Praxisbeispiel V-Modell XT

Standards und Methoden, Kompetenzzentrum Version 1.1 Open Source Software (OSS) August 2010 Praxisbeispiel V-Modell XT

Das vorliegende Dokument wurde durch die Bundesstelle für Informationstechnik im Bundesverwaltungsamt in Zusammenarbeit mit der Firma 4Soft GmbH erstellt. Ansprechpartner: Herr Dr. Christian Lange Standards und Methoden, Kompetenzzentrum Open Source Software (CC OSS) in der Bundesstelle für Informationstechnik - Referat BIT 7 Bundesverwaltungsamt E-Mail: standards-methoden@bva.bund.de

Inhaltsverzeichnis 1 Management Summary... 4 2 Einleitung... 5 2.1 Zielgruppe... 5 2.2 Das V-Modell XT... 5 2.3 Organisationsspezifische Anpassung... 6 2.4 Erfolgsfaktoren... 7 3 Das Coaching-Projekt... 9 3.1 Das Auswärtige Amt... 9 3.2 Zielsetzung... 9 3.3 Vorgehensweise...10 3.4 Ergebnisse...11 4 Typische Fragestellungen... 13 4.1 Projektorganisation vs. Linienorganisation...13 4.2 Projektleiter und Projektmanager...13 4.3 Qualitätssicherung...14 4.4 Verfahrensverantwortliche...15 4.5 Schnittstelle zum Betrieb...15 4.6 Projektvorbereitung und Multiprojektmanagement...15 4.7 AG, AN oder AG/AN?...16 5 Fazit... 17 Stand: 09.09.2010 Seite 3 von 17

1 Management Summary Die Steigerung der Projektfähigkeit gehört zu den derzeit wichtigsten Herausforderungen für Behörden, die IT-Systeme im Rahmen von Projekten entwickeln oder entwickeln lassen. Dieser Begriff bezeichnet die Fähigkeit, Systementwicklungsprojekte im Hinblick auf Kosten, Zeit und Qualität erfolgreich abzuwickeln. Eines der Werkzeuge, die die Projektfähigkeit einer Behörde verbessern, ist der deutsche Standard V-Modell XT. Als Blaupause für den idealen Projektablauf regelt er Organisation, Struktur, Verantwortung und Ergebnisse im Projekt und enthält darüber hinaus eine umfangreiche Sammlung bewährter Herangehensweisen. Die Anwendung des V-Modell XT in Projekten und die Einführung als verbindlicher Standard innerhalb der Behörde profitiert deutlich von externer Unterstützung. Erfahrene Berater vermeiden mit einer zielgerichteten Unterstützung typische Probleme und Fallstricke die Projekte verlaufen deutlich effizienter und erfolgreicher. Die Bundesstelle für Informationstechnik (BIT) im Bundesverwaltungsamt (BVA) bietet allen Behörden eine Unterstützung durch V- Modell-Experten im Rahmen des Drei-Partner-Modells an. Vorliegende Studie beschreibt Motivation, Vorgehensweise und Ergebnisse bei der Einführung des V-Modell XT im Auswärtigen Amt. Dieses Projekt ist im Hinblick auf Umfang und Zielsetzung repräsentativ und verlief durchweg erfolgreich. Die Studie führt allgemeine Erfolgsfaktoren für die Einführung auf, stellt das Projekt im Detail vor und schließt mit typischen Fragestellungen im Zusammenhang mit der Anpassung des V-Modell XT auf die Bedürfnisse einer Behörde. Die Erkenntnisse aus diesem Projekt wurden zudem für die Entwicklung des Standards V-Modell XT Bund 1) genutzt. Dabei handelt es sich um eine Variante des V-Modell XT, die speziell an die Bedürfnisse von Bundesbehörden angepasst wurde. Interessierten aus den Behörden bietet die Studie einen Leitfaden zur Anwendung und Anpassung des V-Modell XT. Darüber hinaus vermittelt das Dokument einen Eindruck, wie die oftmals komplexe Einführung des V-Modell XT zielgerichtet angegangen werden kann. 1 ) Siehe http://www.bit.bund.de/v-modell-xt Stand: 09.09.2010 Seite 4 von 17

2 Einleitung Das V-Modell XT beschreibt die ideale Organisation und Durchführung von IT- Projekten. Durch eine präzise Festlegung der Projektbeteiligten, der durchzuführenden Aktivitäten und der Ergebnisse, wird der Projektablauf strukturiert, das Zusammenspiel der Beteiligten organisiert und damit die Wahrscheinlichkeit eines Projekterfolgs gesteigert. Für Behörden, die Projekte abwickeln, ist die Anwendung des V-Modell XT durchweg lohnenswert, sofern mögliche Fallstricke bei der Einführung sorgsam beachtet und umgangen werden. Das Referat BIT 7 Standards und Methoden, Kompetenzzentrum Open Source Software der BIT im BVA unterstützt Behörden bei der Anpassung, Einführung und Anwendung des V-Modell XT. Die Experten des Drei-Partner- Modells haben unter anderem die Einführung des V-Modell XT beim Auswärtigen Amt begleitet. Die hier gewählte Vorgehensweise, die bearbeiteten Themen und die relevanten Erfahrungen sind Inhalt der vorliegenden Studie. Sie ermöglicht Prozessverantwortlichen eine Abschätzung des zu erwartenden Aufwands und bietet Interessierten einen Leitfaden für die Beantwortung der wichtigsten Fragestellungen, die zu Beginn einer Einführung stehen. Nicht zuletzt führt die Studie zu einem Verständnis über die Möglichkeiten einer konkreten Unterstützung durch Experten der BIT bei der Einführung des V- Modell XT. 2.1 Zielgruppe Die Zielgruppe dieser Studie umfasst jene Mitarbeiter von Behörden, die für Standardisierung und Entwicklungsprozesse verantwortlich sind oder die Vorgaben in der Praxis umsetzen (also etwa Projektleiter). Darüber hinaus richtet sich das Dokument ganz bewusst an die Leitungsebene einer Behörde. Und zwar einerseits, um den Leitern ein Gefühl für den zu erwartenden Aufwand zu vermitteln und andererseits, um organisatorische Änderungen zu ermöglichen, die durch die Einführung des V-Modell XT erforderlich werden können. 2.2 Das V-Modell XT Der Standard V-Modell XT liefert eine Blaupause für die Abwicklung von IT- Entwicklungsprojekten. Als produktzentriertes Vorgehensmodell legt es einen Schwerpunkt auf die Zwischen- und Endergebnisse (die Produkte) eines Projekts und betrachtet die zur Erstellung notwendigen Aktivitäten nachrangig. Über unterschiedliche Rollen definiert das V-Modell XT gleichermaßen Kompetenzen und Verantwortlichkeiten. So weiß der Projektleiter schon sehr früh im Projekt, welche Ergebnisse zu erarbeiten sind und wer wofür verantwortlich ist. Gerade im Zusammenspiel zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer schafft dies Klarheit und eine Voraussetzung für präzise, vertragliche Vereinbarungen. Der Projektablauf gliedert sich in eine Reihe von Projektabschnitten, die stets mit definierten Ergebnissen enden. Anhand von Inhalt und Qualität dieser Ergebnisse kann der weitere Projektverlauf sinnvoll gesteuert werden. Projekt- Stand: 09.09.2010 Seite 5 von 17

mitarbeitern ist dieses Konzept häufig unter dem Namen Quality Gates aus anderen Vorgehensmodellen bekannt. Die Dokumentation zum V-Modell XT umfasst über 800 Seiten, von denen jedoch die Wenigsten analog zu einem Buch von vorne bis hinten gelesen werden. Verantwortlich für den großen Umfang sind die diversen Nachschlagewerke, die dem Leser beim Beantworten konkreter Fragen helfen. Die Referenz Produkte etwa klärt auf, wie ein Projekthandbuch aufgebaut ist und welche Inhalte z.b. im Kapitel Berichtswesen und Kommunikationswege abgebildet werden sollten. Neben der Dokumentation liefert das V-Modell XT zwei passende Open- Source Werkzeuge, die speziell auf die Bedürfnisse von Projekteitern und Projektingenieure zugeschnitten sind. Darüber hinaus gibt es Schulungsunterlagen und ein Forum 2), in dem sich Interessierte untereinander und mit den Autoren des V-Modell XT austauschen können. Insgesamt ist das V-Modell XT eher als Evolution denn als Revolution im vergleich zu anderen Standards zu werten: viele der enthaltenen Management- Mechanismen sind seit Jahrzehnten bekannt und haben sich als best practice vielfach bewährt. Projektdurchführung nach V-Modell XT ist somit nicht mit dem Beschreiten eines Sonderwegs zu vergleichen, sondern bedeutet, ein Projekt nach modernen, bewährten Vorgehensweisen zu organisieren und abzuwickeln. 2.3 Organisationsspezifische Anpassung Als größter gemeinsamer Nenner aller Systementwicklungsprojekte beschreibt die Methodik des V-Modell XT zentrale Ergebnisse für jedes Projekt. Bei der Beantwortung der Frage, mit welcher Methode das Projektteam diese Ergebnisse erarbeitet, bleibt das V-Modell XT jedoch bewusst vergleichsweise abstrakt. Möchte der Projektleiter beispielsweise wissen, welcher Weg zu einer soliden Aufwandsschätzung empfohlen wird, so findet er in der Dokumentation Verweise auf unterschiedliche Methoden, wie etwa Function Point Analyse, COCOMO oder Expertenschätzung. Statt einer solchen Aussage der Form Üblicherweise werden folgende Methoden eingesetzt bevorzugt der Projektleiter sicherlich ein Hinweis in der Form In unserer Organisation hat sich Folgendes bewährt. Verfahrensverantwortliche (für die Einführung bzw. Anpassung eines Vorgehensmodells) bringen daher nur selten das V-Modell XT unmittelbar zum Einsatz. Der übliche und auch im V-Modell XT vorgesehene Weg ist die vorherige Anpassung an die Situation und die Bedürfnisse der jeweiligen Organisation. Zu dieser organisationsspezifischen Anpassung von der Breite in die Tiefe zählen im Regelfall die Abbildung der Projektrollen auf die Organisationsrollen, der Aufbau einer Methoden- und Werkzeugreferenz sowie die Prüfung, ob die Terminologie des V-Modell XT mit den etablierten Begriffen im Einklang steht. Die Methodenreferenz im obigen Beispiel verweist nun auf ein, zwei 2 ) Siehe http://www.v-modell-xt.de/ Stand: 09.09.2010 Seite 6 von 17

bewährte Herangehensweisen, die Projektleiter der Behörde für verlässliche Aufwandsschätzungen nutzen können. Mit der Anpassung des V-Modell XT räumt der Verfahrensverantwortliche also Stolpersteine und Hürden aus dem Weg, die einer erfolgreichen Anwendung im Weg stehen könnten. Die BIT führte vor Kurzem im Auftrag der Bundesbeauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik eine besondere Anpassung durch. Dabei entstand das V-Modell XT Bund, das für die Anwendung in IT-Projekten der Bundesbehörden vorgesehen ist und folgende Veränderungen des zugrunde liegenden Standards mit sich bringt: Aufbau einer Terminologie als Kompromiss zwischen der etablierten Begriffswelt der Behörden und den gesetzten Bezeichnungen aus dem V-Modell XT. Harmonisierung mit und Einbeziehung von Standards wie etwa WiBe, UfAB und BSI-Grundschutz. Konzeption einer präzisen Schnittstelle zwischen Entwicklungsprojekten und IT-Betrieb. Vereinfachung der Einführungskapitel, deutliche Verschlankung der Dokumentation und mithin Verbesserung der Anwendbarkeit. Mit dem V-Modell XT Bund wird die Anpassungslücke für die einzelnen Behörden kleiner oder verschwindet sogar vollständig. Viele Vorgehensweisen des Projektalltags in Behörden (etwa zur Wirtschaftlichkeitsberechnung) sind nun bereits berücksichtigt. Die erste Version des V-Modell XT Bund wurde Anfang 2010 veröffentlicht 3). 2.4 Erfolgsfaktoren Die Einführung eines Vorgehensmodells, wie des V-Modells XT, verspricht über die Standardisierung der Abläufe und der Ergebnisse eine Reihe von Vorteilen für die jeweilige Behörde. Neue Herangehensweisen werden trainiert, etabliert und über kurz oder lang von den Beteiligten gelebt. Die Mitarbeiter im Projekt kennen ihre Aufgabe genau und wissen, was sie von Ihren Kollegen erwarten können. Mit dem detaillierten Verständnis der anstehenden Arbeiten und Ergebnisse verbessert sich die Planungsgenauigkeit deutlich. Dennoch ist die Etablierung eines einheitlichen, behördenspezifischen Vorgehens ein riskantes Unterfangen. Schließlich sollen die Mitarbeiter der Behörde ihre tagtäglichen Abläufe und das Zusammenspiel im Team verändern. Einem Verfahrensverantwortlichen begegnet dabei in vielen Fällen Akzeptanz und positiver Wille zur Veränderung bisweilen jedoch auch Abneigung und passiver Widerstand. Aus der Erfahrung der bisherigen Projekte lassen sich folgende Faktoren ableiten, die den Erfolg des Vorhabens sowohl für den Verfahrensverantwortlichen als auch für die Behörde maßgeblich beeinflussen. 3 ) Siehe http://www.bit.bund.de/v-modell-xt Stand: 09.09.2010 Seite 7 von 17

Unterstützung durch die Behördenleitung: Viele Verfahrensverantwortliche haben die leidvolle Erfahrung machen müssen, dass Bemühungen zur Standardisierung und zur Prozessverbesserung immer Nachrang zum Tagesgeschäft haben. Mit ausreichender Rückendeckung durch die Behördenleitung erkennen alle Beteiligten, dass die Einführung Chefsache ist entsprechend ernsthaft und motiviert beteiligten sich die Mitarbeiter. Kontinuierliche Überzeugungsarbeit: Vorgehensmodelle im Allgemeinen und dem V-Modell im Speziellen hängt traditionell ein schlechter Ruf an. Zu bürokratisch wären die Forderungen und zu starr die Abläufe. Tatsächlich hat sich diesbezüglich vieles mit der Einführung des V-Modell XT verbessert. Darüber hinaus verbleiben viele Freiheitsgrade, um das Modell so anzupassen, dass es zu einem tatsächlichen, messbaren Nutzen im Projektalltag führt. Mit diesem Nachweis gelingt es den Beteiligten leicht, sowohl die Mitarbeiter aus den Projekten, als auch die Kollegen aus der Führungsebene zu überzeugen. In der Folge wird das V-Modell XT gelebt; nicht weil man muss (Bundesrechnungshof!), sondern weil man möchte. Strategie der kleinen Schritte: Die Einführung des V-Modell XT birgt für die Verantwortlichen die Gefahr, sich zu viel vorzunehmen und mit dem Vorhaben zu scheitern. Ein deutlich kleineres Risiko ist mit einer Strategie verbunden, die die Einführung in eine Reihe sinnvoller Etappenziele unterteilt. Diese Quick-Wins werden bereits zur Bewertung eines Nutzens herangezogen. Als eines der ersten Etappenziele definieren erfahrene Verfahrensverantwortliche die Abwicklung eines Pilotprojekts, anhand dessen die Vorgaben aus dem V-Modell XT erprobt und erste Hinweise zur Anpassung gesammelt werden. Etablierung eines langfristigen Änderungs-Managements: Die durch das behördenspezifische V-Modell XT standardisierten Vorgehensweisen und unterstützenden Hilfsmittel sollen immer optimal auf den tatsächlichen Bedarf angepasst sein. Um dies zu gewährleisten, betraut die Behördenleitung einen Mitarbeiter (den Verfahrensverantwortlichen ) mit der Wartung und Pflege des Modells. Zu seinen Aufgaben gehört der kontinuierliche Abgleich des behördenspezifischen V-Modell XT mit der Praxis und bei Bedarf die weitere Anpassung und Freigabe der Vorgaben. Häufig etabliert die Behördenleitung zudem ein Gremium, das über die bewerteten Änderungswünsche entscheidet. Externe Unterstützung: Sofern die Behörde nicht bereits über entsprechende Kompetenz bei der Optimierung und Etablierung von Vorgehensmodellen und Methoden verfügt, so verringert die Einbindung externer Experten die eigenen Lern- und Lehraufwände deutlich. So ist etwa das Coaching im laufenden Projekt ein bewährter Weg, um die Mitarbeiter für das moderne Projektgeschäft fit zu machen. Darüber hinaus bieten die Experten der BIT etwa Schulungen und Synergien mit anderen Behörden. Stand: 09.09.2010 Seite 8 von 17

3 Das Coaching-Projekt Im Herbst 2009 wurde beim Auswärtigen Amt die Anpassung des V-Modell XT vorbereitet und durchgeführt. Dazu wurden externe Experten der BIT hinzugezogen. In dem vergleichsweise kurzen Zeitraum von drei Monaten gelang es den Beteiligten, die Vorgaben des V-Modell XT in den zentralen Bereichen Projektmanagement und Qualitätssicherung mit den etablierten Abläufen im Haus abzugleichen und in Einklang zu bringen. Die diversen Projektteams hatten die Gelegenheit, sich in der Anwendung des V-Modell XT und der hausinternen Vorgaben schulen zu lassen und konnten von den praxisnahen Anwendungshilfen profitieren. 3.1 Das Auswärtige Amt Das Auswärtige Amt nimmt die auswärtigen Angelegenheiten des Bundes wahr. Die Behörde hat eine etwa 200 Mitarbeiter starke IT-Abteilung, die stets mehr als 70 Fachverfahren konzeptioniert, beauftragt, entwickelt und betreibt. Eine besondere Herausforderung ist die Unterstützung des auswärtigen Dienstes mit seinen zahlreichen Anwendern in über 200 Auslandsvertretungen weltweit. Um ihren Aufgaben gerecht zu werden, führen die beteiligten IT- Referate eine Vielzahl von IT-Entwicklungsprojekten durch und überführen die hier entstehenden Systeme anschließend in einen sicheren Betrieb. Aktuelle Untersuchungen bescheinigen der Behörde eine hohe Erfolgsquote bei den abgewickelten Projekten im Hinblick auf Kosten, Zeit und Qualität. Dabei verlässt sich jedes Projekt jedoch auf eigene, bewährte Vorgehensweisen, so dass eine einheitliche Methodik nur teilweise gegeben ist. Das Auswärtige Amt verspricht sich daher von der Standardisierung der Projektabläufe einen Lerneffekt der Projekte untereinander und eine Steigerung der Effizienz. Vom Schwerpunkt beim Projektmanagement erwartet sich die Behörde vor allem eine Standardisierung der Schnittstelle zwischen Projekt und Organisation und auf diese Weise mittelfristig eine Effizienzsteigerung des Multiprojektmanagements. 3.2 Zielsetzung Mit dem im Herbst 2009 durchgeführten Coaching-Projekt verfolgte das Auswärtige Amt die folgenden Ziele: Gleichsam als Startschuss markiert das Projekt die erste Stufe eines langfristig angelegten Verfahrens zur Einführung, Wartung und Pflege des auf das Auswärtige Amt angepassten Standards V-Modell XT. Mit dem Projekt gelingt die Motivation sowohl der betroffenen Projektteams als auch der beteiligten Personen der Leitung. Alle Beteiligten sind informiert. Für die beiden Schwerpunkte Projektmanagement und Qualitätssicherung stehen Anwendungshilfen zur Verfügung, die die teils abstrak- Stand: 09.09.2010 Seite 9 von 17

ten Vorgaben des V-Modell XT präzisieren und Ihre Umsetzung erleichtern. Über eine Schulung zum V-Modell XT im Allgemeinen und zur Anpassung für das Auswärtige Amt im Besonderen werden alle Beteiligten auf die neuen Abläufe vorbereitet. Die Terminologie richtet sich weitgehend nach dem offiziellen V-Modell XT, um die Zusammenarbeit mit externen Auftragnehmern zu vereinfachen. Die Anpassungen für das Auswärtige Amt sind weitgehend stabil gegenüber zukünftigen Änderungen des V-Modell XT. Das Projekt bietet Anlass und Gelegenheit für einen Wissenstransfer von den externen Coaches zu den Verantwortlichen beim Auswärtigen Amt. Im Projekt erfolgt eine intensive Abstimmung mit der zeitgleich ablaufenden Erarbeitung des Standards V-Modell XT Bund. Dessen Inhalte sind erwartungsgemäß für das Auswärtige Amt relevant. 3.3 Vorgehensweise Die Projektbeteiligten entschieden sich für nachfolgend beschriebene Vorgehensweise, um die Einführung des V-Modell XT vorzubereiten und erfolgreich durchzuführen. Die frühzeitige und kontinuierliche Information aller Beteiligten stand im Mittelpunkt. So hatte bereits kurz nach Projektbeginn ein breiter Kreis an Projektmitarbeitern die Gelegenheit, sich im Rahmen einer Präsentation über Inhalte, Ziele und Vorgehensweise im Projekt zu informieren und darüber zu diskutieren. Zum Projektende organisierten die Verantwortlichen beim Auswärtigen Amt Einführungsveranstaltungen in Bonn und Berlin, um die Inhalte des angepassten V-Modell XT und der Anwendungshilfen zu schulen und zur Diskussion zu stellen. Die inhaltliche Ausgestaltung umfasst folgende Arbeitspakete: Durch eine Anpassung der Produktvorlagen des V-Modell XT an die Dokumentengestaltung des Auswärtigen Amts wird die Akzeptanz bei den Mitarbeitern der Behörde gesteigert. Gemäß den Schwerpunkten Projektmanagement und Qualitätssicherung erhalten die Anwender besondere Unterstützung über sogenannte Mustertexte im Projekthandbuch und QS-Handbuch. In diesen Dokumenten stehen Vorgaben über zentrale Managementprozesse. Ihre Ausgestaltung und Standardisierung hat weitreichende Auswirkungen auf die Abwicklung von Projekten in der Behörde. Die mit dem V-Modell XT ausgelieferten Werkzeuge V-Modell XT Projektassistent und V-Modell XT Editor werden zentral bereitgestellt und den Projektleitern verfügbar gemacht. Ihnen bietet insbesondere der Stand: 09.09.2010 Seite 10 von 17

Projektassistent eine bedarfsgerechte Unterstützung beim Projekttailoring und bei der Projektinitialisierung. Die Anwendung der Vorgaben auf ein geeignetes, mithin repräsentatives Pilotprojekt zeigt die Praxistauglichkeit und führt zu wichtigen Erfahrungen in der Anwendung des V-Modell XT. Das Coaching des Projektleiters und weiterer Mitarbeiter sichert den gewünschten Wissenstransfer. Diese Quick-Wins definieren bedarfsgerechte, erste Schritte und erlauben es den Projektleitern, ab der Einführung sinnvoll mit dem V-Modell XT zu arbeiten. Die Verfahrensverantwortlichen der Behörde erhalten zeitnah Feedback zu den standardisierten Abläufen ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess ist damit leicht zu initiieren. 3.4 Ergebnisse Das V-Modell XT kann mittels mehrerer Mechanismen angepasst werden. Der vielversprechendste Weg ist die Verwendung sogenannter Änderungsoperatoren, die ein Delta zu einer bestimmten Modellversion beschreiben. Aus dem ursprünglichen Modell und diesem Delta kann mit den vom V-Modell XT bereitgestellten Werkzeugen das angepasste Modell erzeugt werden. Der Vorteil liegt auf der Hand: ändert sich zu einem späteren Zeitpunkt das Ursprungsmodell, muss der Prozessingenieur lediglich das Delta auf das neue Modell anwenden und prüfen, ob das Ergebnis korrekt ist. Mustertexte AA V-Modell XT AA V-Modell XT Bund V-Modell XT Abbildung 1: Erweiterungen des V-Modell XT Bei der Erarbeitung der allgemeinen, behördenspezifischen Anpassung V-Modell XT Bund setzen die verantwortlichen Prozessingenieure diesen Mechanismus ein (siehe Abbildung 1). Auf ganz ähnliche Weise könnten in Zukunft Vorgaben, die ganz spezifisch auf das Auswärtige Amt zugeschnitten sind, als Erweiterung des V-Modells XT Bund eingebracht werden. Dieser Schritt war im vorliegenden Projekt nicht notwendig und wurde daher nur vorbereitet. Die Beteiligten konzentrierten sich stärker auf den Aufbau einer Sammlung von Mustertexten, die die Umsetzung der Vorgaben erleichtern. Abbildung 1 zeigt diese Sammlung als eine weitere Ergänzung des zugrundeliegenden Modells. Mustertexte bieten einem Projektleiter die Möglichkeit, vorgefertigte und standardisierte Textpassagen in die Vorlagen der zu erarbeitenden Produkte zu integrieren. Auf diese Weise erhalten Projektleiter des Auswärtigen Amts etwa Stand: 09.09.2010 Seite 11 von 17

eine Projekthandbuchvorlage mit konkreten Inhalten, die nur überprüft und eventuell justiert werden müssen. Anhand des Werkzeugs V-Modell XT Projektassistent ist dies einfach zu zeigen. Bei dem Projektassistenten handelt es sich um eines der beiden Open- Source Werkzeuge, die zusammen mit dem V-Modell XT veröffentlicht wurden. Der Projektassistent unterstützt den Projektleiter bei der Initialisierung seines Projekts und hier insbesondere beim Tailoring, der Generierung von Vorlagen und der Projektplanung. Abbildung 2 zeigt einen Dialog des Werkzeugs, über den der Projektleiter entscheidet, welche Mustertexte in die Vorlage des Projekthandbuchs übernommen werden sollen. Er markiert die entsprechenden Inhalte und lässt den Projektassistenten anschließend die Vorlage generieren. Abbildung 2: Auswahl von Mustertexten Stand: 09.09.2010 Seite 12 von 17

4 Typische Fragestellungen Im Vorfeld einer Anwendung des V-Modells XT in Projekten oder bei der Anpassung des V-Modell XT auf die Bedürfnisse einer Behörde erarbeiten die Experten der BIT ein Anwendungskonzept. Dieses beschreibt, auf welche Weise die abstrakten Vorgaben des V-Modell XT im Projekt oder in der Behörde ausgestaltet werden. Nachfolgende Aspekte beschreiben typische, zentrale Fragestellungen auf allgemeine Art (insbesondere losgelöst vom Fallbeispiel des letzten Kapitels). Sie dienen damit als Einstieg und als grobe Orientierungshilfe für eine eigene Anwendung des V-Modell XT. 4.1 Projektorganisation vs. Linienorganisation Grundlage und Voraussetzung für eine effiziente Abwicklung von Entwicklungsprojekten ist eine passende, bedarfsgerechte Projektorganisation. Sie beschreibt die Aufteilung der Verantwortung und der Kompetenzen auf die beteiligten Personen. Bei der Anwendung des V-Modell XT in Behörden entsteht regelmäßig die Herausforderung, die Projektorganisation aus dem V-Modell XT auf die Linienorganisation in der Behörde abzubilden. Die Linienorganisation ist häufig besser geeignet für die Bewältigung von Routineaufgaben in der Verwaltung als für die Abwicklung von Projekten. Oftmals werden Projekte in Zusammenarbeit mehrerer Referate (etwa: Fachreferat und IT-Referat) durchgeführt. In diesen Situationen ist es wichtig, die Projektleitung einem der Referate zuordnen zu können und darüber hinaus sicher zu stellen, dass diese dem Projektteam gegenüber weisungsbefugt ist. Ist das nicht sicher gestellt, kann sich der Projektleiter u.a. nicht auf die Verfügbarkeit der Ressourcen verlassen ( Tagesgeschäft geht vor Projektarbeit ). Abbildung 3 auf der folgenden Seite zeigt beispielhaft das Zusammenspiel von drei Referaten bei der Durchführung eines IT-Entwicklungsprojekts. Projektleiter und QS-Verantwortlicher sind dem IT-Referat zugeordnet und haben in den anderen Referaten direkte Ansprechpartner. Kennt das V-Modell XT lediglich das Zusammenspiel zwischen Fach- und IT-Abteilung, so wurde die Aufteilung der drei Referate in der Erweiterung V-Modell XT Bund übernommen (wenn auch mit anderen Rollenbezeichnungen). Die in Abbildung 3 dargestellten Rollen werden in den nachfolgenden Abschnitten erläutert. 4.2 Projektleiter und Projektmanager In der Rolle des Projektleiters ist ein Projektmitarbeiter verantwortlich für die operative Durchführung eines Entwicklungsprojekts. Demgegenüber führt die Rolle Projektmanager regelmäßig zu Verwirrung, sicherlich auch weil der project manager im englischen Sprachgebrauch dem deutschen Projektleiter entspricht. Das V-Modell XT sieht für diese Rolle jedoch jemanden vor, der nicht die operative Projektleitung übernimmt, sondern vielmehr für ein oder meist mehrere Projekte verantwortlich ist, Entscheidungen stützt, für eine ausreichende Versorgung mit Ressourcen sorgt und die Interessen nach außen vertritt. Der Projektmanager ist der direkte Ansprechpartner des Projektleiters Stand: 09.09.2010 Seite 13 von 17

Abbildung 3: Beispielhafte, vereinfachte Projektorganisation im Lenkungsausschuss. In den meisten Behörden passt die Rollenbeschreibung sehr gut auf die Funktion des Referats- oder Abteilungsleiters, der eine Menge gleichartiger Projekte in seinem Referat oder seiner Abteilung betreut. 4.3 Qualitätssicherung Das V-Modell XT sieht die Rolle des QS-Verantwortlichen als Gegenspieler zum Projektleiter vor. Während sich der Projektleiter um Kosten und Termine kümmert, ist es die Aufgabe des QS-Verantwortlichen, die geforderte Qualität zu gewährleisten. In einigen Behörden ist ein eigenes Referat für das Qualitätsmanagement und für die Qualitätssicherung vorgesehen. Dieses entsendet spezialisierte Fachleute in die Projekte, um die Qualität zu bewerten und die Durchführung geeigneter Maßnahmen vorzuschlagen. Einerseits profitiert das Projekt auf diese Weise von der Unabhängigkeit des QS-Verantwortlichen. Andererseits ist häufig das Zusammenspiel zwischen den Referaten nicht präzise definiert und es fehlt an geeigneten Eskalationsstufen. Ein weiteres Problem zeigt sich in der Praxis: die starke Spezialisierung der QS-Experten kann dazu führen, dass diese den Bezug zu dem Projektalltag verlieren und Projekte in der Folge nur suboptimal beraten. So ist darauf zu achten, dass die QS-Verantwortlichen gut in die Projekte integriert sind und in enger Abstimmung mit dem Projektleiter stehen. Stand: 09.09.2010 Seite 14 von 17

4.4 Verfahrensverantwortliche Die Lebensdauer von Fachverfahren überdeckt in der heutigen Zeit nicht selten einen Zeitraum von mehreren Jahren bis hin zu mehreren Jahrzehnten. Das Wissen über die konkreten Anforderungen und über die Details der technischen Umsetzung überdauert häufig einen deutlich kürzeren Abschnitt, da die beteiligten Personen wechseln oder Projekte in andere Bereiche überführt werden. Auch das V-Modell XT kennt keinen Lösungsansatz, mit dem sich ein projektübergreifendes Wissensmanagement aufbauen ließe. Beim Auswärtigen Amt (und später beim V-Modell XT Bund) wurde daher die Rolle der Verfahrensverantwortlichen eingeführt (vgl. Abbildung 3). So ist für die beteiligten Disziplinen Fachseite, Entwicklung und Betrieb jeweils ein Verfahrensverantwortlicher vorgesehen, der das Wissen zum Fachverfahren über einzelne Projekte hinweg aufbaut und dokumentiert. In Vorgehensmodellen der Industrie entspricht diese Rolle häufig der des product managers. 4.5 Schnittstelle zum Betrieb Eine andere Lücke im V-Modell XT betrifft das Zusammenspiel zwischen Entwicklung und Betrieb. Hier treten häufig Probleme auf sei es, weil das Entwicklungsteam ein fertiges System an den Betrieb übergibt ohne dem Betrieb ausreichend Gelegenheit zur Vorbereitung zu geben. Oder sei es, weil der Betrieb seine Anforderungen nicht ausreichend gewürdigt sieht und die Kooperation daher nur schleppend verläuft. Auch an dieser Stelle hilft eine präzise Festlegung des Zusammenspiels, also Verantwortlichkeiten und Ergebnissen. Der Betrieb muss frühzeitig, spätestens bei der Erarbeitung des Lastenhefts eingebunden werden. Entweder liegen Referenzarchitekturen vor oder die Anforderungen des Betriebs müssen durch einen Mitarbeiter des verantwortlichen Referats eingebracht werden. Eine Schnittstelle zwischen Entwicklung und Betrieb und mithin eine Abstimmung zwischen V-Modell XT und ITIL V3 liefert die behördenspezifische Anpassung V-Modell XT Bund. 4.6 Projektvorbereitung und Multiprojektmanagement Der Anwendungsbereich des V-Modell XT startet mit der Entscheidung, ein Entwicklungsprojekt durchzuführen. Doch wie kommt es überhaupt zu dieser Entscheidung? Wie werden die Projektziele festgelegt und die Strategie entwickelt? Welches Gremium übernimmt das Portfoliomanagement und das Multiprojektmanagement? Auf welche Weise wird der Projektleiter im Innenverhältnis mit der operativen Projektleitung betraut? Die Phase der Projektanbahnung ist auch für Behörden spannend und wichtig. Hier gibt es kaum Standardlösungen zu sehr kommt es auf die jeweiligen Gegebenheiten in der Behörde und das konkrete Projekt an. Die Festlegung einer klaren und verständlichen Schnittstelle zwischen Organisation und Projekt ist hilfreich für alle Beteiligten und schafft die Voraussetzung für eine effektive Projektarbeit. Stand: 09.09.2010 Seite 15 von 17

4.7 AG, AN oder AG/AN? Behörden mit eigener Entwicklungsabteilung bietet das V-Modell XT unterschiedliche Ausgestaltungen der hausinternen Projekte. Fach- und IT-Referat können sich entscheiden, das Projekt gemeinschaftlich durchzuführen. Alternativ kann jedes Referat ein eigenständiges Projekt abwickeln mit einem eigenen Projektteam. Das V-Modell XT empfiehlt die gemeinschaftliche Projektarbeit genau für die Konstellation, bei der Auftraggeber (kurz: AG) und Auftragnehmer (kurz: AN) zu derselben Organisation gehören, deshalb wird diese Variante von Behörden im Regelfall bevorzugt. Ausschlaggebend ist hierbei auch die Hoffnung der Projektleiter, mit dieser Konstellation den Koordinationsaufwand zu minimieren. In einigen Behörden lohnt sich dennoch der Blick auf die Variante der getrennten Projekte, und zwar dann, wenn das Zusammenspiel zwischen Fach- und IT-Referat nicht rund läuft. Das IT-Referat kann mit dem Projekttyp AN auf diese Weise eine präzise definierte Schnittstelle zum Fachreferat nutzen und den eigenen Servicecharakter in den Vordergrund stellen. Eine ganz typische Ausgestaltung wäre die Folgende: Im Rahmen des Auftraggeberprojekts erarbeitet das Fachreferat die Anforderungen an das zukünftige System. Im Rahmen einer internen Beauftragung werden die Experten des IT-Referats als Dienstleister hinzugezogen. Die Ergebnisverantwortung für das entstehende Lastenheft liegt jedoch beim Fachreferat. Auf Basis des entstandenen Lastenhefts wird das IT-Referat nun mit der Entwicklung des Systems beauftragt. Als Auftragnehmer hat das IT-Referat Ergebnisverantwortung für alle Bestandteile der Lieferung. Diese klare Trennung von Dienstleistungs- und Entwicklungsauftrag führt zu einem besseren Verständnis der Zusammenarbeit und der Verantwortlichkeiten. Mehr noch entsteht mit dem Lastenheft ein Ergebnis, dass rein prinzipiell die Beauftragung eines externen Auftragnehmers ermöglicht hier kann das IT-Referat seine Stärken ausspielen. Stand: 09.09.2010 Seite 16 von 17

5 Fazit Nach seiner ersten Veröffentlichung im Jahr 2005 ist der deutsche Standard V-Modell XT endlich in den Behörden angekommen. Mehr und mehr Fachreferate und IT-Referate setzen sich mit dem Standard auseinander, besuchen themengerechte Schulungen der BAköV (Bundesakademie für öffentliche Verwaltung) und unternehmen ihre ersten Schritte in Alltagsprojekten. Einige Behörden wie etwa das Auswärtige Amt oder die Bundesnetzagentur gehen dabei einen Schritt weiter, passen die Vorgaben des V-Modell XT auf ihre eigenen Bedürfnisse an und etablieren das Ergebnis als behördenweiten Standard und als Grundlage für die Durchführung von IT Projekten. Vorliegende Studie führt Erfolgsfaktoren für die Einführung und Anwendung des V-Modell XT in Behörden auf. Auf dieser Grundlage hat das Auswärtige Amt ein Einführungsprojekt geplant und mit Unterstützung der Experten der BIT im BVA erfolgreich durchgeführt. Nach einer Darstellung der Eckpunkte dieses Projekts erörtert die Studie einzelne, typische Fragestellungen, die in diesem aber auch in vielen anderen Einführungsprojekten diskutiert werden. Es gibt dabei nicht einen richtigen Weg zur Anwendung des V-Modell XT zu sehr hängt die Ausgestaltung von der Situation und den Bedürfnissen der Behörde ab. Allerdings kristallisieren sich einzelne Varianten als praktikabel und zielführend heraus. Bei der Zusammenstellung dieser Lösungsbausteine zu einem Anpassungskonzept, bei der Begleitung von Projekten bei der Anwendung des V- Modell XT, und allgemein bei Schulung und Coaching der Beteiligten profitieren Behörden von Wissen und Erfahrung der Berater der BIT im BVA. Stand: 09.09.2010 Seite 17 von 17