nuliga Anleitung für Vereinsadministratoren Verfasser: Dieter Hummes Helmuth Wöbke Version 1.5 März 2013
Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 1 1 Vorwort... 3 2 Erstzugang Vereinsadministrator... 3 3 Zugang als Vereinsadministrator... 10 3.1 Meldung... 12 3.1.1 Meldung Trikots, Halle, Mannschaftsverantwortliche... 12 3.1.2 Mannschaftsmeldungen... 15 3.2 Ergebniserfassung... 16 3.2.1 Antrag auf Spielverlegung... 20 3.3 Verein... 23 3.4 Mitglieder... 26 3.4.1 Neues Mitglied aufnehmen... 28 3.4.2 Verwaltung Schiedsrichter-/Trainerlizenzen... 30 3.5 Spielberechtigungen... 32 3.5.1 Erstausstellung... 33 3.5.2 Vereinswechsel... 39 3.5.3 Doppelspielrecht 19 (1)... 41 3.5.4 Umschreibung Jugend/Senioren... 43 3.5.5 Ersatzspielausweis... 44 3.5.6 Abmeldung der Spielberechtigung... 46 3.5.7 Wiederaufleben... 48 3.6 Seminare... 49 3.6.1 Seminare mit Möglichkeit zur Teilnehmeranmeldung durch den Verein... 49 3.6.2 Offene Anträge und Einverständniserklärungen... 53 3.7 Downloads... 54 4 Allgemeine Informationen... 55 4.1 Ansprechpartner... 55 18.04.2013 nuliga 2
1 Vorwort nuliga ist die neue Kommunikationsplattform des Handball-Verbands Niedersachsen in Bezug auf die Verwaltung von Spielberechtigungen und für den gesamten Bereich des Spielbetriebs. Neben diesen Funktionen für die Vereine, stehen auch persönliche Funktionen wie z.b. die Online-Anmeldemöglichkeit zu Aus- und Fortbildungen zur Verfügung. Eingaben in das System, sowie das Abrufen weiterführender Informationen können von berechtigten Personen nach einem Login im passwortgeschützten Bereich von nuliga vorgenommen werden. Dieses kleine Handbuch ist als komplettes Nachschlagewerk für die Vereinsadministratoren gedacht, denen die folgenden Aktivitäten über diesen Zugang ermöglicht werden: Pflege von Vereins- und Mitgliederdaten und Zugangsrechten im Verein Spielberechtigungen beantragen, löschen oder wiederaufleben lassen Vereinswechsel beantragen Informationen über Seminarteilnahmen und Lizenzen von Mitgliedern Wichtiger Hinweis: Da der Bereich Seminare nachträglich aktiviert wurde, fehlt diese Option bei einigen Screenshots! 2 Erstzugang Vereinsadministrator Die im SiS hinterlegte und von nuliga übernommene Kontaktperson jedes Vereins erhält per Mail einen Freischaltcode bestehend aus Benutzername und Passwort, wobei der Benutzername die neue (dreistellige) Vereinsnummer ist! Der Anmeldevorgang erfolgt in 3 Schritten: Schritt 1: Eingabe der zugeschickten Zugangsdaten im Login-Fenster! 18.04.2013 nuliga 3
Wichtiger Hinweis: Sollte das folgenden Fenster erscheinen, ist die Anmeldung im falschen Login-Fenster erfolgt: Rechts oben ist das Login-Fenster für den Zugang zur HVN-Internetadministration! Der Zugang zur nuliga-vereinsseite erfolgt nur über den Button links unten!! Sie werden nun aufgefordert, einen Vereinsadministrator zu benennen das können auch sie selbst sein! Sie können dazu auch auf die Vereinsmitglieder zugreifen oder alternativ auch eine neue Person in der nuliga-datenbank anlegen. Hierzu ist zu beachten, dass Sie unbedingt die richtige E-Mail Adresse angeben müssen, da das neue Passwort dann an diese versendet wird. Der neue Benutzername ist dann die E-Mail- Adresse. 18.04.2013 nuliga 4
Schritt 2: Mit Ernennung eines Vereinsadministrators wird der initiale Freischaltcode ungültig. Jetzt also aus dem System wieder abmelden. Ab jetzt meldet sich der Vereinsadministrator mit der Kennung an, welche ihm via E- Mai im Zuge der Ernennung zugestellt wurde. Der Vereinsadministrator wird bei seinem ersten Zugang aufgefordert, das Passwort zu ändern. Schritt 3: Der Vereinsadministrator meldet sich nach Schritt 2 immer mit seiner E-Mailadresse und dem von ihm festgelegten Passwort im System an. Der Vereinsadministrator hat nun die Möglichkeit, weitere Zugangsberechtigte in seinem Verein zu benennen und einzutragen. Die Passwort-Änderung nach erstmaligem Login bzw. nach dem Anfordern eines neuen Passwortes wird aus Sicherheitsgründen verlangt, weil das initiale Passwort "lesbar" per E-Mail versendet wird! Das Passwort, welches der Benutzer dann wählt/wählen muss, ist geheim und in der Datenbank "verschlüsselt" gespeichert, d.h. niemandem mehr zugänglich. Auch nicht dem Systemadministrator mit direktem Datenbankzugriff. Wichtige Zwischenbemerkung: Sollte kein passendes Vereinsmitglied gefunden werden, dann kann ein neues Vereinsmitglied angelegt werden. Sollte aber zu der eingegebenen Mailadresse bereits eine Person zugeordnet sein, erscheint die folgende Fehlermeldung 18.04.2013 nuliga 5
Vorsicht also bei Zugängen zu mehreren Vereinen tritt bei Spielgemeinschaften auf. Oftmals sind es dieselben Personen, die Zugang zur Spielgemeinschaft und zu dem Stammvereinen benötigen. Das ist grundsätzlich möglich! Bitte auch keine E-Mailadresse eingeben, die von mehreren Personen genutzt wird. Die E-Mail-Adresse ist in nuliga der personenbezogene Benutzername, der nur einmal im System vorhanden sein darf!! Ein Nutzer, der die Zugangsberechtigung für mehrere Verein erhalten hat, sieht nach dem Login die folgende Auswahlmöglichkeit: 18.04.2013 nuliga 6
Zurück zum normalen Zugang! Nach Betätigen des Buttons Als Administrator festlegen erscheint die folgende Meldung Bitte beachten Sie, dass dies nur für den allerersten Zugang eines Vereins gilt. Im nächsten Schritt wird der festgelegte Vereinsadministrator aufgefordert eine Einverständniserklärung und eine Erklärung zum Datenschutz zur Kenntnis zu nehmen und diese zu bestätigen. Dazu muss im Checkbutton der Haken gesetzt werden (einfach das Kästchen Anklicken!). 18.04.2013 nuliga 7
Nach Anklicken des Buttons Weiter erscheint das Formular Mein Profil, in dem die entsprechenden Felder ausgefüllt werden! Wichtiger Hinweis: Als erstes wird man aufgefordert, ein neues Passwort festzulegen! Dies ist eine Pflichtangabe, da man sonst keinen Zugang mehr in das System bekommt. Das initiale Passwort ist nicht mehr gültig! Sollte es dennoch mal Probleme geben, muss man sich an den zuständigen Regionsadministrator wenden! Unter Meine Adresse können die dort abgeforderten Daten eingetragen werden. In diesem Bereich wird auch festgelegt, welche der dort eingetragenen persönlichen Daten veröffentlicht werden dürfen und welche nicht! Hierbei ist sicherlich zu beachten, welche Daten auch für die Öffentlichkeit wichtig sind und über welche Daten man dann unter Berücksichtigung der Funktion im Verein Kontakt aufnehmen können muss! Die Daten unter Mein Profil können jederzeit bearbeitet werden. 18.04.2013 nuliga 8
Ist alles eingetragen betätigt man anschließend den Speicher-Button, um die Daten in der Datenbank abzulegen! 18.04.2013 nuliga 9
3 Zugang als Vereinsadministrator Nachdem alles korrekt eingerichtet ist, hier nun einige Erläuterungen zum normalen Einstieg als Vereinsadministrator. Ausgangspunkt ist wieder die Login-Seite! Wichtiger Hinweis: Sollte das Passwort verlorengegangen sein, ist es möglich, sich vom System ein neues Passwort zuschicken zu lassen. Dies bitte auch nach der folgenden Meldung (Beispiel!!) durchführen: Dazu bitte den Link Passwort vergessen? unterhalb des Buttons Login anklicken! Es erscheint die folgende Aufforderung 18.04.2013 nuliga 10
Nach Eingabe der E-Mail-Adresse (es muss die sein, die im System hinterlegt ist!) drückt man den Button Passwort anfordern! Liegen die Zugangsdaten vor, gibt man die hinterlegte E-Mailadresse als Benutzernamen und das Passwort ein. Hat man sich korrekt angemeldet, erkennt nuliga automatisch, über welche Rechte man verfügt! Es erscheint folgendes Fenster: Im oberen Bereich des Einstiegsfensters finden wir die folgenden Rubriken: Meldung Ergebniserfassung Verein Mitglieder Spielberechtigungen Seminare Downloads Je nach Berechtigung im Verein, erhält man Zugang zu allen Rubriken (Vereinsadministrator) oder nur zu einem Teil. Insgesamt gibt es derzeit die folgenden 4 Zugangsbe- 18.04.2013 nuliga 11
rechtigungen. Vereinsadministration Meldung Ergebniserfassung Spielberechtigung Die Vereinsadministratoren haben Zugriff auf alle Funktionen im Vereinsbereich und in den Bereichen Verein, Mitglieder und Seminare sogar exklusives Zugriffsrecht, d.h. nur die Vereinsadministratoren können Vereinsmitglieder und Vereinsfunktionäre verwalten und Vereinsmitglieder zu Seminaren anmelden. Delegiert werden können Rechte für die Bereiche Meldung, Ergebniserfassung und Spielberechtigungen. 3.1 Meldung In dieser Rubrik ist alles zusammengefasst, was mit der Meldung einer oder mehrerer Mannschaften zusammenhängt. Die Meldungen von Mannschaften, Trikotfarben, Sporthallen, Mannschaftsverantwortlichen usw. erfolgt nur noch direkt im nuliga-system. Die hier abgelegten Daten stehen der entsprechenden Spielinstanz in dem Moment zur Verfügung, wenn sie abgespeichert werden! Der Verein kann jederzeit einsehen, was er abgeschickt hat. Allerdings ist ab einem bestimmten Zeitpunkt eine Änderung nicht mehr möglich. Dieser Zeitpunkt wird von der zuständigen Spielinstanz festgelegt und bekannt gegeben! 3.1.1 Meldung Trikots, Halle, Mannschaftsverantwortliche Für die gemeldeten Mannschaften kann man die Mannschaftsverantwortlichen, die Trikots und die Hallen eintragen. Die Funktion Mannschaftsverantwortlicher wird einer Person in der Rubrik Mitglieder zugeordnet. Ist dies erfolgt, kann man hier unter Meldung der jeweiligen Mannschaft einen Mannschaftsverantwortlichen zuordnen! 18.04.2013 nuliga 12
Jedem Verein werden die Sporthallen zugeordnet, in denen er normalerweise seine Heimspiele absolviert. Diese Zuordnung erfolgt in der Rubrik Verein! 2. Seite 18.04.2013 nuliga 13
Anschließend werden die Daten noch einmal zur Kontrolle angezeigt und abgespeichert Grundsätzlich sieht das neue Programm auch vor, dass der Mannschaftsverantwortliche die Ergebnismeldung veranlasst und hierfür einen entsprechend Zugang braucht. Gleichzeitig wird das Thema Datenschutz beachtet. Vorgesehen sind als Pflichtangabe der Name, Vorname, eine Tel. Nummer und eine Mailadresse(Voraussetzung für eine persönliche Anmeldung in nuliga!!). Ohne die aktive Zustimmung des MV erfolgt keine Veröffentlichung und es bleibt bei der bekannten Vereinsadresse. Weitere Daten kann der Betreffende selbst erfassen und auch öffentlich machen. 18.04.2013 nuliga 14
Die Pflichterfassung bzw. veröffentlichung einzelner Kontaktinformationen ist an einen nuliga Zugang gekoppelt, z.b. das Recht Ergebniserfassung, und der Person wird solange der Zugang verweigert, wie sie nicht die Pflichterfassungen bzw. - veröffentlichungen vorgenommen hat. Die MV werden also, ihre Kontaktinformationen in ihrem Profil zu erfassen und zu veröffentlichen! 3.1.2 Mannschaftsmeldungen Dieses Kapitel wir vervollständigt, sobald der Prozess komplett freigegeben ist! 18.04.2013 nuliga 15
3.2 Ergebniserfassung Es gibt wie bisher - auch die Möglichkeit, die Ergebnisse durch Eingabe im Internet direkt einzugeben. Hinweis: Solange das SiS noch offizielles Spielbetriebssystem ist, sind dort die Ergebnisse einzugeben! Die Eingabe der Ergebnisse in das neue System ist bis dahin freiwillig! Meldet man sich auf der Vereinsseite an, erhält man neben der Bestätigung, dass die Anmeldung erfolgreich war, eine Liste von Statusinformationen, z.b. eine Liste der noch nicht vom Verein gemeldeten Spielergebnisse! Wichtigste Änderung: Es muss das jeweilige Spielzeitende mit erfasst werden. Die nachstehende Dokumentation von Bildschirmabzügen (Sreenshots) zeigt den Ablauf und kann auch für mehrere Spiele genutzt werden. Achtung: Bitte unbedingt die Meldezeiten für die Spielergebnismeldung lt. DFB beachten. Bei der Eingabe eines Ergebnisses nach der Mannschaft suchen: Hier dann bitte im Bereich Ergebniserfassung im Dropdown-Feld bitte die Mannschaft wählen. Bei Eingabe von mehreren Ergebnissen den Zeitraum wählen über den vorbelegten Auswahlbereich oder selbst definieren. 18.04.2013 nuliga 16
Dabei kann man den Zeitraum genau angeben oder Bereiche vorgeben! Als Ergebnis erhält man dann eine Auflistung der Spiele in der folgenden Form: Die Spiele bei denen ganz rechts unter Spielbericht der Link erfassen enthalten ist, müssen noch bearbeitet werden! 18.04.2013 nuliga 17
Ist alles eingetragen, aktiviert man den Button Weiter und erhält die Kontrollansicht Ist alles richtig eingetragen wird der Speicher Button gedrückt und man erhält die Bestätigung 18.04.2013 nuliga 18
Aktiviert man den Link Zurück zur Einstiegsseite erhält man die Auflistung der Spiele und man sieht, dass das erfasste Spiel nicht mehr den Link erfassen enthält! 18.04.2013 nuliga 19
3.2.1 Antrag auf Spielverlegung Den Vereinen steht im Vereinsbereich die Möglichkeit offen, unter dem Reiter Ergebniserfassung Begegnungen zu markieren und die Aktion "Ausgewähltes Spiel verlegen..." auszuführen. Der Verein durchläuft nun einen Prozess, im Rahmen dessen er seinem Gegner bis zu zwei Terminvorschläge machen kann, welche konfliktgeprüft werden und auch gegen den Rahmenterminplan validiert werden. Die folgenden 3 Screenshots haben im Kopf das BHV-Banner. Der Inhalt darunter ist identisch mit dem, was im HVN angezeigt wird! 18.04.2013 nuliga 20
Der Gegner wird entsprechend über die Terminvorschläge per E-Mail informiert und kann in dessen Vereinsbereich die Vorschläge ablehnen oder einen der Terminvorschläge annehmen. 18.04.2013 nuliga 21
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3.3 Verein In dieser Rubrik werden alle Angaben eingetragen, die den Verein betreffen, die sogenannten Vereinsstammdaten. Der folgende Screenshot zeigt das Eingabeformular für die Vereinsstammdaten, Wichtig ist hier auch, dass der Veröffentlichung der Vereinskontaktadresse zugestimmt werden muss. Ansonsten ist sie außerhalb des nuliga-systems nicht sichtbar! Neben der Angabe der Kontakt- und der Postadresse erfolgt auch hier auch die Zuordnung der Sporthallen für die Heimspiele aller am Spielbetrieb teilnehmenden Mannschaften des Vereins! Die Daten in diesem Formular können jederzeit von den berechtigten Personen aktualisiert werden! Wichtig: Bitte die Angaben in der Kontaktadresse und der Postadresse komplett ausfüllen und auf absolut korrekte Schreibweise achten! Da diese Adressen für das Verschicken von Rechnungen, Lieferscheinen und sonstigen Informationen genutzt werden, ist auch darauf zu achten, dass dort die richtigen Ansprechpartner eingetragen sind! Die Vereinsadressen sind bewusst von den Personenadressen abgekoppelt und anders strukturiert. Wenngleich im Name der Vereinsadresse Personennamen und private Kontakte erfasst werden können, haben Vereinsadressen keinerlei Bezug zur Person in der Datenbank. Es ist daher möglich, in den Vereinsadressen auch nicht personenbezogene Adressen, z.b. Geschäftsstellen-Adressen einzugeben (daher ist das Feld Name nicht in Nachname und Vorname getrennt)! Selbst wenn in der Vereinsadresse eine Person genannt wird, dann sollen abweichende Angaben zur Personenadresse möglich sein (z.b. eine von der Privatadresse abweichende postalische Adresse oder E-Mail-Adresse)! 18.04.2013 nuliga 23
Abb. Vereinsstammblatt 18.04.2013 nuliga 24
Hinweis für die Hallenzuordnung Das Feld rechts der Zeile Neue Halle ist grundsätzlich leer. Um eine Halle zu finden, muss man die Anfangsbuchstaben des Ortes eingeben. Falls man nicht sicher ist, wie die Hallenbezeichnung exakt lautet, kann man das im Hallenverzeichnis nachschauen! Wenn man die ersten Buchstaben eintippt, macht das System Vorschläge: Die Suche ist noch sehr gewöhnungsbedürftig, da Hallen angezeigt werden, die deutlich außerhalb des eigenen Nutzungsbereichs liegen. An der Änderung wird gearbeitet! Bitte auch beachten, dass es z.b. bei dem einen oder anderen Browser passieren kann, dass die Liste nicht korrekt angezeigt wird und/oder dass beim Scrollen innerhalb des Dropdownfeldes das Feld plötzlich geschlossen wird! Das kann man umgehen, wenn man den Namen der Halle möglichst vollständig angibt. Die Info muss man sich dann aus dem oben erwähnten Hallenverzeichnis holen! 18.04.2013 nuliga 25
3.4 Mitglieder Diese Rubrik dient der Verwaltung aller Vereinsmitglieder bzw. der Mitglieder der Handballsparte eines Vereins! Nach Aktivierung des Buttons Mitglieder erscheint als erstes eine Suchmaske über die man einzelne Mitglieder oder die Gesamtliste anzeigen lassen kann. Wird nichts eingetragen und nur die Suche aktiviert, erhält man eine Gesamtliste der Vereinsmitglieder. 18.04.2013 nuliga 26
Durch Anklicken des Namens auf der linken Seite erhält man ein Formular mit den Daten des gewählten Mitgliedes. 18.04.2013 nuliga 27
Neben den persönlichen Daten kann man hier dem Mitglied eine Vereinsfunktion zuordnen oder Zugangsberechtigungen für die Bearbeitung von bestimmten Bereichen erteilen! Wichtiger Hinweis: Die Daten in den grau hinterlegten Feldern können nicht verändert werden! Sollten dort fehlerhafte Daten stehen, dieses bitte per Mail formlos an die Passstelle des HVN schicken mit der Bitte, die Daten gemäß beigefügter Vorlage zu ändern! Die Bearbeitung der Mitgliederdaten ist für den Vereinsadministrator gesperrt, wenn das betreffende Vereinsmitglied selbst einen Zugang zu nuliga hat. In diesem Fall soll das Mitglied seine Daten selbst pflegen (und Einstellungen hinsichtlich der Veröffentlichung seiner Daten vornehmen). 3.4.1 Neues Mitglied aufnehmen Neben den bereits übernommen Mitgliederdatenbestand über die vom HVN verwendeten alten Systeme besteht natürlich die Möglichkeit, auch neue Mitglieder aufzunehmen. Dazu wählt man die Aktion Neues Mitglied aufnehmen und aktiviert den Button Ausführen! Danach öffnet sich das folgende Fenster: 18.04.2013 nuliga 28
Hier trägt man nun den Nachnamen und den Vornamen des neuen Mitglieds ein und aktiviert den Button Personen suchen! Falls schon ein Mitglied mit denselben Nachnamen und Vornamen existiert, würde dieses Mitglied nun angezeigt. Da aber ein Mitglied mit dem Namen noch nicht existiert, erhält man das folgende Ergebnis: Nun muss man die Person als neues Mitglied aufnehmen. Dazu klickt man den Link [Neue Person als Mitglied aufnehmen ] an und erhält das schon bekannte Formular für die persönlichen Daten. Das Formular wird ausgefüllt und anschließend abgespeichert. Damit ist das neue Mitglied in der Datenbank abgelegt. 18.04.2013 nuliga 29
3.4.2 Verwaltung Schiedsrichter-/Trainerlizenzen Unterhalb des Bereichs Mitglieder hat der Verein auch die Möglichkeit Einsicht zu nehmen in die Lizenzen, die in seinem Verein vorhanden sind. Das sind zum einen die Mitglieder mit registrierten Trainerlizenzen aber auch die Schiedsrichter, die auf verschiedenen Ebenen im Einsatz sind. Dazu gibt es im Suchfenster im Mitgliederbereich die Option, nach Lizenzinhabern zu suchen: Nach Auswahl der Option Lizenzinhaber werden die anderen Felder gesperrt. Man kann also immer nur nach allen Lizenzinhabern eines Vereins suchen. 18.04.2013 nuliga 30
Als Suchergebnis erhalte ich eine Liste der im Vereine vorhandenen Lizenzinhaber. In der aktuellen Beispiel-Ansicht (Daten sind nicht korrekt!) sind das nur die Inhaber von SR-Lizenzen! Da der Verein nicht die Berechtigung hat, diese Daten zu ändern, werden diese nur als einfache Liste mit den für den Verein wichtigen Informationen angezeigt. 18.04.2013 nuliga 31
3.5 Spielberechtigungen Eine der wohl am meisten genutzten Rubriken ist die Rubrik Spielberechtigungen. Im unteren Teil dieser Ansicht findet man eine alphabetische Auflistung aller Spielberechtigungen, die vom Verein beantragt worden sind, eine sogenannte Antragshistorie! Im oberen Teil findet man die folgenden Online-Antragsmöglichkeiten: Erstausstellung Vereinswechsel Doppelspielrecht 19 (1) Umschreibung Jugend/Senioren Ersatzspielausweis Abmeldung der Spielberechtigung Wiederaufleben Ganz rechts findet man die gesperrt gedruckten Menüpunkte Verbandswechsel Doppelspielrecht 19 (2+3) Vertragsspielrecht Zweifachspielrecht 18.04.2013 nuliga 32
Wenn man einen dieser Punkte anklickt, erscheint die folgende Meldung: Diese Aktionen sind nur postalisch über die Geschäftsstelle des HVN möglich. 3.5.1 Erstausstellung Zuerst müssen Sie den Namen suchen, um zu sehen, ob der Spieler evtl. schon in der Datenbank vorhanden ist. Hierzu geben Sie bitte die benötigten Daten (Name, Vorname, Geburtstag) oder die Passnummer in die Suchfelder ein, drücken Sie dann auf Personen suchen. nuliga bietet Ihnen jetzt automatisch Vorschläge an, zum Einen Spieler mit ähnlich klingendem Namen, die bereits eine Spielberechtigung haben, und zum Anderen eine Neuaufnahme Ihres eingegebenen Spielers in das System. Warum das ganze Gesuche? Hiermit sollen Dubletten verhindert werden und eventuelle (unbekannte) gültige Spielberechtigungen bei anderen Vereinen aufgezeigt werden. 18.04.2013 nuliga 33
Da eine Erstspielberechtigung beantragt werden soll, muss der entsprechende Link aktiviert werden! 18.04.2013 nuliga 34
Füllen Sie nun bitte in dem Formular die Pflichtfächer Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Nationalität, Geschlecht, Adresse mit Straße und Hausnummer, PLZ, Ort und Land aus. Anschließend auf Weiter drücken! Kontrollieren Sie bitte im 3. Schritt die gemachten Angaben auf Richtigkeit. Dies ist die letzte Möglichkeit eventuelle Fehler über den zurück Button zur korrigieren! Ist alles in Ordnung, dann bitte auf Speichern drücken! Nun ist der Antrag gespeichert. Allerdings noch nicht an die Geschäftsstelle gesendet!!! Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten: Sofort einreichen, dann müssen Sie den Haken im Kästchen setzen und auf Einreichen klicken. Bitte beachten Sie, dass Sie, wie im alten System, den als PDF erstellten Antrag oder wahlweise das ausgefüllte Formblatt aus dem Service- Bereich der Homepage in Papierform weiterhin 3 Jahre aufheben müssen, um diese bei eventuellen Kontrollen einzuschicken. Oder Sie gehen auf den Button Passantrag noch nicht einreichen*, dann können Sie den Antrag später versenden, falls Ihnen z.b. noch eine Unterschrift fehlt. Im Zuge des Passantrags kann der Benutzer den Lieferscheinempfänger wählen (siehe Screenshot). Die Rechnung hingegen wird an dem antragstellenden Verein geschickt. Wird als Lieferscheinadresse der "angemeldete Benutzer" gewählt, werden die Adressdaten aus den Profileinstellungen des angemeldeten Benutzers herangezogen. Hat dieser falsche oder unvollständige Daten eingegebe,n kommen diese auch so zur Abbildung. 18.04.2013 nuliga 35
Haben Sie den Link Passantrag noch nicht einreichen aktiviert, springt das System auf die Einstiegsseite und listet den Antrag auf. Dort besteht dann die Möglichkeit; den Antrag zu verschicken oder ihn zu löschen. Wird der Antrag versendet, dann erscheint dieser Antrag in der folgenden Auflistung als Antrag eingereicht! 18.04.2013 nuliga 36
Weiterhin erhält der antragstellende Verein eine Bestätigung per Mail mit folgendem Text:.. anbei erhalten Sie die Bestätigung für den soeben eingereichten Antrag auf <Antrag>. Der endgültige Spielausweis wird in den nächsten Tagen an die dem HVN gemeldete Postanschrift versandt. Wir bitten um Beachtung von DHB/HVN SpO 13. Mit freundlichen Grüßen Ihr nuliga-team Für den antragstellenden Verein wird ein PDF mit dem folgenden Text generiert: In diesem PDF noch einmal der Hinweis, was getan werden muss, um die Spielberechtigung zu erlangen, nämlich den Antrag über den Menüpunkt Spielberechtigungen zu verschicken! Das folgende Bild zeigt als Beispiel die Vorlage für den Ausweisdruck, der in der HVN- GS zur Verfügung steht. 18.04.2013 nuliga 37
Und hier ein Beispiel für den Lieferschein, der dem antragstellenden Verein zugeschickt wird! Thema Vorläufige Spielberechtigung Immer wieder taucht die Frage auf wo denn die vorläufige Spielberechtigung einzusehen ist. Im alten System hätte es so etwas gegeben. Grundsätzlich gibt es laut Spielordnung keine vorläufige Spielberechtigung. Die oben aufgeführte Mail ist keine Bestätigung der Spielberechtigung!! Ob eine Spielerin oder ein Spieler spielberechtigt ist oder nicht kann schnell kontrolliert werden. Dazu im Downloadbereich die Spielberechtigungsliste als PDF herunterladen. Diese Liste wird jeweils vor dem Download neu generiert und stellt somit den aktuellsten Stand dar. 18.04.2013 nuliga 38
3.5.2 Vereinswechsel Als aufnehmender Verein für einen Spielerwechsel stellen Sie den Antrag für die Spielberechtigung. Geben Sie wie bei einem Neuantrag Namen, Vornamen und Geburtsdatum oder die Passnummer des wechselwilligen Spielers in die Suchfelder ein und klicken Sie auf Personen suchen : Optional können Sie auch den aktuellen Verein des Spielers angeben, um die Suche zu spezifizieren. Anschließend klicken Sie bei den Treffern auf den von Ihnen gemeinten Spieler (eine exakte Übereinstimmung ist hier grün hinterlegt) auf die Option Wechselantrag stellen. 18.04.2013 nuliga 39
Anschließend steht Ihnen das folgende Formular zum weiteren Ausfüllen zur Verfügung: 18.04.2013 nuliga 40
Füllen Sie nun den Antrag mit den benötigten Angaben aus (Abmeldedatum, Name, Vorname, Geburtsdatum, Nationalität, Adresse). Im Feld Stammdaten sehen Sie die alten Stammdaten, wie diese im System erfasst sind. Im Feld Stammdatenänderung können Sie ggf. Korrekturen vornehmen (z.b. Tippfehler beim Namen) Danach klicken Sie auf Weiter und gelangen wiederum in den Kontrollbereich. Wenn die Angaben alle stimmen, können Sie auf Speichern klicken. Somit gelangen Sie auf die Schlussseite. Hier müssen Sie wie bei der Neuausstellung noch den Haken setzen und können den Antrag dann einreichen. Bitte beachten Sie, dass Sie beim Vereinswechsel zusätzlich zum Antrag in Papierform den Spielerpass des alten Vereins für eventuelle Kontrollen aufheben müssen. 3.5.3 Doppelspielrecht 19 (1) Auch hier erfolgt der Einstieg über eine Suchmaske. Man erhält dann eine Liste in der folgenden Ansicht: 18.04.2013 nuliga 41
Durch Anklicken des Links Doppelspielrecht 19 (1) ganz rechts in der Zeile erhält man das erforderliche Antragsformular zum Ausfüllen: Nach erfolgter Kontrolle wird das Formular abgespeichert und der Antrag weitergeleitet. 18.04.2013 nuliga 42
3.5.4 Umschreibung Jugend/Senioren In diesem Bereich können Sie für Jugendspieler eine Umschreibung auf eine Spielberechtigung im Seniorenbereich beantragen. Über das bereits bekannte Suchfenster erhält man als Ergebnisse eine Liste Anschließend aktiviert man den Link Umschreibung und erhält wiederum das Formular für die Angaben zur Person! 18.04.2013 nuliga 43
Wenn die Angaben alle stimmen, können Sie auf Speichern klicken. Somit gelangen Sie auf die Schlussseite. Hier müssen Sie wie bei der Neuausstellung noch den Haken setzen und können den Antrag dann einreichen. 3.5.5 Ersatzspielausweis Gehen Sie zunächst wieder über die Rubrik Spielberechtigungen auf die Option Ersatzspielausweis. Suchen Sie dann den gewünschten Spieler und klicken Sie auf der rechten Seite der Zeile auf den Link Ersatzspielausweis. Nun kommen Sie in die Stammdatenmaske in der Sie bitte bei 2.1 Begründung eine Begründung für den Antrag, wie z.b. Namensänderung wegen Heirat etc., eintragen. Unter 2.2 Stammdaten sehen Sie die aktuell gespeicherten Daten und darunter unter dem Punkt 2.3 Stammdatenänderungen können Sie nun den neuen Namen eingeben. 18.04.2013 nuliga 44
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Bitte beachten Sie, dass Sie nur eine Namensänderung durchführen dürfen! Geburtsdatenänderungen werden nur in der HVN-Geschäftsstelle (postalisch) mit der Kopie einer beglaubigten Urkunde/Ausweis etc. vorgenommen! Wenn die Angaben alle stimmen, können Sie auf Speichern klicken. Somit gelangen Sie auf die Schlussseite. Hier müssen Sie wie bei der Neuausstellung noch den Haken setzen und können den Antrag dann einreichen. 3.5.6 Abmeldung der Spielberechtigung In dieser Rubrik werden Spielberechtigungen für Spieler abgemeldet. Dies ist die abgebende Seite bei einem Vereinswechsel. Mit der Abmeldung wird der Spieler praktisch für andere Vereine freigegeben. Über die Standardsuchmaske findet man den gesuchten Spieler: Als Ergebnis einer Suche erhält man die folgende Auflistung: 18.04.2013 nuliga 46
Nachdem für die abzumeldende Spielerin die Daten eingetragen sind und der Weiter Button gedrückt wurde, erscheint die folgende Kontrollübersicht: Ist alles in Ordnung, können die Daten abgespeichert werden! Anschließend erfolgt eine Bestätigung mit wichtigen Hinweisen zum Verbleib des Passes und dem Status des Antrages! 18.04.2013 nuliga 47
3.5.7 Wiederaufleben Unter dem Wiederaufleben versteht man die Aktivierung von ruhenden Spielberechtigungen. Theoretisch ist es möglich, sich als Person vom Spielbetrieb abzumelden und dann irgendwann wieder anzumelden. Viele Sportverbände inkl. des BHV verstehen unter dem Wiederaufleben die Reaktivierung einer Spielberechtigung nach deren Löschung im selben Verein (wenn der Spieler nicht zwischenzeitlich gewechselt ist). Die Unterscheidung dieses Prozesses vom Prozess der Erstspielberechtigung liegt darin, dass beim Wiederaufleben z.b. keine neue Passnummer generiert wird oder potentiell andere Gebühren fällig werden. Im Bereich des HVN ist dies bisher nicht üblich gewesen! Eine Spielberechtigung besteht sozusagen lebenslang! 18.04.2013 nuliga 48
3.6 Seminare Über diesen Bereich kann der Vereinsadministrator die Seminarteilnahmen von Vereinsmitgliedern einsehen und vor allem auf Anfragen zur Kostenübernahme reagieren. Neben den offenen Anträgen, wo evtl. Zustimmungen notwendig sind ist auch ersichtlich, welche Vereinsmitglieder sich zu welchen Lehrgängen angemeldet haben. Weiter kann über eine Rückschau ermittelt werden, wer in den letzten 6 Monaten einen Lehrgang bzw. eine angebotene Veranstaltung besucht hat. In einem letzten Punkt besteht die Möglichkeit, Teilnehmer aus dem eigenen Verein für Seminare anzumelden. Voraussetzung ist, dass diese Seminare fiese Anmeldeoption ermöglichen! 3.6.1 Seminare mit Möglichkeit zur Teilnehmeranmeldung durch den Verein Unter diesem Punkt kann der Verein Mitglieder für Seminare anmelden, die das Anmeldeverfahren durch Vereine zulassen. Diese Seminare werden unter diesem Punkt aufgelistet: Dazu den Link Anmeldung... des gewählten Seminars anklicken. Es öffnet sich ein Fenster, in dem die Personen auswählen kann, die angemeldet werden sollen. 18.04.2013 nuliga 49
Hier gibt nun den Namen und Vornamen und - wenn bekannt - das Geburtsdatum ein und startet die Personensuche. 18.04.2013 nuliga 50
derzeit ist die Personensuche so eingestellt, dass über das gesamte Verbandsgebiet gesucht wird. Derzeit auch noch phonetisch! Anschließend wird die Person markiert, die man anmelden will und der Button Ausgewählte Person als Teilnehmer hinzufügen gedrückt. Dies kann man nun für weitere Teilnehmer durchführen. Parallel dazu wird nach jeder Person die aktuelle Zahl der freien Plätze auf dem gewählten Lehrgang angezeigt! Hinweis: Einige Einträge sind aus Datenschutzgründen geschwärzt! Hat man alle Teilnehmer zusammen, wird der Weiter-Button gedrückt. Es erscheint ein Fenster, über das weitere Angaben zu den gemeldeten Teilnehmern abgefordert werden! 18.04.2013 nuliga 51
Fehlen Angaben zu den Personen, müssen sie hier nachgetragen werden. Ansonsten wird die Anmeldung nicht rausgeschickt! Sind die Ergänzungen vervollständigt, dann wieder den Weiter-Button drücken! Es erscheint noch einmal eine Übersicht der Daten zur Kontrolle. Durch Drücken des Buttons Anmeldungen absenden werden die Daten ins System übertragen! 18.04.2013 nuliga 52
Im folgenden Fenster wird die Anmeldung bestätigt mit dem Hinweis, dass die angemeldeten Personen und der Vereinsvertreter per Mail informiert werden! 3.6.2 Offene Anträge und Einverständniserklärungen Hat sich ein Mitglied des Vereins für ein Seminar angemeldet und dabei die Kostenübernahme durch den Verein aktiviert, erhält der Verein eine Nachricht und wird aufgefordert, diese Kostenübernahme zu bestätigen oder sie abzulehnen. Diese offenen Anträge und Einverständniserklärungen werden im Seminarfenster angezeigt! 18.04.2013 nuliga 53
3.7 Downloads Unter der Rubrik Downloads können Sie künftig Mitgliederlisten, sowie Listen der spielberechtigten Personen als Excel-Dateien downloaden. Da auch viele Informationen als csv-datei (kann in Excel und mit etwas mehr Aufwand auch in Access eingelesen werden!) ausgegeben werden, ist es auch möglich, vereinsspezifische Anwendungen (z.b. Hallendienst und/oder Besetzung des Kaffee- und Kuchentresens) mit dem Vereinsspielplan zu verknüpfen und dann auf die vereinseigene Homepage zu stellen! 18.04.2013 nuliga 54
4 Allgemeine Informationen 4.1 Ansprechpartner Die Rechtevergabestruktur in diesem DV-Programm sieht grob beschrieben so aus: Systemadministrator Verbandsadministrator Regionsadministratoren Vereinsadministratoren Der Funktion des Systemadministrators liegt beim Softwarehersteller nu Datenautomaten. Der Verbandsadministrator ist direkt beim HVN angesiedelt. Er vergibt z.b. die Zugangsberechtigungen für die Regionsadministratoren und aktuell noch die Staffelleiter/Spielleiter und Schiedsrichteransetzer auch der Regionen! Der Regionsadministrator hat übergeordnete Spielleiterrechte, hat Zugang zur Hallendatenbank und den Vereinen der Region! Der Vereinsadministrator hat alle Rechte in der Vereinssicht und kann zusätzlich Vereinsmitglieder mit Zugangsberechtigungen zu den Vereinsaktivitäten ausstatten! Der Verbandsadministrator des HVN ist Dieter Hummes, zu erreichen über die folgende E-Mail-Adresse nuliga@hvn-online.com HVN-Regionsadministratoren HRSON DE.NO.01.01 Dieter Hummes nuliga@hrson.de HRSN DE.NO.01.02 Uwe Viebrans uwe@viebrans.de Hannover DE.NO.01.04 Bernd Winkler winkler@handballregion-hannover.de WSL DE.NO.01.05 Oliver Bellgardt bellgardt.oliver@gmx.de Bremervörde/Stade DE.NO.01.06 Jürgen Klein j.klein.stade@web.de HR Mitte Nds. DE.NO.01.07 Helmut Masemann HeMasemann@aol.com Cuxhaven Osterholz DE.NO.01.08 DE.NO.01.09 Ralf Neuendorf altenwalde@t-online.de Lüneburger Heide DE.NO.01.10 Helmuth Wöbke helmuth.woebke@t-online.de HROF DE.NO.01.11 Bernd Kaufmann bernd@csbk-emden.de HR FWW DE.NO.01.12 Manfred Adolph manfred.adolph@kabelmail.de Bentheim/Emsland DE.NO.01.13 Volker Werner volker.werner@ewetel.net HRO DE.NO.01.14 Hajo Dirks dirks.h@t-online.de OsHr DE.NO.01.15 Michael Schulze mikebelm@osnanet.de HROM DE.NO.01.16 Olaf Ammerich olaf.ammerich@t-online.de 18.04.2013 nuliga 55
Notizen: 18.04.2013 nuliga 56