Datum: 19.06.2001 Telefon 16-92102 Telefax 16-28998 Claudia Santl Stadtkämmerei Büro des Referenten Internet-Portal München; Beschlussentwurf für den Verwaltungs- und Personalausschuss am 11.07.2001 Anlage: Stellungnahme von Herrn Schwackenhofer zum Feinkonzept vom 14.05.2001 I. An das Direktorium D/CS, z.h. Herrn Diemer Die Stellungnahme erfolgt für alle Bereiche der Stadtkämmerei (Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, SIV, Haushaltswirtschaft und Betriebswirtschaft). 1. Wiederauffindbarkeit der Internetinhalte der Stadtkämmerei Bisher waren die Internetinhalte der Stadtkämmerei im städtischen Internetauftritt einfach unter dem Oberbegriff Wirtschaft und Finanzen auffindbar. Dies verschlechtert sich bei der Konzeption des Internetportals, da man nunmehr über den Hauptbereich Bürgerservice, über den Teilbereich Stadt und Land und über die Rubrik Die Stadt informiert zu den Informationen der Stadtkämmerei (und auch anderer Referate) gelangt. Die Stadtkämmerei kann daher mit der Auffindbarkeit nicht zufrieden sein (Anmerkung: Gegenüber dem Feinkonzept wurde jedoch bereits eine Verbesserung erreicht, da dort die Seiten der Kämmerei unter der Rubrik Ausland und Umland sich verbargen). Beim Hauptbereich Bürgerbereich, Teilbereich Themen gibt es unter den Rubriken zehn verschiedene Begriffspaare. Der Begriff Finanzen und/oder Wirtschaft ist dort nicht enthalten, so dass für die Stadtkämmerei im Gegensatz zu anderen Referaten - auf den ersten Blick keine Möglichkeit besteht, sich auch in diesem Bereich darzustellen. Bezüglich der Punkte Dienste-Konzept, Formulare und Lebenslagenprinzip wird auf Punkt 3.1 der Stellungnahme von Herrn Schwackenhofer zum Feinkonzept (Anlage 1) vom 14.05.2001 verwiesen 2. Darstellung der Betreiberformen Mit der Darstellung und Beurteilung der möglichen Betreiberformen besteht aus betriebswirtschaftlicher Sicht Einverständnis.
Seite 2 3. Technische Konzeption In Bezug auf die Re-Zentralisierung der DV-Tätigkeit im Bereich des Internet und das Redaktionssystem wird auf die Punkte 4.3 und 4.5 der als Anlage beigefügten Stellungnahme verwiesen. 4. Aussagen zur Betreibergesellschaft a) Auf Seite 34 der Beschlussvorlage unter dem Punkt wirtschaftliche Aspekt wird ausgeführt, dass die Umsetzung der gesamten Portalkonzeption Gelder in der Größenordnung eines zweistelligen Millionenbetrages ( ) benötigt werden. Es ist eindeutig klarzustellen, dass die für das Portal benötigten Finanzmittel vollständig von der zu gründenden Betriebsgesellschaft ohne Inanspruchnahme städtische Mittel aufzubringen sind. Unter dieser Prämisse muss dann die entsprechende Betreiberform ausgewählt werden, die es ermöglicht, diese Vorgabe zu erfüllen. b) Die vorgeschlagenen Anteilsverteilung bei der vorgesehenen Rechtsform der GmbH bzw. einer GmbH & Co KG sieht eine Minderheitsbeteiligung der LHM von 45 % vor. Dennoch muss sichergestellt sein, dass keine Entscheidungen gegen die Interessen des LHM als Mitgesellschafter getroffen werden können, z.b. in Form eines entsprechenden Vetorechts. Dies gilt insbesondere für die Inhalte des Internet-Portals. c) Unter Punkt 6.5 Finanzplanung muss deutlicher herausgestellt werden, dass es sich um die Finanzplanung der zukünftigen Betriebsgesellschaft handelt, die erst aufgrund dieses Grundsatzbeschlusses gegründet wird und somit noch nicht vorliegen kann. Der Hinweis auf den im Feinkonzept enthaltenen Finanzierungsplan ist sehr verwirrend. Es wäre einfacher, wenn einige grundsätzliche Aussagen des Finanzierungsplanes in der Beschlussvorlage enthalten wären. Der Hinweis, das es sich um eine Einschätzung des Konsortiums handelt und es sicht nur um erste Anhaltspunkte handelt, muss selbstverständlich erwähnt werden. Einige Aussagen zur Finanzplanung der zukünftigen Betriebsgesellschaft sind wohl auch deshalb sinnvoll (obwohl die Betriebsgesellschaft erst gegründet werden soll), da die Ersteller des Feinkonzepts, die Communicatio Gruppe, gemäß Punkt 6.2 der Beschlussvorlage auch Mitgesellschafter der Betriebsgesellschaft werden sollen und es denkbar bzw. sogar realistisch ist, da wesentliche Elemente des Feinkonzepts von der Betriebsgesellschaft übernommen werden. Da im Beschluss keine Aussagen zur Finanzplanung der zukünftigen Betreibergesellschaft getroffen wurden, kann die Stadtkämmerei auch keine Aussagen zur Plausibilität dieser Finanzplanung sowie zur Wirtschaftlichkeit des Betriebskonzepts des treffen. d) Weiterhin muss sichergestellt sein, dass bei schwerwiegenden Vertragsverstößen der Betriebsgesellschaft die LHM den, von ihr in die Gesellschaft einzubringenden Domain- Namen www.muenchen.de zurückfordern kann. Es wird gebeten, in der Beschlussvorlage darzustellen, dass dies entsprechend im Gesellschaftervertrag geregelt werden muss. e) Weiterhin muss in der Beschlussvorlage eindeutig dargestellt werden, dass es über die einmalige Gesellschaftereinlage von ca. 23.000 DM hinaus keine weiteren laufenden Betriebskostenzuschüsse oder auch Investitionskostenzuschüsse geleistet werden. Die zu leistenden Investitionen müssen entsprechend durch ein Kreditinstitut oder die Mit-
Seite 3 gesellschafter finanziert werden. Eine solche Regelung ist unbedingt erforderlich, da man in der Zeitung bereits lesen kann, dass erste Internet-Portale vorm Konkurs stehen, sofern die betroffenen Betreibergesellschaften keine Zuschüsse in Millionenhöhe von ihren Gesellschaftern erhalten. Dies betrifft jedoch nicht die Investitionskosten, die bei der LHM selbst anfallen, um am Betrieb des Internet-Portals teilzunehmen (z.b. Einrichtung eines Redaktionssystems im Presse- und Informationsamt). f) Weiterhin muss in der Beschlussvorlage dargestellt werden, dass Formulare, kostenloses und kostenpflichtiges Informationsmaterial sowie Dienstleistungen, welche die LHM bereits derzeit über das Internet anbietet (z.b. Zimmervermittlung), nicht zu Einnahmen bei der Betriebsgesellschaft führen können. 5. Aussagen zu Kosten, die der LHM im Zusammenhang mit der Einführung des Internet-Portals bzw. Teilnahme am Betrieb des Portals entstehen a) Zu Ziff. 1.2 E-Civil-Society Integration sozialer Gruppen, Buchstabe b) (Seite 10) Hier wird angeführt, dass kostenfreie oder sehr kostengünstige Schulungen angeboten werden. Eine möglichst rasche und kostengünstige Lösung soll durch die Schulung von potentiellen Multiplikatoren, wie Beschäftigte sozialer Einrichtungen und ehrenamtlich engagierte Mitglieder gemeinnütziger Vereine, erzielt werden. Aussagen über die Höhe der zu erwartenden Kosten und die Finanzierung sind nicht getroffen. Die Stadtkämmerei bittet, diese Angaben zu erheben und in die Beschlussvorlage einzuarbeiten. Zum Thema Aufstellen von Info Terminals (Seite 10) und deren Kosten für die Landeshauptstadt München wird von der Stadtkämmerei folgender Text vorgeschlagen: Dem Stadtrat wird zu gegebener Zeit eine eigene Beschlussvorlage mit einem entsprechendem Kosten- und Finanzierungsvorschlag vorgelegt. b) Zu Ziff.1.8.1 Redaktionssystem bei der Landeshauptstadt München Beim Presse- und Informationsamt soll ein zentrales Redaktionssystem eingerichtet werden. Auch zu diesem Punkt fehlen Angaben bezüglich der Kosten und Finanzierung. Die Stadtkämmerei bittet dies entsprechend in die Beschlussvorlage einzuarbeiten. Sofern für die Clearingstelle die Zuschaltung von zusätzlichem Personal über die bereits vorhandenen vier Stellen hinaus beim Presse- und Informationsamt erforderlich sein sollte, wären die Kosten und Finanzierung entsprechend darzustellen. c) Aussagen zu Ausgaben, die den Referaten bei der Umsetzung der bisherigen Seiten in das Internet-Portal entstehen, wurden ebenfalls nicht getroffen. Dies sollte zumindest in der Beschlussvorlage angesprochen werden. Die Stadtkämmerei weist in diesem Zusammenhang nochmals auf die Vorgaben des Haushaltssicherungskonzepts hin.
Seite 4 Es wird gebeten, die verschiedenen Punkte dieser Stellungnahme bei der Erstellung der Beschlussvorlage entsprechend zu berücksichtigen. Eine abschließende Überprüfung der Beschlussvorlage durch die Stadtkämmerei konnte aufgrund der kurzen zur Verfügung stehenden Zeit leider nicht erfolgen. Im Auftrag Dr. Mahnkopf II. III. Abdruck von I. an HA I/1 z.h. Herrn Maurischat HA II/1 Sachgebiet Informationsverarbeitung mit der Bitte um Kenntnisnahme Ablage BdR Im Auftrag Claudia Santl
Seite 5 Datum : 14.05.2001 Stadtkämmerei Telefon 16-92108 Telefax 16-25966 Sachgebiet Herr Schwackenhofer Informationsverarbeitung manfred.schwackenhofer@muenchen.de Projekt Portal München für Direktorium hier : Stellungnahme zum Feinkonzept des Konsortiums An das Direktorium D C/S, Herrn Diemer Stellungnahme zum Feinkonzept Portal München Stand 09.04.2001, in K-GL/4 SIV eingegangen am 30.04.2001, Terminvorgabe für Stellungnahme an D-C/S 15.05.2001. 1. Rahmenbedingungen Wie aus den o.g. Daten zu ersehen, standen uns für eine Stellungnahme zu dem ca. 500- Seiten umfassenden Werk (der technisch zu bewertende Teil beträgt dabei ca. 100 Seiten) max. 9 Arbeitstage zur Verfügung. Das Projekt wird mit äußerster Priorität vorangetrieben. Äußerste Priorität hat jedoch gleichzeitig auch das Projekt München meistert den EURO. Sämtlichen EURO-Tests sollen laut Terminplan bis 30.06.01 abgeschlossen sein. Schon jetzt ist dieser Zeitrahmen äußerst knapp. Alle verfügbaren Kapazitäten sind derzeit hierfür eingesetzt. Andere, zusätzliche neue umfangreiche Projekte zum gleichen Zeitpunkt (wie hier jetzt Projekt Portal München ) gefährden massiv diesen Zeitrahmen. 2. LHM als Beteiligte Die LHM wird (für die fachlichen und technischen Beiträge zum Ist-Zustand) unter den beteiligten Firmen und Organisationen im Impressum (Dokumentenkontrolle in jedem der vier Teile) in keiner Weise erwähnt. Der Aufwand städtischer Dienstkräfte für das Feinkonzept (Besprechungsrunden, Beantwortung von Fragebögen des Konsortiums etc. ) sowie der Aufwand für die spätere Realisierung sowie Umsetzung bisheriger Inhalte für das Portal konnten in der Finanzplanung nicht gefunden werden. Gemäß den Ausschreibungsunterlagen soll die LHM Herrin über die Domain www.muenchen.de bleiben (Teil 3 / Seite 2). Allerdings sollte diese Herrschaft nicht nur nominal, sondern auch real bestehen (LHM darf nicht nur zum Handlanger der Portal-Betriebsgesellschaft werden). Dies muss auch in der Erscheinung des Portals entsprechend zum Ausdruck kommen. Des weiteren ist sicherzustellen, dass die LHM nicht nur zum Finanzier für anfallende Defizite und Verlustbereiche wird, während andere (private) Beteiligte aus dem Projekt ihre Gewinne abschöpfen. Zudem sollte es im Worst-Case möglich sein, die Domain wieder alleine (nur LHM) betreiben zu können.
Seite 6 Nach dem Konzept soll die LHM ihre Domain zugunsten des Portals für alle beteiligten Portal- Betreiber bereitstellen. Umgekehrt wird von den anderen Portal-Betreibern wohl keiner seine bisherige Internet-Adresse aufgeben. Wurde in diesem Zusammenhang auch untersucht, ob es ein Portal nicht auch unter einer eigenen, neuen Adresse geben kann (mit entsprechenden Verweisen von / auf die bisherigen etablierten Internet-Adressen der Portal- Betreiber )? 3. Inhaltliche Konzeption (Teil 1) 3.1 Inhalte von E-Governement Wie bereits von Herrn Reiter als Presse- und Öffentlichkeitsverantwortlichem in der Stadtkämmerei festgestellt, sind die bisherigen Inhalte der Stadtkämmerei unter der neuen Struktur kaum mehr zu finden. Darüber hinaus werden nach dem Verständnis des Konzepts die Angebote in verschiedene Dienste eingeteilt. (z.b. Informationen, Online-Formulare, einfache Formulare,.Broschüren,...). Im Rahmen des NSM ist jedoch die Stadtverwaltung schwerpunktmäßig nach Produkten orientiert. Beispiel: Ein Kunde möchte sich zum Thema Hundesteuer informieren. - Dienste-Konzept gemäß Feinkonzept Dies hätte zur Folge, dass der Benutzer u.u.. verschiedene Dienste aufrufen muss, um alle zum Thema Hundesteuer eingestellten Internet-Inhalte zu finden : + Informationen über Hundesteuer => Rubrik Informationen, + Broschüre über Hundesteuer => Rubrik Broschüre, + Umzugsmelde-Formular => einfaches Formular, + Anmeldung Hund => Online-Formular - Produktorientierung Eine Produktorientierung (Themenorientierung) ist in solch einem Fall für den Benutzer doch sicherlich hilfreicher. Besonders dann, wenn er alles zum Produkt Hundesteuer (unabhängig von der internen Dienste-Aufteilung) einheitlich auf seine einzige Anfrage Hundesteuer zur Auswahl angeboten bekommt Sicherlich sollte es dessen ungeachtet auch einen Bereich geben, in dem alle verfügbaren Formulare (dann aber unabhängig ob einfaches Formular oder Online - Formular; dies kann ja als Zusatz beim entsprechenden Auswahlpunkt vermerkt sein), gegliedert nach Themen,verfügbar sind. Der Benutzer, dem es nur um die schnelle Erledigung seines Verwaltungsvorgangs geht und keine weiteren Informationen benötigt, kommt hier schnell zum Ergebnis. Des weiteren ist über das Lebenslageprinzip nicht alles unmittelbar subsumierbar. So können zum einen innerhalb der strukturierten Lebenslagen kaum alle denkbaren Varianten aufgenommen werden (z.b. zu Bereich Wohnen / Umzug - auch Formular für An- / Abmeldung Hundesteuer?). Zum anderen existieren Dienste, die nicht lebenslagenorientiert bzw. Folgen von Lebenslagen sind (z.b. der Finanzbereich mit der Ausstellung von Rechnungen für bestimmte, vorher aufgrund von Lebenslagen initiierten Dienstleistungen)
Seite 7 3.2 Inhalte von E-Civil-Society EMail-Adresse Münchener Bürger (Seite 44) Zur Verteilung der begehrten EMail-Adresse @muenchen.de an alle Münchner Bürger ist vorgeschlagen, die bisherigen EMail-Adressen städt. Dienstkräfte und Dienststellen zu ändern in @Referat1.muenchen.org. Wieso soll nun hier auf einmal das Referat wieder in den Vordergrund treten, wo doch sonst immer alles nach Lebenslagen und nicht nach OE gegliedert sein soll? Woher soll jetzt der Bürger wissen, dass sich Dienstkraft x im y-referat befindet? Third-Level-Domain verein.muenchen.org für Non-Profit-Organisationen Woher soll ein normaler Nutzer dann noch unterscheiden könne, dass unter muenchen.de das Portal inklusive der Angebote der Stadtverwaltung zu finden sind und unter muenchen.org nur Angebote privatrechtliche Organisationen, wenn gleichzeitig aber die EMail-Adresse für die Stadtverwaltung muenchen.org (s.o.) lautet? 4. Technische Konzeption (Teil 2) 4.1 Begriff Portal Eine Personalisierung der Startseite sowie Selbstpublikationsmöglichkeit des Nutzers sind zusätzliche Funktionalitäten, die für ein Portal nicht zwingende Grundvoraussetzungen sind. 4.2 Web-fähigkeit aller künftigen dezentralen Verfahren (Seite 6) Ob ein Verfahren web-fähig sein muss oder nicht, ist wohl weiterhin von seinem Einsatzzweck abhängig. Eine generelle Verpflichtung, alle dezentralen Anwendungen nur noch web-fähig zu beschaffen, sollte daher nicht getroffen werden 4.3 Re-Zentralisierung (Seite 8) Eine generelle Re-Zentralisierung der DV-Tätigkeit ist für ein funktionsfähiges Portal wohl kaum erforderlich. Genauso wie andere (externen) Teilnehmer an das Portal angeschlossen werden, sollte es auch möglich sein, die einzelnen Referate an das Portal anzuschließen. Dabei werden Referate sehr wohl für den Internet-Auftritt die zentral zur Verfügung gestellten Ressourcen des AfID (Web-Server, CMS, Redaktionssystem usw.) nutzen. 4.4 Zentrale Dienste durch das AfID (Seite 8) BLZINF und PLZINF: Wieso soll LHM als Sekundärquelle diese Daten für die Bürger bereitstellen? Primärquelle hierfür sind die Banken bzw. die Deutsche Post! GEW-NEU Ist ein internes Verfahren zur Abwicklung der Einhebung der Gewerbesteuer und hat nichts im Internet zu suchen (Steuergeheimnis)! Höchstenfalls Summen aus den Soll- Läufen bezüglich der derzeitigen Gesamthöhe der Gewerbesteuerveranlagung denkbar
Seite 8 Hundesteuer Frage der Zweckmäßigkeit (Aufwand und Ertrag) Grundbuchauskunft Wieso soll LHM als Sekundärprovider den Zugang für die Bürger bereitstellen? Primärprovider hierfür sind die Amtsgerichte, Registergericht. 4.5 Redaktionssystem (Seite 11) Wie in Konzept festgestellt kann es ein gemeinsames Redaktionssystem für Internet und Intranet nur geben, wenn die Portal-Gesellschaft innerhalb der LHM aufgebaut wird. Synergieeffekte beim Betrieb von Internet und Intranet unter einem Redaktionssystem sind dabei nicht zu unterschätzen. 4.6 Personalisierung (Seite 51) Die vorgeschlagene Personalisierung kann allerdings auch zu Marketingzwecken (1:1 Marketing) missbraucht werden (Orwell lässt grüßen : Vorlieben werden ermittelt, ausgewertet und entsprechende Werbung plaziert etc.)! Unter Bezugnahme auf den Datenschutz ist dieser Punkt nochmals sehr genau einer Prüfung zu unterziehen. 5. Betriebswirtschaftliche Konzeption (Teil 3) 5.1 Finanzplanung (Seite 100 ff) Diese Ausführungen müssten dringend noch näher geprüft und modifiziert werden. Der für die Stellungnahme eingeräumte Zeitraum war hierfür viel zu kurz. Insbesondere gilt zu untersuchen, ob die Kosten nicht zu niedrig und die Erträge nicht zu hoch bewertet wurden. So wurden unter anderem verwaltungsinterne Kosten beim Konzept als Black Box betrachtet, die nicht näher untersucht wurden (Teil 1 / Seite 6)! Des weiteren können Gebühren für initiierte Verwaltungsvorgänge sowie Entgelte für den Verkauf städtischer Produkte über Bestellshops nicht als Einnahmen im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung des Portals berücksichtigt werden. Diese Einnahmen fallen auch beim herkömmlichen Verwaltungsvorgang außerhalb des Internets an. Sollen darüber hinaus für die Bereitstellung der Formulare im Internet eine zusätzliche Gebühr für diesen Online-Service verlangt werden (Teil 4 / Seite 11)? 5.2 Einsparpotentiale für die LHM durch Bereitstellung von Systemfunktionen über das Portal Hierzu verweisen wir auf unsere Antwort Nr. 12 zum Fragenkatalog des Konsortiums (per EMail am 02.02.2001 an Herrn Dordowsky) : Es kann kein Einsparpotential erkannt werden. Mit der Einführung von Dienstleistungen über das Internet fallen zunächst zusätzliche Aufwendungen (Kosten) an. Die bisherigen Verfahrenswege für die Dienstleistungen müssen weiterhin bestehen bleiben. Deren Nutzer werden sich zwar im Laufe der Zeit durch steigende Internet-
Seite 9 Nutzer reduzieren. Völlig wegfallen können diese Wege und die hierfür erforderliche Infrastruktur jedoch nicht. Die Bereitstellung von Diensten über das Portal ist daher nur ein weiterer zusätzlicher Weg für einen Teil der Dienstleistungspalette. Mit Übernahme von Diensten in das Internet muss somit die jeweilige Dienstleistung statt bisher auf einem nun auf zwei Vertriebswegen (mit folglich zwei Workflows) zur Verfügung gestellt werden. Und das auf unbestimmte Zeit. Dies steht im Gegensatz zu Privatfirmen, die ihre Vertriebswege nach Umsatz und Rendite ihrer Produkte bewertet. Sie stellen Vertriebswege unterhalb eines Limits unverzüglich und komplett ein. Dies im Bereich kommunaler Aufgaben (Eingriffsverwaltung / Daseinsvorsorge) nicht möglich. 5.3 Nutzenmehrung durch das Portal Hierzu verweisen wir auf unsere Antwort Nr. 13 zum Fragenkatalog des Konsortiums Der Vorteil für den Internet-Nutzer liegt - wie allgemein bekannt - in der Zeitersparnis bei Erledigung von Behördengängen online sowie in der Verfügbarkeit der Dienste unabhängig von Öffnungszeiten. Angefangen vom Einholen von Informationen über den gewünschten Dienst bis hin zur elektronischen Kommunikation mit der Behörde Eine Nutzenmehrung des Internetauftritts Portal-München gegenüber bisher Landeshauptstadt-München kann bezüglich Behördengängen online bei der Stadtverwaltung nicht gesehen werden. Auch bei herkömmlichem Internet-Auftritt der Stadt würden die Angebote in bezug auf behördliche Dienstleistungen Stück um Stück erweitert sowie die Suchmechanismen heutigen Erkenntnissen angepasst. Dies ist unabhängig vom Portal. Im Gegenteil : Über das Portal muss nun gewährleistet und sichergestellt werden, dass ein unbedarfter Anwender die Stadtverwaltung München und ihre elektronischen Angebote mindestens ebenso schnell findet wie zum jetzigen Zeitpunkt. Im Auftrag Schwackenhofer