nuliga Anleitung für Vereinsadministratoren Verfasser: Dieter Hummes Helmuth Wöbke

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1 nuliga Anleitung für Vereinsadministratoren Verfasser: Dieter Hummes Helmuth Wöbke Version 3.1 März 2017

2 Änderungstabelle Datum Bemerkung (Vers. 2.2) Einfügen Abschnitt grafisch orientierte Termin- und Hallenbelegung (Kapitel ) Änderungen bei den Spielberechtigungen (Vereinswechsel, Trennung Ersatzspielausweis und Namensänderung) Kapitel Meldung aktualisiert Kapitel Meldung, Zuordnung von Sporthallen Bitte beachten: Der Bereich Ergebniserfassung heißt jetzt Spielbetrieb!!! Spielverlegungen, allgemeine Korrekturen Ergebniserfassung modifiziert. Hinweis auf Schnellerfassung Verbandsdokumente Vereinsbeobachtungen (Bereich Spielbetrieb) Änderung Erstzugang Vereinsadministrator Ergebniserfassung Vereinsbeobachtung Hinweis 1: In einigen Screenshots fehlt der Bereich Seminare. Diese sind erstellt worden, als das Seminarmodul noch nicht freigeschaltet war. Hinweis 2: In einigen Screenshots fehlt der Bereich Verbandsdokumente. Dieser Bereich ist eine Weiterentwicklung und wurde Anfang 2016 freigeschaltet Handballverband Niedersachsen e.v. 2

3 Inhaltsverzeichnis Änderungstabelle... 1 Inhaltsverzeichnis Vorwort Erstzugang Vereinsadministrator Zugang als Vereinsadministrator Meldung Meldung Trikots, Halle, Mannschaftsverantwortliche Mannschaftsmeldungen Hallen- und Terminplanung Grafisch orientierte Bearbeitung (nur DEMO-Version!) Listenbearbeitung Ausweichtermine Spielbetrieb Ergebniserfassung Vollständige Ergebniseingabe über den Vereinszugang Schnellerfassung im Vereinszugang Schnellerfassung per SMS Antrag auf Spielverlegung Vereinsbeobachtung Verein Mitglieder Mitgliedern Zugangsberechtigungen/Vereinsfunktionen zuweisen Voraussetzungen für einen Einzelzugang Neues Mitglied aufnehmen Lizenzverwaltung Spielberechtigungen Erstausstellung Vereinswechsel Doppelspielrecht 19 (1) Vereinswechsel und Doppelspielrecht Umschreibung Jugend/Senioren Ersatzspielausweis Namensänderung Abmeldung der Spielberechtigung Wiederaufleben Seminare Seminare mit Möglichkeit zur Teilnehmeranmeldung durch den Verein Offene Anträge und Einverständniserklärungen Seminaranmeldung Einzelperson über Vereinszugang Downloads Verbandsdokumente Allgemeine Informationen Ansprechpartner Handballverband Niedersachsen e.v. 3

4 1 Vorwort nuliga ist die neue Kommunikationsplattform des Handball-Verbands Niedersachsen in Bezug auf die Verwaltung von Spielberechtigungen und für den gesamten Bereich des Spielbetriebs. Neben diesen Funktionen für die Vereine, stehen auch persönliche Funktionen wie z.b. die Online-Anmeldemöglichkeit zu Aus- und Fortbildungen zur Verfügung. Eingaben in das System, sowie das Abrufen weiterführender Informationen können von berechtigten Personen nach einem Login im passwortgeschützten Bereich von nuliga vorgenommen werden. Dieses kleine Handbuch ist als komplettes Nachschlagewerk für die Vereinsadministratoren gedacht, denen die folgenden Aktivitäten über diesen Zugang ermöglicht werden: Pflege von Vereins- und Mitgliederdaten und Zugangsrechten im Verein Spielberechtigungen beantragen, löschen oder wiederaufleben lassen Vereinswechsel beantragen Informationen über Seminarteilnahmen und Lizenzen von Mitgliedern 2 Erstzugang Vereinsadministrator Bevor ein Verein Zugang zum System über das nuliga-login-fenster auf der HVN- Homepage nutzen kann, muss dem Verbandsadministrator per Mail die autorisierte Person mit Name, Vorname, Geburtsdatum und Mailadresse benannt werden, die als Vereinsadministrator angelegt werden soll. Der Verbandsadministrator schaltet den Vereinszugang für den persönlichen Zugriff frei, trägt die benannte Person als Mitglied ein und weist ihm das Recht Vereinsadministration zu. Das System generiert dann automatisch eine Mail an diese Person mit dem erforderlichen Erstzugangspasswort. Der Anmeldevorgang erfolgt in 2 Schritten: Handballverband Niedersachsen e.v. 4

5 Schritt 1: Eingabe der Zugangsdaten (Mailadresse + Passwort) im Login-Fenster! Im nächsten Schritt wird der neue Vereinsadministrator aufgefordert, in seinem persönlichen Profil ein eigenes Zugangspasswort festzulegen. Der Vereinsadministrator meldet sich nach Schritt 2 immer mit seiner adresse und dem von ihm festgelegten persönlichem Passwort im System an. Der Vereinsadministrator hat nun die Möglichkeit, weitere Zugangsberechtigte in seinem Verein zu benennen und einzutragen. Die Passwort-Änderung nach erstmaligem Login bzw. nach dem Anfordern eines neuen Passwortes wird aus Sicherheitsgründen verlangt, weil das initiale Passwort "lesbar" per versendet wird! Das Passwort, welches der Benutzer dann wählt/wählen muss, ist geheim und in der Datenbank "verschlüs Handballverband Niedersachsen e.v. 5

6 selt" gespeichert, d.h. niemandem mehr zugänglich. Auch nicht dem Systemadministrator mit direktem Datenbankzugriff. Wichtige Zwischenbemerkung: Sollte kein passendes Vereinsmitglied gefunden werden, dann kann ein neues Vereinsmitglied angelegt werden. Sollte aber zu der eingegebenen Mailadresse bereits eine Person zugeordnet sein, erscheint die folgende Fehlermeldung Vorsicht also bei Zugängen zu mehreren Vereinen tritt bei Spielgemeinschaften auf. Oftmals sind es dieselben Personen, die Zugang zur Spielgemeinschaft und zu dem Stammvereinen benötigen. Das ist grundsätzlich möglich! Handballverband Niedersachsen e.v. 6

7 Bitte keine adresse eingeben, die von mehreren Personen genutzt wird. Die -Adresse ist in nuliga der personenbezogene Benutzername, der nur einmal im System vorhanden sein darf!! Ein Nutzer, der die Zugangsberechtigung für mehrere Vereine erhalten hat, sieht nach dem Login die folgende Auswahlmöglichkeit: Zurück zum normalen Zugang! Nach Betätigen des Buttons Als Administrator festlegen erscheint die folgende Meldung Handballverband Niedersachsen e.v. 7

8 Bitte beachten Sie, dass dies nur für den allerersten Zugang eines Vereins gilt. Im nächsten Schritt wird der festgelegte Vereinsadministrator aufgefordert eine Einverständniserklärung und eine Erklärung zum Datenschutz zur Kenntnis zu nehmen und diese zu bestätigen. Dazu muss im Checkbutton der Haken gesetzt werden (einfach das Kästchen Anklicken!). Nach Anklicken des Buttons Weiter erscheint das Formular Mein Profil, in dem die entsprechenden Felder ausgefüllt werden! Wichtiger Hinweis: Handballverband Niedersachsen e.v. 8

9 Als erstes wird man aufgefordert, ein neues Passwort festzulegen! Dies ist eine Pflichtangabe, da man sonst keinen Zugang mehr in das System bekommt. Das initiale Passwort ist nicht mehr gültig! Sollte es dennoch mal Probleme geben, muss man sich an den zuständigen Regionsadministrator wenden! Unter Meine Adresse können die dort abgeforderten Daten eingetragen werden. In diesem Bereich wird auch festgelegt, welche der dort eingetragenen persönlichen Daten veröffentlicht werden dürfen und welche nicht! Hierbei ist sicherlich zu beachten, welche Daten auch für die Öffentlichkeit wichtig sind und über welche Daten man dann unter Berücksichtigung der Funktion im Verein Kontakt aufnehmen können muss! Die Daten unter Mein Profil können jederzeit bearbeitet werden. Ist alles eingetragen betätigt man anschließend den Speicher-Button, um die Daten in der Datenbank abzulegen! Handballverband Niedersachsen e.v. 9

10 3 Zugang als Vereinsadministrator Nachdem alles korrekt eingerichtet ist, hier nun einige Erläuterungen zum normalen Einstieg als Vereinsadministrator. Ausgangspunkt ist wieder die Login-Seite! Wichtiger Hinweis: Sollte das Passwort verlorengegangen sein, ist es möglich, sich vom System ein neues Passwort zuschicken zu lassen. Dies bitte auch nach der folgenden Meldung (Beispiel!!) durchführen: Dazu bitte den Link Passwort vergessen? unterhalb des Buttons Login anklicken! Handballverband Niedersachsen e.v. 10

11 Es erscheint die folgende Aufforderung Nach Eingabe der -Adresse (es muss die sein, die im System hinterlegt ist!) drückt man den Button Passwort anfordern! Liegen die Zugangsdaten vor, gibt man die hinterlegte adresse als Benutzernamen und das Passwort ein. Hat man sich korrekt angemeldet, erkennt nuliga automatisch, über welche Rechte man verfügt! Es erscheint folgendes Fenster: Handballverband Niedersachsen e.v. 11

12 Unter der Rubrik Statusinformation findet man Informationen zum aktuellen Spielbetrieb der Mannschaften des Vereins. Über diese Schnittstelle werden auch Spielberichte inkl. Ergebnisse eingestellt. In der oben dargestellten Ansicht erhält man eine Liste der Spiele, von denen noch die Spielergebnisse fehlen. Der Link Spielbetrieb führt zu einer Suchmaske, über die man Spielberichte einer Mannschaft aus einem festgelegten Zeitraum suchen kann. Über diesen Link gelangt man auch zu den Spielverlegungen. Weiter Hinweise und Anleitungen zur Ergebniserfassung im Kapitel 3.2! Zurück zur Startseite! Im oberen Bereich des Einstiegsfensters finden wir die folgenden Rubriken: Handballverband Niedersachsen e.v. 12

13 Meldung Spielbetrieb Verein Mitglieder Spielberechtigungen Seminare Downloads Verbandsdokumente Je nach Berechtigung im Verein, hat man Zugang zu allen Rubriken (Vereinsadministrator) oder nur zu einem Teil. Jemand, der die Berechtigung Meldung, Ergebniserfassung und/oder, Spielberechtigungen erhält, kann nur diese Rubrik(en) nutzen. Diese drei Rechte können einzeln vergeben werden! Zugang zum Downloadbereich haben derzeit alle Zugangsberechtigten! In den folgenden Abschnitten wird nun auf die einzelnen Rubriken näher eingegangen Handballverband Niedersachsen e.v. 13

14 3.1 Meldung In dieser Rubrik ist alles zusammengefasst, was mit der Meldung einer oder mehrerer Mannschaften zusammenhängt. Die Meldungen von Mannschaften, Trikotfarben, Sporthallen, Mannschaftsverantwortlichen usw. erfolgt nur noch direkt im nuliga-system. Weiterhin erfolgt über diesen Menüpunkt die Eingabe von Spielterminen und Sporthallen in den Vorspielplänen. An dieser Stelle sei auch auf die Handlungsanleitung Saisonmeldung Verein hingewiesen. Die hier abgelegten Daten stehen der entsprechenden Spielinstanz in dem Moment zur Verfügung, wenn sie abgespeichert werden! Der Verein kann jederzeit einsehen, was er abgeschickt hat. Allerdings ist ab einem bestimmten Zeitpunkt eine Änderung nicht mehr möglich. Dieser Zeitpunkt wird von der zuständigen Spielinstanz festgelegt und bekannt gegeben! Meldung Trikots, Halle, Mannschaftsverantwortliche Für die gemeldeten Mannschaften kann man die Mannschaftsverantwortlichen, die Trikots und die Hallen eintragen. Die Funktion Mannschaftsverantwortlicher wird einer Person in der Rubrik Mitglieder zugeordnet. Ist dies erfolgt, kann man hier unter Meldung der jeweiligen Mannschaft einen Mannschaftsverantwortlichen zuordnen! Hinweis: Jeder Verein muss die Sporthallen festlegen, in denen er normalerweise seine Heimspiele absolviert. Diese Festlegung erfolgt in den Stammdaten des Vereins in der Rubrik Verein! Handballverband Niedersachsen e.v. 14

15 1. Seite Handballverband Niedersachsen e.v. 15

16 2. Seite Wichtig: Hat man eine Halle ausgewählt. muss man sie anklicken (Klick auf da blau hinterlegte Feld) und dann auf das + drücken (roter Pfeil)!!! Anschließend werden die Daten noch einmal zur Kontrolle angezeigt Handballverband Niedersachsen e.v. 16

17 und abgespeichert Handballverband Niedersachsen e.v. 17

18 3.1.2 Mannschaftsmeldungen Die Meldung von Mannschaften für die neue Saison erfolgt in nuliga online. Die Vereine können im festgelegten Meldezeitraum die Mannschaften melden, zurückziehen und neue Mannschaften melden. Der Einstieg erfolgt über die Rubrik Meldung. Dort findet man unter der entsprechenden Meisterschaft den Link Mannschaftsmeldung... In der Spalte links daneben ist gelistet für welche Gliederungen die Meldung erfolgen kann. Hinter den jeweiligen Gliederungen wird der Meldezeitraum angezeigt: Bitte unbedingt den angezeigten Meldezeitraum beachten. Der Link Mannschaftsmeldung... wird freigegeben, sobald die Gliederung oder der Verband sein Meldefenster öffnet! Handballverband Niedersachsen e.v. 18

19 Es können aber nur Mannschaften in die Spielebene gemeldet werden, für die der Meldezeitraum freigegeben ist. In diesem Fall könnte der Verein nur für den HVN melden. Da aber die Spielebene HVN nur über einen Aufstieg erreicht werden kann, kann keine neue Mannschaft gemeldet werden. Nur bereits vorhandene Mannschaften kann man melden : Die Meldung beschränkt sich hier verständlicherweise nur auf die folgenden Optionen: Unterhalb dieses Meldebereichs legt das System eine PDF-Datei mit einer Liste der Mannschaften ab, die vom Verein gemeldet sind! Die Mannschaften für die Spielebene Region/Gliederung sind gesperrt, hier kann nicht gemeldet werden: Handballverband Niedersachsen e.v. 19

20 Dies erkennt man auch daran, dass unter Neue Mannschaft melden keine Mannschaft angeboten wird! Hat die Gliederung die Meldung freigegeben, dann sieht das z.b. so aus: Hat man alle Mannschaften gemeldet, kann man sich ein PDF generieren und herunterladen, in dem alle gemeldeten Mannschaften aufgelistet sind: Nun zurück zum eigentlichen Ablauf der Meldung: Nach dem Anklicken des Links Mannschaftsmeldung... öffnet sich das folgende Fenster: Handballverband Niedersachsen e.v. 20

21 Im Bereich 1.1 Neue Mannschaften melden kann man eine neue Mannschaft für den Spielbetrieb melden! Handballverband Niedersachsen e.v. 21

22 In dem Dropdownfeld werden alle Ligen aufgelistet, wo entsprechend der Altersklasse eine Mannschaft neu gemeldet werden könnte. Mit neu ist hier eine Mannschaft gemeint, die in der alten Saison nicht zum Spielbetrieb gemeldet war! Neu melden kann man auch nur in sogenannte Meldeligen. Das sind in der Regel die untersten Spielklassen der jeweiligen Region. Alle anderen Ligen sind Qualifikationsligen! Diese Eigenschaft einer Liga wird von der zuständigen Spieltechnik festgelegt. Die Ligen des Verbandes sind alle Qualifikationsligen. In Sonderfällen kann es auch dazu kommen, dass auch für eine Qualifikationsliga Neumeldungen möglich sind. Soll nun eine neue Mannschaft gemeldet werden, wird diese in der Dropdownliste markiert dann der Button Mannschaft melden gedrückt und die Mannschaft erscheint unten in der Liste. Im unteren Bereich dieses Formulars können Bemerkungen für die Spieltechniker der Region hinterlegt werden. Weiterhin sollte im Bereich 1.4 Ansprechpartner für die Mannschaftsmeldungen eine Kontaktperson eingetragen werden, die für evtl. Rückfragen zur Verfügung steht Handballverband Niedersachsen e.v. 22

23 In dem Abschnitt 1.2 Mannschaftsmeldungen bearbeiten wird nun jede Mannschaft in der Form bearbeitet, dass man festlegt, was mit dieser Mannschaft in der folgenden Saison geschehen soll. Es bestehen für jeder dieser Mannschaften verschiedenste Meldeoptionen, abhängig davon, welchen Erfolg die Mannschaft im Vorjahr hatte (Aufsteiger, Absteiger, Tabellenrang). Beispieloptionen Solange der Status noch zu bearbeiten angezeigt wird, taucht diese Mannschaft auch nicht in der Meldeliste der Liga auf!! Daher muss der Verein erklären, ob die Mannschaft in der Klasse verbleiben soll (Regelfall) oder auf die Klasse verzichtet. Unter 1.3 Allgemeine Bemerkungen kann man Anmerkungen zur Meldung eintragen, die an die Spieltechnik weitergeleitet werden. Sind alle Mannschaften bearbeitet, trägt man unten noch unter 1.4. noch den Ansprechpartner für die Mannschaftsmeldungen ein. Bitte dabei beachten, dass alle Felder ausgefüllt werden müssen. Dann bitte auf Weiter>> drücken. Ist soweit alles eingetragen, wird der Weiter>> betätigt Handballverband Niedersachsen e.v. 23

24 In diesem Bereich besteht nun die Möglichkeit, die Schiedsrichter des Vereins zu melden, die für die geplante Saison zur Verfügung stehen soll! Damit keine Schiedsrichter gemeldet werden, deren Lizenz abläuft, ist in der letzten Spalte das Gültigkeitsdatum der Lizenz eingeblendet! Weiterhin sind die ungültigen Lizenzen rot markiert. Ein betätigend es Buttons Weiter>> führt uns zur Kontrollansicht, auf der noch einmal alle gemachten Angaben aufgeführt werden! Handballverband Niedersachsen e.v. 24

25 Nach dem Abspeichern erhält man die folgenden Informationen: Zusätzlich kann man sich eine druckbare Fassung (PDF-Datei) der gemachten Meldung herunterladen. Über den Link Zurück zur Einstiegsseite... kehrt man zurück auf die Startseite der Meldung: Handballverband Niedersachsen e.v. 25

26 Hier wird jetzt auch rechts (roter Pfeil) hinterlegt, wer für den Verein die Meldung durchgeführt hat! Der Bereich 1.2 Mannschaftsmeldung bearbeiten listet die Mannschaften des Vereins auf, die in der vorhergehenden Saison im Einsatz waren. Im oberen Teil der Liste sind die bereits eingeteilten Seniorenmannschaften mit Angabe der Spielklasse, in dies sie eingeteilt sind, aufgeführt. Damit die Mannschaften auch für die kommende Saison zur Verfügung stehen, ist vom Verein die Meldung auf Klassenverbleib zu setzen! In der Spalte Wunschrasterzahl kann man eine Rasterzahl angeben, um darüber Heim und Auswärtsspiele zu steuern. Voraussetzung dafür ist, dass man die entsprechenden Rasterpläne kennt. Diese werden auf der Homepage der HRSON veröffentlicht! Im Feld Rasterzahl-Bemerkungen kann man alternative Rasterzahlen hinterlegen! Bei Konflikten entscheidet die Spielwarte der Region, wer wo eingeordnet wird! In der Spalte Bearbeitung sind die Meldezeiträume hinterlegt. In diesen dort genannten Zeiträumen können die Meldungen erfolgen, geändert und/oder gelöscht werden! Die Spalte löschen bereinigt die Liste um nicht mehr gültige Eintragungen, z.b. wenn eine Mannschaft abgemeldet ist Handballverband Niedersachsen e.v. 26

27 Nochmaliger wichtiger Hinweis: Für die noch zu bearbeitenden Mannschaften legt man fest, ob sie in der folgenden Saison auch wieder antreten werden, in der Klasse verbleiben wollen, verzichten wollen oder ob die Mannschaft abgemeldet werden soll Hallen- und Terminplanung Sobald die Spieltechnik die erstellten Vorspielpläne freigibt, können die Vereine über diesen Zugang ihren Heimspielen unter Berücksichtigung der Rahmenterminpläne die Spieltermine und die Sporthalle eintragen. Erforderlich dazu ist das Recht Vereinsadministration oder Meldung! In der Spalte links neben dem Link Termin- und Hallenbelegung... werden die Mannschaften aufgelistet, für die bereits Vorspielpläne vorliegen! Neben der Mannschaftsbezeichnung wird auch der Meldezeitraum für die jeweilige Mannschaft angegeben! Das System bietet 2 Möglichkeiten zur Terminplanung und Hallenbelegung an, ein grafisch orientiertes System hinter dem Link Termin- und Hallenbelegung... und eine Listenbearbeitung hinter dem Link Listenbearbeitung! Grafisch orientierte Bearbeitung (nur DEMO-Version!) Ein Klick auf den Link Termin- und Hallenbelegung... öffnet die folgende Ansicht: Handballverband Niedersachsen e.v. 27

28 Wählt man nun einen Monat aus, in dem Spiele stattfinden und geplant werden sollen, so stellt sich das System wie folgt dar: In der oberen Leiste sind die Monate des Spieljahres aufgeführt: Handballverband Niedersachsen e.v. 28

29 Rechts daneben gibt es eine Schaltfläche für die Anzeige von Ausweichspieltagen und daneben eine für die Anzeige von freien Terminen! Weiterhin findet man ein frei verschiebbares Element (Container), über das man die Anzeige im unteren Bereich steuern kann und das die für diesen Monat für die Mannschaften des gewählten Vereins die Spielpaarungen enthält. Ganz rechts oben findet man eine Schaltfläche, über die man ins Vereinsportal zurückkehrt und eine Schaltfläche, die man nutzt, wenn die Daten aktualisiert bzw. abgespeichert werden sollen! Handballverband Niedersachsen e.v. 29

30 Das frei verschiebbare Element kann man so verschieben, dass es nicht stört: Auf der linken Seite findet man die Spieltage des ausgewählten Monats (Datumsangabe) und daneben über einen Buchstaben gekennzeichnet die Halle: Handballverband Niedersachsen e.v. 30

31 Welche Halle sich hinter dem Buchstaben versteckt erfährt man, wenn man mit dem Mauszeiger über das Feld des Buchstabens geht (Tooltip!). oder am unteren Rand, wo die Zuordnungen als Legende noch einmal hinterlegt sind: Handballverband Niedersachsen e.v. 31

32 Die Spaltenüberschriften enthalten die Zeiten in Stunden: Die Zellen mit grauem Hintergrund stellen Sperrbereiche dar. In diese Bereiche können keine Spiele gelegt werden (gesperrte Zeiten durch den Rahmenterminplan). In allen weiß hinterlegten Feldern können Spiel verschoben werden. Das frei verschiebbare Element hat drei Kartenreiter Alle Nicht geplante Sperrfläche Dahinter verbergen sich die folgenden Funktionalitäten: Der Reiter Alle zeigt alle Spiele an, bereits verplante und noch nicht geplante. Der Reiter Nicht geplante zeigte alle Spiele an, die noch nicht eingeplant sind. Über den Reiter Sperrfläche kann man Sperrflächen anlegen, in denen keine Spiele gelegt werden dürfen, weil die Halle dort z.b. anderweitig vergeben ist Handballverband Niedersachsen e.v. 32

33 Wenn z.b. am von Uhr ein Badminton-Turnier in der Halle stattfindet trägt man in das Feld unter Bezeichnung den Belegungsgrund ein, aktiviert den Button Anlegen und erhält die gelbe Sperrfläche mit der angegeben Bezeichnung. Diese Fläche klickt man an zieht sie mit der Maus an ihren Platz: Die beiden roten Steuerflächen bieten einmal die Möglichkeit, das Element wieder aus der Planungsfläche rauszunehmen X oder eine Feinjustierung der Zeit vorzunehmen. Ein Mausklick auf einer der beiden Pfeile verschiebt das Element jeweils um eine Minute in die entsprechende Richtung! Handballverband Niedersachsen e.v. 33

34 Nun zurück zur eigentlichen Planung: Alle zu planenden Spiele befinden sich im frei verschiebbaren Element (Container). Im Planungsfeld sind nur die Sperrbereiche und die freien Bereiche gekennzeichnet! Nun kann man sich ein Spiel aus dem freiverschiebbaren Element holen - Anklicken und Maustaste halten, gleichzeitig klappt ein Fenster auf, in dem alle wesentlichen Informationen zum gewählten Spiel angezeigt werden: Weiterhin wird der planbare Bereich grün hinterlegt: Dieser Bereich kann kleiner sein, als der tatsächliche Planungsbereich, da er sich auf den RTP zu dieser Liga abstützt! Der freie Planungsbereich basiert auf den beteiligten RTP und nimmt die jeweiligen äußersten Grenzen an! Handballverband Niedersachsen e.v. 34

35 Man platziert das Spiel an die Stelle, wo es stattfinden soll: Versucht man das Spiel in einem Sperrbereich abzulegen,.. wird es vom System nach dem Loslassen wieder in den Container zurückgeschoben! Handballverband Niedersachsen e.v. 35

36 Ebenso korrigiert das System automatisch, wenn man versucht, ein Spiel in den Zeitbereich eines bereits abgelegten Spiels zu schieben. oder es außerhalb des grünen Bereichs abzulegen! Auch in diesen Fällen wird das Spiel zurück in den Container zurückgeschoben: Handballverband Niedersachsen e.v. 36

37 Sind alle angebotenen Spiele verplant, ist der Container leer: Ein durch ein Spiel belegter und gesperrter Zeitraum wird durch einen grauen Balken angezeigt mit Angabe der Altersklasse und des Gegners Handballverband Niedersachsen e.v. 37

38 Wenn eine Begegnung eingegraut ist, heißt dies, sie kann nicht bearbeitet werden, weil z.b. der Zeitraum für die Meldung der Termine und Hallen für diese Staffel nicht freigegeben ist! Ist das Spiel blau hinterlegt, dann ist dieses Spiel bearbeitbar: Ausweichspieltage Sind im Rahmenterminplan Ausweichspieltage festgelegt, so werden diese hier angezeigt: Freie Termine Über die Schaltfläche freie Termine erhält man eine Gesamtübersicht der Spieltage, die noch nicht verplant sind. Die dazu gehörigen Spielpaarungen findet man im Container! Handballverband Niedersachsen e.v. 38

39 Geht man nun über den Button nuliga zurück ins Vereinsportal und dort in die Listenbearbeitung: Dann sieht man, das für den Monat Januar alle Termine bearbeitet sind. Klickt man den Monat an, dann erhält man die Liste der geplanten Spiele: Handballverband Niedersachsen e.v. 39

40 Sind noch Änderungen erforderlich, so können sie auch über diese Ansicht noch vorgenommen werden! Listenbearbeitung Nach dem Anklicken des Links Listenbearbeitung kommt man in die Saisonübersicht. Hier findet man nun monatsweise aufgelistet die zu bearbeitenden Spiele. Durch Auswahl eines Monats kommt man in eigentlichen Arbeitsbereich: Handballverband Niedersachsen e.v. 40

41 In der Spalte Datum stehen die im zugehörigen Rahmenterminplan für den jeweiligen Spieltag zur Verfügung gestellten Wochentage zur Verfügung. Die Spiele, die schon bearbeitet wurden, werden ebenfalls aufgelistet. In der 2. Spalte werden die dem Verein zugeordneten Hallen aufgelistet: In der Spalte Uhrzeit (Rahmenterminplan) findet man rechts neben dem Eingabefeld für den Spielbeginn das im Rahmenterminplan für diesen Termin vorgegebene Zeitfenster Handballverband Niedersachsen e.v. 41

42 In der Spalte Spiel-Zeitraum wird der für die Liga/Staffel vorgegebene Mindestzeitraum angezeigt. Die Spalte Mannschaft zeigt die entsprechende Mannschaft des Heimvereins, die nächste Spalte listet den jeweiligen Gegner auf. In der letzten Spalte wird in rot dargestellt, bis wann die Bearbeitung abgeschlossen werden muss! Bis zu diesem Termin können auch noch Änderungen zu bereits eingegebenen Daten vorgenommen werden! Werden Uhrzeiten eingegebenen, die mit den im Rahmenterminplan festgelegten Zeiträumen kollidieren, erscheint die folgende Fehlermeldung: Nach Bestätigen des OK - Buttons erscheint der Zeitraum des RTP in roter Schrift: Handballverband Niedersachsen e.v. 42

43 Solange diese Kollision nicht korrigiert wird, kann man die gemachten Eingaben nicht abspeichern! Durch Betätigen des Buttons Abbrechen wird der nicht spielplankonforme Eintrag wieder entfernt! Ausweichtermine Bei der Erstellung der Rahmenterminpläne durch die Spieltechnik besteht die Möglichkeit, dass zusätzlich zu den festgelegten und verbindlichen Spieltagen Ausweichtermine festgelegt werden. Der Screenshot zeigt unten ein Beispiel für die Sicht des Spieltechnikers. Die Tage, von ein AT steht, sind mögliche Ausweichspieltage! Auf Vereinsseite werden diese Ausweichspieltage zusätzlich zu jedem Datum angezeigt und sind mit ** markiert! Sie können alternativ zu den festen Spieltagen ausgewählt werden! Sofern Spieltermine gewünscht werden, die nicht durch den RTP ermöglicht werden oder ein Heimrechttausch initiiert werden soll, ist dies mit dem Gegner abzustimmen und dann vom Staffelleiter genehmigen zu lassen. Dieser gibt dann diesen Termin nach Ablauf des Meldezeitraums in nuliga ein. Hinweis: In der Rubrik Downloads sind vielfältige Dokumente und Exportdateien (csv- Format) hinterlegt. Diese Dokumente bzw. Dateien werden immer aktuell generiert und zeigen das Ergebnis der bis zu diesem Zeitpunkt eingestellten Daten an! Handballverband Niedersachsen e.v. 43

44 Zu Saisonbeginn stehen hier dann auch die mannschaftsbezogenen Listen mit den SMS-Codes für die Ergebnismeldung zur Verfügung! Nach Ende des Meldezeitraums werden Spielverlegungen in der Rubrik Spielbetrieb direkt über nuliga beantragt! 3.2 Spielbetrieb Der Bereich Spielbetrieb beinhaltet die Ergebniserfassung und bietet seit April 2016 auch den Zugang zum Vereinsbeobachtungsbogen der Schiedsrichter. Wichtiger Hinweis: Dieser Bereich hieß früher Ergebniserfassung!! Ergebniserfassung Über diesen Bereich werden die Spiel-Ergebnisse eingegeben oder man kann hierüber Spiele verlegen. Mit der Einführung des elektronischen Spielberichts (nuscore) wird das Spielergebnis inkl. Halbzeitergebnis automatisch verschickt! Die im Folgenden beschriebenen Funktionen stehen aber weiterhin zur Verfügung. Es besteht die Möglichkeit, die Ergebnisse durch Eingabe im Internet über den Vereinszugang oder per SMS-Code einzugeben. Auf folgende Systematik sei aber hingewiesen: nuliga unterscheidet zwischen vollständiger Ergebniserfassung und Schnellerfassung Die vollständige Ergebniserfassung erfolgt ausschließlich über den Vereinszugang. Die Ergebniseingabe über SMS gehört zur Schnellerfassung Es gibt aber auch eine Schnellerfassung über den Vereinszugang. Das wesentliche Merkmal der Schnellerfassung ist, dass man das Ergebnis solange korrigieren kann, bis der Staffelleiter den Spielbericht genehmigt und das Spiel damit abschließt Vollständige Ergebniseingabe über den Vereinszugang Die nachstehende Dokumentation von Bildschirmabzügen (Screenshots) zeigt den Ablauf und kann auch für mehrere Spiele genutzt werden Handballverband Niedersachsen e.v. 44

45 Achtung: Bitte unbedingt die Meldezeiten für die Spielergebnismeldung lt. DFB beachten. Bei der Eingabe eines Ergebnisses nach der Mannschaft suchen: Hier dann bitte im Bereich Ergebniserfassung im Dropdown-Feld bitte die Mannschaft wählen. Bei Eingabe von mehreren Ergebnissen den Zeitraum wählen über den vorbelegten Auswahlbereich oder selbst definieren. Dabei kann man die Mannschaft und/oder den Zeitraum vorgeben! Als Ergebnis erhält man dann eine Auflistung der Spiele in der folgenden Form: Handballverband Niedersachsen e.v. 45

46 Für die Eingabe der Ergebnisse ins System ist immer der Heimverein zuständig. Dies wird dokumentiert durch den Hinweis erfassen, der am Spieltag mit dem Spielbeginn als Link zur Eingabe freigegeben wird. Neben der Eingabe des Endergebnissen und des Halbzeitergebnisses ist eine Pflichteingabe die Eingabe des Spielendes! Wird diese Eingabe vergessen, erscheint der folgenden Hinweis: Handballverband Niedersachsen e.v. 46

47 Ist alles eingetragen, aktiviert man den Button Weiter und erhält die Kontrollansicht Ist alles richtig eingetragen wird der Speichern-Button gedrückt und man erhält die Bestätigung Aktiviert man den Link Zurück zur Einstiegsseite erhält man die Auflistung der Spiele und man sieht, dass das erfasste Spiel nicht mehr den Link erfassen enthält! Handballverband Niedersachsen e.v. 47

48 Per Web-Eingabe im Vereinsbereich erfasste Ergebnisse können durch den Verein nicht mehr überschrieben werden - die Ergebnisabgabe im Vereinsbereich ist äquivalent zum Einwurf des Spielberichtsbogens in den Briefkasten, der kann auch nicht mehr herausgeholt und korrigiert werden. Bei der Web-Eingabe wird vor dem Speichern eine Kontrollseite mit der getätigten Eingabe angezeigt! Handballverband Niedersachsen e.v. 48

49 Schnellerfassung im Vereinszugang Unterhalb der Liste der zu erfassenden Spiele findet man den Link Erfassung mehrerer offener Spielberichte! Aktiviert man diesen Link (anklicken) dann öffnet sich das Fenster für die Schnellerfassung der Spiele: Nach einer Kontrollanzeige werden bei korrekter Eingabe die Daten bestätigt und im System abgespeichert! Handballverband Niedersachsen e.v. 49

50 Ergebnisse, die hierüber eingegeben werden, bleiben solange offen, bis der Staffelleiter den Spielbericht abschließt! Sind keine Spielberichte offen, erscheint diese Meldung: Schnellerfassung per SMS Sie können - auch ohne separate Berechtigung Ihres Vereins - das Spielergebnis jeder Begegnung mittels SMS übermitteln. Dies führt zur Schnellerfassung des Ergebnisses. Damit wird das Ergebnis innerhalb weniger Sekunden in nuliga übernommen und im Spielplan und in der Tabelle ausgewiesen. Die Ergebnisübermittlung erfolgt durch eine kurze strukturierte Meldung, die wie folgt aufgebaut ist: Struktur der SMS: SMS-Code ToreHeim:ToreGast Beispiel: :21 Im obigen Beispiel wird für das Spiel mit dem SMS-Code ein Ergebnis von 24:21 erfasst. Über die SMS-Ergebniserfassung können auch mehrere Ergebnisse gleichzeitig erfasst werden, die Struktur eines einzelnen Ergebnisses bleibt dabei gleich. Weitere Ergebnisse werden Semikolon- oder Kommagetrennt angehängt: Beispiel: :21; :23 Zudem können Sonderergebnisse übermittelt werden: -:- Zurücksetzung einer Begegnung X:X Spielausfall X:0 Nichtantreten der Gastmannschaft 0:X Nichtantreten der Heimmannschaft Zur Erfassung muss die SMS an die Rufnummer: gesendet werden. Diese Hinweise stehen auch auf dem jeweiligen mannschaftsbezogenen PDF-Dokument mit der Liste der SMS-Codes Handballverband Niedersachsen e.v. 50

51 Handballverband Niedersachsen e.v. 51

52 3.2.2 Antrag auf Spielverlegung Den Vereinen steht im Vereinsbereich die Möglichkeit offen, unter dem Reiter Spielbetrieb Begegnungen zu markieren und die Aktion "Ausgewähltes Spiel verlegen..." auszuführen. Der Verein durchläuft nun einen Prozess, im Rahmen dessen er seinem Gegner bis zu zwei Terminvorschläge machen kann,.. welche konfliktgeprüft (siehe unten) werden und auch gegen den Rahmenterminplan validiert werden. Wichtig: Beim 1. Terminvorschlag werden immer die alten Daten vorgeblendet. Diese Daten mit dem 1. neuem Termin überschreiben! Ansonsten kommt eine Fehlermeldung! Handballverband Niedersachsen e.v. 52

53 Nach Aktivieren Vorschlag senden erscheint diese Meldung: Der Gegner wird entsprechend über die Terminvorschläge per informiert.... und kann in dessen Vereinsbereich die Vorschläge ablehnen oder einen der Terminvorschläge annehmen Handballverband Niedersachsen e.v. 53

54 3.2.3 Vereinsbeobachtung Im Bereich Spielbetrieb ist auch der Zugang zur Vereinsbeobachtung eingerichtet. Zugang zum Bereich der Vereinsbeobachtung hat nur die Person, der vom Vereinsadministrator das Recht Vereinsbeobachtung zugewiesen wird. Nach Klick auf den Button Suchen werden entsprechend der Filtereinstellungen die zu erfassenden Spiele für die Vereinsbeobachtung gelistet: Handballverband Niedersachsen e.v. 54

55 Klickt man auf den Link erfassen, öffnet sich der Beobachtungsbogen (Ausschnitt): Handballverband Niedersachsen e.v. 55

56 3.3 Verein In dieser Rubrik werden alle Angaben eingetragen, die den Verein betreffen, die sogenannten Vereinsstammdaten. Der folgende Screenshot zeigt das Eingabeformular für die Vereinsstammdaten, Wichtig ist hier auch, dass der Veröffentlichung der Vereinskontaktadresse zugestimmt werden muss. Ansonsten ist sie außerhalb des nuliga-systems nicht sichtbar! Neben der Angabe der Kontakt- und der Postadresse erfolgt auch hier auch die Zuordnung der Sporthallen für die Heimspiele aller am Spielbetrieb teilnehmenden Mannschaften des Vereins! Dazu in dem Feld Neue Halle entweder den Ort der Halle eingeben oder die letzten 6 Stellen der SiS-Hallennummer. Im ersten Fall schlägt das System Hallen vor, die diesem Ort zugeordnet sind Handballverband Niedersachsen e.v. 56

57 Oder es schlägt direkt die Halle vor, die der Hallennummer zugeordnet ist: In beiden Fällen die Halle anklicken, Hinzufügen drücken und speichern. Anschließend taucht die Halle in der Liste auf: Die Daten in diesem Formular können jederzeit von den berechtigten Personen aktualisiert werden! Wichtig: Bitte die Angaben in der Kontaktadresse und der Postadresse komplett ausfüllen und auf absolut korrekte Schreibweise achten! Da diese Adressen für das Verschicken von Rechnungen, Lieferscheinen und sonstigen Informationen genutzt werden, ist auch darauf zu achten, dass dort die richtigen Ansprechpartner eingetragen sind! Kontaktadresse: - kann vom Verein als Lieferscheinadresse gewählt werden - zweite Anlaufstelle für Lieferscheinadresse bei Passanträgen durch den Verband - dritte Anlaufstelle für Rechnungsadresse - für Information an den Alt-Verein beim Wechselantrag (nur ) - öffentlich im Vereinsportrait Postadresse: - kann vom Verein als Lieferscheinadresse gewählt werden - erste Anlaufstelle für Lieferscheinadresse bei Passanträgen durch den Verband - zweite Anlaufstelle für Rechnungsadresse in (erste Anlaufstelle ist die neue Rechnungsadresse) - im Mannschaftsportrait - bei der Erzeugung von Bescheiden als Empfänger Handballverband Niedersachsen e.v. 57

58 Hinweis: Die Vereinsadressen sind bewusst von den Personenadressen abgekoppelt und anders strukturiert. Wenngleich im Name der Vereinsadresse Personennamen und private Kontakte erfasst werden können, haben Vereinsadressen keinerlei Bezug zur Person in der Datenbank. Es ist daher möglich, in den Vereinsadressen auch nicht personenbezogene Adressen, z.b. Geschäftsstellen-Adressen einzugeben (daher ist das Feld Name nicht in Nachname und Vorname getrennt)! Selbst wenn in der Vereinsadresse eine Person genannt wird, dann sollen abweichende Angaben zur Personenadresse möglich sein (z.b. eine von der Privatadresse abweichende postalische Adresse oder -Adresse)! Abb. Vereinsstammblatt Handballverband Niedersachsen e.v. 58

59 3.4 Mitglieder Diese Rubrik dient der Verwaltung aller Vereinsmitglieder bzw. der Mitglieder der Handballsparte eines Vereins! Nach Aktivierung des Buttons Mitglieder erscheint als erstes eine Suchmaske über die man einzelne Mitglieder oder die Gesamtliste anzeigen lassen kann. Wird nichts eingetragen und nur die Suche aktiviert, erhält man eine Gesamtliste der Vereinsmitglieder Handballverband Niedersachsen e.v. 59

60 Durch Anklicken des Namens auf der linken Seite erhält man ein Formular mit den Daten des gewählten Mitgliedes Handballverband Niedersachsen e.v. 60

61 3.4.1 Mitgliedern Zugangsberechtigungen/Vereinsfunktionen zuweisen Neben den persönlichen Daten kann man hier dem Mitglied eine Vereinsfunktion zuordnen oder Zugangsberechtigungen für die Bearbeitung von bestimmten Bereichen erteilen! Wichtiger Hinweis: Die Daten in den grau hinterlegten Feldern können nicht verändert werden! Sollten dort fehlerhafte Daten stehen, dieses bitte per Mail formlos an die Passstelle des HVN schicken mit der Bitte, die Daten gemäß beigefügter Vorlage zu ändern! Die Bearbeitung der Mitgliederdaten ist für den Vereinsadministrator gesperrt, wenn das betreffende Vereinsmitglied selbst einen Zugang zu nuliga hat. In diesem Fall soll das Mitglied seine Daten selbst pflegen (und Einstellungen hinsichtlich der Veröffentlichung seiner Daten vornehmen). Bei fehlerhafter Mailadresse bitte an die Verbandsadministration wenden Im unteren Bereich des Stammdatenblattes einer Person gibt es den Bereich Funktionen: Im Bereich Verfügbare Funktionen kann man dem Mitglied eine oder mehrere Vereinsfunktionen zuweisen. Dies geschieht durch markieren in der linken Liste Handballverband Niedersachsen e.v. 61

62 Durch Drücken des Buttons >> wird die Funktion in die Liste rechts verschoben! Damit ist die Funktion zugewiesen. Eine Zugangsberechtigung wird erteilt, indem man in dem Kästchen vor der Berechtigung einen Haken setzt. Bitte den Hinweis rechts neben dem Pfeil beachten. Das Recht Vereinsadministration enthält die drei anderen Rechte. Dort muss also kein Haken mehr gesetzt werden. Will man einer Person z.b. das recht erteilten, die Spielberechtigungen (Pässe!!) bearbeiten zu dürfen, muss der Haken vor Spielberechtigungen gesetzt werden! Bitte zum Schluss das Speichern nicht vergessen!! Handballverband Niedersachsen e.v. 62

63 3.4.2 Voraussetzungen für einen Einzelzugang Grundsätzlich kann jeder Person die Zugangsberechtigung für das neue Kommunikationssystem erteilt werden. Voraussetzung ist, dass ein verein sie bei sich als Mitglied einträgt und aufnimmt und zwar mit den Mindestangaben Name, Vorname, Geburtsdatum und gültige adresse. Mit der adresse meldet sich diese Person nachher beim System an! Die Zugangsdaten für das System holt sich die betreffende Person über die Funktion Neuregistrierung..! Es öffnet sich ein Eingabefenster: Handballverband Niedersachsen e.v. 63

64 Nach Eingabe der Daten und aktivieren des Buttons Registrieren schickt das System an die angegebene adresse ein Zugangspasswort, mit dem sich die Person beim System anmeldet. Weitere Informationen zum Einzelzugang findet in der Handlungsanleitung Einzelzugang! Der Verein erteilt also nicht den Zugang sondern sorgt nur dafür, dass die erforderlichen Daten im System hinterlegt sind! Neues Mitglied aufnehmen Neben den bereits übernommen Mitgliederdatenbestand über die vom HVN verwendeten alten Systeme besteht natürlich die Möglichkeit, auch neue Mitglieder aufzunehmen. Dazu wählt man die Aktion Neues Mitglied aufnehmen und aktiviert den Button Ausführen! Danach öffnet sich das folgende Fenster: Handballverband Niedersachsen e.v. 64

65 Hier trägt man nun den Nachnamen und den Vornamen des neuen Mitglieds ein und aktiviert den Button Personen suchen! Falls schon ein Mitglied mit denselben Nachnamen und Vornamen existiert, würde dieses Mitglied nun angezeigt. Um eine Person aus der Liste als Mitglied im Verein aufzunehmen, aktiviert man den rechts in der Zeile befindlichen Link [als Mitglied aufnehmen..]! Nun bekommt man das Stammdatenblatt der ausgewählten Person angezeigt. Sobald dieses abgespeichert ist, ist die Person als Mitglied aufgenommen. Wichtiger Hinweis: Eine Person kann durchaus Mitglied in mehreren Vereinen sein, da es ich nicht um eine Mitgliedschaft im vereinsrechtlichen Sinne handelt. So kann ein Spieler eines Vereins durchaus als Schiedsrichter für einen anderen Verein tätig sein Handballverband Niedersachsen e.v. 65

66 Da wo er als Schiedsrichter tätig ist, muss er auch als Mitglied aufgenommen sein, damit der Verein ihn auch als Schiedsrichter angezeigt bekommt! Ist die Person nicht in der Vorschlagsliste oder wir keine Person angezeigt, aktiviert man den Link [Neue Person als Mitglied aufnehmen ] ganz unten links. Man erhält das schon bekannte leere Formular für die persönlichen Daten. Das Formular wird ausgefüllt und anschließend abgespeichert. Damit ist das neue Mitglied in der Datenbank abgelegt Handballverband Niedersachsen e.v. 66

67 3.4.4 Lizenzverwaltung Unterhalb des Bereichs Mitglieder hat der Verein auch die Möglichkeit Einsicht zu nehmen in die Lizenzen, die in seinem Verein vorhanden sind. Das sind zum einen die Mitglieder mit registrierten Trainerlizenzen aber auch die Schiedsrichter, die auf verschiedenen Ebenen im Einsatz sind. Dazu gibt es im Suchfenster im Mitgliederbereich die Option, nach Lizenzinhabern zu suchen: Nach Auswahl der Option Lizenzinhaber werden die anderen Felder gesperrt. Man kann also immer nur nach allen Inhabern der vorgegebenen Lizenz im Verein suchen. Als Suchergebnis erhält man eine Liste der im Verein vorhandenen Inhaber der vorgegebenen Lizenz. Im oberen Bereich sind alle Lizenzinhaber aufgelistet, deren Lizenz abgelaufen ist. Darunter ist zu verstehen, dass die Lizenz für den dort aufgeführten Zeitraum abgelaufen ist. Im Bereich darunter findet man die Liste der aktuell gültigen Lizenzen Handballverband Niedersachsen e.v. 67

68 Fehlende Lizenzinhaber Sollten Lizenzinhaber in der Liste fehlen, so bitte als erstes den Ansprechpartner der Gliederung kontaktieren und nachfragen, ob diese Person mit der entsprechenden Lizenz und der Vereinszuordnung im System vorhanden ist. Im oberen Screenshot fehlt die Person Kolf, die aber im System mit den korrekten Daten vorhanden ist! Ist die Person im System eingetragen und stimmt die Vereinsangabe, so muss der Verein überprüfen, ob diese Person auch in seinem Mitgliederbestand geführt wird Handballverband Niedersachsen e.v. 68

69 Gibt man den Namen in der Suchmaske unter Mitglieder ein und erhält die folgende Rückmeldung, dann ist sie im Mitgliederbestand nicht eingetragen! Nur wenn dies der Fall ist, wird diese Person auch in der Liste der Lizenzinhaber mit aufgeführt! Fehlt die Person, so muss sie in den Mitgliederbestand aufgenommen werden! Dazu die Aktion Neues Mitglied aufnehmen Ausführen! Es öffnet sich das folgende Eingabefenster: Hier gibt man Name und Vorname ein (Mindestangabe)! Es erscheint eine Liste gefundener Personen. Da die Suche phonetisch erfolgt, tauchen auch ähnliche Namen auf. Gesucht wird über die Personendaten aller beteiligten Landesverbände! Handballverband Niedersachsen e.v. 69

70 Ist die Person in der Liste vorhanden, wird sie als Mitglied aufgenommen. Dazu in der Zeile ganz rechts den Link [als Mitglied aufnehmen..] drücken. Ist die Peron nicht vorhanden, muss sie neu angelegt werden. Dazu den Link [Neue Person als Mitglied aufnehmen] unterhalb der Liste anklicken! Es öffnet sich das Eingabeformular. Dort die weiteren Daten eingeben und Abspeichern! Handballverband Niedersachsen e.v. 70

71 Anschl. Ist diese Person dann in der Liste der Lizenzinhaber zu sehen! Handballverband Niedersachsen e.v. 71

72 3.5 Spielberechtigungen Eine der wohl am meisten genutzten Rubriken ist die Rubrik Spielberechtigungen. Im unteren Teil dieser Ansicht findet man eine alphabetische Auflistung aller Spielberechtigungen, die vom Verein beantragt worden sind, eine sogenannte Antragshistorie! Im oberen Teil findet man die folgenden Online-Antragsmöglichkeiten: Erstausstellung Vereinswechsel Doppelspielrecht 19 (1) Umschreibung Jugend/Senioren Ersatzspielausweis Namensänderung Abmeldung der Spielberechtigung Wiederaufleben Ganz rechts findet man die gesperrt gedruckten Menüpunkte Verbandswechsel Doppelspielrecht 19 (2+3) Vertragsspielrecht Zweifachspielrecht Handballverband Niedersachsen e.v. 72

73 Wenn man einen dieser Punkte anklickt, erscheint die folgende Meldung: Diese Aktionen sind somit nur postalisch über die Geschäftsstelle des HVN möglich Erstausstellung Zuerst müssen Sie den Namen suchen, um zu sehen, ob der Spieler evtl. schon in der Datenbank vorhanden ist. Hierzu geben Sie bitte die benötigten Daten (Name, Vorname, Geburtstag) oder die Passnummer in die Suchfelder ein, drücken Sie dann auf Personen suchen. Werden nicht alle geforderten Angaben gemacht, kommt der folgendene Hinweis: Handballverband Niedersachsen e.v. 73

74 Ist alles in Ordnung bietet nuliga jetzt automatisch Vorschläge an, zum einen Spieler mit ähnlich klingendem Namen, die bereits eine Spielberechtigung haben, und zum Anderen eine Neuaufnahme Ihres eingegebenen Spielers in das System. Warum das ganze Gesuche? Hiermit sollen Dubletten verhindert werden und eventuelle (unbekannte) gültige Spielberechtigungen bei anderen Vereinen aufgezeigt werden. Ganz unten in der Liste unter Neuaufnhame inde r datenbank findet man die Person wieder, die neu im System angelegt wurde und für die eine Erstspielberechtigung beantragt werden kann. Das System erkennt automatisch, welche Art der Spielberechtigungsbeantragung vorgenommen werden muss! Handballverband Niedersachsen e.v. 74

75 Bei einer Neuaufnahme kommt immer noch die folgenden Rückfrage: Da eine Erstspielberechtigung beantragt werden soll, muss der entsprechende Link aktiviert werden! Handelt es sich um eine Person, die im Zuge der Beantragung der Spielberechtigung als Mitglied neu angelegt wird und damit auch neu in der Datenbank angelegt wird, dann sieht das Stammdatenblatt wie folgt aus: Ist diese Person schon in der Datenbank hinterlegt, dann sie das Stammdatenblatt wie folgt aus: Handballverband Niedersachsen e.v. 75

76 Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass die unter 2.2 hinterlegten Daten gesperrt sind. Diese Felder können nicht editiert/verändert werden! Müssen aber Änderungen vorgenommen werden, weil der Name oder das Geburtsdatum falsch hinterlegt waren, so geschieht dies unter 2.3! Dort bitte auch den Hinweis beachten! Nehme sie nun bitte in dem jeweiligen Formular die erforderlichen Eintragungen! Anschließend auf Weiter drücken! Handballverband Niedersachsen e.v. 76

77 Kontrollieren Sie bitte im 3. Schritt die gemachten Angaben auf Richtigkeit. Dies ist die letzte Möglichkeit eventuelle Fehler über den zurück Button zur korrigieren! Ist alles in Ordnung, dann bitte auf Speichern drücken! Nun ist der Antrag gespeichert. Allerdings noch nicht an die Geschäftsstelle gesendet!!! Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten: Sofort einreichen, dann müssen Sie den Haken im Kästchen setzen und auf Einreichen klicken. Bitte beachten Sie, dass Sie, wie im alten System, den als PDF erstellten Antrag oder wahlweise das ausgefüllte Formblatt aus dem Service- Bereich der Homepage in Papierform weiterhin 3 Jahre aufheben müssen, um diese bei eventuellen Kontrollen einzuschicken. Oder Sie gehen auf den Button Passantrag noch nicht einreichen*, dann können Sie den Antrag später versenden, falls Ihnen z.b. noch eine Unterschrift fehlt. Im Zuge des Passantrags kann der Benutzer den Lieferscheinempfänger wählen (siehe Screenshot). Die Rechnung hingegen wird an dem antragstellenden Verein geschickt. Wird als Lieferscheinadresse der "angemeldete Benutzer" gewählt, werden die Adressdaten aus den Profileinstellungen des angemeldeten Benutzers herangezogen. Hat dieser falsche oder unvollständige Daten eingegeben kommen diese auch so zur Abbildung Handballverband Niedersachsen e.v. 77

78 Haben Sie den Link Passantrag noch nicht einreichen aktiviert, springt das System auf die Einstiegsseite und listet den Antrag auf. Dort besteht dann die Möglichkeit; den Antrag zu verschicken oder ihn zu löschen. Wird der Antrag versendet, dann erscheint dieser Antrag in der folgenden Auflistung als Antrag eingereicht! Handballverband Niedersachsen e.v. 78

79 Weiterhin erhält der antragstellende Verein eine Bestätigung per Mail mit folgendem Text:.. anbei erhalten Sie die Bestätigung für den soeben eingereichten Antrag auf <Antrag>. Der endgültige Spielausweis wird in den nächsten Tagen an die dem HVN gemeldete Postanschrift versandt. Wir bitten um Beachtung von DHB/HVN SpO 13. Mit freundlichen Grüßen Ihr nuliga-team Für den antragstellenden Verein wird ein PDF mit dem folgenden Text generiert: In diesem PDF noch einmal der Hinweis, was getan werden muss, um die Spielberechtigung zu erlangen, nämlich den Antrag über den Menüpunkt Spielberechtigungen zu verschicken! Das folgende Bild zeigt als Beispiel die Vorlage für den Ausweisdruck, der in der HVN- GS zur Verfügung steht Handballverband Niedersachsen e.v. 79

80 Und hier ein Beispiel für den Lieferschein, der dem antragstellenden Verein zugeschickt wird! Thema Vorläufige Spielberechtigung Immer wieder taucht die Frage auf wo denn die vorläufige Spielberechtigung einzusehen ist. Im alten System hätte es so etwas gegeben. Grundsätzlich gibt es laut Spielordnung keine vorläufige Spielberechtigung. Die oben aufgeführte Mail ist keine Bestätigung der Spielberechtigung!! Ob eine Spielerin oder ein Spieler spielberechtigt ist oder nicht kann schnell kontrolliert werden. Dazu im Downloadbereich die Spielberechtigungsliste als PDF herunterladen. Diese Liste wird jeweils vor dem Download neu generiert und stellt somit den aktuellsten Stand dar Handballverband Niedersachsen e.v. 80

81 3.5.2 Vereinswechsel Als aufnehmender Verein für einen Spielerwechsel stellen Sie den Antrag für die Spielberechtigung. Geben Sie wie bei einem Neuantrag Namen, Vornamen und Geburtsdatum oder die Passnummer des wechselwilligen Spielers in die Suchfelder ein und klicken Sie auf Personen suchen : Optional können Sie auch den aktuellen Verein des Spielers angeben, um die Suche zu spezifizieren. Anschließend klicken Sie bei den Treffern auf den von Ihnen gemeinten Spieler (eine exakte Übereinstimmung ist hier grün hinterlegt) auf die Option Wechselantrag stellen Handballverband Niedersachsen e.v. 81

82 Anschließend steht Ihnen das folgende Formular zum weiteren Ausfüllen zur Verfügung: Handballverband Niedersachsen e.v. 82

83 Füllen Sie nun den Antrag mit den benötigten Angaben aus (Abmeldedatum, Name, Vorname, Geburtsdatum, Nationalität, Adresse). Im Feld Stammdaten sehen Sie die alten Stammdaten, wie diese im System erfasst sind. Im Feld Stammdatenänderung können Sie ggf. Korrekturen vornehmen (z.b. Tippfehler beim Namen) Danach klicken Sie auf Weiter und gelangen wiederum in den Kontrollbereich. Wenn die Angaben alle stimmen, können Sie auf Speichern klicken. Somit gelangen Sie auf die Schlussseite. Hier müssen Sie wie bei der Neuausstellung noch den Haken setzen und können den Antrag dann einreichen. Bitte beachten Sie, dass Sie beim Vereinswechsel zusätzlich zum Antrag in Papierform den Spielerpass des alten Vereins für eventuelle Kontrollen aufheben müssen. Wichtiger Hinweis: Bei einem Antrag auf Vereinswechsel wird eine Info- an den abgebenden Verein gesendet. Die wird an den Vereinsadministrator und bei fehlendem Vereinsadministrator an die Vereinskontaktadresse des abgebenden Vereins gesendet. Inhaltlich macht die auf den Vereinswechsel aufmerksam, d.h. es sind die Daten zum Spieler, Abmeldedatum und Neuverein enthalten. Die dient zur Information des abgebenden Vereins, der abgebende Verein hat keine weiteren "Bestätigungsschritte" zu durchlaufen. Die bestehende "Kenntnisnahme" bleibt bestehen Doppelspielrecht 19 (1) Hier bitte folgendes beachten: Unter diesem Punkt wird das Doppelspielrecht für Spielerinnen und Spieler beantragt, die das 18. Lebensjahr noch nicht erreicht haben! Sie bekommen auf ihrem Jugendpass einen Eintrag, dass sie doppelspielberechtigt sind! Auch hier erfolgt der Einstieg über eine Suchmaske. Man erhält dann eine Liste in der folgenden Ansicht: Handballverband Niedersachsen e.v. 83

84 Durch Anklicken des Links Doppelspielrecht 19 (1) ganz rechts in der Zeile erhält man das erforderliche Antragsformular zum Ausfüllen: Handballverband Niedersachsen e.v. 84

85 Nach erfolgter Kontrolle wird das Formular abgespeichert und der Antrag weitergeleitet Handballverband Niedersachsen e.v. 85

86 3.5.4 Vereinswechsel und Doppelspielrecht Der Ablauf Vereinswechsel und Doppelspielrecht wird in einem Vorgang geregelt. Verein stellt Antrag auf Vereinswechsel und ergänzt dann unter Neue Passoption Umschreibung Jugend/Senioren In diesem Bereich können Sie für Jugendspieler eine Umschreibung auf eine Spielberechtigung im Seniorenbereich beantragen. Hierüber werden auch die Doppelspielberechtigungen für Jugendspielerinnen und Jugendspieler beantragt, die das 18. Lebensjahr erreicht haben! Sie erhalten einen Seniorenpass mit dem Aufdruck, für welche Jugendmannschaften sie noch bis wann spielberechtigt sind! Über das bereits bekannte Suchfenster erhält man als Ergebnisse eine Liste Handballverband Niedersachsen e.v. 86

87 Anschließend aktiviert man den Link Umschreibung und erhält wiederum das Formular für die Angaben zur Person! Wenn die Angaben alle stimmen, können Sie auf Speichern klicken. Somit gelangen Sie auf die Schlussseite. Hier müssen Sie wie bei der Neuausstellung noch den Haken setzen und können den Antrag dann einreichen Handballverband Niedersachsen e.v. 87

88 3.5.6 Ersatzspielausweis Gehen Sie zunächst wieder über die Rubrik Spielberechtigungen auf die Option Ersatzspielausweis. Suchen Sie dann den gewünschten Spieler und klicken Sie auf der rechten Seite der Zeile auf den Link Ersatzspielausweis. Nun kommen Sie in die Stammdatenmaske, in der Sie bitte bei 2.1 Begründung eine Begründung für den Antrag, wie z.b. Verlust des Originalausweises, eintragen. Unter 2.2 Stammdaten sehen Sie die aktuell gespeicherten Daten, die nicht verändert werden können. Änderungen dort sind über die Option Namensänderung zu beantragen! Abschnitt 2.3 enthält die Daten zur Adresse der gewählten Person! Handballverband Niedersachsen e.v. 88

89 Wenn die Angaben alle stimmen, können Sie auf Speichern klicken. Somit gelangen Sie auf die Schlussseite. Hier müssen Sie wie bei der Neuausstellung noch den Haken setzen und können den Antrag dann einreichen Handballverband Niedersachsen e.v. 89

90 3.5.7 Namensänderung Über diese Option erfolgen Änderungen des Vor- und/oder Nachnamens einer Person (z.b. bei fehlerhafter Schreibweise). Nun kommen Sie in die Stammdatenmaske, in der Sie bitte bei 2.1 Begründung eine Begründung für den Antrag, wie z.b. Namensänderung wegen Heirat etc., eintragen. Unter 2.2 Stammdaten sehen Sie die aktuell gespeicherten Daten und darunter unter dem Punkt 2.3 Stammdatenänderungen können Sie nun die neuen korrekten Daten eingeben Handballverband Niedersachsen e.v. 90

91 Bitte beachten Sie, dass Sie nur eine Namensänderung durchführen dürfen! Geburtsdatenänderungen werden nur in der HVN-Geschäftsstelle (postalisch) mit der Kopie einer beglaubigten Urkunde/Ausweis etc. vorgenommen! Wenn die Angaben alle stimmen, können Sie auf Speichern klicken. Somit gelangen Sie auf die Schlussseite. Hier müssen Sie wie bei der Neuausstellung noch den Haken setzen und können den Antrag dann einreichen Handballverband Niedersachsen e.v. 91

92 3.5.8 Abmeldung der Spielberechtigung In dieser Rubrik werden Spielberechtigungen für Spieler abgemeldet. Mit dem Antragsprozess "Abmeldung der Spielberechtigung" ist die Löschung der Spielberechtigung gemeint, nicht die Abmeldung im Zuge eines Vereinswechsels beim abgebenden Verein! Über die Standardsuchmaske findet man den gesuchten Spieler: Die abzumeldende Person wird markiert und dann der Button Weiter>> gedrückt: Handballverband Niedersachsen e.v. 92

93 Nachdem für die abzumeldende Person das Abmeldedatum eingetragen ist und der Weiter>> Button gedrückt wurde, erscheint die folgende Kontrollübersicht: Ist alles in Ordnung, können die Daten abgespeichert werden! Anschließend erfolgt eine Bestätigung mit wichtigen Hinweisen zum Verbleib des Passes und dem Status des Antrages! Wiederaufleben Unter dem Wiederaufleben versteht man die Aktivierung von ruhenden Spielberechtigungen. Theoretisch ist es möglich, sich als Person vom Spielbetrieb abzumelden und dann irgendwann wieder anzumelden. Viele Sportverbände inkl. des BHV verstehen unter dem Wiederaufleben die Reaktivierung einer Spielberechtigung nach deren Löschung im selben Verein (wenn der Spieler nicht zwischenzeitlich gewechselt ist). Die Unterscheidung dieses Prozesses vom Pro Handballverband Niedersachsen e.v. 93

94 zess der Erstspielberechtigung liegt darin, dass beim Wiederaufleben z.b. keine neue Passnummer generiert wird oder potentiell andere Gebühren fällig werden. Im Bereich des HVN ist dies bisher nicht üblich gewesen! Eine Spielberechtigung besteht sozusagen lebenslang! Aktuelle Regelung!!! Da derzeit die Löschdatei der abgemeldeten Spielerinnen und Spieler nicht zur Verfügung steht, bedeutet das Wiederaufleben im HVN eine Neuausstellung einer Spielberechtigung Handballverband Niedersachsen e.v. 94

95 3.6 Seminare Über diesen Bereich kann der Vereinsadministrator die Seminarteilnahmen von Vereinsmitgliedern einsehen und vor allem auf Anfragen zur Kostenübernahme reagieren. Neben den offenen Anträgen, wo evtl. Zustimmungen notwendig sind ist auch ersichtlich, welche Vereinsmitglieder sich zu welchen Lehrgängen angemeldet haben. Weiter kann über eine Rückschau ermittelt werden, wer in den letzten 6 Monaten einen Lehrgang bzw. eine angebotene Veranstaltung besucht hat. In einem letzten Punkt besteht die Möglichkeit, Teilnehmer aus dem eigenen Verein für Seminare anzumelden. Voraussetzung ist, dass diese Seminare diese Anmeldeoption ermöglichen! Handballverband Niedersachsen e.v. 95

96 3.6.1 Seminare mit Möglichkeit zur Teilnehmeranmeldung durch den Verein Unter diesem Punkt kann der Verein Mitglieder für Seminare anmelden, die das Anmeldeverfahren durch Vereine zulassen. Diese Seminare werden unter diesem Punkt aufgelistet: Dazu den Link Anmeldung... des gewählten Seminars anklicken. Es öffnet sich ein Fenster, in dem die Personen auswählen kann, die angemeldet werden sollen. Hier gibt nun den Namen und Vornamen und - wenn bekannt - das Geburtsdatum ein und startet die Personensuche Handballverband Niedersachsen e.v. 96

97 derzeit ist die Personensuche so eingestellt, dass über das gesamte Verbandsgebiet gesucht wird. Derzeit auch noch phonetisch! Anschließend wird die Person markiert, die man anmelden will und der Button Ausgewählte Person als Teilnehmer hinzufügen gedrückt. Dies kann man nun für weitere Teilnehmer durchführen. Parallel dazu wird nach jeder Person die aktuelle Zahl der freien Plätze auf dem gewählten Lehrgang angezeigt! Hinweis: Einige Einträge sind aus Datenschutzgründen geschwärzt! Handballverband Niedersachsen e.v. 97

98 Hat man alle Teilnehmer zusammen, wird der Weiter-Button gedrückt. Es erscheint ein Fenster, über das weitere Angaben zu den gemeldeten Teilnehmern abgefordert werden! Fehlen Angaben zu den Personen, müssen sie hier nachgetragen werden. Ansonsten wird die Anmeldung nicht rausgeschickt! Sind die Ergänzungen vervollständigt, dann wieder den Weiter-Button drücken! Handballverband Niedersachsen e.v. 98

99 Es erscheint noch einmal eine Übersicht der Daten zur Kontrolle. Durch Drücken des Buttons Anmeldungen absenden werden die Daten ins System übertragen! Im folgenden Fenster wird die Anmeldung bestätigt mit dem Hinweis, dass die angemeldeten Personen und der Vereinsvertreter per Mail informiert werden! Handballverband Niedersachsen e.v. 99

100 3.6.2 Offene Anträge und Einverständniserklärungen Hat sich ein Mitglied des Vereins für ein Seminar angemeldet und dabei die Kostenübernahme durch den Verein aktiviert, erhält der Verein eine Nachricht und wird aufgefordert, diese Kostenübernahme zu bestätigen oder sie abzulehnen. Diese offenen Anträge und Einverständniserklärungen werden im Seminarfenster angezeigt! Handballverband Niedersachsen e.v. 100

101 3.6.3 Seminaranmeldung Einzelperson über Vereinszugang Eine zugangsberechtigte Person kann sich auch selbst für Seminare anmelden. Dies geht aber nicht über den allgemeine Vereinsbereich, in dem ja nur Seminare angeboten werden, für die eine Vereinsanmeldung möglich ist, sondern über den persönlichen Bereich. Dazu über den Link [Persönlicher Bereich ] oben rechts in den persönlichen Bereich wechseln: Das sieht dann so aus: Handballverband Niedersachsen e.v. 101

102 Hier nun in den Bereich Seminar wechseln, wo ein Link zum Seminarkalender des HVN angeboten wird: Wird der Link aktiviert, bekommt man den Kalender in der Sicht angeboten, wie er auch über den öffentlichen Zugang verfügbar ist. Hier wählt man nun die Veranstaltung aus, zu der man sich anmelden möchte. Über die angebotenen Filter lässt sich erforderlichenfalls die Suche präzisieren oder nach bestimmten Veranstaltungstypen und/oder Zeiträumen einschränken bzw. erweitern. Die Anmeldung erfolgt nun über den Aufruf der entsprechenden Veranstaltung (Anklicken des blauen Veranstaltungsnamen) Handballverband Niedersachsen e.v. 102

103 Die Veranstaltung wird hier mit den kompletten Informationen angezeigt. Über den Link [anmelden ] erfolgt hier nun die Anmeldung! Handballverband Niedersachsen e.v. 103

104 Es öffnet sich ein Stammblatt mit den für die Anmeldung erforderlichen Daten. Die fehlenden Daten können hier ergänzt werden! Auf die Eingabe der mind. erforderlichen Daten macht das System über eine Meldung aufmerksam: Wichtiger Hinweis: Das Geburtsdatum wird hier nicht abgefragt, ist aber eine Pflichtangabe für die Anmeldung zu einem Seminar! Die Anmeldung kann nicht abgespeichert und damit abgeschickt werden, wenn die Angabe des Geburtsdatums fehlt! Das Geburtsdatum kann nur im Vereinsbereich über die Option Mitglieder vom Vereinsadministrator nachgetragen werden. Eigentlich ist es im System unmöglich, Mitglieder ohne Geburtsdatum anzulegen, da ein Speichern der Daten ohne Angabe des Geburtsdatums unterbunden wird! Ist alles in Ordnung, wird die Meldung abgeschickt und man erhält die folgende Rückmeldung: Handballverband Niedersachsen e.v. 104

105 Zusätzlich verschickt das System eine Mail an die angemeldete Person: Lag bereits eine Anmeldung zum Seminar vor, erscheint die folgende Meldung: Handballverband Niedersachsen e.v. 105

106 3.7 Downloads Unter der Rubrik Downloads können Sie künftig Mitgliederlisten, sowie Listen der spielberechtigten Personen als Excel-Dateien downloaden. Da auch viele Informationen als csv-datei (kann in Excel und mit etwas mehr Aufwand auch in Access eingelesen werden!) ausgegeben werden, ist es auch möglich, vereinsspezifische Anwendungen (z.b. Hallendienst und/oder Besetzung des Kaffee- und Kuchentresens) mit dem Vereinsspielplan zu verknüpfen und dann auf die vereinseigene Homepage zu stellen! Bei Freischaltung der SMS-Codes stehen die Listen für die einzelnen Mannschaften ganz unten zum Download zur Verfügung! Handballverband Niedersachsen e.v. 106

107 3.8 Verbandsdokumente In diesen Bereich können der Verband und/oder die Gliederung Dokumente ablegen, deren Empfang von den Vereinen in einem vorgegebenen Zeitraum bestätigt werden muss. Oben ein leerer Bereich, unten ein Beispieldokument im Fach Verbandsdokumente: Durch Drücken des Buttons Kenntnisnahme geht die Information an den Absender zurück, dass das Dokument zur Kenntnis genommen wurde Handballverband Niedersachsen e.v. 107

108 Durch Anklicken des Links Dokument wird das Dokument geöffnet: geöffnet. Links oben gibt es ein Dropdownfeld über das man die Anzeige von Dokumenten steuert. Standardmäßig ist die Option aktiv eingestellt. Damit werden nur die Dokumente angezeigt, die noch nicht zur Kenntnis genommen wurden. Ist das Dokument zur Kenntnis genommen, wird es im Archiv des laufenden Jahres abgelegt. Will man diese Dokumente anzeigen, muss man diese Option anwählen: Es gibt derzeit zwei Ablagefächer: Einmal das Fach Verbandsdokumente, in das der Verband und/oder die Gliederung direkt ein Dokument für alle der Vereine des Verbandes und/oder der Gliederungen ablegen kann. Zum anderen gibt es darunter das Vereinspostfach, in das personifizierte Handballverband Niedersachsen e.v. 108