Solution Send Report List V1.5 Inhaltsverzeichnis 1 Verwendung... 2 2 Prozessbeispiele... 2 3 Funktionsumfang... 3 3.1 Mehrsprachigkeit... 3 3.2 Die E-Mail... 3 3.3 PDF-Datei und Anzeige... 4 3.4 Das Hinweisprotokoll... 4 4 Systemvoraussetzungen und Installation... 5 4.1 Voraussetzung für SAPOffice... 5 4.2 Voraussetzung SMTP Mail... 5 4.3 Konfiguration des SAPConnector... 5 4.4 Textvorlagen für E-Mail-Text definieren... 6 4.5 Reportvarianten anlegen... 7 4.6 Generierungsvorschrift für SMTP E-Mails... 7 5 Über projekt0708... 8 6 Impressum... 8 6.1 Ansprechpartner... 8 6.2 Copyrightvermerk... 8 6.3 Warenzeichen... 8
1 Verwendung Dieses Programm ermöglicht den Versand von HR- Reportlisten an den SAP Business Workplace (SAPOffice) oder - via SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) - an einen beliebigen E-Mail- Client (z. B. MS-Outlook). Die HR-Reportliste wird hierbei als Attachment im PDF- Format versendet. Zur Anzeige einer solchen PDF-Datei benötigen Sie das Programm Acrobat Reader von Adobe, welches Sie kostenlos im Internet unter http://www.adobe.com downloaden können. 2 Prozessbeispiele 1. Mit Hilfe dieser Lösung können Sie die an der Zeitwirtschaft teilnehmenden Personen Ihres Unternehmens regelmäßig und umkompliziert über deren jeweiligen Zeitstatus informieren. Senden Sie Ihnen einfach das Standard Zeitnachweisformular (RPTEDT00) via E-Mail! Das umständliche ausdrucken und verteilen z. B. durch dezentrale Zeitbeauftragte kann gänzlich entfallen - das spart sowohl Papier als auch Arbeitszeit! Ferner können die Mitarbeiter ihre Zeitnachweise somit in elektronischer Form (im PDF- Format) aufbewahren. Abbildung 1: Der Selektionsbildschirm der Solution Send Report List 2. Gleiches gilt für den Versand des Entgeltnachweises (RPCEDTD0) des Mitarbeiters oder in Bezug auf seinen Reisekostennachweis (RPRTEF02). 3. Versenden Sie z. B. die Meldungen (RPTERL00), die zu einem Abbruch der Zeitauswertung führen an die zuständigen Sachbearbeiter, die betroffenen Mitarbeiter oder deren Vorgesetzte. Somit sind alle tangierten Personen zeitnah über die Fehlerursache informiert und können diese entsprechend abstellen. 4. Auch die Ergebnisse von kundeneigene Reports (Z*/Y*-Programme) welche speziell für Ihr Unternehmen entwickelt wurden können sofern diese auf den logischen Datenbaken PNP, PCH oder PCH basieren jederzeit problemlos versendet werden. 2/8
3 Funktionsumfang Das Programm unterstützt den Versand von allen erzeugten Reportlisten an den SAP Business Workplace (SAPOffice; Transaktion SBWP) eines einzelnen oder mehrerer R/3-Benutzer und den Versand mittels SMTP an eine oder mehrere frei wählbare Internet-Mail-Adressen (z. B. nach MS Outlook, oder einen beliebigen Freemail-Account wie etwa von Web.de oder Yahoo.com). Sie können somit alle Reportlisten an eine einzelne Person (z. B. den Vorgesetzten einer Abteilung) oder an mehrere Personen (z. B. alle Sachbearbeiter der Personalabteilung) senden. Weiterhin können Sie jeden Mitarbeiter die für Ihn relevante Reportliste (also z. B. sein persönliches Zeitnachweisformular) zusenden. In diesem Fall müssen die unten 4.1 Technische Voraussetzungen genannten Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen gegeben sein. 3.2 Die E-Mail Innerhalb der Registerkarte "E-Mail-Aufbereitung" können Sie eine zuvor angelegte Textvorlage auswählen und als E- Mail-Text gemeinsam mit der generierten PDF-Datei versenden. Innerhalb der Textvorlage können Textvariablen zum Einsatz kommen, die dann mit den entsprechenden Werten beim Versand dynamisch gefüllt werden. Somit können Sie den Mitarbeiter z. B. mit seinem individuellen Namen ansprechen. Auch der E-Mail Betreff und die Bezeichnung der PDF-Datei können Sie innerhalb dieser Registerkarte frei wählen. 3.1 Mehrsprachigkeit Das Programm ist derzeit in den Sprachen Englisch und Deutsch verfügbar. Weitere Sprachen könnten bei Bedarf realisiert werden. 3/8
3.3 PDF-Datei und Anzeige Defaultmäßig werden die in PDF-Dateien umgewandelten Reportlisten lediglich temporär vorgehalten, d. h. während des Versands einer E-Mail z. B. auf der Festplatte Ihres PC s zwischengespeichert. Nach erfolgtem Versand werden diese temporären PDF-Dateien aus Platzgründen automatisch wieder gelöscht. Sofern notwendig, können Sie die PDF-Dateien auch dauerhaft erzeugen, d. h. die Dateien werden nach dem Versand nicht gelöscht. Eine so erzeugte Datei wird unter dem Namen SAP_reportlist_<jeweilige PerNr>.pdf auf dem von Ihnen ausgewählten Downloadverzeichnis abgelegt. Sie können sich die der Solution Send Report List erzeugten PDF-Dateien direkt innerhalb des SAP Systems anzeigen lassen. Mittels der bekannten Blätterfunktionen der Symbolleiste können Sie dann zwischen den Dateien je Personalnummer wechseln und erhalten so Einblick in die zu versendenden Reportlisten. Abbildung 2: Anzeige der generierten PDF Datei in SAP 3.4 Das Hinweisprotokoll Sie haben die Möglichkeit sich ein Hinweisprotokoll anzuzeigen. In diesem Hinweisprotokoll erhalten Sie alle ggf. aufgetretenen Fehler-, Warnung- oder Infomeldungen. Im Falle einer Fehlermeldung ist es dem Programm unmöglich, die entsprechende Reportliste bzw. PDF-Datei zur Person zu versenden. Stellen Sie die Fehlerursache ab und starten Sie das Programm erneut. 4/8
4 Systemvoraussetzungen und Installation 4.1 Voraussetzung für SAPOffice Der Mitarbeiter muss über einen aktiven SAP Benutzer verfügen. Ferner muss dieser Benutzer dem Stammsatz der entsprechenden Person über den Infotypen "Kommunikation" (0105) Subtyp 0001 zugeordnet worden sein. 2. die E-Mail-Adresse aus dem Benutzerstammsatz der Person zu lesen. Selbstverständlich muss die Person hierzu einen SAP Benutzer besitzen und diesen im Infotypen "Kommunikation" (0105) Subtyp 0001 zugeordnet bekommen haben. Weiterhin muss eine E-Mail-Adresse am R/3-Benutzer (Typ: INT) hinterlegt gegeben sein. Sollte auch dieser Versuch scheitern, so tritt 3. die Generierungsvorschrift für die SMTP-E-Mail- Adresse gem. ABAP-Coding in Kraft. Diese kann bei Bedarf über den Parameter "E-Mail-Adresse ggf. generieren" ein- oder ausgeschaltet werden. 4.2 Voraussetzung SMTP Mail Der sog. SAPConnector des entsprechenden SAP Systems muss konfiguriert worden sein (siehe nächster Absatz). Die SMTP-E-Mail- Adresse der Person wird anhand der folgenden dreistufigen Logik ermittelt: 1. Es wird versucht die E-Mail- Adresse der Person anhand dessen Infotypen "Kommunikation" (0105) Subtyp 0010 (E-Mail) zu lesen. Sofern dieser Infotyp nicht vorhanden ist, versucht das Programm, 4.3 Konfiguration des SAPConnector Um SMTP-E-Mails aus einem SAP System versenden zu können muss der sog. SAPConnector (Transaktion SCOT) konfiguriert worden sein. Sollte dies bei Ihnen noch nicht gegeben sein so wenden Sie sich bitte an Ihren SAP Systemadministrator. Einen Leitfaden zur Konfiguration des SAPConnector finden Sie im Internet unter folgender URL: http://help.sap.com/saphelp_webas630/helpdata/de/ 2b/d925bf4b8a11d1894c0000e8323c4f/frameset.htm 5/8
4.4 Textvorlagen für E-Mail-Text definieren Über die Transaktion SO10 können Sie sog. Standardtexte anlegen. Diese Standardtexte dienen als Textvorlage und können dann als E-Mail-Text zusammen mit der PDF-Datei versendet werden. Nutzen Sie zur Anlage einer solchen Textvorlage die Text-ID "HR_G" (Allgemeine Mitteilungen). Innerhalb einer Textvorlage können Sie Textvariablen (z. B. &PERNR&) einsetzen, die dann beim Versand einer E-Mail dynamisch durch die Angaben der entsprechenden Person ersetzt werden. Hinweis: Dies gilt nur für E-Mails, die direkt an die jeweilige Person gesendet werden. Bei allen anderen Empfängern, wie etwa dem Sachbearbeiter der Person, werden die Textvariablen nicht ersetzt. Grund: Die E-Mails für diese Adressaten werden gesammelt versendet, d. h. es ist nicht immer ein eindeutiger Personenbezug gegeben, weil die versendete Reportliste evtl. mehr als eine Person beinhaltet. Um eine Textvariable in eine Textvorlage einzufügen, starten Sie die Transaktion SO10; rufen Sie eine bereits vorhandene Textvorlage im Änderungsmodus auf bzw. legen Sie eine neue an; wechseln Sie ggf. über den Menüpfad Springen --> Editor wechseln in die "neue" Editor-Oberfläche. Fügen Sie nun über den Menüpfad Bearbeiten --> Kommando --> Einfügen Kommando eine der rechts genannten Textvariablen an der gewünschten Stelle als "Symbol" ein. Achten Sie hierbei auf die & -Zeichen an erster und letzter Stelle. Textvariablen zum Infotyp 0001 &PERNR& 8stellige PerNr der Person &KOSTL& Kostenstelle &WERKS& Personalbereich &BTRTL& Personalteilbereich &BUKRS& Buchungskreis &PERSG& Mitarbeitergruppe &PERSK& Mitarbeiterkreis &SACHN_P& Sachbearbeiter Personal &ANRDE_P& Sachbearbeiter Personal &TELNR_P& Sachbearbeiter Personal &SACHN_Z& Sachbearbeiter Zeitwirtschaft &ANRDE_Z& Sachbearbeiter Zeitwirtschaft &TELNR_Z& Sachbearbeiter Zeitwirtschaft &SACHN_A& Sachbearbeiter Abrechnung &ANRDE_A& Sachbearbeiter Abrechnung &TELNR_A& Sachbearbeiter Abrechnung Textvariablen zum Infotyp 0002 &ANRDE& Anrede der Person &TITEL& Titel der Person &NACHN& Nachname der Person &VORNA& Vorname der Person &ENAME& Aufbereiteter Name Person Textvariablen zum Infotyp 0105 &E_MAIL& E-Mail-Adresse der Person &USER& SAP Benutzer der Person 6/8
4.5 Reportvarianten anlegen Damit Sie eine Reportliste versenden können, müssen Sie zuvor eine Reportvariante für das entsprechende Programm anlegen. Um beispielsweise das Standard Zeitnachweisformular versenden zu können, müssen Sie also eine Variante innerhalb von RPTEDT00 anlegen. In dieser Variante können Sie z. B. das gewünschte Formular zum Zeitnachweis hinterlegen oder die Parameter für die Listgestaltung beliebig setzen. Hinweis: Legen Sie die Reportvarianten unter der Prämisse an, dass diese jeweils für eine einzelne Person ausgeführt wird. Schränken Sie also nur bedingt auf Personalbereiche, Mitarbeitergruppen, Abrechnungskreise etc. ein. Derartige Selektionen steuern Sie dann direkt über das Selektionsbildschirm der Solution Send Report List 4.6 Generierungsvorschrift für SMTP E-Mails Für Personen bei denen keine E-Mail-Adresse und/oder SAP Benutzer im Infotypen "Kommunikation" (0105) hinterlegt wurde, kann eine SMTP-E-Mail-Adresse vom Programm generiert werden. Generierung bedeutet hierbei, dass die E-Mail-Adresse z. B. aus Vor- und Nachnamen der Person + der Domain-Endung Ihres Unternehmens zusammengesetzt wird. Die jeweilige Reportliste wird dann an die so generierte E-Mail-Adresse versendet. Die entsprechende Generierungsvorschrift können Sie im ABAP-Coding an die Gegebenheiten Ihres Unternehmens anpassen. Sie benötigen hierzu nur geringfügige ABAP-Kenntnisse. Suchen Sie nach dem folgenden Kommentar im Quelltext: E-MAIL GENERIERUNG - BEI BEDARF ANPASSEN 7/8
5 Über projekt0708 projekt0708 unterstützt seine Kunden auf höchstem betriebswirtschaftlichem und technischem Niveau in der SAP HCM Softwareentwicklung (u. a. auf Basis von ABAP/OO, BSP, WD4A, SAP Workflow), der SAP Prozessanalyse und optimierung oder im Bereich des SAP Projektmanagements bzw. leitung. Unsere Kernkompetenz liegt hierbei klar auf der personalwirtschaftlichen Lösung der SAP: SAP ERP Human Capital Management (HCM) - besser bekannt als SAP Human Resources (HR). Hier wiederum liegen unsere Stärken im Bereich des Talent Managements. 6 Impressum Scheffler & Galas Betriebswirt (VWA) und staatl. gepr. Informatiker IT Beratung Partnerschaft c/o projekt0708 Reichenbachstraße 7a 80469 Munich Germany 6.1 Ansprechpartner Herr Michael Scheffler Email: m.scheffler@projekt0708.com Phone: +49 (0) 179 504 68 66 Fax: +49 (0) 89 71 04 96 33 Web: www.projekt0708.com 6.2 Copyrightvermerk Bilder und Grafiken: www.photocase.de 6.3 Warenzeichen Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint und SQL Server sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, S/390, AS/400, OS/390, OS/400, iseries, pseries, xseries, zseries, z/os, AFP, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli, Informix und Informix Dynamic ServerTM sind Marken der IBM Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. ORACLE ist eine eingetragene Marke der ORACLE Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. JAVA und JAVASCRIPT sind eingetragene Marken der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. MarketSet und Enterprise Buyer sind gemeinsame Marken der SAP AG und Commerce One. SAP, SAP Logo, R/2, R/3, mysap, mysap.com und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern weltweit. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. 8/8