Mehrorteversion einrichten

Mehrorteversion einrichten :: Hilfreiche Module :: Durchdachte Tool :: Zeitsparend :: Zukunftsorientiert INSIEME Aus dem Hause der Curion Informatik AG Die Vereinssoftware Mehr als nur eine Mitgliederverwaltung www.dievereinssoftware.ch

Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG... 3 2 VEREINSDATEN... 3 3 EINRICHTEN BENUTZERGRUPPEN UND BENUTZER... 4 4 STAMMDATEN... 4 5 EINSTELLUNG DER AUSWAHLFELDER FÜR ZUSATZINFORMATIONEN... 5 6 IMPORT VON VORHANDENEN ADRESSEN, ETC.... 5 7 INSTALLATION VON INSIEME DURCH DIE WEITEREN BENUTZER... 6 7.1 Installation Download... 6 7.2 Datenbank ersetzen... 6 8 VERTEILEN DER DATENBANK AN DIE WEITEREN BENUTZER... 6 8.1 Verteilen der Datenbank an die weiteren Benutzer... 6 8.2 Verteilen von weiteren Daten... 6 9 EINSTELLUNGEN USER-ID... 7 9.1 Schritt 1... 7 9.2 Schritt 2... 7 10 DATENABGLEICH... 8 10.1 Datenabgleich per E-Mail... 8 10.1.1 Daten exportieren... 8 10.1.2 Daten importieren... 8 10.2 Datenabgleich via Internet... 9 10.2.1 Einstellungen vornehmen... 9 10.2.2 Datenabgleich vornehmen... 10 10.2.3 Ablauf Datenabgleich... 10 10.3 Checkliste... 11 Copyright Curion Informatik AG Version: 5.01 Erstellt am: 22.02.2012 Seite 2 / 12

1 Einleitung Diese Kurzanleitung soll Ihnen das Einrichten der Mehrorteversion erleichtern. Nehmen Sie sich am Anfang Zeit um: die Grundeinstellungen für Ihren Vereins vorzunehmen den vorhanden Adressstamm vor dem Import zu säubern die Benutzerrechte und Passwörter vor der Verteilung an die Benutzer einzustellen Zuständigkeiten für die Datenpflege im Vorstand zu definieren Vorgehen für den Datenaustausch zu definieren Wir wünschen Ihnen viel Spass mit unserer Vereinssoftware INSIEME. 2 Vereinsdaten Unter der Rubrik Vereinsdaten, werden alle wichtigen Informationen zum Verein eingestellt. Diese Angaben wirken sich in den verschiedenen Listen und Dokumenten aus. INFO: Die ausführliche Beschreibung zum Thema " Vereinsdaten " finden Sie im Bedienerhandbuch unter Kapitel 7.2 Copyright Curion Informatik AG Version: 5.01 Erstellt am: 22.02.2012 Seite 3 / 12

3 Einrichten Benutzergruppen und Benutzer In der Vereinssoftware INSIEME können verschiedene Benutzerspezifische Einstellungen vorgenommen werden. So können für die Benutzergruppe und deren Benutzer verschiedene Rechte vergeben werden. Wählen sie in der Funktionsleiste links das Feld Hier können Sie die Benutzergruppen und Benutzer einrichten INFO: Die ausführliche Beschreibung zum Thema " Einstellungen Benutzergruppen und Benutzer" finden Sie im Bedienerhandbuch unter Kapitel 7.3 / 7.4 4 Stammdaten Ebenfalls unter dem Feld Einstellungen befinden sich das Modul Stammdaten. Hier werden alle wichtigen Daten und Einstellungen abgelegt, welche als Vorlagen in den einzelnen Modulen dienen. Erweitern Sie die Stammdaten nach Ihren Anforderungen. Zum Beispiel: - Anreden - Absenztypen INFO: Die ausführliche Beschreibung zum Thema "Stammdaten" finden Sie im Bedienerhandbuch unter Kapitel 7.1 Copyright Curion Informatik AG Version: 5.01 Erstellt am: 22.02.2012 Seite 4 / 12

5 Einstellung der Auswahlfelder für Zusatzinformationen In der Rubrik Zusatzinformationen können Angaben zu den Personen gemacht werden. Die Auswahlfelder für die Zusatzinformationen können Sie im Modul Adressen im Feld Zusatzinformationen durch drücken der rechte Maustaste oder in den Stammdaten bei Adresstypen ändern bzw. erfassen. INFO: Die ausführliche Beschreibung zum Thema " Zusatzinformationen " finden Sie im Bedienerhandbuch unter Kapitel 8.3 6 Import von vorhandenen Adressen, etc. Über ein ausgeklügeltes Importmodul können bestehenden Vereinsdaten einfach in unsere Vereinssoftware INSIEME importiert werden. Die vorhandenen Vereinsdaten welche importiert werden sollen, müssen markiert und kopiert werden. Im Importmodul können diese Daten dann den entsprechenden Tabellen zugeordnet werden. Kein neues Erfassen von vorhandenen Daten ist notwendig. INFO: Die ausführliche Beschreibung zum Thema "Import / Export" finden Sie im Bedienerhandbuch unter Kapitel 9. Copyright Curion Informatik AG Version: 5.01 Erstellt am: 22.02.2012 Seite 5 / 12

7 Installation von INSIEME durch die weiteren Benutzer 7.1 Installation Download Die weiteren Benutzer können INSIEME (steup.exe) über den Direktlink herunterladen. Die direkte Linkadresse ist: http://www.curion.ch/insieme2011/index.php?page=404 INFO: Die ausführliche Beschreibung zur Installation von INSIEME finden Sie im Bedienerhandbuch unter Kapitel 3. 7.2 Datenbank ersetzen Nachdem INSIEME installieren wurde, muss die Datenbank im INSIEME -Verzeichnis mit der Datenbank aus dem E-Mail (Punkt 8.1) ersetzen. Nun kann sich jeder Benutzer mit seinem Benutzernamen und Passwort anmelden und die Einstellungen (Punkt 9) für den Datenabgleich bzw. Datenexport vornehmen. 8 Verteilen der Datenbank an die weiteren Benutzer 8.1 Verteilen der Datenbank an die weiteren Benutzer Wenn Sie die Daten in INSIEME fertig eingerichtet haben, können Sie die Datenbank an die weiteren Benutzer mailen. Die Datenbank insieme.ins finden Sie bei einer Standardinstallation unter c:\software\curion\insieme 8.2 Verteilen von weiteren Daten Mailen Sie die Daten welche nicht über einen Abgleich ausgetauscht werde an alle Benutzer. - das Vereinslogo (jpg, gif, bmp) - Logo für den Brief- und Rechnungskopf (jpg, gif, bmp) - Mitgliederfotos Diese Daten können auch ins INSIEME -Verzeichnis kopieren. Copyright Curion Informatik AG Version: 5.01 Erstellt am: 22.02.2012 Seite 6 / 12

9 Einstellungen USER-ID Damit beim Datenaustausch keine Probleme entstehen, muss pro Benutzer ein persönlicher Zahlenbereich (ID_OFFSET) vergeben werden. Diese Anpassung des persönlichen Zahlenbereiches muss jeder Benutzer bei seiner Installation vornehmen. 9.1 Schritt 1 Um den Datenabgleich durchführen zu können, müssen unter dem Menüpunkt Einstellungen Datenabgleich bei jedem Benutzer einmal die folgenden Einstellungen gemacht werden. Wählen Sie unter dem Menüpunkt "Datenabgleich" "Einstellungen Datenabgleich". 9.2 Schritt 2 Füllen Sie die folgenden Felder aus. Füllen Sie Ihre ID-Offset-Nummer ein. (z.b. 1'000'000). Diese Nummer wir durch den Vereinsadministrator vergeben. Um die Einstellungen zu speichern, drücken Sie "OK". Nun kann der Abgleich übers Internet erfolgen. Copyright Curion Informatik AG Version: 5.01 Erstellt am: 22.02.2012 Seite 7 / 12

10 Datenabgleich 10.1 Datenabgleich per E-Mail Bei Datenabgleich per E-Mail verteilen oder erhalten Sie Ihre erfassten Daten per E-Mail. 10.1.1 Daten exportieren Wenn Sie nun Ihre Anpassungen bzw. Änderungen Ihren Vorstandkollegen verteilen wollen, können diese Daten exportiert und als E-Mail versand werden. Wählen Sie unter dem Menüpunkt "Datenabgleich" "Daten exportieren". Es erscheint die Datenexportmaske mit dem Dateinamen. Schalten Sie den Knopf "E-Mail" ein. Nun können aus der Adressliste die gewünschten Empfänger auswählen. Drücken Sie den Knopf "OK". Nun wird ein E-Mail generiert mit den Daten im Anhang. 10.1.2 Daten importieren Wenn Sie von Ihren Vorstandskollegen neue Daten per E-Mail erhalten, muss der Anhang auf Ihrem PC abgespeichert werden. Nun können Sie die Daten in Ihre INSIEME -Version importieren. Wählen Sie unter dem Menüpunkt Datenabgleich Daten importieren. Es erscheint die Datenimportmaske. Sobald Sie die drücken, können Sie das Importfile auswählen. Wenn Sie den Knopf "OK" drücken, werden Änderungen eingelesen. Copyright Curion Informatik AG Version: 5.01 Erstellt am: 22.02.2012 Seite 8 / 12

10.2 Datenabgleich via Internet Bei Datenabgleich via Internet, werden die Daten direkt abgeglichen. 10.2.1 Einstellungen vornehmen Menüpunkt Internet Um den Datenabgleich durchführen zu können, müssen bei jedem Benutzer einmal die folgenden Einstellungen gemacht werden. Wählen Sie unter dem Menüpunkt "Datenabgleich" "Einstellungen Datenabgleich". Füllen Sie die folgenden Felder aus. Wird (sofern in der Konfiguration Pt. 2 Schritt 3) automatisch ausgefüllt. Ansonsten gemäss Ihrer Zuordnung eintragen. Benutzer Nr. müssen Sie bei uns lösen (Telefon 081-257 05 50) Muss in den meisten Fällen nicht ausgefüllt werden. Um die Einstellungen zu speichern, drücken Sie "OK". Nun kann der Abgleich übers Internet erfolgen. Menüpunkt Internet Unter dem Menüpunkt "Tabellen" können die Tabellen angegeben werden, welche jedes Mal ausgetauscht werden sollen. Sobald Sie "OK" drücken werden diese Einstellungen ebenfalls gespeichert. Copyright Curion Informatik AG Version: 5.01 Erstellt am: 22.02.2012 Seite 9 / 12

10.2.2 Datenabgleich vornehmen Damit Sie immer auf den neusten Daten arbeiten, sollten Sie nach dem Aufstarten von INSIEME einen Internetabgleich machen. Wählen Sie unter dem Menüpunkt "Datenabgleich" "Datenabgleich über Internet". Es wird eine Maske geöffnet. In dieser Maske sind alle Tabellen enthalten welche abgeglichen werden sollen. In der Einstellungen Pt. 3.2.1 wurden die gewünschten Tabellen gekennzeichnet. Sollten Sie nun zusätzliche Tabellen abgleichen wollen, können diese hier angegeben werden. Sobald Sie "OK" drücken werden die Daten von den anderen Benutzern heruntergeladen. Ihre Daten werden auf das Internet hochgeladen. Nun arbeiten Sie mit den neusten Daten. Sobald Sie fertig sind und die Daten für die anderen Benutzer bereitstellen wollen, führen Sie einen "Datenabgleich übers Internet" durch. 10.2.3 Ablauf Datenabgleich Vereins- Datenbank auf dem Curion- Internetserver 2 4 2 4 4 2 1. INSIEME starten 2. Daten herunterladen ("Datenabgleich übers Internet" durchführen) 3. Arbeiten mit INSIEME 4. Daten hochladen ("Datenabgleich übers Internet" durchführen) Lizenz - Präsident Lizenz - Kassier Lizenz - Aktuar Copyright Curion Informatik AG Version: 5.01 Erstellt am: 22.02.2012 Seite 10 / 12

11 Checkliste 11.1 Zuständigkeiten im Verein in Zusammenhang mit INSIEME Bevor die Vereinssoftware INSIEME richtig eingesetzt werden kann, müssen die Zuständigkeiten und Arbeiten im Verein geregelt sein. Die in diesem Dokument beschriebenen Arbeiten sind als Vorschlag gedacht und korrespondieren mit dem Leitfaden für Musikvereine (Erstellt durch den Kantonalen Musikverband Graubünden.) Systemadministrator Eine Person sollte für die Konfiguration der Vereinsdaten verantwortlich sein. Sobald diese Konfiguration gemacht ist, können die Adressdaten importiert werden. Von nun an kann jeder Anwender seine Daten pflegen. Erfassung der Vereinsdaten Anpassung der Zusatzinformationen Folgende Arbeiten in der Vereinssoftware INSIEME können aufgeteilt werden: Präsident Erfassung der Auftritte und Anlässe im Anlassplaner SUISA-Meldungen Meldungen an den Kantonalen Musikverband Aktuar Erfassung und Pflege der Adressdaten Erfassung und der Adress-Chronik Meldung der Veteranen Kassier Erfassung der Einzahlungen (Passivmitglieder in der Adress-Chronik) Erstellung der Faktura (Mitgliederbeitrag, Passivmitgliederbeitrag etc.) Verwalter Erfassung und Pflege des Inventars Ausgabe und Rücknahme von den Artikeln bei den Mitgliedern Beisitzer / Absenzenkontrolle Führung der Absenzenkontrolle Erfassung der Gaben in der Adress-Chronik/Gaben Musikkommission Erfassung der Musikstücke in der Notenverwaltung Dirigent Erstellung des Repertoires Erfassung der Proben im Anlassplaner Copyright Curion Informatik AG Version: 5.01 Erstellt am: 22.02.2012 Seite 11 / 12

11.2 Ablauf Mehrorteversion einrichten Pos Beschreibung Status 1. INSIEME installieren http://www.curion.ch/insieme2011/index.php?page=404 2. Basis-Datenbank insieme.ins durch die des Vereins ersetzen. (Vereins-DB wird durch den Systemadministrator des Vereins verschickt) c:\software\curion\insieme 3. INSIEME aufstarten. Login: insieme Passwort: insieme (Die benutzerspezifischen Logins werden durch den Systemadministrator des Vereins vergeben) 3. Einstellungen Datenabgleich vornehmen 3.1 3.2 Persönliche ID-Offset eingeben (z.b. 1000000) (Wird vom Systemadministrator des Vereins vergeben) Benutzernummer nur beim Abgleich übers Internet eingeben: Die Nr. ist bei der Curion erhältlich Muss in den meisten Fällen nicht ausgefüllt werden. Copyright Curion Informatik AG Version: 5.01 Erstellt am: 22.02.2012 Seite 12 / 12