Digitale Steuerprüfung: Umfang, Rechtsgrundlagen und Risiken der elektronischen Betriebsprüfung Vortragsveranstaltung E-Business on tour auf der Messe itprofits am 14/15.4.2005 Referent: WP/StB Rainer Vedder, Dr. Röver & Partner KG, Berlin Homepage: www.roever-berlin.de Gliederung 1. Vorstellung der Dr. Röver & Partner KG/Referent 2. Rechtliche Grundlagen 3. Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung 4. Inhalt und Gegenstand der Prüfung 5. Abgrenzung steuerrelevanter Daten von den übrigen Daten 6. Anforderungen beim Systemwechsel 7. Archivierung 8. Handlungsempfehlungen/GDPdU-Check 1
1. Vorstellung der Dr. Röver & Partner KG größte mittelständische Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft im Raum Berlin/Brandenburg Vor über 50 Jahren von der Wirtschaftsprüferin Dr. Maria Röver in Berlin gegründet Inzwischen mehr als 150 Mitarbeiter und 17 Partner (Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Rechtsanwälte sowie IT-Fachleute über unsere Röver Consulting GmbH und Kooperation mit AvenDATA GmbH) International verbunden über das weltweit achtgrößte Netzwerk von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften Moores Rowland International (19.772 Mitarbeiter und Partner in 92 Ländern und 621 Büros) Referent: Rainer Vedder, Wirtschaftsprüfer Steuerberater Seit 1990 vollhaftender Partner der Dr. Röver & Partner KG Viele Jahre Leiter des Arbeitskreises IT Service der Moores Rowland Deutschland GmbH Arbeitsschwerpunkte: Steuerrecht der Personen und Kapitalgesellschaften Prüfung und Beratung von IT- Unternehmen Prüfung und Beratung von Dienstleistungsunternehmen 2
Was heißt GDPdU? Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 3
2. Rechtliche Grundlagen Änderungen der Abgabenordnung durch das Steuersenkungsgesetz vom 23.10.2000 ( 146 Abs. 5, 147 Abs. 2, 5 und 6, 200 Abs. 1 AO) BMF-Schreiben vom 16.07.2001 (BStBl I 2001, 415): GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) BMF-Schreiben vom 07.11.1995 (BStBl I 1995, 738) GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssyteme) Zeitlicher Anwendungsbereich Die Neuregelungen der AO gelten nach Art. 97 19b EGAO für alle ab dem 1.1.2002 durchgeführten Außenprüfungen Grundsätzliche Möglichkeit des Zugriffs auf elektronisch vorgehaltene Daten vorangegangener Wirtschaftsjahre Zwei wesentliche Ausnahmen: Archivierung erfolgte vor dem 1.1.2002 und das Wiedereinspielen führt zu unverhältnismäßig hohem Aufwand für das Unternehmen (fehlende Speicherkapazität, nochmalige Datenerfassung, Wechsel der Hard- oder Software) Technische Hinderungsgründe bei Archivierung ohne Ausgabemöglichkeit auf maschinell auswertbaren Datenträger für ein abweichendes Wirtschaftsjahr (dann Anwendung im Folgejahr) 4
147 Abs.1: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen Die folgenden Unterlagen sind gesondert aufzubewahren: 1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, 2. die empfangenen Handelsbriefe 3. Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, 4. Buchungsbelege, 5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. 146 Abs. 5, 147 Abs. 2, 5 und 6 AO Die steuerrelevanten Daten müssen während der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit - digital verfügbar sein - unverzüglich lesbar gemacht werden können - maschinell auswertbar sein. Das Gesetz geht von dem Grundsatz aus, dass die Daten über die gesamte Aufbewahrungsfrist im Originalzustand vorhanden sind und dafür auch die zugehörige Hard- und Software einsatzbereit vorhanden ist. 5
3. Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung Unmittelbarer Zugriff Zugriff Z1 Der Der Prüfer Prüfer greift greift unter unter Nutzung Nutzung der der unternehmenseigenen Hard- Hard-und Software auf auf die die gespeicherten Daten Daten zu zu und und nimmt nimmt selbst selbst Auswertungen vor eigenen vor Mittelbarer Zugriff Zugriff Z2 Das Das Unternehmen nimmt nimmt die die Auswertungen durch durch interne, interne, mit mit dem dem System System vertraute Personen nach nach Vorgaben der der Finanzverwaltung vor vor Datenträgerüberlassung Z3 Dem Dem Prüfer Prüfer werden werden gespeicherte Unterlagen und und Aufzeichnungen in in maschinell auswertbarer Form Form zur zur Verfügung gestellt; gestellt; Auswertung erfolgt erfolgt mit mit DV DV der der Finanzverwaltung 6
Z1: unmittelbarer Datenzugriff Stpfl. muss Hard- und Software zur Verfügung stellen (Arbeitsplatz für den Prüfer), auch bei externen Dienstleistern Einweisung des Prüfers in das EDV-System (Umfang nicht definiert; Kurzschulung) Stpfl. muss Zugangsberechtigung zu allen steuerrelevanten Daten schaffen einschließlich der vorhandenen Auswertungsprogramme (Nur-Lesezugriff wegen Haftungsausschluss; Performancebeeinträchtigungen im Produktivsystem nicht ausgeschlossen; Datenabgrenzung wegen Datenschutz und Betriebsgeheimnissen erforderlich; es gibt kein Verwertungsverbot) Daten müssen dazu entweder im Produktivsystem ggf. über 10 Jahre vorgehalten werden Alternativ können die Daten auf anderen revisionssicheren Datenhaltungssystemen vorgehalten werden, wenn deren maschinelle Auswertbarkeit durch Nachbildung der Standardauswertungsmöglichkeiten des Anwendungssystems sichergestellt ist. 7
Z2: mittelbarer Datenzugriff Stpfl. muss Hard- und Software zur Verfügung stellen Außerdem ist die Unterstützung durch mit dem EDV-System vertraute Personen erforderlich Dies muss auch bei ausgelagerten Buchhaltungen gewährleistet werden. (z.b. StB/WP) Voraussetzung s.o. bei Z1 Z3: Datenträgerüberlassung Überlassung der Daten auf eigene Kosten auf Datenträgern in maschinell auswertbarer Form Offenlegung der zur Auswertung der Daten erforderlichen Informationen ( z.b. Dateistruktur, Dateifelder interne und externe Verknüpfungen) akzeptiert werden CD-ROM s und DVD s im ISO Standard, oder aber Disketten sofern diese das Dateisystem MS-DOS oder FAT enthalten 8
Anforderungen an die maschinell auswertbaren Daten Um einen wahlfreien Zugriff auf alle gespeicherten Daten zu ermöglichen werden keine Reports oder Druckdateien (vorgefilterte) Datenfelder und Datensätze akzeptiert werden. Da gerade die Datenüberlassung bei Unternehmen wegen der fehlenden Informationen über Strukturinformationen Probleme bereitet wurde eine einheitliche technische Bereitstellungshilfe zu Format- und Inhaltsbeschreibung der steuerlich relevanten Daten entwickelt XML Format Die bereits von den GoBS 1995 verlangte Verfahrensdokumentation zu den rechnungswesenrelevanten Prozessen wird jetzt auch in der Steuerpraxis erforderlich. Dateiformate Folgende Dateiformate werden von IDEA problemlos eingelesen und damit von der Finanzverwaltung akzeptiert ASCII ASCII feste feste Länge Länge ASCII-Druckdateien ASCII ASCII Delimited Delimited Dateien Dateien von von SAP/AIS SAP/AIS EBCDIC EBCDIC feste/variable feste/variable Länge Länge Konvertieren Konvertieren von von AS/400 AS/400 MS-Excel MS-Excel (auch (auch ältere ältere Versionen) Datensatzbeschreibungen Versionen) (FDF- (FDF- Dateien Dateien erstellt erstellt von von PC PC MS-Access MS-Access (auch (auch ältere ältere Versionen) Versionen) Support/400) Support/400) in in RDE- RDE- dbase Datensatzbeschreibungen dbase Lotus Lotus 123 123 Import Import durch durch ODBC-Schnittstelle XML XML --Standard Standard 9
4. Inhalt und Gegenstand der Prüfung Folgende Prüffelder werden schnell im Mittelpunkt des Prüferinteresses stehen: Auffinden von Mehrfachbuchungen anhand gleicher Belegnummern Vollständigkeitsprüfungen bei fortlaufend nummerierten Belegen (z.b. Schecks, Überweisungsträger, Ausgangsrechnungen) Analyse der Altersstruktur bei Datensätzen (Abschläge bei Vorräten; Wertberichtigungen von Forderungen) Anlegen von Summendateien und Schichten Vollständigkeitsprüfungen durch Abgleich von Bestell- und Rechnungsdateien Auffinden von Auffälligkeiten wie Storno-Buchungen oder falsche Vorzeichen sowie Negativpositionen bei Kassen oder Vorratsposten 10
Problemfelder Beachtung der Datenschutzaspekte (Vorschriften der BDSG) Historienverwaltung von Stammdaten Sicherstellung der Geheimhaltung von betriebsinternen Informationen Aspekte des Datenmißbrauchs (Haftung, Versicherung) Einrichtung eines Nur-Lese-Zugriffs für den Betriebsprüfer und Beschränkung des Zugriffs auf die steuerrelevanten Daten Allgemeine Probleme des Datenaustausches (z. B. Virenproblematik) Behandlung unternehmensinterner und vertraulicher Daten fraglich (Einkaufsrechnungen, Kalkulationen, Protokolle usw.) Datensicherung abgeschlossener Betriebsprüfungen bei der Finanzverwaltung (Verschlüsselung? Zentrale Archivierung?) bis zur Bestandskraft der Auswertungsbescheide Weitere Problemfelder Aufbewahrung von Daten aus vorgeschalteten Systemen (Zeiterfassung, Reisekosten etc.), wenn diese originären digitalen Daten elektronisch weiterverarbeitet werden GoBS 1995: Indexierung der steuerrelevanten E-Mails (Geschäftsvorfallbezogene Archivierung durch Verknüpfung von E- Mail, Attachement und ERP-System) Aufbewahrung von E-Banking-Daten Regelmäßig erfolgt elektronische Weiterverarbeitung im Unternehmen, während nur die (inhaltlich identischen) Kontoauszüge in Papierform verbindlich sind (OFD München vom 06.08.2004, AO-StB 2004, 394) Verfahrensdokumentation (in den meisten Unternehmen nicht oder nur rudimentär vorhanden) 11
Kosten für GDPdU; eine neue Rückstellung im Jahresabschluss? Kostentragung durch 147 Abs. 6 Satz 3 AO geregelt BFH Urteil v. 19.8.2002 (VIII R 30/01) Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen Außenverpflichtung Wirtschaftliche Verursachung in der Vergangenheit Wahrscheinlichkeit der Inanspruchnahme Keine aktivierbaren Ausgaben 5. Abgrenzung steuerrelevanter Daten von den übrigen Daten 12
Wer entscheidet welche Daten steuerlich relevant sind? Die Abgrenzung was steuerlich relevante Daten sind, hat zunächst der Steuerpflichtige selbst vorzunehmen. Er hat es selbst in der Hand welche Daten er der Finanzverwaltung zugänglich macht, da er zunächst bestimmt, auf welche Daten der Prüfer Zugriff erhält. Jedoch bei unzutreffender Qualifizierung der Daten kann die Finanzverwaltung im Rahmen ihres pflichtmäßigen Ermessens verlangen, dass der Steuerpflichtige den Datenzugriff auf diese steuerlich relevanten Daten nachträglich ermöglicht. Steuerlich relevante Objekte im Buchführungsprozess Eingangs-/ Ausgangsdaten E-Mail Dokumente/ Tabellen Papier/Fax Bilder Listen Rechnungswesen Lagerbuchhaltung/ Materialwirtschaft Finanzbuchhaltung Kostenrechnung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Aufbewahrung Filesystem DB CD Speicherbänder Archiv-System 13
Beispiele nicht steuerrelevanter Daten Unterlagen für Forschung und Entwicklung Technische Anleitungen Planungsrechnungen nebst Steuerplanungen Protokolle von Geschäftsführungs- und Aufsichtsgremien Ggf. Schriftverkehr z.b. mit Steuerberatern und Rechtsanwälten 6. Anforderungen beim Systemwechsel Von der Aufbewahrung und Pflege der bislang verwendeten Hard- und Software kann nur abgesehen werden wenn die maschinelle Auswertbarkeit der Daten durch das neue System oder ein anderes System gewährleistet bleibt Entweder Parallelbetrieb alter und neuer Hard- und Software Migration der Daten zur Sicherstellung der maschinellen Auswertbarkeit im neuen EDV-System; jedoch nur erlaubt bei ausschließlicher Formatumsetzung, keine inhaltlichen Änderungen Archivierung in maschinell auswertbarer Form mit dem DV- System nachgebildeten Standardauswertungsfunktionen (z.b. mit Hilfe von IDEA) 14
7. Archivierung Zweiteilung zu beachten: Unterlagen, die originär in Papierform erstellt bzw. eingegangen sind, können weiterhin noch ausgedruckt aufbewahrt oder mikroverfilmt werden. Unterlagen die digital erstellt, oder erhalten wurden sind grundsätzlich im Originalzustand ohne Veränderung maschinell auswertbar vorzuhalten. Originär digital erstellte Unterlagen müssen nur dann nicht maschinell verwertbar vorgehalten werden, wenn sie sich nicht dazu eignen, maschinell ausgewertet zu werden. (Textdokumente) 8. Handlungsempfehlungen 15
Prüfung der Einsatzmöglichkeit eines Archivierungskonzepts Planung von System-/Versionswechsel zur Sicherstellung der maschinellen Auswertbarkeit (Migration, Outsourcing usw.) Analyse/Anpassung der Geschäftsprozesse im Hinblick auf Anforderungen der GDPdU (Datentrennung, Archivierungskonzept) Berücksichtigung der Anforderungen der GDPdU bei zukünftigen Anschaffungen Sicherstellung der der GoBS GoBS (Unveränderbarkeit und und Einmal- Einmal- Beschreibbarkeit) Anpassung der der Verfahrensdokumentation Überprüfung der der Zugriffsverwaltung(en) in in der der derzeit derzeit eingesetzten Software Erstellung von von Berechtigungsprofilen für für Prüfer Prüfer (Nur-Lese- Zugriff, Zugriff, Beschränkung auf auf prüfungsrelevante Zeiträume) Nachvollziehbarkeit der der Prüfung Prüfung sicherstellen (Existierende Log-Dateien, Drittsysteme) Prüfung, Prüfung, ob ob das das eingesetzte Buchhaltungssystem die die Daten Daten von von 10 10 Jahren Jahren verwalten kann kann Erstellung/Anpassung des des Datensicherungskonzepts (Sicherstellung regelmäßiger Datensicherungen) 16
Ist-Aufnahme GDPdU-Check Identifikation Identifikation der der steuerlich steuerlich relevanten relevanten Daten Daten und und Prozesse Prozesse Identifikation Identifikation der der relevanten relevanten Anwendungssysteme Anwendungssysteme Überprüfung Überprüfung der der vorhandenen vorhandenen Verfahrensdokumentation Verfahrensdokumentation Bewertung Abgleich Abgleich der der rechtlichen rechtlichen Anforderungen Anforderungen mit mit den den relevanten relevanten Daten Daten und und Prozessen Prozessen im im Unternehmen Unternehmen Ergebnis Erstellung Erstellung eines eines Maßnahmenplans Maßnahmenplans Erarbeitung Erarbeitung strategischer strategischer Empfehlungen Empfehlungen für für das das Unternehmen Unternehmen Aktuelle Informationen zur GDPdU im Internet www.gdpdu-portal.de Unabhängiges Portal der AvenDATA GmbH, Berlin, in Zusammenarbeit mit der Dr. Röver & Partner KG Aktuelle Informationen Diskussionsforum Kostenloser Newsletter 17
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