»Helping Hands«an der Hochschule Bremen Willkommenskultur im Studierendenservice DAAD Jahrestagung Ausländerstudium, BTU Cottbus-Senftenberg Dr. Heike Tauerschmidt, 14. März 2019
DAAD-Projekt»Helping Hands«Willkommenskultur im Studierendenservice Beteiligte Studienberatung, Immatrikulationsamt & International Office (Projektleitung) = Studierendenservice Zielgruppe internationale Haupthörer_innen Zeitraum zwischen Zulassung und Studienbeginn Ziel eine lückenlose, verlässliche Kontaktkette im Bereich Studierendenservice schaffen um einen gut vorbereiteten Einstieg in die Studieneingangsphase zu ermöglichen»helping Hands«an der Hochschule Bremen Dr. Heike Tauerschmidt HSB 14.03.2019 2
Informations- und Unterstützungsbedarfe internationaler Haupthörer_innen Kommunikation mit internationalen Haupthörer_innen Ausgangssituation VOR Projektbeginn Phase I Interesse bis Bewerbung Phase II Zulassung bis Studienstart Phase III Studium Anfang bis Mitte Phase IV Abschluss bis Job keine konkrete Ansprechperson, evtl. International Office & Studienberatung verschiedene Kontakte in der Verwaltung: Immatrikulationsamt & International Office Kontakte in der Fakultät & im Studiengang: Hochschullehrer_innen, Mentor_innen Tutor_innen, Peers konkrete Ansprechpersonen: Betreuer keine konkrete Ansprechperson in der heißen Phase vor Studienbeginn keine Möglichkeit, sich mal eben vor Ort informieren und beraten zu lassen Fragen landen irgendwo und werden von irgendwem irgendwie beantwortet»helping Hands«an der Hochschule Bremen Dr. Heike Tauerschmidt HSB 14.03.2019 3
Maßnahmen im Projekt Der Weg zu einer lückenlosen, verlässlichen Kontaktkette
Maßnahmen im Projekt Digitales Informationsangebot der erste Kontakt Digitales Informationsangebot straffen & ein klares Leitsystem entwickeln (erste Anlaufstelle) Ziel: Aufräumen!»Helping Hands«an der Hochschule Bremen Dr. Heike Tauerschmidt HSB 14.03.2019 5
Maßnahmen im Projekt Interne Organisation Abteilungsgrenzen aufweichen Interne Organisation im Studierendenservice effizient gestalten (formelle Unterstützung) Studienberatung Internationale Haupthörer_innen International Office Immatrikulations- und Prüfungsamt Ziele: Orientierung schaffen passgenau informieren»helping Hands«an der Hochschule Bremen Dr. Heike Tauerschmidt HSB 14.03.2019 6
Ein Team von Kümmerern und Botschaftern Freiwilligenengagement bei»helping Hands«
Die Idee: Studentische Ansprechpersonen auf digitaler Kommunikationsplattform Studentische Ansprechpersonen für internationale Haupthörer_innen Kommunikation auf Augenhöhe & Erfahrungen aus erster Hand Möglichkeit für internationale Haupthörer_innen, ihre Fragen zu Alltagsthemen zu stellen Facebook-Gruppe als Kommunikationsplattform hohe Verbreitung unter Studierenden zeit- und ortsunabhängiger Austausch»Helping Hands«an der Hochschule Bremen Dr. Heike Tauerschmidt HSB 14.03.2019 8
Personalfragen Personal an der HSB 1 Koordinator_in (im International Office) 1 studentische Hilfskraft als Teamkoordinator_in +1 weitere studentische Hilfskraft als Assistentin & Backup Aufgaben der studentischen Teamkoordinator_innen Austausch mit dem/der Koordinator_in Organisation des Freiwilligen-Teams Treffen Facebook-Gruppenchat Unterstützung der Freiwilligen bei der Redaktionsplanung»Helping Hands«an der Hochschule Bremen Dr. Heike Tauerschmidt HSB 14.03.2019 9
Aufgaben und Anreize für Freiwillige Aktivitäten der Freiwilligen Antworten finden proaktiv Informationen sammeln und interessante Themen vorstellen Wichtige Angebote und Termine kommunizieren (z.b. Sprachkurse, Propädeutika) Incentives für das freiwilliges Engagement internationale & interkulturelle Erfahrungen (Stichwort: internationalisation@home) Nachweis für den Lebenslauf Anrechnung auf das»bremer Zertifikat Interkulturelle Kompetenz«Kontakt mit Studierenden aus anderen Fakultäten»Helping Hands«an der Hochschule Bremen Dr. Heike Tauerschmidt HSB 14.03.2019 10
Umsetzung: Akquise und Teamorganisation
Zeitleiste 30.6. Ende LVA SoSe 15.7. Ende Bewerbungsfrist für das WiSe Versand der Zulassungsbescheide Anfang Oktober Beginn WiSe JUNI JULI AUGUST SEPTEMBER OKTOBER Kampagne zur Freiwilligenakquise Kennenlernen der Freiwilligen untereinander & Planung online Einladung internationaler Studierender ab Anfang August Mitte Oktober Willkommenstreffen Anfang August erste Beiträge auf Facebook regelmäßige Teamtreffen vor Ort und/oder Abstimmung online, Entwicklung & Veröffentlichung von Beiträgen, Fragen von internationalen Studierenden beantworten»helping Hands«an der Hochschule Bremen Dr. Heike Tauerschmidt HSB 14.03.2019 12
Werbekampagne zur Freiwilligenakquise Zielgruppe Studierende: Plakate, Postkarten & Flyer Infostand in der Mensa zu drei Terminen Rundmail Hochschulangehörige als Multiplikatoren: Ankündigung im HSB-Newsletter Rundmail»Helping Hands«an der Hochschule Bremen Dr. Heike Tauerschmidt HSB 14.03.2019 13
Teamorganisation Handbuch PDF/mobil optimiert Inhalte: Ziele, Erwartungen, Organisation, Aufgaben, Ansprechpartner, Infoquellen, Sprache/Miteinander, Zugänge etc. Facebook-Gruppenchat Download Handbuch Forum (Vorstellungsrunde, Aktuelles aus dem Projektteam) Ideensammlung, Redaktionsplan Linklisten, Teamtreffen Protokolle»Helping Hands«an der Hochschule Bremen Dr. Heike Tauerschmidt HSB 14.03.2019 14
Teamentwicklung 58 Anmeldungen von interessierten Studierenden nach der Kampagne Wer sind die 21 aktiven Freiwilligen? Mitglieder in der Facebook-Gruppe: 29 aktive Mitglieder: 21 7 sehr aktiv= mehrere Beiträge & Kommentare auf Facebook, regelmäßige Teilnahme an Teamtreffen und Chats 7 aktiv = ein Beitrag & vereinzelte Kommentare auf Facebook, Teilnahme an 1-2 Teamtreffen und Chats 7 kaum aktiv= vereinzelte Kommentare auf Facebook, keine Teilnahme an Teamtreffen oder Chats»Helping Hands«an der Hochschule Bremen Dr. Heike Tauerschmidt HSB 14.03.2019 15
Facebook-Gruppe: Aktivitäten & Interaktionen geschlossene Facebook-Gruppe für einen geschützten Raum zum Austausch Einladung von 187 frisch zugelassenen internationalen Studierenden via E-Mail an die private Adresse 104 Anmeldungen 33 Beiträge und 47 Kommentare mit Tipps von Freiwilligen, die im Durchschnitt 93 Views erhielten 26 Fragen von internationalen Studierenden; außerdem 45 Kommentare»Helping Hands«an der Hochschule Bremen Dr. Heike Tauerschmidt HSB 14.03.2019 16
Wie haben wir die Maßnahmen verstetigt?
Wie haben wir die Maßnahmen verstetigt? Aktuelle Situation März 2019 Digitales Informationsangebot - Webseite fortlaufend aktualisieren - EINE Emailadresse für ALLE Anfragen (Erstkontakte) study(@)hs-bremen.de (Verantwortlich: Studienberatung) Interne Organisation - regelmäßige Treffen im Studierendenservice (Verantwortlich: IO) Helping Hands (Facebook-Gruppe) - Konzept ist etabliert und wird weitergeführt (Verantwortung: IO) Ab Sommer 2019: 1 Stelle (0,5 VZÄ) in der Studienberatung»Helping Hands«an der Hochschule Bremen Dr. Heike Tauerschmidt HSB 14.03.2019 18
Wie haben wir die Maßnahmen verstetigt? Aktuelle Situation März 2019 Weiterentwicklung Verbindung zur Studieneingangsphase - Kampagne neu hier? - Café International - Veranstaltung Hätte ich das gewusst»helping Hands«an der Hochschule Bremen Dr. Heike Tauerschmidt HSB 14.03.2019 19
Fazit Das digitale Kommunikationsangebot wird gut angenommen ABER Der persönliche Kontakt ist genauso wichtig!»helping Hands«an der Hochschule Bremen Dr. Heike Tauerschmidt HSB 14.03.2019 20
Vielen Dank! Dr. Heike Tauerschmidt Hochschule Bremen Neustadtswall 30 D-28199 Bremen T +49 421 5905 2640 heike.tauerschmidt@hs-bremen.de hs-bremen.de