österreich und Polen Setup Änderung bzw. Anpassung bestehender Prozesse (soweit nötig) Änderung bzw. Anpassung der bestehenden Schnittstellen Schulung der Anwender (neue Funktionalitäten) Zeitrahmen: drei Länder, drei Monate! 23

Centric: Anforderungen aus Workstream II (Harmonisierung) Harmonisierung Setup & Prozesse von E1 8.12 mit dem Ziel einer einheitlichen unternehmensweiten Business Lösung in Deutschland, Österreich und Polen Migration von drei Environments zu einem Environment Zeitrahmen: drei Länder, drei Monate! 24

Centric: Anforderungen aus Workstream II (Harmonisierung) Migration zu einem Environment bedeutet, es muss ein Konsens hergestellt werden über Die Einstellung der Systemkonstanten Die Einführung eines gemeinsamen Kontenrahmenens Die Einführung gemeinsamer Kostenstellen Die Menüstruktur Die Reportingstruktur (Nutzung der Cat Codes) 25

Centric: Anforderungen aus Workstream II (Harmonisierung) Migration zu einem Environment beinhaltet die Veränderung von Prozessen und Workflows Kontenstrukturen und Kostenstellen Securityeinstellungen 26

Centric: Garanten für den Erfolg Hohe Management Attention Frühzeitige Einbildung der zentralen IT in Schweden, der lokalen IT in den drei Ländern und der externen Berater Regelmäßiger Informationsaustauschen zwischen den Beteiligten Offener und ehrlicher Dialog zwischen den Beteiligten Umfassende und rechtzeitige Information der Anwender 27

Fragen??? 28