Exact für Buchhaltung REFERENZ EIN NEUES INSTRUMENT IM ORCHESTER: ORSO BÜNDELT FINANZMANAGEMENT IN EXACT FÜR BUCHHALTUNG www.exactonline.nl
2 ORSO - EXACT FÜR BUCHHALTUNG Der Kunde ORSO ORchestra and Choral SOciety wurde 1993 gegründet und ist eine gemeinnützige Kulturinstitution mit Sitz in Freiburg und Berlin. Sie vereint verschiedene Chöre und Orchester wie ORSOphilharmonic und das ORSO The Rock Symphony Orchestra unter einem Dach. Mehrmals im Jahr tritt das Orchestra sowohl im Konzerthaus in Freiburg vor knapp 1.500 Zuhörern auf als auch in der Berliner Philharmonie und auf Gastbühnen mit bis zu 3.000 Konzertbesuchern. Den reibungslosen Betrieb des komplexen Ensembles und deren Veranstaltungen stellen wenige Mitarbeiter größtenteils in ehrenamtlicher Tätigkeit sicher. Die Herausforderung Mit dem Verein ist auch die Buchhaltung über die Jahre gewachsen. Nachdem die Finanzverwaltung zunächst nur in Papierform stattfand, wurde in den letzten Jahren versucht, diese als Teil einer Projektverwaltungssoftware abzubilden und so eine Übersicht über Ein- und Ausgaben zu erhalten. Allerdings gab es dabei keine Möglichkeit zur Verbindung mit Bankkonten und auch Analysen waren nur umständlich möglich. Zudem war ORSO nicht in der Lage, einen zufriedenstellenden Haushaltsplan aufzustellen, weil die Ein- und Ausgaben über unterschiedliche Systeme verteilt waren. So konnte der Verein keine professionelle, übersichtliche Verwaltung der Finanzen mit dem vorhandenen Personal gewährleisten.
3 ORSO - EXACT FÜR BUCHHALTUNG Die Lösung Im Frühjahr 2016 wurde bei ORSO die Buchhaltung und Teile des Controllings in die Hände von Lisa Käde gegeben, eine der ehrenamtlichen Mitarbeiter von ORSO. Mit der Übergabe der Verantwortlichkeit stand auch die Wahl eines neuen Programms zur einfachen Buchhaltung des Vereins zur Diskussion. Da ich viele Jahre Mitglied bei der Studentenorganisation AIESEC war, wusste ich um die Möglichkeiten, die die Exact-Lösung bietet. Dort wurde in allen großen Uni-Komitees in deutschen Städten Exact schon sehr lange genutzt, sagt Käde. Exact für Buchhaltung bot die Möglichkeiten, die der Verein an ein modernes Buchhaltungssystem stellt. Schnell fiel die Wahl daher auf die Lösung von Exact. Die Zusammenarbeit zwischen Exact und ORSO verlief bereits bei der Implementierung der Lösung mühelos. Ich konnte mich für Exact für Buchhaltung einfach online mithilfe eines Mitarbeiters registrieren und sofort loslegen. Mittlerweile ist die Lösung seit einem Jahr bei uns im Einsatz und ich bin sowohl mit dem Support als auch dem Leistungsumfang von Exact sehr zufrieden, fasst Käde zusammen.
4 ORSO - EXACT FÜR BUCHHALTUNG Kundenvorteile Dank der Integration von Exact für Buchhaltung profitiert der Verein nun von einer Vielzahl an Verbesserungen. Bei der Auswahl der neuen Lösung haben wir ein besonderes Augenmerk darauf gelegt, dass Kundendaten einfach importiert werden können und eine gute Anbindung an das Lastschriftverfahren besteht, erzählt Käde. Das Rechnungsmanagement des Vereins profitierte somit von größerer Effizienz und Übersichtlichkeit. Aber auch die Möglichkeit zur übergreifenden Zusammenarbeit war ein ausschlaggebender Grund für die Wahl von Exact. Die Möglichkeit zur Anbindung an die Systeme des Steuerberaters und die zentrale Verfügbarkeit erleichtern mir die Zusammenarbeit mit allen beteiligten Personen, sagt Käde. Besonders nützlich dabei ist, dass das Programm nicht auf jedem Rechner installiert werden muss und ich jederzeit von überall über den Browser auf die aktuellen Daten des Vereins zugreifen kann. Die Lösung ist dabei einfach nutzbar und online verfügbar. ORSO erhält mit Exact eine komplette Übersicht über alle Finanzen und ist zudem in der Lage eine Bilanz zu erstellen. Da der Verein auch die Daten aus den Gewinn- und Verlustkonten (GuV) exportieren kann, ist es möglich, automatisierte Haushaltsplan-Aktualisierungen vorzunehmen. Das spart eine Menge Zeit, fasst Käde zusammen. Außerdem können wir analysieren, welches Konzert welche Kosten verursacht. So lassen sich vergleichbare Veranstaltungen für den Verein mit Blick auf deren Einnahmepotenzial einfach kalkulieren. Gleichzeitig ermöglicht die Dauerbuchungsfunktion eine einfache Handhabe und Übersicht über Aufwandsentschädigungen der ehrenamtlichen festen Mitarbeiter von ORSO.
5 ORSO - EXACT FÜR BUCHHALTUNG Fazit und Ausblick In Zukunft hat ORSO das Ziel, den gesamten Zahlungsverkehr über die Softwarelösung abzubilden. Damit kann der Verein alle Quittungen und sonstigen Zahlungsbelege direkt digitalisieren. Künftig wollen wir das komplette Lastschriftverfahren darüber vornehmen und auch unser Kassenbuch über die Lösung führen sowie die Eingangsund Ausgangsrechnungen mit Exact verwalten, erzählt Käde. Dabei ist Exact immer sehr daran interessiert, die Nutzer bei der Entwicklung Ihrer Produkte einzubinden. Unser Feedback wird gehört und aufgenommen, sagt Käde. Das wird sicherlich in Zukunft noch viele weitere Optimierungen der Geschäftsabläufe mit sich bringen und gibt uns die Möglichkeit, uns auf unser Kerngeschäft zu fokussieren: den Zuschauern die Größe guter Musik zu transportieren.
6 ORSO - EXACT FÜR BUCHHALTUNG LÖSUNG VORTEILE Exact für Buchhaltung Integrierte Cloud Business Software inklusive Mandantenverwaltung, Online-Zusammenarbeit, Buchalter/Mandat und DATEV-Import/-Export Integrierte Buchhaltung und CRM-System in einer Lösung Einfach nutzbare Software Komplette Übersicht über alle Finanzen Automatisierung der ressourcenbindenden Verwaltungsarbeit Hohe Zeiteinsparungen dank automatisierter Haushaltsplanungen Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf alle Geschäftsdaten
7 ORSO - EXACT FÜR BUCHHALTUNG ORSO Orchestra & Choral Society Nutzt die Cloud Business Software Exact für Buchhaltung. www.orso.co Bei der Auswahl der neuen Lösung haben wir ein besonderes Augenmerk darauf gelegt, dass Kundendaten einfach importiert werden können und eine gute Anbindung an das Lastschriftverfahren besteht. Verantwortlich für die Buchhaltung Lisa Käde/ ehrenamtliche Mitarbeiterin von ORSO
Exact entwickelt seit 1984 Business Software für Unternehmen und Unternehmer zur Optimierung von Geschäftsprozessen von der Buchhaltung über die Projekt- und Auftragsverwaltung sowie die Fakturierung bis hin zur Warenwirtschaft. Seit mehr als 10 Jahren stehen die Unternehmenslösungen auch cloudbasiert zur Verfügung und bieten einen Echtzeit-Überblick über die aktuellen Entwicklungen sowie die Geschäftschancen von morgen. Mittlerweile vertrauen über 350.000 Kunden in 110 Ländern auf die Geschäftslösungen, die Technologie und die Expertise von 1.700 Exact-Mitarbeitern, um auf die Entwicklungen des globalen Markts vorbereitet zu sein. Als technisch versierter Innovator entwickelt Exact zukunftsweisende Lösungen, um seinen Kunden zu dauerhaft erfolgreichen Geschäftsergebnissen zu verhelfen. Exact. Cloud Business Software. www.exact.com Exact Software Germany GmbH WestendGate Hamburger Allee 2-4 60486 Frankfurt am Main Deutschland Tel: 069 66566 2100 E-Mail: info@exactonline.de Web: www.exact.com/de Exact Group B.V., 2017. Alle Rechte vorbehalten. Alle in diesem Dokument erwähnten Markennamen und Warenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. MCL641000DE007